Bijlage 1 Nota beheer gemeentelijk vastgoed wp

Beleidsnota beheer Gemeentelijk vastgoed

Team Vastgoed

Maart 2021

Inhoud 1.

Inleiding ................................................................................................................................................................. 3 1.1 Inleiding .............................................................................................................................................................. 3 1.2 Leeswijzer ........................................................................................................................................................... 3

2.

Samenvatting ....................................................................................................................................................... 3

3.

Doelen en afbakening ........................................................................................................................................ 4 3.1 Doelstelling ........................................................................................................................................................ 4 3.2 Afbakening ......................................................................................................................................................... 4 3.3 Doelgroepen ...................................................................................................................................................... 4 3.4 Overgangsjaar ................................................................................................................................................... 4

4.

Spelregels ............................................................................................................................................................. 6 4.1 Algemeen ........................................................................................................................................................... 6 4.2 Onderhoud ......................................................................................................................................................... 6 4.3 Nieuwbouw en renovatie ................................................................................................................................ 8 4.4 Leegstandsbeheer ............................................................................................................................................ 8 4.5 Duurzaamheid, circulariteit en klimaatadaptie .......................................................................................... 8

Bijlage 1: Inventarisatie gemeentelijk vastgoed ................................................................................................. 10

2

1. Inleiding 1.1 Inleiding Per 1 januari 2019 zijn de vijf gemeentes in de Hoeksche Waard samen gevoegd tot één gemeente. De voormalige gemeenten hadden ieder een eigen visie op het beheren van vastgoed. Hierdoor zijn er momenteel nog geen eenduidige regels met betrekking het beheer van gemeentelijke vastgoed vastgesteld. Deze nota beschrijft de beleidsmatige uitgangspunten waarop het geharmoniseerde beheer van het vastgoed van de Gemeente Hoeksche Waard professioneel en rechtmatig worden ingevuld.

1.2 Leeswijzer In hoofdstuk 2 van deze beleidsnota beheer gemeentelijk vastgoed is een samenvatting van de nota opgenomen. Hoofdstuk 3 geeft weer wat de reikwijdte is van deze nota met de doelstelling en doelgroepen. In hoofdstuk 4 zijn de spelregels betreffende de uitvoering van het beheer van gemeentelijk vastgoed opgenomen. In bijlage 1 bij deze beleidsnota zijn de op 1 januari 2021 in eigendom zijnde gemeentelijke objecten opgenomen met daarbij de huidige beheerder en exploitant benoemd. Deze lijst is uiteraard dynamisch en afhankelijk van mogelijke aan- en verkopen of keuzes die gemaakt worden over beheer en exploitatie.

2. Samenvatting De Beleidsnota beheer gemeentelijk vastgoed is een handvat om te komen tot professioneel vastgoedbeheer waarbij de gemeentelijke doelstellingen de uitgangspunten zijn. De doelstelling van deze nota is het optimaliseren en uniformeren van het beheer van gemeentelijk vastgoed. In deze beleidsnota beheer gemeentelijk vastgoed wordt vooral ingegaan op de manier van onderhouden en beheren van gemeentelijk vastgoed. Hierbij worden de beleidskaders op gebied van duurzaamheid gevolgd. Verduurzamen is één van de speerpunten van het hoofdlijnenakkoord 2019-2022 van de gemeente Hoeksche Waard. Uitgangspunt van de nota is het uniformeren van het beheer met eenduidige beleidsregels, waarbij toegewerkt wordt naar de situatie dat het gemeentelijk vastgoed bij één beheerder en exploitant wordt ondergebracht. Bres Accommodaties b.v. is vanwege de operational excellence een mogelijkheid, maar ook het beheren en exploiteren door de gemeente zelf, een combinatie van beiden of het beheer en exploitatie via een aanbestedingsprocedure in de markt zetten is een optie. Vanaf vaststelling van deze nota wordt in nieuwe situaties uitgegaan van het gestelde in deze nota. Voor de bestaande situaties wordt 2021 ( en mogelijk een deel van 2022) gezien als overgangsjaar.

3

3. Doelen en afbakening 3.1 Doelstelling De doelstelling van deze nota is het optimaliseren en uniformeren van het beheer van gemeentelijk vastgoed. Deze beleidsnota vervangt alle plannen van de voormalige gemeenten in de Hoeksche Waard.

3.2 Afbakening De uitgangspunten in de nota betreffen het gemeentelijk vastgoed dat in eigendom is van de gemeente Hoeksche Waard. In bijlage 1 is een lijst met gemeentelijk vastgoed opgenomen dat volledig in eigendom is van de gemeente Hoeksche Waard. Hierop is één uitzondering: Sporthal en zwembad Strijen zijn eigendom van de sportstichting Strijen. Deze locatie valt wel onder deze nota beheer gemeentelijk vastgoed. De lijst gemeentelijk vastgoed (bijlage 1) is dynamisch en kan door verkoop of aankoop, het aangaan van opstalrechten of erfpacht rechten wijzigen. Belangrijk is dat de kadastrale registers het uitgangspunt zijn bij het bepalen of het vastgoed eigendom is van de gemeente Hoeksche Waard of niet. Onder vastgoed wordt in dit kader geen ongebouwde gronden verstaan. Grondexploitatie en pachtgronden vallen niet onder deze nota. Ook onroerende zaken in de openbare buitenruimte, zoals bijvoorbeeld civieltechnische kunstwerken of trafo’s vallen niet onder deze nota. Evenals gebouwen/opstallen die door derden op gronden van de gemeente zijn gebouwd en waarvoor een opstalrecht is gevestigd. De huisvesting van scholen en buitensportaccommodaties vallen eveneens buiten de reikwijdte van deze nota. Voor scholen is afzonderlijke regelgeving van toepassing. Deze regelgeving kunt u vinden in de nota onderwijshuisvesting.

De uitgangspunten bij vastgoedbeheer zijn de gemeentelijke doelstellingen. Hierbij moeten wel de wettelijke vereisten worden gehanteerd. Deze beleidsnota geeft de kaders weer waarbinnen het college uitvoering geeft bij het beheer van gemeentelijk vastgoed. De keuzes over het gebruik van vastgoed worden in een later stadium vastgesteld in de keuzenota beleid accommodaties voor maatschappelijke activiteiten. Het al dan niet in eigendom houden van vastgoed en het onderzoeken van mogelijkheden om vastgoed van derden te gebruiken, wordt verder uitgewerkt in het Integraal Accommodatie Plan en is ook geen onderdeel van deze beleidsnota.

3.3 Doelgroepen Gemeentelijke Vastgoed wordt ingezet ter ondersteuning van het behalen van beleidsdoelstellingen door het huisvesten van maatschappelijke organisaties en verenigingen en het bieden van huisvesting voor de gemeentelijke organisatie.

3.4 Overgangsjaar In april 2020 is de startnotitie “vastgoed op orde” vastgesteld door de raad. In februari 2021 is middels een raadsinformatiebrief de planning van het project ‘vastgoed op orde’ aangepast. De planning bestaat uit meerdere stappen: 1. Inventarisatie; 2. Beleidsnota beheer gemeentelijk vastgoed; 3. Uniformeren beheer en exploitatie gemeentelijk vastgoed;

4

4. Keuzenota beleid accommodaties voor maatschappelijke activiteiten; 5. Integraal Accommodatie Plan (IAP). In deze nota beheer gemeentelijk vastgoed (stap 2) wordt ingegaan op de beheersituatie, zoals deze in een gemeentelijke vastgoedportefeuille zou moeten zijn ongeacht wie de beheerder en exploitant van het vastgoed is. Vanaf vaststelling van deze nota wordt in nieuwe situaties uitgegaan van het gestelde in deze nota. Voor de bestaande situaties wordt 2021 en een deel van 2022 gezien als overgangsjaar. De keuze voor een beheerder en exploitant van het gemeentelijk vastgoed wordt in een later stadium ( stap 3 uniformeren beheer en exploitatie gemeentelijk vastgoed) onderzocht. De afwegingscriteria om te komen tot een beheerder en exploitant zijn als volgt: 1. Welke invloed heeft de gemeente na gunning op de inzet van haar maatschappelijk vastgoed in het kader van het maatschappelijk belang 2. Wat is de operational excellence 3. Wat zijn de personele consequenties 4. Wat is het juridisch kader (rechtmatigheid) 5. In welk tijdsbestek kan de beheervariant worden gerealiseerd 6. Wat zijn de financiële consequenties voor de gemeente

5

4. Spelregels 4.1 Algemeen Het in eigendom hebben van vastgoed is geen doel op zich. Het beleggen in vastgoed is immers geen kerntaak van de gemeente. Inhoudelijke doelstellingen kunnen vaak ook bereikt worden door de inzet van vastgoed dat niet in eigendom is van de gemeente, bijvoorbeeld vastgoed in eigendom van particulieren of van de eindgebruiker zelf. De behoefte aan maatschappelijk vastgoed zal primair blijken uit het integraal accommodatieplan. Op basis daarvan kunnen conclusies worden getrokken over toevoegen of afstoten van maatschappelijk vastgoed. De huidige vastgoedportefeuille is het uitgangspunt. Die bestaat momenteel uit 113 gebouwen (meer details zie bijlage 1). Dit zijn onder andere sportaccommodaties, buurt- en wijkcentra, culturele gebouwen en gebouwen voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Deze gebouwen zijn in eigendom van de gemeente met uitzondering van sporthal en zwembad Strijen. Deze locatie is in eigendom bij de sportstichting Strijen. Belangrijk is om bij het beheren van de gemeentelijke vastgoedportefeuille uit te gaan van doelmatigheid en rechtmatigheid.

4.2 Onderhoud Het gemeentelijk vastgoed wordt op een planmatige wijze onderhouden. Het onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed is er op gericht de gebouwen in de gewenste conditie te brengen en te behouden, achterstallig onderhoud te voorkomen en vroegtijdig inzicht te hebben in de noodzakelijke instandhoudingskosten over een langere periode. Hierdoor wordt de kans op storingen beperkt en kunnen tijdig maatregelen worden genomen om in de financiering te voorzien. Geambieerd onderhoudsniveau Bij het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen wordt gestreefd naar de handhaving van een sober en doelmatig kwaliteitsniveau. Het minimaal gewenst onderhoudsniveau komt overeen met conditiescore 3 van de Nederlandse norm ‘Conditiemeting gebouwde omgeving’ (NEN 2767). Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende typen gebouwen. Zo is het gestreefde kwaliteitsniveau van bijvoorbeeld een gemeentehuis gelijk aan een wijkgebouw of binnensportaccommodatie. Conditiescore 3 houdt in: Bouw- en installatiedelen vertonen plaatselijk gebreken aan afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies. Een enkel probleem met vocht en tocht kan het gevolg zijn. Het functioneren van de installaties kan een enkele keer worden verstoord. De gebreken hebben geen invloed op het functioneren van het bouw- of installatiedeel. Het bedrijfsproces wordt niet geschaad.

Gebreken, in de vorm van verwering e.d., kunnen plaatselijk tot regelmatig voorkomen. Regelmatig kunnen goed uitgevoerde en duurzame reparaties worden vastgesteld. Ook kunnen plaatselijk reparaties met minder geschikte middelen zijn uitgevoerd. Een bouw- of installatiedeel kan in zijn geheel een zichtbare vuilaanslag vertonen. Ten aanzien van het totale gebrekenbeeld wordt de technische staat als redelijk gekwalificeerd. De kwaliteit van de toegepaste materialen en/of gebreken in ontwerp, detaillering en uitvoering speelt hierin een rol van betekenis. Alle gemeentelijke gebouwen moeten voldoen aan de constructieve veiligheidseisen en overige wettelijke veiligheidseisen (bijvoorbeeld met betrekking tot brandveiligheid, veilige elektrische

6

installaties en legionellapreventie). Daarnaast moet tijdig conserverend onderhoud gepleegd worden om achteruitgang van de geambieerde kwaliteit te voorkomen, bijvoorbeeld door het schilderen van houten delen ter voorkoming van houtrot. Bij het beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen wordt gestreefd naar de handhaving van een “sober en doelmatig” kwaliteitsniveau Voor de gebouwen die op de nominatie staan om op korte termijn te worden afgestoten en/of gesloopt, geldt dat deze in afwachting daarvan alleen met de hoogst noodzakelijke maatregelen in stand worden gehouden. Bij deze gebouwen wordt op minimale wijze aan onderhoud gedaan. Het onderhoud aan deze gebouwen is voornamelijk gericht op repareren in plaats van vervangen en wordt veelal op ad-hoc wijze uitgevoerd. Meerjaren onderhoudsplannen Het onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed wordt uitgevoerd op basis van meerjaren onderhoudsplannen (MJOP’s). Het MJOP is een vertaling van de gewenste kwaliteit naar noodzakelijke onderhoudsactiviteiten en daarvoor benodigde budgetten, ingepland over meerdere jaren. De planhorizon van de meerjaren onderhoudsprognose bedraagt 30 jaar. De MJOP’s worden met een cyclus van 4 jaar, aan de hand van onderhoudsinspecties/genormeerde conditiemetingen conform NEN 2767, geactualiseerd.

In overeenstemming met de notitie materiele activa van de Commissie BBV wordt in het MJOP onderscheidt gemaakt in groot onderhoud en klein onderhoud. Groot onderhoud Definitie van groot onderhoud volgens de Commissie BBV: Uitvoering van correctieve maatregelen, als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen. Groot onderhoud dient zich in de regel aan, is daarom vaak gepland, is veelal ingrijpend van aard en betreft een groot of belangrijk deel van het object. Waar mogelijk worden groot onderhoudswerkzaamheden geclusterd. De kosten voor het groot onderhoud van de gebouwen fluctueren jaarlijks aanzienlijk. Om deze schommelingen in de jaarlijkse kosten in de exploitatie te voorkomen, wordt gebruik gemaakt van een voorziening ‘onderhoud gebouwen’. De kosten voor het groot onderhoud worden gedekt uit deze voorziening. Ieder jaar wordt er een gelijk bedrag (gemiddelde) in de voorziening gestort (gebaseerd op een scope van 10 jaar). Hierdoor worden de lasten van groot onderhoud in de exploitatie jaarlijks gelijkmatig verdeeld. Conform de nota ‘reserves en voorzieningen’ en artikel 44 van de BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, is voor het instellen van deze voorziening een actueel meerjarenonderhoudsplan noodzakelijk.

Klein onderhoud Definitie van klein onderhoud volgens de Commissie BBV: Preventieve maatregelen en dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Hierbij moet worden gedacht aan maatregelen die noodzakelijk zijn om het object blijvend naar behoren te laten functioneren of haar representativiteit te laten behouden. Klein onderhoud is het onderhoud dat vanaf het eerste of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Onder klein onderhoud valt het serviceonderhoud (veelal op basis van onderhoudscontracten) en nietgepland onderhoud dat voortkomt uit storingen, klachten en inspecties. Het niet-gepland onderhoud betreft regelmatig voorkomende (veelal kleine en eenvoudige) onderhouds-, reparatie- of vervangingswerkzaamheden die vaak onmiddellijk moeten worden uitgevoerd. Dit onderhoud heeft een minder voorspelbaar (en vaak dwingend) karakter.

7

Bij klein onderhoud wordt ook rekening gehouden met een bedrag voor klachtenonderhoud. De kosten klein onderhoud komen ten laste van de exploitatie. Verantwoordelijkheden onderhoud huurder en verhuurder Door het aangaan van actuele huurovereenkomsten waarin afspraken over onderhoud worden gemaakt, krijgen gebruikers van gemeentelijk vastgoed meer duidelijkheid over hun eigen verantwoordelijkheden. De gemeente zal nadrukkelijk in haar eigenaarsrol staan en de daarbij behorende verantwoordelijkheden professioneel en adequaat uitvoeren. Over de vorm van de huurcontracten zal bij het opstellen van het beleid accommodaties voor maatschappelijke activiteiten verder ingegaan worden. Onderhoudscontracten Voor veel gebouwen zijn onderhoudscontracten afgesloten, bijvoorbeeld voor jaarlijks onderhoud van cv-installaties en onderhoud en keuring van brandblusmiddelen. Gemeente Hoeksche Waard streeft er naar om voor installatie- en bouwdelen met een hoge risicofactor een onderhoudscontract af te sluiten. Dit geeft een vorm van dekking in aansprakelijkheid en biedt een zekere garantie op het blijvend functioneren van het installatie- of bouwdeel. Momenteel zijn de huidige onderhoudscontracten nog versnipperd, omdat deze door de 5 afzonderlijke gemeenten zijn opgesteld.

Wanneer er duidelijkheid is over de toekomstige beheerorganisatie moeten de contracten worden geclusterd en opnieuw worden aanbesteed. Kerktorens Gemeente is vanuit wettelijke kaders ook gehouden een aantal kerktorens te onderhoud waar de gemeente volgens de kadastrale registers geen eigenaar van is. Deze kerktorens staat niet vermeld in de bijlage inventarisatie bij deze beleidsnota, maar de gemeente zorgt wel voor het onderhoud van deze kerktorens. Het betreft hier in ieder geval kerktorens die dateren van voor 1 mei 1798. Bij kerktorens die dateren van na 1 mei 1798 wordt per situatie bekeken wie onderhoudsplichtig is.

4.3 Nieuwbouw en renovatie Een ruimtevraag kan leiden tot uitbreiding van de portefeuille door nieuwbouw. Gewenste functionele aanpassingen van een bestaand gebouw in de portefeuille kunnen leiden tot de renovatie van het gebouw. Bij zowel nieuwbouw als renovatie van een gebouw worden de wettelijke vereisten gehanteerd. Daarnaast spelen afwegingen op het gebied van duurzaamheid, circulariteit en klimaatadaptie daarbij een belangrijke rol en worden de vastgestelde beleidskaders gevolgd.

4.4 Leegstandsbeheer Regelmatig komt het voor dat gemeentelijk vastgoed leeg staat in afwachting van sloop, uitvoering van ontwikkelingen of verandering van beleidskeuzes. Om te voorkomen dat gebouwen in verval raken, worden gekraakt of anderszins vergaan (brand, vernieling etc.) zal bij leegstand langer dan 2 weken worden gekozen om een anti-kraakorganisatie het vastgoed te laten beheren. Per situatie zal worden onderzocht welke organisatie hiervoor geschikt is en wordt het inkoopbeleid van de gemeente gevolgd.

4.5 Duurzaamheid, circulariteit en klimaatadaptie We dragen met het beheren van gemeentelijk vastgoed bij aan het programma duurzaamheid. Verduurzamen, klimaatadaptie en circulariteit zijn belangrijke thema’s uit dit programma. Gemeente Hoeksche Waard heeft als ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn. Eind 2020 heeft de gemeenteraad dit nogmaals bekrachtigd met het vaststellen van het duurzaamheidsprogramma 2030.

8

Dit is een versnelling van het landelijke beleid dat in het Klimaatakkoord aangeeft te streven uiterlijk in 2050 energieneutraal (en aardgasvrij) te zijn. Een van de doelstelling onder Energieneutraal 2040 is de doelstelling om in 2030 zoveel mogelijk energieneutraal vastgoed in beheer te hebben. Naast het optimaal benutten van natuurlijke momenten voor vergaande verduurzaming, zijn voor het realiseren van de ambities aanvullende maatregelen nodig voor gebouwen die nog niet toe zijn aan vervanging of renovatie. Dit gaat verder dan de instandhouding van het vastgoed en betekent een versnelling en extra investeringen. De aanpak voor het verduurzamen van gemeentelijk vastgoed is maatwerk op gebouwniveau maar vraagt een integrale aanpak op portefeuille niveau. Niet alle gebouwen kunnen of mogen naar het gewenste niveau worden getild. Denk hierbij bijvoorbeeld aan monumenten. Om toch te zorgen voor het gewenste eindresultaat van de portefeuille kan het dus zo zijn dat er aan bepaalde gebouwen meer moet worden gedaan zodat dit compenserend kan werken binnen het geheel. Voor wat betreft circulariteit is de ambitie van de Hoeksche Waard om in 2050 100% circulair te zijn. Hiermee sluiten we aan bij de doelstelling van de rijksoverheid. Voor zover dat relevant is voor vastgoed, wordt aangesloten bij het nog vast te stellen (uitvoerings)beleid voor circulariteit.

Op basis daarvan zal bij ieder nieuwbouw-, of renovatieproject de mogelijkheden voor het toepassen van circulariteit worden onderzocht en afgewogen. In de Deltabeslissing Ruimtelijke Adaptatie (DPRA) is de ambitie vastgelegd om Nederland in 2050 klimaatbestendig en waterrobuust te hebben ingericht. In het DPRA staat geformuleerd hoe gemeenten, waterschappen, provincies en het Rijk aan deze ambitie invulling moeten gaan geven. Gemeente Hoeksche Waard heeft deze overgang al ingezet en werkt daarbij samen met Waterschap Hollandse Delta en de provincie Zuid-Holland. In de uitvoeringsstrategie van de gemeente is opgenomen dat er een plan gemaakt wordt om het eigen vastgoed klimaatadaptief te maken. Dit plan is er nog niet. Uiteraard is de inzet bij nieuwbouw en onderhoud om daaraan invulling te geven en zal na vaststelling van dit plan aansluiting worden gezocht bij vastgoedonderhoud en – projecten.

9

Bijlage 1: Inventarisatie gemeentelijk vastgoed

10