Bijlage 2b. Uitwerking Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (2 februari 2015)

Uitwerking van de Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (incl. de gevolgen van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen) 1. Aanleiding Het gezamenlijk collegeoverleg Hoeksche Waard bereikte op 18 oktober 2013 overeenstemming over de Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (hierna: de Nota, als bijlage 1 bijgevoegd). De Nota is eind 2013-begin 2014 door de raden besproken. De raden van Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen hebben de Nota vastgesteld. Door de raad van Binnenmaas is echter een amendement aangenomen (als bijlage 2 bijgevoegd). Kern hiervan is dat de Nota in onvoldoende mate concrete oplossingen bevat voor de in de afgelopen jaren geconstateerde tekortkomingen in het functioneren van GR’n. De raad neemt de Nota voor kennisgeving aan en draagt het college op om in overleg met de overige gemeenten tot een Nota Grip op verbonden partijen met concrete oplossingen en uitwerkingen te komen. Door de raden van Binnenmaas en Strijen is bovendien een motie aangenomen (resp. als bijlage 3 en 4 bijgevoegd) met als strekking dat diverse aanbevelingen in de Nota nog onvoldoende concreet zijn geformuleerd. Het college wordt verzocht tenminste de in de motie aangereikte handvatten aan de orde te stellen bij de nadere uitwerking.

Uitgaande van het in de Nota beschreven algemeen beleidskader (dat door geen van de raden ter discussie is gesteld) zal in de voorliggende notitie het Uitvoeringsplan (hoofdstuk 10 van de Nota) nader worden uitgewerkt. Hierbij komen ook de in het amendement en motie benoemde aspecten aan de orde. Ìn deze notitie zal in paragraaf 5 en 6 ook kort worden ingegaan op de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen die per 1 januari 2015 in werking is getreden. Gemeenten hebben tot 1 januari 2016 de tijd om indien nodig de bestaande regelingen hierop aan te passen. 2. Enkele opmerkingen vooraf Voordat we inhoudelijk op de uitwerking van de Nota ingaan, willen we graag drie zaken vooraf opmerken. Allereerst dient bedacht te worden dat de Hoeksche Waardse gemeenten in vele verbonden partijen participeren. Een verbonden partij kan bestuurlijke, beleidsmatige en financiële risico's voor de gemeente met zich meebrengen. De meeste verbonden partijen functioneren gewoon goed en hebben taken op het gebied van uitvoering en financiën op een goede wijze ingevuld. Met andere woorden: het is niet allemaal kommer en kwel met die verbonden partijen. Dat neemt niet weg dat als er een keer iets fout gaat bij een verbonden partij, dit vaak (grote) financiële gevolgen heeft voor de deelnemende gemeenten.

Ten tweede zouden wij er toch voor willen waken om niet door te schieten naar "controllitus": de onzekerheid en/of ontevredenheid willen reduceren door als maar meer governance en informatie. Immers we kunnen van alles afspreken en opschrijven, maar dat geeft geen absolute garantie dat er in de samenwerking met een verbonden partij nooit meer iets mis zal gaan. Tot slot merken wij op dat naast de structuur (vormgeving van governance) ook de relationele component belangrijk is voor een goede samenwerking met verbonden partijen. Verbonden partijen zijn een verlengstuk van de gemeenten. De algemeen en dagelijkse besturen van onze verbonden partijen worden veelal gevormd door onze eigen collegeleden, die elkaar overal tegenkomen. Het is goed om ook regelmatig stil te staan

1

bij de "zachte" kant van de samenwerking: identiteit van de deelnemende gemeenten, cultuurverschillen, persoonlijke relaties en wederzijds vertrouwen. Hierover zou bijvoorbeeld eenmaal per jaar een gesprek tussen de colleges en de gemeenschappelijke regelingen kunnen plaatsvinden. 3. Beleidsuitgangspunten Nota Uitgangspunt voor samenwerking in en met verbonden partijen is goed openbaar bestuur, door de Algemene rekenkamer vastgelegd in de volgende normen: - Transparantie Relevante informatie is voor belanghebbenden toegankelijk en begrotingen en jaarverslagen zijn deugdelijk.

-

Democratische verantwoording Er wordt publieke verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de inning, het beheer en de besteding van publieke middelen, over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het beleid en de behartiging van publieke taken, over de integriteit van de organisatie en over het “in control” zijn.

-

Effectiviteit en efficiency Het beleid is zorgvuldig voorbereid, uitvoerbaar en handhaafbaar, en de uitvoering van beleid is doelmatig en doeltreffend.

-

Vraaggerichtheid Beleid wordt gebaseerd op vragen vanuit de samenleving en sluit aan op behoeften en problemen. Publieke organisaties vertonen lerend vermogen.

Als integraal beleids- en beheerskader voor de sturing en het toezicht met betrekking tot bestaande en eventuele toekomstige participaties in verbonden partijen gaat de Nota uit van het governancemodel. Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. 4. Uitwerking van de Nota De Nota wordt in hoofdstuk 10 afgesloten met een Uitvoeringsplan. De daarin opgenomen acties worden hieronder nader uitgewerkt. Wij maken hiertoe gebruik van een checklist voor de bovengenoemde deelprocessen van governance (ontleend aan: Gemeente Governance, Handboek verbonden partijen, Twee voeten in één sok, Deloitte, mei 2006). Daarbij komen ook de aandachtspunten aan de orde die zijn benoemd in de door de raden van Binnenmaas en Strijen aangenomen motie. Onderstaand wordt aangegeven welke concrete acties op de onderscheiden deelprocessen worden uitgevoerd teneinde meer grip op verbonden partijen te krijgen. Per verbonden partij ontstaat dan een beeld van de mate waarin de governance op orde is en welke verbeterslagen nog te maken zijn.

Als de verbeteracties (in overleg met de betrokken verbonden partijen) zijn uitgevoerd, is de “harde” kant van grip op verbonden partijen zo optimaal mogelijk ingevuld. Daarmee wordt invulling gegeven aan het door de raad van Binnenmaas aangenomen amendement.

2

Thema STUREN Goed openbaar bestuur Besliskader nieuwe verbonden partijen Invullen door de gemeenten van kaderstellende rol t.a.v. verbonden partijen

Beïnvloedingsmogelijkheden

Conclusie in Nota

Vertaling in acties

Toepassing van de Code Goed openbaar bestuur van Min. BZK De criteria van het besliskader (bijlage F van de Nota) aanhouden Er wordt gekozen voor een actieve benadering. De gemeente geeft duidelijkheid over de doelen en kaders. Dit geldt niet alleen wanneer de taakuitvoering onder (financiële) druk komt te staan. Sturingskaders worden niet via privaatrechtelijke afspraken geëffectueerd behoudens ten aanzien van vennootschappen (en stichtingen)

Heeft de gemeente voldoende beïnvloedingsmogelijkheden

Verwijzing in Nota Hoofdstuk 3.2. 4.2 Bijlage F

1. Afspraken met en taken van de verbonden partij zijn formeel vastgelegd in bijv. de GR of een contract. 2. Het leveren van een bijdrage aan doelen van deelnemende gemeenten is als doel van de verbonden partij vastgelegd. 3. Er zijn afspraken gemaakt over meetbare prestaties en financiering van de activiteiten; 4. Er zijn afspraken gemaakt over verdeling van risico’s. 5. Er zijn afspraken gemaakt over beïnvloedingsmogelijkheden / bevoegdheden gemeenten om bij te sturen. 6. Er zijn afspraken gemaakt over kwalitatieve en kwantitatieve informatievoorziening. 7. Er zijn afspraken gemaakt over frequentie en aard van de overlegstructuren. 8. Er zijn afspraken gemaakt over verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 9. Er zijn afspraken gemaakt over een eventuele beëindiging van de deelneming aan de verbonden partij. 10. Er zijn afspraken gemaakt over de bevoegdheid van de gemeente om bestuurders te benoemen en te ontslaan. 11. De juridische bevoegdheden van de gemeente zijn op de juiste wijze vastgelegd.

Hoofdstuk 9.2.3.

12. Er zijn afspraken gemaakt over opzet, inhoud en frequentie van de rapportages. 13. Er zijn afspraken gemaakt over aan wie wordt gerapporteerd. 14. Er zijn afspraken gemaakt over inrichting en toetsing binnen de planning en control cyclus van de verbonden partij. 15. Er zijn afspraken gemaakt over een risicomanagement systeem. 16. Er zijn afspraken gemaakt over een stelsel van interne controlemaatregelen, de rapportage hierover en wie hiervoor verantwoordelijk is.

Hoofdstuk 9.3.1.

BEHEERSEN Risico’s en bedrijfsvoering

Scherper kijken naar de kwaliteit van het financiële instrumentarium van verbonden partijen en met die partijen afspraken maken over de periodieke doorlichting van de bedrijfsvoering

3

Thema

Conclusie in Nota

Vertaling in acties

Risico management

Escalatie

17. Er zijn afspraken gemaakt over wie financieel of bestuurlijk verantwoordelijk is als het mis gaat. 18. Er zijn afspraken gemaakt over het verdelen van risico’s. 19. Er zijn afspraken gemaakt over hoe er gehandeld moet worden als er doelen van deelnemers niet gehaald worden of financiële en andere risico’s zich dreigen te manifesteren.

TOEZICHT HOUDEN Rolconflicten en Geen Raadsleden in besturen van belangenverstren verbonden partijen te benoemen -geling

Verwijzing in Nota

Hoofdstuk 9.4.1.

Deze conclusie uit de Nota behoeft inmiddels enige nuancering. Op grond van de op 1 januari 2015 in werking getreden wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen is het namelijk bij een openbaar lichaam, dat uitsluitend is ingesteld door gemeenteraden, niet langer toegestaan dat leden van het college zitting nemen in het algemeen bestuur. In de loop van 2015 zal nader onderzocht worden op welke Hoeksche Waardse gemeenschappelijke regelingen dit van toepassing is

Binnen gemeenschappelijke regelingen naast AB en DB geen nieuwe besturingslagen creëren Bestuurders in gemeenschappelijke regelingen zijn alert op rolconflicten en belangenverstrengeling. Toezicht onafhankelijker organiseren

Toezicht op verbonden partijen onafhankelijker organiseren en onderzoeken hoe deze gestalte kan krijgen.

VERANTWOORDING AFLEGGEN Paragraaf verKwaliteit van de paragraaf verbonden

Hoofdstuk 9.4.2.

20. Er zijn integriteitsregels opgesteld, ook ten aanzien van de onafhankelijkheid van commissarissen en accountants. 21. Er zijn afspraken gemaakt over wel of niet een onafhankelijk toezichthouder (en indien wel, op welke wijze in te vullen). 22. Er zijn afspraken gemaakt over de taken en bevoegdheden van de toezichthouders. 23. Er zijn afspraken gemaakt over een deugdelijke informatievoorziening aan de toezicht-houder. 24. Er zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop de toezichthouders verantwoording afleggen. 25. Er zijn afspraken gemaakt over harmonisatie van de Paragrafen

Hoofdstuk 9.3.3, 6.5.4, 1.2, 8.3.(4) Hoofdstuk 3.3 7.4 8.4 9.4.1

Hoofdstuk

4

Thema

Conclusie in Nota

bonden partijen in de begroting

partijen in begroting en jaarrekening verder verbeteren. Afspraken maken over de wijze waarop kwaliteitsverbetering van de verantwoordingsinformatie door verbonden partijen wordt gerealiseerd.

SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTEN Kennis over verAfspraken maken over onderlinge spebonden partijen cialisatie en/of gezamenlijke inhuur Interne organsiatie Hoeksche Waard

Deugdelijke inrichting interne organisatie Uitbouwen initiatief Hoeksche Waard om de grip op verbonden partijen te verbeteren GESUBSIDIEERDE INSTELLINGEN Toezicht en verRelatief minder energie steken in de antwoording verantwoording en meer in de aansturing EVALUEREN EN ACTUALISEREN NOTA Evalueren uitvoering en implementatie Actualiseren nota

Vertaling in acties Verbonden partijen.

Verwijzing in Nota 2.2

26. Er zijn afspraken gemaakt over inhoud en opzet van de rapportages (kengetallen, doelmatigheid, rechtmatigheid). 27. Er zijn afspraken gemaakt over rapportage over uitkomsten van interne controles / interne audits. 28. Er zijn afspraken gemaakt over de informatieverstrekking aan externe toezichthouders. 29. Er zijn afspraken gemaakt over een evaluatiemoment van het functioneren van de accountant.

Hoofdstuk 8.5

30. Er zijn tussen de deelnemende gemeenten afspraken gemaakt over delen en borging van kennis over verbonden partijen

Hoofdstuk 9.3.2

31. Er is binnen de gemeenten een adequate verdeeling van taken en bevoegdheden beschreven. 32. Er zijn afspraken gemaakt over de uitwerking van een adoptiemodel

Hoofdstuk 8.6

Hoofdstuk 9.7.

De uitvoering en implementatie van de Nota verbonden partijen wordt na 2 jaar geëvalueerd. De Nota verbonden partijen wordt om de 4 jaar geactualiseerd.

5

5. Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen Op 1 januari 2015 is de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Specifiek bevat de wetswijziging de volgende zaken:  introductie van de bedrijfsvoeringsorganisatie  wijzigingen in de P&C-cyclus en versterking van de positie van de raden  enkele veranderingen in bestaande GR'en o Het bestuur van een openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan kan niet langer zelf besluiten tot uitbreiding van overgedragen bevoegdheden, voor zover de regeling die mogelijkheid nu biedt; o De constructie waarbij het aantal DB-leden identiek is aan dan wel een meerderheid vormt van het aantal leden van het AB is niet langer toegestaan (tenzij het een openbaar lichaam tussen burgemeesters van zes gemeenten of minder betreft) o Bij een openbaar lichaam, dat uitsluitend is ingesteld door gemeenteraden, is het niet langer toegestaan dat leden van het college zitting nemen in het AB De gemeenten hebben, indien nodig, tot 1 januari 2016 de tijd om de bestaande regelingen hierop aan te passen. Een eerste stap hiertoe is om per regeling te beoordelen of en zo ja welke wijzigingen op grond van de nieuwe wet moeten worden aangebracht. Voorgesteld wordt dit te combineren met de toets die op basis van de uitwerking van de Nota wordt uitgevoerd (zie hierna). 6.

Verdere procedure Via de bestuurlijk opdrachtgever wordt de voorliggende notitie ter vaststelling aangeboden aan het eerstkomende gezamenlijk collegeoverleg Hoeksche Waard (17 maart 2015) en vervolgens via de colleges ter kennisname aan de raden gezonden, als uitwerking van het eerder genomen besluit tot vaststelling van de Nota. Gelet op het door de raad van Binnenmaas aangenomen amendement adviseren wij het college van Binnenmaas om de raad voor te stellen de Nota als beleidskader vast te stellen en in te stemmen met de nadere uitwerking daarvan zoals in deze notitie is voorgesteld. Hiermee wordt bereikt dat er in de vijf gemeenten een gezamenlijk en eenduidig beleid wordt gevoerd ten aanzien van de verbonden partijen. Na vaststelling door de gezamenlijke colleges zal de daadwerkelijke toetsing van de aangegeven verbonden partijen plaatsvinden, zoals in paragraaf 3 is aangegeven. Dit zal worden gecombineerd met de check die op grond van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient te worden uitgevoerd.

De toets zal worden toegepast op de voor de Hoeksche Waard belangrijkste verbonden partijen:  GR SOHW  GR ISHW  GR RAD  GR RSD/WHW  GR Groenbeheer Hoeksche Waard  CV/BV Ontwikkelingsbedrijf Bedrijvenpark Hoeksche Waard  GR Primair Openbaar Onderwijs Hoeksche Waard  GR Ombudscommissie Hoeksche Waard  GR SVHW  GR Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid  GR Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid  GR Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid Deze toets zal in de eerste helft van 2015 worden uitgevoerd. Het resultaat daarvan zal in de tweede helft van 2015 worden vertaald in een integraal voorstel van wijziging van de gemeenschappelijke regelingen, waarin zowel de uitwerking van de Nota als de

6

gevolgen van de gewijzigde Wgr zijn opgenomen. Dit voorstel bevat concrete aanbevelingen per verbonden partij over de door te voeren wijzigingen en door wie en wanneer deze worden uitgevoerd. Op grond van de overgangstermijn van de gewijzigde Wgr dient hierover voor het eind van 2015 besluitvorming te hebben plaatsgevonden. Concreet ziet de planning er aldus uit: 1. Vaststelling van deze notitie in gezamenlijk collegeoverleg: 17 maart 2015 2. Notitie ter kennisname aan de raden aanbieden (in Binnenmaas de Nota en notitie ter vaststelling aanbieden): maart-april 2015 3. Toets van de regelingen aan de hand van de Nota en gewijzigde Wgr: 18 maart-1 juli 2015 4. Verwerking resultaten van de toets in concreet wijzigingsvoorstel per regeling: juli-oktober 2015 5. besluitvorming door colleges en raden over aanpassing van de regelingen: november-december 2015 Het spreekt voor zich dat de besturen van de betrokken regelingen nauw worden betrokken bij de voorbereiding van de eventuele wijzigingsvoorstellen. Nadat de raden met de voorgestelde wijzigingen hebben ingestemd kan het proces van uitvoeren en implementeren van de aanbevelingen in overleg en samen met de verbonden partijen worden opgepakt. Daarbij horen ook afspraken over de voortgangsbewaking van de realisatie van de actiepunten. Het SGHW wordt gevraagd bovenstaand te coördineren.

2 februari 2015

Bijlagen: 1. Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (vastgesteld door de raden van Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen) 2. Amendement raad Binnenmaas Nota verbonden partijen 3. Motie raad Binnenmaas uitwerking Nota verbonden partijen 4. Motie raad Strijen uitwerking Nota verbonden partijen

7