Raadinformatiebrief - Motie M001 20-04-2021 Lokaal inkopen

Informatiebrief Aan: Gemeenteraad Van: College van Burgemeester en Wethouders Zaaknummer: Z/21/102615 Documentnummer: 461541_4 Portefeuillehouder: Piet van Leenen Datum: 05-04-2022 Onderwerp Motie M001 20-04-2021 betreffende lokaal inkopen. Kennisnemen van De aanpak om het aandeel lokale inkopen te vergroten. Aanleiding Op 22 april 2021 heeft de raad de motie M001 20-04-2021 aangenomen. In deze informatiebrief delen we de aanpak die erop is gericht om het aandeel lokale inkopen te vergroten. Kernboodschap Lokaal inkopen levert een belangrijke bijdrage aan het versterken van de lokale economie (bedrijvigheid en werkgelegenheid) en daarmee een vitale Hoeksche Waard. Het is belangrijk dat de gemeente producten en diensten zoveel mogelijk inkoopt bij lokale ondernemers. Hierbij kan het gaan om het zoveel mogelijk faciliteren van Hoeksche Waardse bedrijven om mee te kunnen doen aan aanbestedingstrajecten, maar juist ook om het doen van kleinere aankopen bij winkeliers op het eiland. Naar verwachting kan het aandeel lokale inkopen vergroot worden. In deze raadsinformatiebrief wordt aangegeven op welke wijze we dit gaan doen. Terugblik lokaal inkopen 2021 De gemeente doet diverse inkopen en aanbestedingen voor diensten, werken en leveringen om te voorzien in haar doelen en opgaven.

Inkopen is een zeer breed begrip en omvat eigenlijk alle producten en diensten waarvoor betaald moet worden. Omdat het boekjaar 2021 nog niet volledig is afgesloten, ontbreekt het aan momenteel aan data en middelen om het aandeel lokale inkopen inzichtelijk te maken en dit in productcategorieën uiteen te zetten. Daarom wordt een bedrijf gecontracteerd dat gespecialiseerd is in spendanalyses, zij zullen een analyse uitvoeren over het volledige boekjaar 2021. De resultaten hiervan worden in Q2 2022 gedeeld met de raad. Aanpak vergroten aandeel Lokaal Inkopen De adviseurs van team Inkoop hebben met 5 lokale ondernemers en meerdere malen met de Ondernemersvereniging Hoeksche Waard (OHW) gesproken over lokaal inkopen. De aandachtspunten die mede naar aanleiding van deze gesprekken zijn geformuleerd zijn: • Het inkoopbeleid moet geactualiseerd worden, om lokaal inkopen meer mogelijk te maken; • Er moet gewerkt worden aan bewustwording over het belang van lokaal inkopen binnen de gemeente; • Er moet meer aandacht besteed worden aan succesverhalen op het gebied van lokaal inkopen;

1/3

• •

Er is behoefte aan betere communicatie en samenwerking met lokale ondernemers en ondernemersvereniging(en); De ambities en doelstellingen moeten een plek krijgen in het inkoopbeleid.

Aan de hand van deze aandachtspunten is een aanpak gemaakt om het aandeel lokale inkopen te vergroten. Deze aanpak richt zich op 4 pijlers: 1. Actualisatie van het gemeentelijk inkoopbeleid 2. Bewustwording over het belang van lokaal inkopen (in- en extern) 3. Monitoring 4. Kennis over aanbesteden vergroten bij lokale ondernemers 1. Inkoopbeleid De afgelopen tijd is gewerkt aan het actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid om daarmee beleidsmatig het belang van lokale inkopen te borgen. De belangrijkste wijzigingen zijn als volgt: • lokaal en regionaal inkopen is nader gedefinieerd; • lokaal inkopen is verankerd in het uitnodigingsbeleid bij inkopen en aanbesteden. We nodigen als gemeente Hoeksche Waard altijd een lokale ondernemer uit om een offerte uit te brengen; • de drempelwaarden van enkelvoudige gunning zijn verhoogd. Zo worden inkopen onder de drempelwaarden gemakkelijker gegund aan een lokale ondernemer. Uiteraard bij gebleken geschiktheid en het gewenste prijs-kwaliteitsniveau. Kanttekening De gemeente is gebonden aan wet- en regelgeving (Aanbestedingswet) voor inkopen. We sturen op rechtmatigheid, transparantie en objectieve criteria om zo te gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding. We zijn verplicht deze regels te volgen. Hierdoor kan het voorkomen dat een opdracht gegund wordt aan een partij buiten de Hoeksche Waard.

Uiteraard gaat onze inzet er naartoe om in ieder geval altijd een Hoeksche Waardse partij mee te laten doen aan de aanbesteding en is lokaal inkopen een belangrijk inkoopdoel, net als duurzaamheid en social return on investment. 2. Bewustwording Op basis van de gesprekken met de lokale ondernemers en OHW is een ambitiedocument opgesteld over lokaal inkopen. Hierin staan de gemeentelijke ambities en doelstellingen voor lokaal inkopen. Samen met de OHW vullen we deze ambities waar nodig aan, om zo te komen tot een gezamenlijk ambitiestatement. Daarnaast is een communicatiestrategie ontwikkeld om de gewenste gedragsverandering in onze organisatie te ondersteunen. 3. Monitoring We hanteren geen streefcijfer voor het aandeel lokaal inkopen. Onze inkopen blijven gericht op rechtmatigheid en het creëren van een gelijk speelveld voor alle ondernemers. Om te monitoren hoe het inkoopbeleid wordt toegepast en of de stappen op het gebied van lokaal inkopen correct worden nageleefd, is het volgende georganiseerd: • Gemeentelijke inkopen boven €50.000 worden gevolgd door het team Inkoop & Verzekeringen. Dit team ziet toe op correcte uitvoering van het beleid. Ook maakt het team inzichtelijk welke lokale ondernemers uitgenodigd zijn en welke inkopen daadwerkelijk hebben geleid tot het verstrekken van een opdracht aan een lokale ondernemer.

2/3

•

Voor inkopen onder €50.000 werkt het team Inkoop met een startformulier Inkoop. Aan budgethouders wordt gevraagd om ook lokale partijen uit te nodigen. De startformulieren worden steekproefsgewijs gecontroleerd.

4. Kennis over aanbesteden vergroten bij lokale ondernemers Gemeente Hoeksche Waard is na de herindeling een grotere gemeente geworden en verder geprofessionaliseerd. De schaalgrootte van en kwalitatieve eisen aan onze opdrachten zijn toegenomen. Aanbesteden is voor kleine en middelgrote ondernemers geen dagelijkse bezigheid. Dit alles maakt dat lokale ondernemers niet altijd mee kunnen doen aan een inkooptraject en/of de opdracht niet op een adequate manier kunnen uitvoeren. Gemeente Hoeksche Waard hecht veel waarde aan lokaal inkopen. We bieden onze ondernemers dan ook graag kennissessies aan: ‘Aanbestedingen bij gemeenten, hoe werkt dat?’ Dat doen we samen met Inkoopbureau West-Brabant en de OHW. Ook stimuleren we ondernemers buiten de Hoeksche Waard om zaken te doen met lokale ondernemers. Bijvoorbeeld door componenten, halffabricaten en producten lokaal in te kopen en arbeidskrachten uit de Hoeksche Waard in te zetten bij uitvoering van de opdracht. Communicatie De communicatie richt zich nadrukkelijk zowel op interne als externe betrokkenen. Met een interne campagne brengen we lokaal inkopen extra onder de aandacht. Extern richt de communicatie zich op het in nauw contact blijven en samenwerken met de betrokken partijen, op ambtelijk en bestuurlijk niveau. Ook werken we aan zichtbaarheid richting inwoners en ondernemers.

Vervolgprocedure Na afstemming met de OHW wordt het ambitiedocument en het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid ter vaststelling aangeboden aan het college. Na vaststelling informeren we de raad. Over het totale inkoopvolume en het lokale aandeel daarvan krijgt de raad een jaarlijkse update. Bijlagen 1. Motie M001 20-04-2021

3/3