Raadsvoorstel krediet implementatie voorkeursscenario huisvesting buitendienst

Voorstel Aan: Raad Van: College van burgemeester en wethouders Zaaknummer: Z/20/077719 Documentnummer: DOC-20341740 Portefeuillehouder: Harry van Waveren Datum: 13 januari 2021 Onderwerp Kredietvoorstel implementatie voorkeurscenario huisvesting buitendienst. Beslispunten: 1. Een krediet van € 461.944 beschikbaar te stellen om de gemeentewerf te Mijnsheerenland te verbouwen als hoofdlocatie. 2. Een budget van € 150.000 beschikbaar te stellen om Bres te herhuisvesten. 3. Een krediet van € 547.448 beschikbaar stellen om de gemeentewerf Mijnsheerenland te verduurzamen en daarmee het groot onderhoud en verduurzaming met de verbouwing te integreren. 4. De gemeentewerven in Piershil en Oud-Beijerland te verkopen en deze procedure direct na verhuizing naar de gemeentewerf in Mijnsheerenland in gang zetten. 5. De netto opbrengst van de gemeentewerven in Piershil en Oud-Beijerland te storten in de reserve kapitaallasten als dekking voor de verbouwingskosten van de gemeentewerf Mijnsheerenland en incidenteel inzetten om Bres te herhuisvesten. 6. De structurele afschrijvingslasten voor de verbouwing van de gemeentewerf Mijnsheerenland ad. € 29.306 te dekken uit de reserve kapitaallasten. 7. De structurele afschrijvingslasten voor de verduurzaming van de gemeentewerf Mijnsheerenland ad. € 46.691 te dekken uit de vrijvallende huurlasten van de gemeentewerf Strijen. 8.

De 4e begrotingswijziging vast te stellen, waarin de financiële consequenties van dit voorstel zijn opgenomen. Inleiding Op 14 mei 2020 heeft de directie ingestemd met het huisvestingsplan buitendienst en op 26 mei 2020 het college. Op 14 juli 2020 heeft de raad ingestemd met het huisvestingsplan buitendienst. Dit betekent dat er draagvlak en instemming is om de werf te Mijnsheerenland te verbouwen zodat deze locatie als hoofdlocatie kan gaan fungeren. De werf in Numansdorp en de locatie HW werkt! in Oud-Beijerland gaan fungeren als steunpunt. In dit voorstel wordt het college gevraagd om het voorstel inclusief financiële consequenties voor te leggen aan de raad. Beoogd effect Het beoogde effect van dit voorstel is om het voorkeurscenario voortkomend uit het huisvestingsplan buitendienst te kunnen implementeren, waarbij de gemeentewerf in Mijnsheerenland wordt verbouwd. Dit besluit draagt bij aan het realiseren van een buitendienst die toekomstbestendig en wendbaar is. Zo wordt er ingezet op meer flexibel (tijds- en plaats-onafhankelijk) werken. De wendbaarheid wijst op een organisatie die in staat is om in te spelen op de veranderende omstandigheden. Met als doel om een nóg aangenamere en kwalitatief hoogstaande buitenruimte te realiseren. Op deze wijze dragen we bij om het droombeeld van de Hoeksche Waard in 2025 te verwezenlijken.

Namelijk een vitale Hoeksche Waard waar het goed wonen, werken en recreëren is. 1/7

Argumenten

1.1 Het voorstel sluit aan bij het bestaande beleid en heeft bedrijfsmatige voordelen

Door het hanteren van een hoofdlocatie ontstaan er diverse bedrijfsmatige voordelen en wordt de aansluiting met het bestaande beleid versterkt. Voor nadere uitwerking van dit argument kan het collegevoorstel d.d. 26 mei 2020 en het raadsvoorstel d.d. 14 juli 2020 worden geraadpleegd. Hier is reeds ingegaan op de verschillende bedrijfsmatige voordelen en de aansluiting met het beleid.

1.2 Het voorstel is integraal afgestemd Bij de totstandkoming van het voorstel zijn verschillende in- en externe partijen betrokken geweest. Het voorstel is middels integrale en inclusieve werkwijze tot stand gekomen. Op deze wijze zijn verschillende expertises in de ambtelijke organisatie en daarbuiten gebundeld wat leidt tot argumenten met inhoudelijke lading en diepgang en weloverwogen keuzes. Tevens zijn de medewerkers betrokken geweest bij de totstandkoming van het voorstel, waardoor zij hun wensen kenbaar hebben kunnen maken en het voorstel aansluit op de alledaagse werkzaamheden van het team buitendienst. Medewerkers zullen ook worden betrokken bij het opstellen van het programma van eisen van de inrichting van de gemeentewerf Mijnsheerenland. Het proces was en is gericht op het bouwen aan en behouden van draagvlak.

1.3 De verbouwing van de locatie Mijnsheerenland is noodzakelijk om te kunnen fungeren als hoofdlocatie De locatie Mijnsheerenland kan niet fungeren als hoofdlocatie als er geen verbouwing plaatsvindt. Het werkgebied voor bureauwerk dient te worden uitgebreid. Verder is de uitbreiding van de kantine noodzakelijk, omdat er meer medewerkers gebruik van zullen maken. Deze uitbreiding gaat ten koste van de loods ruimte. De resterende ruimte blijkt echter voldoende op basis van het programma van ruimte. De verbouwing is daarbij niet alleen gericht op het uitbreiden van faciliteiten, zodat het pand als hoofdlocatie kan fungeren, maar ook op het oplossen van bestaande knelpunten van de huidige huisvesting.

1.4 Vanuit de bedrijfsvoering is het zaak de verbouwing nu te realiseren Om de werkzaamheden efficiënt en effectief te verrichten is het wenselijk dat de medewerkers kunnen starten vanaf de centrale locatie. Dit vergemakkelijkt afstemming over en coördinatie van de werkzaamheden. Dit leidt tot effectievere en efficiëntere coördinatie van werkzaamheden, maar ook efficiëntere en effectievere inzet van arbeid en materiaal, omdat afstemming gemakkelijker kan plaatsvinden en kennis en ervaring kan worden uitgewisseld. Daarbij is het nu een logisch moment om over te gaan tot de implementatie van het voorafgaande traject, namelijk het reeds vastgestelde grof-ontwerp en het fijn-ontwerp.

1.5 De verbouwing draagt bij aan de opgave duurzaamheid In het coalitieakkoord 2019-2022 heeft de gemeente Hoeksche Waard aangegeven zelf het goede voorbeeld te willen geven op gebied van duurzaamheid door als overheid er naar te streven in 2030 energieneutraal te zijn. Dit betekent dat de ambitie wordt nagestreefd om in 2030 het gemeentelijk vastgoed energieneutraal te laten zijn. In opdracht van de gemeente wordt momenteel door Facilicom de technische- en energetische kwaliteit van de gemeentelijke vastgoedportefeuille in kaart gebracht. Daarvoor wordt, per gebouw, een energielabel, EPAmaatwerkadvies en meerjaren onderhoudsplan opgesteld. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt wat de technische staat van het gebouw is, welk onderhoud er noodzakelijk is om het gebouw in stand te houden, wat de huidige energieprestatie van het gebouw is en wat de mogelijkheden tot verdere verduurzaming zijn. Op 2/7

basis van de door Facilicom uitgebrachte rapporten wordt een concreet verduurzamingsplan voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille opgesteld. Het verduurzamingsplan en de meerjaren onderhoudsplannen voor het gemeentelijk vastgoed moeten nog verder worden uitgewerkt. Vervolgens moeten deze plannen bestuurlijk worden vastgesteld. De uitwerking van de plannen hangt nauw samen met lopende projecten, zoals de Energietransitie. De financiële middelen voor de uitvoering van het groot onderhoud en de verduurzaming van gemeentelijk vastgoed zijn daarom nog niet beschikbaar. Echter, voor de verbouwing van de gemeentewerf kan niet op de nadere uitwerking en bestuurlijke vaststelling van de plannen worden gewacht. Dit zou een te grote vertraging in het verbouwtraject veroorzaken en daarmee een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering voor de buitendienst belemmeren. Het EPA-maatwerkadvies en het meerjaren onderhoudsplan is daarom voor de gemeentewerf in Mijnsheerenland vervroegd opgesteld om zo de verbouwopgave en de verduurzamingsopgave samen te kunnen laten vallen. Dit betekent ook dat de verduurzamingskosten naar voren worden gehaald. De verduurzamingskosten hoeven tijdens het verduurzamingsproces van al het gemeentelijk vastgoed niet meegenomen te worden.

1.6 Integratie van de verbouwing met het groot onderhoud en verduurzaming is nodig om kapitaalvernietiging te voorkomen en draagt bij aan de toekomstbestendigheid van het pand

Gezien de ambitie van de gemeente Hoeksche Waard is het logisch om de opgave van deze verbouwing samen te laten vallen met de opgave duurzaamheid. De verbouwing, het groot onderhoud en de verduurzaming van het pand zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk daarbij aan de toepassing van een warmtepomp bij de vervanging van de verouderde cv-ketels en de daarvoor noodzakelijke aanpassing van het warmtedistributienet naar lage temperatuurverwarming, waarbij er vloerverwarming onder de te vernieuwen vloerafwerkingen moet worden aangebracht. Of het vervangen van de verouderde mechanische afzuigventilatoren door een balansventilatie met warmteterugwinning (WTW), waarbij het kanalenstelsel voor de WTW boven de te vernieuwen systeemplafonds moet worden aangebracht. Deze vorm van ventilatie is duurzaam en modern en zal het klimaat op de gemeentewerf ten goede komen. Waar de klimaatbeheersing op het moment in de kantoren soms te wensen overlaat, zal dit verbeteren na het toepassen van balansventilatie met WTW. Om inefficiëntie en kapitaalvernietiging te voorkomen is een combinatie van de verbouwing met het groot onderhoud en de verduurzaming noodzakelijk. Uit de door Facilicom uitgevoerde NEN2767-conditiemeting blijkt dat de technische staat van het gebouw over het algeheel goed is.

Gezien het bouwjaar van het pand (2003) zijn er in het meerjaren onderhoudsplan op de korte termijn (periode < 3 jaar) diverse componenten van de klimaatinstallaties voor vervanging opgevoerd (de theoretische levensduur van de meeste installatiecomponenten ligt tussen 15-20 jaar). Het betreft onder andere de vervanging van de cv-ketels, indirect gestookte heaters, ventilatie units en regelkast van de klimaatinstallatie. Deze natuurlijke vervangingsmomenten zijn belangrijke keuzemomenten bij de verdere verduurzaming van het pand. Uit het door Facilicom opgestelde EPA-U maatwerkadvies blijkt dat dit relatief jonge pand al een goede energetische kwaliteit heeft. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de goede thermische isolatiewaarde van de buitenschil van het gebouw. Het pand heeft een energielabel A met een Energie-Index van 0.66. Ondanks de goede energetische score kan het pand energetisch worden verbeterd. Door Facilicom worden de volgende energiebesparende maatregelen geadviseerd:  Het vervangen van de bestaande TL5 verlichting in de kantoren en de conventionele TLD verlichting in de werkplaatsen door LED verlichting;  Het toepassen balansventilatie met WTW in de kantoren;  De verwarmingsinstallatie modificeren naar een warmteopwekking door een hybride warmtepomp met een nieuw distributienet en afgifte op lage temperatuur door vloerverwarming in de kantoren. Hierbij 3/7



voorziet de warmtepomp in warmteopwekking voor de kantoren en de gasgestookte HR107 ketels voorzien in de warmteopwekking in de stallingsruimte en werkplaatsen. In de stallingsruimte is warmteopwekking met een monovalente warmtepomp praktisch lastig uitvoerbaar, dit doordat distributie op lage temperatuur in deze ruimte niet goed te realiseren is (vloerverwarming is niet mogelijk in de vloeistofdichte vloer zonder cementdeklaag). Doordat de stallingsruimte groot en hoog is en de overheaddeuren vaak geopend worden is er veel vermogen nodig om aan de warmtevraag te voldoen; Het aanbrengen van een zonneboiler ten behoeve van de warm tapwatervoorziening;



Het plaatsen van 225 stuks zonnepanelen (WP 310) ter compensatie van het elektraverbruik.

De totale investering van dit verduurzamingspakket wordt door Facilicom geraamd op € 547.448. Na deze installatietechnische verbeteringen zal het pand een Energie-Index hebben van 0.00. Met dit maatwerkpakket wordt het pand bijna energieneutraal. Het pand wordt niet geheel gasloos. Er is nog beperkt gas nodig voor de HR107 ketels ten behoeve van de indirect gestookte heaters in de stallingsruimte. Met genoemde maatregelen wordt jaarlijks 109.147 kWh elektriciteit en 7.643 m3 gas bespaard. De CO2 uitstoot wordt met 59,56 ton (97,6%) gereduceerd. Door instemming met het huisvestingsplan voor de buitendienst en aanwijzing van de gemeentewerf Mijnsheerenland als hoofdlocatie mag worden verondersteld dat dit gebouw tot de toekomstige kernportefeuille van de gemeente behoort. Door het aankomende groot onderhoud en de verduurzaming van dit pand in het verbouwplan te integreren wordt een gebouw gerealiseerd dat op alle aspecten (functioneel, technisch en energetisch) toekomstbestendig is.

1.7 De verduurzamingskosten en verbouwkosten kunnen binnen het voorstel worden opgevangen De verbouwopgave en verduurzamingsopgave kunnen worden gefinancierd uit de opbrengsten van de verkoop van de gemeentewerf in Piershil en in Oud-Beijerland en de vrijvallende exploitatielasten en huurlasten. Voor nadere uitwerking is de financiële paragraaf te raadplegen. Kanttekeningen

2.1 Verduurzamingsmaatregelen vragen verdere uitwerking Het maatwerkadvies van Facilicom is een advies op hoofdlijnen. Het is daarom nodig om de door Facilicom geadviseerde verduurzamingsmaatregelen bij de verdere uitwerking van het verbouwplan door de architect, installatieadviseur en constructeur nader te laten onderzoeken en uitwerken.

2.2 De verbouwingskosten zijn op dit moment nog niet volledig inzichtelijk en worden nader uitgewerkt HEVO is op dit moment bezig met het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure. Er worden drie aannemers benaderd. Aan de aannemer met de aanbieding met de beste prijs-kwaliteitverhouding zal de opdracht worden gegund. Het bedrag dat middels dit voorstel wordt gevraagd is gebaseerd op een kostenraming. De raming is opgesteld door HEVO en gebaseerd op een grove schets van de architect, een globaal programma van eisen en ruimte en kengetallen waarmee HEVO rekent. De precieze verbouwkosten zullen in een later stadium duidelijk worden. HEVO zal echter wel sturen op de kostenraming door de raming als taakstellend budget te hanteren. Het is daarbij altijd pas achteraf mogelijk om te bepalen of het budget toereikend is geweest voor de daadwerkelijk gemaakte kosten. Tevens zullen de verduurzamingskosten nog verder moeten worden uitgewerkt in een verbouwplan.

2.3 De opbrengsten door de verkoop van de gemeentewerven Piershil en Oud-Beijerland volgen in een later stadium

4/7

De werf in Piershil en in Oud-Beijerland worden pas verkocht als de gemeentewerf in Mijnsheerenland verbouwd is. Dat betekent dat de opbrengsten die uit dit scenario volgen pas op een later moment gerealiseerd worden.

2.4 De structurele effecten van de exploitatielasten zijn pas op een later moment in beeld Naast het financiële voordeel dat voortkomt uit de verkoop van de panden, nemen de totale exploitatielasten van de huisvesting van het team buitendienst ook af, omdat het aantal panden afneemt van 5 naar 2. Tevens vervallen de huurlasten van de gemeentewerf in Strijen. Het is op dit moment echter nog onduidelijk wat de daadwerkelijke financiële voordelen zijn van de centralisering van de huisvesting en de verduurzaming. Ook de gevolgen van de herhuisvesting van Bres Accommodaties zijn hier op van invloed. Bres beheert verschillend maatschappelijk vastgoed in de Hoeksche Waard en zo ook het recreatieoord Binnenmaas. Bres Accommodaties is een gemeentelijke b.v. Op dit moment heeft Bres enkele kantoorplekken van de gemeentewerf in gebruik. Als gevolg van de verbouwing van de gemeentewerf als hoofdlocatie zal Bres verhuizen. De afspraak is gemaakt dat de buitendienst de herhuisvestingskosten zal financieren. Op het moment dat de gevolgen in beeld zijn, zullen ze worden verwerkt in de eerstvolgende tussenrapportage. Financiën a. Kosten In dit voorstel wordt een krediet gevraagd om de gemeentewerf te Mijnsheerenland te verbouwen. De aanvraag is onderverdeeld in de volgende investeringen:

Bed r ag

Ko st env er h.

Ond er w er p

ex cl . BT W

BT W (5,04% ) * ko st en

Verbouw ing

€

252.233 €

2.670 €

Inst al l at ies

€

90.000 €

Inricht ing

€

54.750 €

Herinricht ing buit ent errein

€

50.000 €

T o t aal

€ 446.983

€

Leg es T o t aal

A f schr .

Jaar l ijkse

t er mijn

af schr ijv .

(jar en)

l ast en

10.230 €

265.133

20 €

13.257

953

€

90.953

10 €

9.095

579

€

55.329

10 €

5.533

529

€

50.529

25 €

2.021

4.731

€ 10.230

€ 461.944 A f schr .

Jaar l ijkse

t er mijn

af schr ijv .

(jar en)

l ast en

Bed r ag

Ko st env er h.

Ond er w er p

ex cl . BT W

BT W (5,04% ) * ko st en

Duurzame inst al l at ies

€

408.823 €

4.327

€

413.150

10 €

41.315

Zonnepanel en

€

133.000 €

1.408

€

134.408

25 €

5.376

T o t aal

€ 541.823

€

5.735

Leg es

€ 29.906

€

T o t aal

-

€ 547.558

€ 46.691

* Op de huisvesting buitendienst is het mengpercentage BTW van toepassing. 5,04% van de BTW is hierbij kostenverhogend.

b. Opbrengsten Een taxateur heeft in het voorjaar van 2020 de marktwaarden van de gemeentewerven vastgesteld. De gemeentewerf van Oud-Beijerland is getaxeerd op €740.000,- en de gemeentewerf in Piershil is getaxeerd op €890.000,-.

5/7

Oud-Beijerl and

Piershil

Boekw aarde gebouw (per 1-1-2021)

€

84.417 €

545.999

Boekw aarde grond (per 1-1-2021)

€

- €

385.775

T o t al e b o ekw aar d e

€

84.417

€

931.774

Taxat iew aarde

€

740.000 €

890.000

Net t o o p b r eng st

€

655.583

- 41.774

€

Beide werven zullen worden verkocht en daarom worden de marktwaarden van beide werven aangemerkt als potentiële opbrengsten. Belangrijk is om op te merken dat het potentiële opbrengsten betreft, omdat het onzeker is tegen welke waarde de panden daadwerkelijk afgestoten zullen worden. De verbouwing van Mijnsheerenland zal (voor)gefinancierd worden uit de verkoop van de gemeentewerven. Indien de verkoop van de gemeentewerf Piershil en/of gemeentewerf Oud Beijerland onverhoopt niet plaats vindt in 2021 zullen de baten van de verkoop en de afboeking van de boekwaarde mogelijk doorschuiven naar 2022 of later indien noodzakelijk. In dat geval komen de incidentele kosten van de verhuizing van Bres (€ 150.000) in 2021 ten laste van het exploitatieresultaat 2021 en komen de kapitaallasten van de verbouwing vanaf 2022 (€ 29.906) ten laste van de exploitatieresultaat van het betreffende jaar totdat de verkoop daadwerkelijk is gerealiseerd. Mocht deze situatie zich voordoen dan rapporteren wij hierover via de Zomer/Slotrapportage. c. Conclusie De totale investeringskosten op basis van de raming voor de verbouwingkomen uit op € 461.944. De kosten voor de herhuisvesting van Bres zijn € 150.000. De potentiële opbrengsten zijn voldoende om deze kosten te dekken.

De opbrengsten van de verkoop van Piershil en Oud-Beijerland worden voor het aandeel in de verbouwing in de reserve kapitaallasten gestort om de toekomstige afschrijvingslasten te dekken. Het restant wordt ingezet voor de herhuisvesting van Bres. Taxat iew aarde

€

1.630.000

Boekw aarde (per 1-1-2021)

€

1.016.191

Net t o o p b r eng st

€

613.809

Invest ering verbouw ing

€

461.944

Herhuisvest ing Bres

€

150.000

T o t aal

€

1.865

De huur van de gemeentewerf in Strijen komt na de verbouwing van de gemeentewerf Mijnsheerenland te vervallen. De vrijvallende huurlasten bedragen € 52.500. De afschrijvingslasten voor de verduurzaming van € 46.691 kunnen gedekt worden door deze vrijvallende huurlasten. Communicatie Er is zowel intern als extern communicatie nodig. Voor wat betreft de interne communicatie zullen de medewerkers van het team buitendienst nauw betrokken blijven. Omdat het mondeling overdragen van ontwikkelingen in deze tijd bijzonder uitdagend is, zullen de digitale kanalen, zoals Samen@Work, de nieuwsbrief of e-mail de belangrijkste functie vervullen om ontwikkelingen te delen.

6/7

De externe communicatie vindt plaats via het Kompas, de website en sociale media om inwoners te informeren over de harmonisatie van de buitendienst. Het onderdeel huisvesting is zichtbaar voor de inwoners, omdat de werven in Piershil, Oud-Beijerland (Irenestraat) en Strijen sluiten. Genoemde locaties zullen verdwijnen, maar het contact tussen de buitendienst en de omgeving blijft. Servicebussen en medewerkers worden en blijven gekoppeld aan de verschillende dorpen. Op die manier wordt het contact met de dorpen geborgd. Na het besluit zal de communicatie zoals genoemd worden voortgezet om inwoners op de hoogte te houden. Genoemde kanalen blijken hierin dienend te zijn. Uitvoering Na instemming met het kredietvoorstel zal de locatie te Mijnsheerenland verbouwd gaan worden. De aanbesteding, verbouwing en verhuizing wordt begeleid door HEVO. Inmiddels is er een hoofdaannemer geselecteerd. De verwachting is dat eind maart gestart kan worden met de bouwwerkzaamheden. Deze hebben een doorlooptijd van ongeveer twee maanden. De oplevering zal dan eind mei of begin juni plaatsvinden. De start van de bouwwerkzaamheden is wel afhankelijk van het aanvragen van de omgevingsvergunning en de herhuisvesting van Bres. Deze zaken zullen duidelijker worden gedurende het proces. Na de verbouwing zal ook verhuizing van materiaal, materieel en personeel plaatsvinden.

De verwachting is dat het inhuizen van meubilair en inrichting binnen een week of twee kan geschieden. Als er zich geen onverwachte omstandigheden voordoen, zoals vertraging in de aanvraag van de omgevingsvergunning, onverwachte ontwikkelingen in het verbouwingsproces of COVID-19-gerelateerde ontwikkelingen, zoals ontwikkelingen omtrent de teststraat op het recreatieoord, en vertraging in het herhuisvesten van Bres, dan is het verbouwde pand voor de zomer operationeel. Daarbij kan worden opgemerkt dat de werkzaamheden op de gemeentewerf de coronateststraat in geen geval zullen hinderen. Bijlagen 1. 4e begrotingswijziging 2021 Aangeboden door, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard B.W. Silvis-de Heer secretaris

A.P.J. van Hemmen burgemeester

7/7