Raadsvoorstel nota beheer gemeentelijk vastgoed

Voorstel Aan: raad Van: college Ons Kenmerk:Z/21/086544 Documentnummer: Portefeuillehouder: Piet van Leenen Datum: 11 maart 2021 Onderwerp Nota beheer gemeentelijk vastgoed Beslispunten: 1. De beleidsnota beheer gemeentelijk vastgoed (zie bijlage 1) vast te stellen; 2. In te stemmen met het uitwerken van de 4 beheervarianten voor het beheer van ons gemeentelijk vastgoed op basis van de 6 afwegingscriteria en de keuze op basis van de 6 afwegingscriteria in juli 2021 aan u voor te leggen. Inleiding In april 2020 is de startnotitie ‘vastgoed op orde’ door u vastgesteld. In deze startnotitie is het project ‘vastgoed op orde’ omschreven met als doel te komen tot uniformering van ons vastgoedbeheer. Op 12 februari 2021 heeft u de raadsinformatiebrief ontvangen met de nieuwe planning. Eén van de onderdelen van het project ‘vastgoed op orde’ is het opstellen van een beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’. De beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ (bijlage 1) is een handvat om te komen tot professioneel vastgoedbeheer, waarbij de gemeentelijke doelstellingen de uitgangspunten zijn. De doelstelling van deze nota is het optimaliseren en uniformeren van het beheer van gemeentelijk vastgoed. Uiteraard zijn de wettelijke regels het minimum waaraan moet worden voldaan. Als het gaat om het onderhoudsniveau is wel sprake van een keuze.

Voor wat betreft duurzaamheid, circulariteit en klimaatadaptatie worden door vastgoed de desbetreffende sectorale (nog vast te stellen) beleidskaders gevolgd. . Voor wat betreft de organisatie van het beheer wordt toegewerkt naar de situatie dat de bulk van het gemeentelijk vastgoed bij één beheerder en exploitant wordt ondergebracht. Hiervoor is een aantal beheervarianten mogelijk: 1. De gemeentelijke vastgoedportefeuille onderbrengen bij de gemeentelijke B.V., Bres Accommodaties B.V. (hierna BRES); 2. Gemeente gaat zelf de gemeentelijke vastgoedportefeuille beheren en exploiteren; 3. Gemeente gaat zelf de beheerspanden (o.a. kerktoren, baarhuisjes, panden huisvesting ambtelijke organisatie) beheren en Bres beheert en exploiteert de exploitatiepanden; 4. Beheer en exploitatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt middels een aanbestedingsprocedure in de markt aangeboden. De afwegingscriteria om te komen tot een keuze in deze vier beheervarianten zijn als volgt: 1. Welke invloed heeft de gemeente na gunning op de inzet van haar maatschappelijk vastgoed in het kader van het maatschappelijk belang 2. Wat is de operational excellence 1/5

3. 4. 5. 6.

Wat zijn de personele consequenties Wat is het juridisch kader (rechtmatigheid) In welk tijdsbestek kan de beheervariant worden gerealiseerd Wat zijn de financiële consequenties voor de gemeente

In juli 2021 wordt, conform de planning in de raadsinformatiebrief ‘vastgoed op orde’, door u een keuze gemaakt over het uniformeren beheer en exploitatie gemeentelijk vastgoed. Hierbij leggen we de vier beheervariant getoetst aan de hiervoor vermelde afwegingscriteria met een voorkeursvariant aan u ter besluitvorming voor. Onder de gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt de portefeuille zoals vermeld in bijlage inventarisatie bij deze nota verstaan. Dit betreft alle gebouwen waar de gemeente volgens de kadastrale registers volledig eigenaar van is. Onder vastgoed wordt in dit kader geen ongebouwde gronden verstaan. Grondexploitaties en pachtgronden vallen niet onder deze nota. Ook onroerende zaken in de openbare buitenruimte, zoals bijvoorbeeld civieltechnische kunstwerken of trafo’s vallen niet onder deze nota. Evenals gebouwen/opstallen die door derden op gronden van de gemeente zijn gebouwd en waarvoor een opstalrecht is gevestigd. De huisvesting van scholen en buitensportaccommodaties vallen ook buiten de reikwijdte van deze nota. Omdat het bestuur van de Sportstichting Strijen volledig bestaat uit collegeleden en die stichting daarom aangemerkt moet worden als een 'overheidsstichting' staat het vastgoed van de Sportstichting Strijen wel vermeld in het overzicht.

Beoogd effect Het vaststellen van een beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ zorgt ervoor dat uniformiteit en integraliteit bij het beheer wordt geborgd. Argumenten 1.1 Door het vaststellen van een beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ worden wettelijke taken benoemd en zo geborgd in het werkproces. In de nota wordt ingegaan op de wettelijke vereisten bij het beheer van gemeentelijk vastgoed. Door ze te benoemen in de beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ en deze nota vast te stellen worden deze vereisten geborgd en daarmee in het werkproces vastgelegd. 1.2 Door het vaststellen van de beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ wordt integraliteit geborgd. In de nota wordt ingegaan op diverse aspecten die behoren bij het beheren van vastgoed, zoals het onderhoudsniveau, duurzaamheid en circulariteit. Hierdoor borgen we dat bij beheersvraagstukken zoals verbouw en nieuwbouw integraal naar het vraagstuk wordt gekeken en onderzoek wordt verricht. 1.3 Door het vaststellen van de beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ wordt uniformiteit geborgd. Door het samenvoegen van de 5 voormalige gemeenten zijn ook diverse manieren van beheer van vastgoed samengebracht. Door het vaststellen van deze nota wordt het beheer van het gemeentelijk vastgoed geüniformeerd. Vanaf vaststelling van deze nota wordt in nieuwe situaties uitgegaan van het gestelde in deze nota.

Voor de bestaande situaties wordt 2021 (en mogelijk een deel van 2022) gezien als overgangsjaar.

2/5

1.4 Door het vaststellen van de beleidsnota ‘beheer gemeentelijk vastgoed’ wordt het kwaliteitsniveau van het gemeentelijk vastgoed geborgd Alle gemeentelijke gebouwen moeten voldoen aan de constructieve veiligheidseisen en overige wettelijke veiligheidseisen (bijvoorbeeld met betrekking tot brandveiligheid, veilige elektrische installaties en legionellapreventie). Daarnaast moet tijdig conserverend onderhoud gepleegd worden om achteruitgang van de geambieerde kwaliteit te voorkomen, bijvoorbeeld door het schilderen van houten delen ter voorkoming van houtrot. Bij het beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen wordt gestreefd naar de handhaving van een “sober en doelmatig” kwaliteitsniveau. Het kwaliteitsniveau van de gebouwen kan worden gekwalificeerd in de conditiescores 1 tot en met 6, waarbij 1 nieuwbouwniveau is en 6 zeer slecht niveau (slooptoestand). In de praktijk komen voornamelijk de onderhoudsniveau’s 2, 3 en 4 voor. Conditiescore 3 is in Nederland het meest gehanteerde conditieniveau voor gemeentelijk vastgoed. Conditiescore 3 houdt in: Bouw- en installatiedelen vertonen plaatselijk gebreken aan afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies. Een enkel probleem met vocht en tocht kan het gevolg zijn. Het functioneren van de installaties kan een enkele keer worden verstoord.

De gebreken hebben geen invloed op het functioneren van het bouw- of installatiedeel. Het bedrijfsproces wordt niet geschaad. Gebreken, in de vorm van verwering e.d., kunnen plaatselijk tot regelmatig voorkomen. Regelmatig kunnen goed uitgevoerde en duurzame reparaties worden vastgesteld. Ook kunnen plaatselijk reparaties met minder geschikte middelen zijn uitgevoerd. Een bouw- of installatiedeel kan in zijn geheel een zichtbare vuilaanslag vertonen. Ten aanzien van het totale gebrekenbeeld wordt de technische staat als redelijk gekwalificeerd. De kwaliteit van de toegepaste materialen en/of gebreken in ontwerp, detaillering en uitvoering speelt hierin een rol van betekenis. Een verlaging van de conditiescore levert een besparing op de onderhoudskosten van circa 10 tot 12% op maar kan zorgen voor ernstige gebreken, onveiligheid en hogere herstelkosten. Hier wordt (vooralsnog) niet voor gekozen omdat dit uiteindelijk op langere termijn totaal tot een hoger bedrag aan kosten zal leiden. Een verhoging van de conditiescore zorgt voor een verhoging van de onderhoudskosten van 20 tot 25%.

2.1 Door de verschillende afwegingscriteria vast te stellen voor de uitwerking van de 4 beheervarianten voor het toekomstig beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille geeft u kaders Door kaders vast te stellen voor de uitwerking van de 4 hiervoor vermelde beheervarianten voor het uniformeren van beheer en exploitatie van gemeentelijk vastgoed bent u in de gelegenheid aan de voorkant van dat proces richtinggevende uitspraken te doen. De 6 afwegingscriteria zorgen voor objectieve oordeelsvorming waarbij de verschillende aspecten worden onderzocht. U wordt in de gelegenheid gesteld aan te geven of de 6 afwegingscriteria de kaders zijn waarbinnen we de 4 beheervarianten gaan uitwerken. 2.2 Het toetsen van de 4 beheervarianten aan de 6 afwegingscriteria zorgt voor een duidelijke afweging van de verschillende beheervarianten ten einde te komen tot de optimale keuze voor het uniformeren van het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Door het uitwerken van de 4 beheervarianten wordt duidelijk welk variant de optimale mogelijkheid is voor het uniformeren van het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. De mogelijkheden worden mede door een extern bureau verder onderzocht en getoetst aan de 6 afwegingscriteria.

3/5

Kanttekeningen 1.1 Een aantal kerktorens zijn geen eigendom. De onderhoudsplicht ligt echter wel bij de gemeente. Gemeente is vanuit wettelijke kaders ook gehouden een aantal kerktorens te onderhoud waar de gemeente volgens de kadastrale registers geen eigenaar van is. Deze kerktorens staat niet vermeld in bijlage inventarisatie bij de beleidsnota, maar de gemeente zorgt wel voor het onderhoud van deze kerktorens. Het betreft hier in ieder geval kerktorens die dateren van voor 1 mei 1798. Bij kerktorens die dateren van na 1 mei 1798 wordt per situatie bekeken wie onderhoudsplichtig is. Overigens krijgt de gemeente voor het onderhoud van de kerktorens wel gedeeltelijk subsidie van het rijk. 1.2. De in bijlage 1 bij de nota beheer gemeentelijk vastgoed opgenomen cijfers kunnen afwijken van de werkelijke situatie. De administratie is niet ingericht op de weergave van kosten en opbrengsten van individuele gebouwen en deze zijn voor dit doel gereconstrueerd. Er is daarom geen volledige zekerheid over de juistheid en de volledigheid van de cijfers. Financiën Algemeen De beleidsnota beheer gemeentelijk onderhoud geeft kaders om te komen tot professioneel vastgoedbeheer. Dit zal onder andere resulteren in nieuwe meerjarige onderhoudsplannen en mogelijkheden om gebouwen te verduurzamen. Voor deze meerjarige onderhoudsplannen is gekozen voor een onderhoudsniveau met conditiescore 3.

Onderhoudskosten In de onderhoudsplannen wordt voor een periode van 30 jaar een financiële doorkijk gegeven voor klein onderhoud, groot onderhoud en levensduurverlengende investeringen. Iedere 4 jaar inspecteren wij de gebouwen en actualiseren wij de meerjarenonderhoudsplannen. De onderhoudsplannen bestaan uit de volgende componenten: Groot onderhoud Bij de voormalige gemeente werd er verschillend omgegaan met de kosten van groot onderhoud in de begroting. Dit willen wij harmoniseren voor de gemeente Hoeksche Waard. De kosten voor het groot onderhoud van de gebouwen fluctueren jaarlijks aanzienlijk. Om deze schommelingen in de jaarlijkse kosten in de exploitatie te voorkomen, wordt gebruik gemaakt van een voorziening ‘onderhoud gebouwen’. De kosten voor het groot onderhoud worden gedekt uit deze voorziening. Ieder jaar storten wij een gelijk bedrag (gemiddelde) in de voorziening (gebaseerd op een scope van 10 jaar). Hierdoor worden de lasten van groot onderhoud in de exploitatie jaarlijks gelijkmatig verdeeld. De huidige reserve ‘onderhoud gebouwen’ komt hiermee te vervallen. Het saldo van deze reserve zal worden overgeheveld naar de te vormen voorziening ‘onderhoud gebouwen’. Conform de nota ‘reserves en voorzieningen’ en artikel 44 van de BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, is voor het instellen van deze voorziening een actueel meerjarenonderhoudsplan noodzakelijk.

Klein onderhoud Bij klein onderhoud gaat het voornamelijk om contractueel onderhoud. Hierbij wordt ook rekening gehouden met een bedrag voor klachtenonderhoud. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie.

4/5

Levensduurverlengende investeringen Bij investeringen volgend uit de onderhoudsplannen zijn ook investeringen met een levensduurverlengend karakter opgenomen. Deze investeringen dienen volgens het BBV te worden geactiveerd. De jaarlijkse afschrijvingslasten volgend uit deze investeringen komen ook ten laste van de exploitatie. De financiële consequenties op grond van de actuele beheerplannen worden verwerkt in de Zomerrapportage 2021/Perspectiefnota 2022-2025. Communicatie Betrokken personeelsleden worden actief betrokken bij het onderzoek naar de beheervarianten en de OR wordt hier eveneens bij betrokken. Uitvoering Vanaf vaststelling van deze nota wordt in nieuwe situaties uitgegaan van het gestelde in deze nota. Voor de bestaande situaties wordt 2021 ( en mogelijk een deel van 2022) gezien als overgangsjaar. Bijlagen Bijlage 1: Beleidsnota beheer gemeentelijk vastgoed met bijlage 1.inventarisatie

5/5