Bijlage profiel lid agendacommissie

Profiel voor het Agendacommissielid Wat doet de agendacommissie? De agendacommissie adviseert de gemeenteraad over de agenda voor reguliere raads- en commissievergaderingen. Deze agenda wordt gevoed door agenderingsverzoeken vanuit het college, de burgemeester of door raadsleden. Daarnaast behandelt de agendacommissie namens de raad de ingekomen stukken, de termijnplanning van de raadsagenda en overige agendaverzoeken zoals moties zonder raadsvoorstel. Voor de agenda van raads- en commissievergaderingen zal in de regel vooral het college voordrachten doen. Het voorbereiden van raadsvoorstellen en het verstrekken van informatie voor de behandeling ervan is immers een van de primaire taken van het college, samen met het uitvoeren van het beleid waar deze raadsbesluiten toe leiden. Daarnaast oordeelt de agendacommissie ook over voordrachten die als initiatiefvoorstel worden ingediend door leden van de raad.

Agenderingsverzoeken Bij elk door het college, de burgemeester of een raadslid voorgedragen agendapunt oordeelt de agendacommissie of het behandelrijp is. De agendacommissie controleert hiervoor of het agendaverzoek van voldoende feitelijkheden en ondersteunende informatie is voorzien voor een goede behandeling door de raad. Deze gegevens moeten ondermeer bevatten: met welke aanleiding dit verzoek wordt gedaan, welke achtergronden het beleidsvoornemen heeft en het moet er voor zorgen dat de leden van de raad zich een beeld kunnen vormen en uit kunnen spreken over welke politiekmaatschappelijke doelstellingen met het beleid moet worden beoogd. In de regel zal de agendacommissie – als politiek onafhankelijk orgaan – na onderling overleg over de criteria genoemd in de vorige alinea in gezamenlijkheid besluiten. Wanneer de agendacommissie het agenderingsverzoek of de bijbehorende gegevens als onvoldoende of onvolledig beschouwt, brengt zij de indiener van dit oordeel op de hoogte en verzoekt deze de gegevens aan te vullen of te wijzingen danwel het agenderingsverzoek opnieuw in te dienen.

Ingekomen stukken en moties vreemd Samen met de burgemeester behandelt de agendacommissie de afhandeling van ingekomen stukken. Deze worden dan op de lijst van ingekomen stukken ter kennisname aan de raad op de agenda geplaatst en waar nodig voorzien van een afhandelingsvoorstel. Bij ingediende moties vreemd aan de orde van de dag of moties zonder raadsvoorstel plant de agendacommissie deze zo mogelijk op de agenda van de eerst volgende raadsvergadering. Wanneer hiervan moet worden afgeweken, treed de agendacommissie in overleg met de indiener.

Profiel agendacommissie

Pagina 1 van 5

Planning van de agenda Naast de planning van de agenda voor de reguliere vergaderingen van de raad, beheert de agendacommissie ook de termijnagenda. Deze agenda wordt gevuld door de bestuurlijke planning, verzorgd door het college, en agenderingsverzoeken vanuit de raad, het college of de burgemeester. De agendacommissie plant deze termijnagenda, met als criterium de urgentie van de behandleing, maar ook met het oog deze werkbaar te houden en de werklast evenredig over het jaar te verdelen. Daarnaast adviseert de agendacommissie over de behandelroute. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden, waarbij ook de indiener van het agendaverzoek een voorkeur aan kan geven. • Kaderstellend debat door de raad • Startnotitie van het college • Besluit op basis van beleidsvoordracht door het college of op initiatief van raadslid • Hamerstuk De agendacommissie baseert het advies over de afhandeling op basis van hun inschatting van de politieke prioritering en niveau-betrokkenheid door de raad. Daarnaast speelt de urgentie een rol. Na het opstellen van de concept-termijnagenda wordt deze voor besluit aan de raad voorgelegd. De agendacommissie controleert met het college de tijdigheid en volledigheid van benodigde geven voor de behandeling van de agendapunten op deze termijnagenda.

Voortvloeiend uit de werkzaamheden, beheert en onderhoudt de agendacommissie de lijst van toezeggingen door leden van het college, aangenomen nog uit te voeren moties en het overzicht van stukken waarop door raad, commissie of college geheimhouding op is gelegd.

Profiel agendacommissie

Pagina 2 van 5

Competenties Werkt samen • Participeert en ondersteunt bij het nemen van groepsbesluiten

• Waardeert input van anderen en is bereid van anderen te leren • Helpt anderen tot een eigen oordeel te komen Voor alle besluiten en het komen tot adviezen geldt dat de Agendacommissie dit samen doet; alle stemmen in letterlijke én overdrachtelijke zin zijn gelijk. Dat betekent samenwerken. Ofwel meedenken en meewerken om een gezamenlijk resultaat te bereiken Bij samenwerken gaat het erom meer oog te hebben voor het gezamenlijke doel dan voor het persoonlijke belang. Een collega-lid van de commissie helpen zijn standpunt of gevoelens te verduidelijken of soms meebewegen met een ander. Dit vraagt dat het agandacommissielid in staat is te luisteren en zelfs in te leven in het standpunt van anderen en in staat is zijn oordeel op te schorten om eerst het standpunt van een ander goed te begrijpen. Het betekent ook dat het Agendacommissielid in staat is openhartig te zijn over zijn eigen standpunten en gedachten, zelfs wanneer deze nog niet voldragen zijn. Het Agendacommissielid moet in staat zijn zich kwetsbaar op te stellen om zijn eigen twijfel te kunnen uiten en zich inspannen om binnen de commissie een cultuur te laten ontstaan aar deze kwetsbaarheid en eerlijkheid ook mogelijk is. Soms blijkt consensus niet haalbaar.

Het Agendacommissielid moet dan in staat zijn met concessies of compromissen toch een gezamenlijk besluit of advies tot stand te laten komen, waar – wederom – het gezamenlijk doel en de mogelijkheid voor een zorgvuldige behandeling door de raad voorop staat. Analyseert opgaven • Toetst voorstellen vanuit verschillende invalshoeken

• Benoemt inconsistenties en geeft aan welke informatie mist • Herkent politieke meningsverschillen zonder een eigen standpunt in te nemen Het beoordelen van volledigheid en juistheid van een agenderingsverzoek is meer dan het nalopen van een checklist. De Agendacommissielid moet zelfstandig en in teamverband in staat zijn tot een oordeel kunnen komen, op basis van zijn indruk van de behandelbaarheid. Hij maakt hiervoor een inschatting van de benodigde gegevens waarmee de raad en een individueel raadslid tot een politiek oordeel kan komen. Daarnaast beoordeelt het Agendacommissielid ook de bruikbaarheid en leesbaarheid van de informatie voor de doelgroep voor wie ze is bestemd: raadsleden. Bij een oordeel over de informatie geldt ook dat het lid kan aangeven welke informatie níet nodig is; een teveel aan informatie zorgt ook voor de kans op een minder goede voorbereiding.

Profiel agendacommissie

Pagina 3 van 5

Beoordeelt behandelbaarheid • Maakt onderscheid tussen politieke en organisatorische aspecten van behandelbaarheid

• Herkent prioriteiten van anderen en schat verhoudingen en relaties binnen de raad in en gebruikt deze

• Durft een standpunt in te nemen en spreekt dit uit Een analyse van de opgave resulteert in een besluit over de behandelbaarheid en (advies tot) plaatsing op de agenda. Voor dit oordeel gebruikt het Agendacommissielid niet alleen bestuurlijke afwegingen maar baseert zijn oordeel ook op trends in de samenleving, politieke samenhang en maatschappelijke impact. Dit betekent dat het Agendacommissielid niet alleen de bruikbaarheid van de tekst van het agenderingsverzoek en de ondersteunende beieldsinformatie beoordeelt, maar ook inschat welke politieke prioriteit aan een agendering gegeven moet worden. Hiervoor heeft het Agendacommissielid een goede ‘politieke antenne’ ontwikkeld; hij weet wat er in de raad speelt en wat de leden belangrijk vinden. Daarnaast herkent hij ook de electorale zijde van de politiek en baseert op deze inschatting zijn standpunt over de behandelwijze en de behandeltijd van een agenda-onderwerp. Dit gaat gepaard met besluitvaardigheid. Voor niet al deze gegevens zal altijd afdoende informatie voorhanden zijn, maar het Agendacommissielid is gewend ook een standpunt in te nemen wanneer wel de belangrijkste, maar niet per se alle informatie hierover voorhanden is. Komt onafhankelijk tot een oordeel • Handelt volgens eigen normen en waarden

• Houdt vast aan professionele principes • Brengt voorstellen in, ook wanneer hier geen draagvlak voor is Een lid van de Agendacommissie werkt, net als een raadslid, zonder last. Dat betekent dat hij zijn eigen oordeel vormt over de behandelbaarheid van een agendaverzoek of de inschatting met volgens welke soort procedure de gemeenteraad een agendapunt zou willen behandelen. Hij laat zich hierom leiden door zijn eigen oordelen en opinies, gebaseerd op zijn eigen interpretaties. Onafhankelijheid betekent ook dat een Agendacommissielid zijn mening in durft te brengen ook wanneer hij het vermoeden heeft in een opinie alleen te zullen staan. Hij is bereid het gesprek, in dialoog, discussie of debat, zijn af- en overwegingen op basis van zijn normen, waarden en principes toe te lichten. Met de intentie dit gesprek de basis te laten zijn voor een gezamenlijk besluit. Creëert draagvlak • Herkent politieke en bestuurlijke verhoudingen en begrijpt hoe de interactie met de omgeving in elkaar zit

• Maakt onderscheid tussen eigen verschillende rollen • Werkt als lid van de agendacommissie actief aan het uitdragen van een a-politiek imago

Profiel agendacommissie

Pagina 4 van 5

Een Agendacommissie functioneert niet in een vacuüm. Hoewel de Agendacommissie zelf een a-politieke rol heeft en slechts oordeelt over de organisatie van de raadsagenda, opereert de commissie wel in een politieke omgeving. In deze politieke omgeving werkt het Agendacommissielid individueel en als groep actief mee aan het bewaken van de (politiek) onafhankelijke positie. Hij kent hiervoor de politiekbestuurlijke verhoudingen en organiseert op basis hiervan de interactie met andere personen, (deel-)organen en organisatiedelen in de eigen overheid. Deze communicatie gaat gepaard met rolzuiverheid; het agendacommissielid maakt deel uit van verschillende formele en informele groepen. In zijn eigen handelen of het oordelen over het handelen van anderen zal hij altijd duidelijk maken vanuit welke hoedanigheid hij opereert. Hij werkt actief mee aan het imago van de agendacommissie als geheel en zijn collega-leden.

Profiel agendacommissie

Pagina 5 van 5