Bijlage 4 FAQ voor raads- en burgerleden januari

Q&A – Voor raads- en burgerleden (nieuwe vergaderwijze van de Gemeenteraad Hoeksche Waard)

1. Waarom werkt de gemeenteraad met een nieuwe vergaderwijze? De raad wil professioneler werken: beter voorbereid, gerichter debatteren en efficiënter besluiten nemen. De nieuwe werkwijze helpt daarbij door meer structuur en duidelijkere fases in het raadswerk.

2. Hoe ziet een raadsweek er straks uit? Het raadswerk vindt plaats op één vaste dag per week, van namiddag (vanaf 16 uur) tot avond. Je hoeft dus niet meer op meerdere losse avonden beschikbaar te zijn. Elk onderwerp is ‘één vergadering’. Er wordt samen gegeten en genetwerkt.

3. Voor welk vergadermodel is gekozen? Er is gekozen voor het namiddag- en avondmodel (scenario 3) waarin het raadswerk wordt geconcentreerd op één vaste dag per week, van namiddag tot avond. Dit model is ‘op maat gemaakt’ voor de Hoeksche Waard.

4. Hoe ziet een raadsdag er straks globaal uit? • •

Namiddag vanaf ca 16 uur: werkbezoeken, technische briefings, beeldvorming en vergaderingen van andere gremia Avond: oordeelsvorming en besluitvorming (hamerstukken, bespreekstukken, moties en amendementen)

5. Wat betekent het ‘continu model’? De behandeling van raadsvoorstellen is maatwerk en flexibel. Afhankelijk van het onderwerp wordt bekeken welke behandelstappen nodig zijn (beeldvorming, oordeelsvorming, bespreek/hamerstuk in besluitvorming). Soms zijn minder stappen nodig, soms meer. In het continu model kan je makkelijk een extra stap inplannen, zonder dat het onderwerp meteen een hele vergadercyclus opschuift. Snel als het kan, uitgebreid als het moet.

6. Hoe ziet het ‘continu model’ eruit? Het continu-model ziet eruit als een blokkenschema. Het is te vergelijken met een festivalprogramma. Het blokkenschema maakt vooraf duidelijk: • • • •

Welk onderwerp wordt behandeld Welk type bijeenkomst het is Wat het doel is Of actieve inbreng verwacht wordt

7. Wat verandert er aan beeldvorming? Beeldvorming wordt doelgerichter en kan verschillende vormen aannemen, zoals: • • • •

Technische briefings door eigen ambtenaren Werkbezoeken Rondetafelgesprekken met externe expertise Webinars of digitale toelichtingen Niet alle beeldvorming hoeft meer in formele vergaderingen plaats te vinden.

8. Hoe verandert de kwaliteit van het debat? Het debat wordt compacter en inhoudelijker. De vraag is niet meer “wat staat er in het stuk?” maar “wat vinden wij en anderen ervan? Wat moeten wij er over weten? Welke succesfactoren en/of voorwaarden zijn er?”.

9. Wordt de werkdruk hoger? De werkdruk wordt minder. Doordat alles op één vaste dag (namiddag en avond) plaatsvindt, is er minder versnippering over meerdere avonden.

10. Is er vaker een besluitvormende raad? Ja. Besluitvorming vindt verspreid plaats over de vaste raadsdagen. Er worden enkele korte besluitvormende raadsvergaderingen gepland om hamerstukken af te doen. Daarnaast zijn er een of twee langere besluitvormende vergaderingen, waarin over moties en amendementen kan worden gedebatteerd. Dit maakt de besluitvorming flexibeler.

11. Is er rekening gehouden met werk en privé? Ja. Door vaste dagen en betere planning weet je ruim van tevoren waar je aan toe bent. In het middagdeel worden geen onderwerpen gepland waar iedereen bij moet zijn. Eten kan samen met de andere raads- en commissieleden en anderen.

12. Moet ik overal bij zijn? Nee. Binnen je fractie verdelen jullie het werk. Je bent aanwezig bij onderwerpen die jouw portefeuille of fractie raken. De raadsmiddag en avond zijn ook de momenten om, als je niet aan het vergaderen bent, elkaar te ontmoeten, politiek af te stemmen met andere fracties of af te spreken met inwoners e.d.

13. Wordt de nieuwe werkwijze geëvalueerd? Ja, na tenminste één jaar met het nieuwe model gewerkt te hebben. De evaluatie wordt begeleid door een klankbordgroep uit de raad. Dit doen voorbeeldgemeenten ook.

14. Is dit lastig als je nieuw bent? In het begin is het wennen, maar de duidelijke structuur helpt juist om sneller je rol te vinden.

14. Wat is mijn rol in het slagen van dit model? Voorbeeldgedrag: voorbereiden, focussen op politieke keuzes en actief meewerken aan evaluatie en doorontwikkeling.

15. Waar kan ik terecht met vragen? Bij de griffie (Laurette en Cecile) en de leden van de werkgroep werkwijze raad (Vincent, Arnold, Brandon, Nathalie en Gert-Jan). Ook kun je via de griffie spreken met gemeenteraadsleden/burgerleden/griffie-medewerkers/griffiers van gemeenten die met soortgelijke modellen werken.

16. Wat als ik/aankomend raadslid niet kan op dinsdag? We leggen alle werkdagen voor in een enquête. De best passende dag voor de meeste mensen wordt gekozen als standaard vergaderdag.

17. Wat is het effect op partners? Belanghebbenden en inwoners: op meer tijden meer verschillende vormen van participatie, van formeel tot informeel. Organisatie en college: makkelijker plannen, kortere doorlooptijden waar mogelijk, minder piekdrukte rondom schriftelijke en politieke vragen, hierdoor minder politieke druk. Collegeleden kunnen meedineren, wat het informele contact en netwerken ten goede komt. Griffie: de griffie moet goed plannen, communiceren en strategisch adviseren, in eerste instantie aan de agendacommissie, die een belangrijke rol heeft in agendering. Partners en familie: van maximaal 4 avonden naar één namiddag en één avond. Fractieondersteuning: meer duidelijkheid. Fracties kunnen hun vergaderingen en fractiewerk naar eigen inzicht op de vaste dag plannen (voordeel: contact met andere fracties voor politieke afstemming, laagdrempelig) of op een andere dag.

18. Worden de vergaderingen opgenomen voor terugkijken? Ja, tenzij het om informeel contact gaat. Zie het voorbeeldrooster: hier zitten plenaire formele vergaderingen en informele momenten tussen.

19. Is dit nog te volgen voor inwoners? Communicatie maakt hier een nieuw plan voor.

------------------------------------Q&A – Aanvullend voor burgerleden 1. Is er aandacht voor vergoeding bij middagbijeenkomsten? Ja. De werkgroep adviseert expliciet om te kijken naar passende vergoedingen voor burgerleden bij deelname overdag, naast de vergoedingen voor de avond.

2. Wordt aanwezigheid bij alles verwacht? Nee. Net als bij raadsleden geldt: niet elk onderwerp vraagt aanwezigheid van iedereen. Fracties verdelen taken en woordvoerderschappen.

3. Hoe worden burgerleden meegenomen in de evaluatie? De ervaringen van burgerleden zijn belangrijk en worden betrokken bij de evaluatie na één jaar, onder begeleiding van de klankbordgroep.

3. Moet ik veel politieke ervaring hebben? Nee. Juist jouw frisse blik en inhoudelijke interesse zijn waardevol. Politieke afwegingen liggen primair bij de raadsleden.