Raadsvoorstel beveiligingsdienstverlening opvang Oekraine

Voorstel Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

gemeenteraad college van burgemeester en wethouders Z/24/232318 DOC-24819826 Burgemeester van Heijningen Inkoop en verzekeringen Dinsdag 5 maart 2024 Nee beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend

Onderwerp Wensen en bedenkingen inzake nieuwe overeenkomst voor beveiligingsdienstverlening gemeentelijke opvang Oekraïne. Beslispunten: 1. Geen wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van de nieuwe overeenkomst voor beveiligingsdienstverlening gemeentelijke opvang Oekraïne met Prefense B.V. gevestigd te Capelle aan den IJssel; Samenvatting voorstel Op basis van een Europese aanbesteding zijn we voornemens om een nieuwe overeenkomst met Prefense B.V. aan te gaan voor beveiligingsdienstverlening gemeentelijke opvang Oekraïne. De opdrachtwaarde voor de nieuwe opdracht aan het beveiligingsbedrijf is hoger dan 2,5 miljoen euro. Om deze reden leggen we het voornemen tot dit besluit vooraf voor wensen en bedenkingen aan u voor. Inleiding Sinds maart 2022 en september 2022 vangt de gemeente Oekraïense ontheemden op in de voormalige gemeentehuizen in Piershil en Strijen. De huidige overeenkomst met het beveiligingsbedrijf voor beide opvanglocaties is op basis van dwingende spoed gegund (uitzondering Aanbestedingswet). De gronden voor deze uitzondering zijn in de wet niet strikt geformuleerd. Zo staat niet hoelang deze uitzondering mag duren. Wel is duidelijk dat een uitzonderingsgrond zo snel mogelijk beëindigd moet worden om de rechtmatigheid te borgen. Om die reden zijn de aanbestedingen voor voornoemde dienst gestart.

In de raadsinformatiebrief van 21 november 2023 hebben we u hierover reeds geïnformeerd en deze wensen en bedenkingen procedure aangekondigd. Beoogd effect Nieuwe overeenkomst die voldoet aan de inkoop- en aanbestedingsregels af te sluiten voor beveiligingsdienstverlening op basis van een aanbesteding. Argumenten 1.1 Prefense B.V. heeft de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding De geraamde opdrachtwaarde (€ 6.573.672,- in vier jaar) is hoger dan de Europese drempelwaarde (€ 750.000,- voor sociale en specifieke diensten) waardoor we beveiligingsdienstverlening Europees moeten aanbesteden. Er is veel interesse in beveiligingsdienstverlening blijkt uit aanbestedingen van andere 1/3

aanbestedende diensten. Deze trend is ook bij gemeente Hoeksche Waard zichtbaar. Op 17 januari 2024 ontvingen we 19 inschrijvingen. De Inschrijvingen zijn allereerst beoordeeld op basis van de formele eisen, gesteld in de Aanbestedingsdocumenten en Nota’s van Inlichtingen. De 12 inschrijvingen die hieraan voldeden zijn vervolgens inhoudelijk beoordeeld. Op basis van de beoordelingscriteria heeft Prefense B.V. de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding ingediend. 1.2 Maatschappelijk verantwoordelijk opdrachtgeven en inkopen is toegepast Gemeente Hoeksche Waard richt zich met haar inkoopbeleid op lokaal, sociaal en duurzaam inkopen. Bij een Europese aanbesteding zijn de stimuleringsmogelijkheden voor lokaal inkopen beperkter. In de voorbereiding van deze aanbesteding hebben we echter wel rekening gehouden met de deelname van lokale ondernemingen en mkb. Voor maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen is in deze aanbesteding ingezet op ‘Goed werkgeverschap’ en Social Return. Deze voorwaarden zijn opgenomen in het Programma van Eisen. De wijze waarop inschrijver hier invulling aan geven is daarnaast meegenomen als beoordelingscriteria. 1.3 Overeenkomst is flexibel Niemand weet hoe lang de oorlog tussen Oekraïne en Rusland nog duurt. Om deze reden is de overeenkomst flexibel.

Gemeente Hoeksche Waard heeft het recht om de dienstverlening/locaties flexibel op- en af te schalen. De overeenkomst kan daarnaast eerder worden beëindigd of verlengd. Kanttekeningen 1.1 Het college is voornemens om de overeenkomsten te ondertekenen De eventueel door u geuite wensen of bedenkingen neemt het college mee in de overweging van een definitief besluit om de overeenkomst te ondertekenen. 1.2 Nieuwe opdrachtnemer kan mogelijk leiden tot onrust BSS Security Services B.V. uit Rotterdam is huidige opdrachtnemer voor beveiligingsdienstverlening. Ondanks de aanbestedingsplicht kan een nieuwe opdrachtnemer onrust veroorzaken onder het bestaande personeel en bewoners. De opdrachtnemer dient rekening te houden met de geldende Cao-bepalingen ten aanzien van contractwisseling inzake werkgelegenheid. Concreet betekent dit dat de nieuwe opdrachtnemer het personeel wat daarvoor in aanmerking komt een arbeidsovereenkomst zal aanbieden. De bewoners zullen we daarnaast informeren over de wijziging van beveiligingsdienstverlener. Financiën De kosten voor beveiliging vallen onder de door de gemeenteraad in 2022 vastgestelde begroting voor de opgave van opvang van Oekraïners. Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd aan de gemeenteraad. De kosten voor beveiliging worden gedekt uit de normvergoeding die wij ontvangen van het Rijk.

Gebleken is dat deze normvergoeding over het algemeen voldoende is om de kosten te dekken. Een risico is dat de opvang in de toekomst niet langer nodig zou zijn en we geen geld meer ontvangen. Als oplossing is gekozen dit risico te vermijden door de eerder beschreven flexibiliteit in de opdracht. Communicatie Er vindt geen aanvullende communicatie plaats over dit voorstel. 2/3

Bijlagen. 1. Raadsbesluit 2. Overeenkomst beveiligingsdienstverlening gemeentelijke opvang Oekraïne Aangeboden door, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard D.E. Koops secretaris {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

F.D. van Heijningen burgemeester {{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}

3/3