Raadsvoorstel mandaat - volmacht griffier

Voorstel Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

gemeenteraad college van burgemeester en wethouders Z/25/309031 DOC-251019950 burgemeester Van Heijningen Juridische Zaken Nee beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend

Onderwerp: Besluit mandaat,- volmacht,- en machtiging van college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan de griffier Beslispunten: 1. In te stemmen met bijgaand Besluit mandaat,- volmacht-, machtiging van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan de griffier op basis van onderhavig raadsvoorstel; 2. In te stemmen met bijgaand raadsbesluit; 3. Het Besluit mandaat,- volmacht,- en machtiging na besluitvorming publiceren op overheid.nl. Samenvatting voorstel Dit Besluit mandaat, volmacht en machtiging voor privaatrechtelijke rechtshandelingen van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan de griffier van de gemeenteraad houdt in dat er mandaat aan een niet-ondergeschikte van het college en volmachtverlening namens de burgemeester wordt verleend aan de griffier van de gemeenteraad. Mandaat wordt verleend voor privaatrechtelijke rechtshandelingen tot een bedrag van €221.000 per rechtshandeling (vastgesteld bedrag in budgethoudersregeling voor budgethouders). Bij privaatrechtelijke rechtshandelingen van de griffie moet o.a. worden gedacht aan het inhuren van extern advies en het inhuren van extern personeel. Inleiding De griffier is budgethouder van de budgetten van de raad en de griffie. Het gaat daarbij om budget voor privaatrechtelijke zaken: op overeenkomsten gebaseerde betalingen i.v.m.

bijvoorbeeld catering voor de raad, het RIS en de betaling van de werkzaamheden van de accountant. Ondertekening ‘namens de gemeente’, geschiedt door de burgemeester. Het aangaan van overeenkomsten wordt een privaatrechtelijke rechtshandeling genoemd. Op grond van de Gemeentewet is het besluiten tot het aangaan van een privaatrechtelijke rechtshandeling een exclusieve bevoegdheid van het college van B&W. Het ondertekenen van een overeenkomst geschiedt door de burgemeester. Het college kan aan de griffier mandaat verlenen via de constructie ‘mandaat aan een niet ondergeschikte’ (artikel 10:4 Awb) met instemming van de gemeenteraad. Zonder dit PAGE \* MERGEFORMAT 1/ NUMPAGES \* MERGEFORMAT 1

mandaat kan de griffier niet alleen geen overeenkomsten afsluiten, maar ook geen betalingen op grond van die overeenkomsten verrichten. In de huidige situatie zorgt de gemeentesecretaris voor deze betalingen, maar dat is ongewenst in het duale stelsel.

Beoogd effect Besluitvorming over het verlenen van het mandaat voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen door een niet-ondergeschikte van het college en volmachtverlening voor het ondertekenen van privaatrechtelijke rechtshandelingen van de burgemeester aan de griffier.

Argumenten 1.1 Het voorstel regelt besluitvorming over de juiste werkwijze. Het voorstel regelt in formele zin de juiste werkwijze. In de Gemeentewet staat dat het college privaatrechtelijke handelingen mag verrichten (artikel 160 lid 1 onder sub d). Privaatrechtelijke rechtshandelingen die de griffier ten behoeve van de bedrijfsvoering van de griffie moet verrichten, zijn formeel tot op heden nog niet gemandateerd aan de griffier. Dit voorstel regelt dit mandaat in formele besluitvorming. Dit voorstel is vooraf afgestemd met de griffier van de gemeenteraad en met de portefeuillehouder juridische zaken. Duurzaamheid n.v.t. Financiën Het besluit heeft geen financiële gevolgen, aangezien het een bevoegdheid betreft die ziet op reeds bestaande budgetten. Het mandaat betreft het bedrijfsvoeringsbudget van de raad en van de griffie. Het mandaat is begrensd op een bedrag van €221.000,- (mandaatgrens voor budgethouders) per privaatrechtelijke rechtshandeling en is daarmee in lijn met de mandaatregeling die voor de ambtelijke organisatie door het college is vastgesteld.

Communicatie Het besluit wordt, na instemming door de raad, bekendgemaakt via het Gemeenteblad op overheid.nl. en intern via engage.

Bijlagen 1) Besluit mandaat-, volmacht,- en machtiging van het college van burgemeester en wethouders aan de griffier

PAGE \* MERGEFORMAT 1/ NUMPAGES \* MERGEFORMAT 1

Aangeboden door, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard E.M. den Outer loco-secretaris {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

F.D. van Heijningen burgemeester {{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}

PAGE \* MERGEFORMAT 1/ NUMPAGES \* MERGEFORMAT 1