Raadsinformatiebrief doorontwikkeling Dienstverlening

Informatiebrief Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

gemeenteraad college van burgemeester en wethouders Z/23/191537 DOC-23791620 wethouder Heij Dienstverlening 13-02-2024 Nee besluitvormend

Onderwerp Doorontwikkeling Dienstverlening. Inleiding De wereld om ons heen is steeds in ontwikkeling. Dat verandert ook de manier waarop wij onze dienstverlening aanbieden. Het is goed om 5 jaar na de herindeling de balans op te maken en te bezien welke aanpassingen eventueel wenselijk of noodzakelijk zijn. We letten daarbij op belangrijke (maatschappelijke) ontwikkelingen. We willen in de toekomst blijven aansluiten bij de (steeds veranderende) vraag van onze inwoners en ondernemers en tegelijkertijd de inzet van personeel en middelen beheersbaar houden. Na een zorgvuldige afweging heeft het college besloten om vanaf 2 april 2024 verder te gaan met twee servicepunten om zo de dienstverlening toekomstbestendig te houden en beter te kunnen inspelen of de behoefte van onze inwoners en ondernemers. Het gaat om de servicepunten Oud-Beijerland en Maasdam. Met twee servicepunten is er meer flexibiliteit om op en af te schalen en zijn er meer mogelijkheden om doelgroepgericht te werken. Deze informatiebrief bevat verdere uitleg. De notitie die het besluit ondersteunt vindt u in bijlage 1. Inhoud Onze gemeente blijft zich aanpassen aan de veranderende samenleving en de toenemende digitalisering. De digitalisering van producten en diensten is wettelijk verplicht en verbetert de dienstverlening op veel vlakken, maar verandert ook de relatie met de gemeente.

Minder mensen bezoeken een servicepunt. In vijf jaar tijd daalde het aantal bezoekers met ruim 6.000 (27%), terwijl het aantal inwoners met 3.592 (ruim 4%) is gegroeid. Ook het aandeel 65-plussers nam toe. Het grootste deel van onze Inwoners bezoekt vooral de servicepunten in Oud-Beijerland (57%) en Maasdam (27%). In de tabel hieronder is het aantal bezoekers per servicepunt weergegeven (2023). Totaal aantal afspraken per serv icepunt: 2023

(% v/h totaal ) Oud- Beijerl and

9429

57%

Maasdam

4513

27%

Numansdorp

939

6%

s- Gravendeel

854

5%

Strijen

909

5%

16644

100%

1/3

We zien ook kansen. Door in te spelen op de ontwikkelingen en meer te digitaliseren, komt er meer capaciteit beschikbaar. Dit stelt ons in staat om meer persoonlijk contact en maatwerk te bieden, zodat iedereen mee kan doen in onze Hoekschewaardse samenleving (toegankelijke/inclusieve dienstverlening). Verder gebruiken we de beschikbare tijd om de groei van het aantal inwoners, de toenemende complexiteit en de toename van het aantal onderwerpen op te vangen. Bij onze dienstverlening hebben we niet alleen oog voor de fysieke locaties (servicepunten) van waaruit we werken, maar vooral voor de behoeften en wensen van al onze inwoners. Dit betekent dat we niet alleen kijken naar de plekken waar we onze diensten verlenen, maar vooral naar hoe we onze diensten snel, eenvoudig en veilig kunnen aanbieden en onze inwoners kunnen ondersteunen, ongeacht waar ze zich bevinden. Door deze focus op het geheel van onze gemeenschap, kunnen we een inclusieve en effectieve dienstverlening bieden die aansluit bij de diverse behoeften van onze inwoners en ondernemers. We hebben bewust gekozen voor twee locaties om flexibel en efficiënt te zijn. Dit stelt ons in staat om beter in te spelen op de wensen en behoeften van onze doelgroepen. De servicepunten Oud-Beijerland en Maasdam zijn het meest geschikt en logisch, gezien hun geografische spreiding en het aantal bezoekers.

Bovendien beschikken beide locaties over alle voorzieningen die we nodig hebben. In Oud-Beijerland hebben we ook ruim voldoende mogelijkheden voor opschaling. Kortom, met twee servicepunten kunnen we onze middelen beter benutten om onze dienstverlening te verbeteren en onze efficiëntie te vergroten. Hierdoor zijn we beter in staat om pieken en dalen op te vangen, nieuwe diensten te ontwikkelen en zijn we voorbereid op toekomstige (onverwachte) ontwikkelingen. Welke stappen zetten we concreet? We werken al aan het verbeteren van onze onlinediensten waaronder het ontwikkelen van een digitaal portaal (MijnHW). In onze gemeente hebben we verschillende fotografen en pasfotoautomaten waar onze inwoners naast het maken van pasfoto’s ook gelijk online een aanvraag voor een rijbewijs kunnen regelen (bijvoorbeeld in sportcentrum de Boogerd). Daarnaast bezorgen wij aangevraagde documenten thuis en bieden persoonlijke ondersteuning waar nodig. We kunnen echter nog meer betekenen voor onze inwoners en ondernemers. De komende tijd gaan we concreet aan de slag met de volgende onderwerpen: •

•

Flexibele openstelling op de twee locaties We kunnen op deze twee locaties beter inspelen op de behoeften en vragen van onze inwoners en ondernemers. Het wordt makkelijker om op te schalen als dat nodig is. We openen één of meer extra balies in het servicepunt Oud-Beijerland, alleen voor reisdocumenten, met medewerkers die zich daarop focussen. Zo kunnen we de pieken in de komende jaren sneller en beter opvangen. Bezoek doelgroepen We maken afspraken met de twaalf verzorgingshuizen in de Hoeksche Waard. We gaan daar graag langs om de bewoners te helpen met het aanvragen van een identiteitsbewijs of andere documenten. We gaan soepel om met het afleggen van huisbezoeken voor mensen die niet (goed) zelf ons servicepunt kunnen bezoeken. Ook omdat het veelal gaat om waardedocumenten staat veiligheid voorop. In ieder geval betekent dit dat bezoeken altijd met twee medewerkers worden uitgevoerd. 2/3

•

(Digitale) inclusieve Dienstverlening Digitale inclusie is onderdeel van een inclusieve dienstverlening. Dat betekent dat we duidelijke taal gebruiken op de website en in brieven, makkelijke online-formulieren aanbieden en ondersteuning bieden bij digitale dienstverlening. We onderzoeken de mogelijkheden om dit breed in de organisatie op te pakken. We maken onder andere concrete (prestatie)afspraken met bibliotheek Hoeksche Waard over welke inzet wij van de Informatiepunten Digitale Overheid (IDO’s) verwachten. Vanaf afgelopen jaar loopt de subsidie daarvoor via de gemeente. De afspraken maken wij tenminste voor drie jaar.

Communicatie In de beeldvormende vergadering Sociale Leefomgeving, Bestuur, Veiligheid en Middelen op dinsdag 5 maart geeft team Dienstverlening een presentatie over de doorontwikkeling van dienstverlening. Daarbij wordt ingegaan op de keuze om verder te gaan met twee servicepunten en laten we zien hoever we zijn met de mijnHW omgeving. Onze inwoners informeren wij via de gemeenterubriek in Het Kompas, sociale media en onze website. Dat doen wij direct nadat wij uw raad hebben geïnformeerd met deze informatiebrief. Over de ontwikkelingen op het gebied van onze gemeentelijke dienstverlening informeren wij uw raad halfjaarlijks met een raadsinformatiebrief Dienstverlening. De eerstvolgende informatiebrief ontvangt u voor het zomerreces. Bijlagen 1. Notitie doorontwikkeling Dienstverlening 2. Rapportage enquête servicepunten

3/3