Bijlage 3 Reactie op input fracties februari

Nadat het memo van de werkgroep in het Presidium is geweest, is het naar alle fracties gestuurd voor een eerste reactie, vragen en suggesties. De werkgroep heeft deze reacties verwerkt in het raadsvoorstel (waaronder door de toevoeging van diverse beslispunten) en hieronder van een reactie voorzien. Input 1

Vragen / suggesties Vergaderen vanaf 16.00 uur is lastig. Diverse reacties:  Lastig i.v.m. werk- en studieverplichtingen. 

Verwachtingen van kandidaatraadsleden om zich te melden voor de lijst waren op basis van oude vergaderstelsel.



Verzoek om middagdeel niet vullen met zaken die voor iedereen van belang zijn.

Reactie / hoe is deze verwerkt in raadsvoorstel Verwachting is dat gewenning helpt. Ervaringen bij andere gemeenteraden bevestigen deze verwachting. Daarbij helpt dat: - Middagactiviteiten nooit oordeelsvormend of besluitvormend zullen zijn. Dat maakt het makkelijker dat de middagactiviteiten door andere fractieleden worden waargenomen. - Er zal zo veel mogelijk worden opgenomen om later te kunnen terugkijken. Of er zal verslag van worden gedaan.

2

Mogelijk is andere dag dan dinsdag als raadsdag handiger.

Tot aan de zomer zal worden gewerkt met het huidige vergaderschema, aangevuld met de middagen en extra dagen. Hier zijn de huidige raads- en burgerleden al aan gewend. De kandidaat-raadsleden hebben ook rekening gehouden met de dinsdagen. Door in ieder geval tot aan de zomer de dinsdagen aan te houden is de overgang makkelijker. Op basis van een enquête wordt de keuze voor welke ‘vaste raadsdag’ rond de zomer opnieuw overwogen.

3

Te veel in één keer op de schop.

De werkgroep ziet dat inderdaad de wijziging van het vergadermodel ingaat op het moment dat de raad, college en griffie vernieuwen. Dit kun je zowel zien als een kans als een uitdaging. In de eerste maanden (april-mei) zal de stroom van nieuwe raadsvoorstellen nog niet groot zijn, wat ruimte geeft om

alle betrokkenen in het nieuwe systeem in te werken en te laten wennen. Daarbij helpen een debat- en voorzitterstraining. Er liggen daarnaast nu al plannen klaar om de transitie in praktische zin goed en snel vorm te kunnen geven. 4

Zijn we er aan toe? Het vergt ook flinke professionalisering, cultuurverandering en vergaderdiscipline van de raads- en burgerleden.

Er is een breed gedragen wens om te professionaliseren. Het is goed met elkaar te realiseren dat elke verandering begint met een besluit om ermee te starten, een eerste stap en het bereiken van het resultaat door gewoonweg te doen en onderweg te leren en bij te sturen. Niet alles zal bij iedereen in één keer goed gaan, maar door tijd te nemen zal het nieuwe vanzelf als een vanzelfsprekende realiteit gaan aanvoelen. Daarbij helpt: - Debat- en voorzitterstrainingen en andere opleidingsactiviteiten; - Begeleiding door een klankbordgroep uit de raad, die hierop een specifieke signalerende rol heeft. - Elkaar feedback geven en helpen/tips geven.

5

Vergoeding burgerleden

De middagvergadering zullen als aparte vergadering worden aangemerkt, zodat burgerleden hier een vergoeding voor kunnen krijgen.

6

Agendasturing is belangrijk voor de professionalisering. Agendasturing gaat verder dan het vergadermodel op zich. Het gaat om maatwerk in de aanpak van de raad in verschillende beleidsmatige vraagstukken en dossiers. Niet elk onderwerp vraagt dezelfde aanpak, dezelfde mate van betrokkenheid of hetzelfde tempo van besluitvorming. Bij de verdere uitwerking van o.a. de rol van de agendacommissie goed expliciet aandacht

Deze suggestie wordt omarmd en wordt in de uitwerking en samen met de nieuwe agendacommissie opgepakt. Bij de implementatie van dit vergadersysteem horen verschillende ‘vormen van beeldvorming’. Zie hiervoor bijvoorbeeld bijlage 2 van het Advies Werkgroep, van een andere gemeente.

te geven aan het type vraagstuk en de bijbehorende aanpak. Dat hoeft geen zwaar instrument te zijn, maar wel een bewust moment aan de voorkant waarin wordt bepaald:   

welke vorm van beeldvorming passend is, wie wanneer betrokken moet worden, en welk tempo van besluitvorming verantwoord is.

7

Verzoek om een voorbeeldplanning van een aantal cycli bij te voegen.

Deze zijn als bijlage 1 bij het Advies van de werkgroep bijgevoegd

8

Blokkenschema biedt maatwerk en flexibiliteit. Hoe borgen dat inwoners dit ook kunnen volgen en aanwezig zijn.

Communicatie is belangrijk. Online is de flexibiliteit in de agendering makkelijker te volgen: de module raadsstukken en openbare lange termijnagenda zal ook helpen. Voor de niet digitaal vaardige inwoner wordt in afstemming met communicatie een oplossing gezocht. Gedacht wordt aan ter inzage leggen van de actuele vergaderagenda in de servicepunten van de gemeente, bibliotheken e.d. en de mogelijkheid om telefonisch te informeren.

9

Liever niet elke week besluitvorming, maar 1x/mnd hamerstukken en 1x/mnd uitgebreid besluitvorming

Er zal niet elke week besluitvorming zijn. Er zal gestart worden met 1 tot 2x hamerraad per maand aan het begin van de avond en 1x per maand uitgebreid aan het eind van de avond. Mocht blijken dat dit te veel is, of een andere verdeling nodig is, kan snel bijgestuurd worden..