Bijlage 1 Informatiebeleidsplan IBP 2025-2028
Tekst van het document
Informatiebeleidsplan 2025-2028 In samenhang werken aan de digitale toekomst
1 november 2024
Samenvatting De wereld verandert door technologische ontwikkelingen razendsnel. We zijn constant met elkaar in verbinding en regelen onze dagelijkse zaken vanaf onze smartphone. Deze verandering, waarbij we steeds meer gebruik maken van digitale technologieën, heet de “digitale transitie”. De digitale transitie heeft ook in gemeente Hoeksche Waard een grote impact op bijvoorbeeld de economie, duurzaamheid, veiligheid, openbare ruimte en op de inclusieve samenleving. Kortom op onze manier van leven, leren en werken. De visie op de informatievoorziening (I-visie) “In samenhang werken aan de digitale toekomst” sluit hierop aan. Het informatiebeleidsplan heeft als doel om de ambities uit de I-visie in de komende vier jaar te realiseren. Daarnaast is het belangrijk dat invulling wordt gegeven aan alle relevante wetgeving op dit terrein. Digitale technologie biedt tevens kansen voor de doorontwikkeling van de organisatie om de uitgangspunten uit het ”Organisatiemodel gemeente Hoeksche Waard” te faciliteren, zoals duidelijke sturing, monitoring, verantwoording en ambtelijke advisering Op basis van zeven sporen is een aanpak uitgewerkt. In deze sporen zijn in totaal vijftien projecten opgenomen. Op basis van voortschrijdend inzicht kan het in het komende jaren nog noodzakelijk zijn om projecten toe te voegen, te schrappen of aan te passen.
In onderstaand figuur zijn de belangrijkste ambities, relevante wetgeving, de sporen en de projecten schematisch weergegeven. Bij elk project staat aangegeven aan welke ambities en wetgeving het project een belangrijke bijdrage levert.
Samen met de I-visie vormt dit informatiebeleidsplan 2025-2028 de basis voor de komende jaren. De aansturing vindt plaats vanuit een programmaorganisatie waarin naast informatiemanagement ook DIV, dienstverlening, fysiek, sociaal domein, HRM, CISO, PIV, Control en communicatie een belangrijke rol hebben. De directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever van het programma en bewaakt de samenhang met het organisatiemodel en het implementatieplan “Samen duidelijk doen”.
2 van 26
Inhoudsopgave 1.
Inleiding .......................................................................................................................................................... 4
2.
Visie op Informatievoorziening 2025-2028 ............................................................................................ 5
3.
Relevante wet- en regelgeving .................................................................................................................. 6
4.
Zeven sporen ................................................................................................................................................. 7 4.1
Digitale dienstverlening .............................................................................................................................. 7
4.2
Transparantie en vindbaarheid .................................................................................................................. 8
4.3
Datagedreven werken ................................................................................................................................. 9
4.4
Innovatie ....................................................................................................................................................... 10
4.5
Informatie architectuur ............................................................................................................................. 11
4.6
Data ethiek ................................................................................................................................................... 13
4.7
Informatieveiligheid ................................................................................................................................... 13
5.
Randvoorwaarden ...................................................................................................................................... 15 5.1
HRM ............................................................................................................................................................... 15
5.2
Communicatie ............................................................................................................................................. 15
5.3
ICT infrastructuur ....................................................................................................................................... 16
6.
Planning ........................................................................................................................................................ 17
7.
Financiën ...................................................................................................................................................... 18
8.
Aansturing .................................................................................................................................................... 20
9.
Tot slot .......................................................................................................................................................... 21
Bijlagen ........................................................................................................................................................................ 22 Bijlage 1: Overzicht wetgeving ........................................................................................................................... 22 Bijlage 2 : Digitaal samenwerken met ketenpartners ................................................................................... 24 Bijlage 3 : Verklarende woordenlijst ................................................................................................................. 25
3 van 26
1.
Inleiding 1.1
Aanleiding
De wereld van informatievoorziening verandert voortdurend, dankzij technologische ontwikkelingen, veranderende behoeften en nieuwe uitdagingen. We zijn constant met elkaar in verbinding en regelen onze dagelijkse zaken vanaf bijvoorbeeld onze smartphone. Deze verandering, waarbij we steeds meer gebruik maken van digitale technologieën, heet de “digitale transitie”. De digitale transitie biedt ook voor gemeente Hoeksche Waard kansen voor onder andere de economie, duurzaamheid, veiligheid en openbare ruimte. Kortom voor onze manier van leven, leren en werken. Het is belangrijk om onze informatievoorziening onder de loep te nemen en waar nodig aan te passen aan de ontwikkelingen en behoeften. Om deze uitdagingen in samenhang op te pakken is de visie op Informatievoorziening (verder: I-visie) 2025 – 2028, “In samenhang werken aan de digitale toekomst”, ontwikkeld. De visie borduurt voort op de I-visie 2020-2023 en is in lijn met het organisatiemodel en het implementatieplan “Samen duidelijk doen”.
1.2
Doel van het document
Het doel van het informatiebeleidsplan (verder: IBP) is onze visie op informatievoorziening te vertalen naar concreet beleid. Tevens biedt het IBP een kader voor het beheer, de beschikbaarheid en de beveiliging van informatie. En tot slot geeft het IBP voor de komende vier jaar richting aan de aanpak inclusief investeringen op de informatievoorziening.
1.3
Totstandkoming
Bij het opstellen van de bovenliggende I-visie is met een brede vertegenwoordiging gebrainstormd over de ambitie en wat de komende jaren nodig is om de ambitie te realiseren. Deze ambitie is vanuit het college en het directieteam verder aangescherpt. Het IBP is vervolgens in samenwerking met vertegenwoordiging uit de teams: PIV/CISO, DIV, Dienstverlening, Communicatie, HRM, Informatiemanagement en de Datatafel (datagedreven werken) opgesteld. In diverse sessies is uitgewerkt wat er nodig is om de ambitie uit de I-visie 2025-2028 te bereiken. Dit heeft geresulteerd in het IBP 2025-2028.
1.4
Leeswijzer
In dit informatiebeleidsplan is uitgewerkt hoe gemeente Hoeksche Waard de komende jaren haar ambities op het gebied van informatievoorziening gaat realiseren. In hoofdstuk 2 zoomen we in op de I-visie 2025-2028 en in hoofdstuk 3 op de impact van nieuwe wet- en regelgeving en ontwikkelingen op de informatievoorziening. In hoofdstuk 4 lichten we de zeven sporen uit de visie, de uitgangspunten en aanpak per spoor nader toe. In hoofdstuk 5 gaan we in op de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om de ambitie te realiseren, zoals HRM, Communicatie en ICT. In hoofdstuk 6 is de planning uitgewerkt en in hoofdstuk 7 de financiën. De aansturing van het programma staat beschreven in hoofdstuk 8 en tot slot het eindwoord in hoofdstuk 9. De bijlage bevat een overzicht en toelichting op alle relevante wet- en regelgeving, een aanvullende toelichting op digitaal samenwerken met ketenpartners en wordt afgesloten met een verklarende woordenlijst waarin technische begrippen kort zijn toegelicht.
4 van 26
2.
Visie op Informatievoorziening 2025-2028
Waar willen we voor gaan? Hoe ziet de informatievoorziening er in 2028 uit? Wat zijn onze ambities? Dit staat beschreven in de visie op Informatievoorziening (I-visie) 2025-2028, met als titel: “In samenhang werken aan de digitale toekomst”. De informatievoorziening is een essentieel onderdeel van onze dienstverlening aan inwoners, ondernemers en organisaties. Het is tevens de basis voor goede sturing, monitoring, verantwoording, advisering, communicatie, digitale samenwerking en besluitvorming. De informatievoorziening moet daarom betrouwbaar, eenvoudig, efficiënt, veilig, innovatief, klantgericht en toegankelijk zijn. Hiernaast staan de acht kernwaarden waarop onze visie op de informatievoorziening is gebaseerd. De i-visie is opgebouwd uit zeven verschillende, maar samenhangende, sporen. In onderstaande figuur zijn deze sporen weergegeven.
In de visie is de ambitie van gemeente Hoeksche Waard voor 2028 als volgt geformuleerd: In onze gemeente is... • de dienstverlening proactief, transparant en eenvoudig • informatie snel te vinden en te raadplegen • data een essentieel instrument bij sturing, monitoring en verantwoording • innovatie toegepast om de dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren • de informatiearchitectuur toekomstbestendig ingericht • data ethiek ingebed in onze organisatie • informatieveiligheid een vanzelfsprekendheid
De volledige I-visie 2025-2028, zowel de tekstuele vorm [link volgt na vaststelling] als de animatie(film), zijn te vinden via de link.
5 van 26
3.
Relevante wet- en regelgeving
Naast de ambitie zoals deze in hoofdstuk 2 staan beschreven moeten we voldoen aan Nationale- en Europese wet- en regelgeving op het terrein van dienstverlening, informatievoorziening en veiligheid & privacy. Deze wet- en regelgeving is in lijn met de geformuleerde gemeentelijke ambities en vullen elkaar goed aan. In onderstaande tabel is een opsomming (op chronologische wijze) van alle relevante wet- en regelgeving opgenomen en de wijze waarop dit in het Informatiebeleidsplan (IBP) is geborgd. Wettelijke project
Categorie
Jaar in werking 2018
Spoor IBP
Opmerking
Single Digital Gateway (SDG)
Dienstverlening
Digitale dienstverlening
Dienstverlening
Beoogd in 2024
Digitale dienstverlening
Dienstverlening
2024
Geen spoor in het IBP
Wet wordt in 3 fasen ingevoerd. Fase 1 is inmiddels afgerond. Europese verordening inclusief European Digital Identity Wallet Deze wet wordt vanuit de vakteams opgepakt
Electronic Identification and Trust Services (eIDAS 2.0) Wet aanpak meervoudige problematiek sociaal domein (Wams) Wet Modernisering Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) Proactieve dienstverlening
Dienstverlening Dienstverlening Informatievoorziening
1-1-2025
Digitale dienstverlening Digitale Dienstverlening Datagedreven werken
Informatievoorziening Informatievoorziening
2022
Informatievoorziening Veiligheid & privacy Veiligheid & privacy Informatievoorziening
Beoogd in 2025 2023 Beoogd in 2024 Beoogd in 2025
Transparantie en vindbaarheid Digitale dienstverlening Informatieveiligheid Transparantie en vindbaarheid
Network and Information Security directive (NIS2)
Veiligheid & privacy
Beoogd in 2025
Informatieveiligheid
Algoritme register
Veiligheid & privacy
Beoogd in 2025
Wet op de Artificiële Intelligentie (AI act)
Veiligheid & privacy
Beoogd in 2025
Data ethiek en Data gedreven Werken Data ethiek en Data gedreven Werken
Wet hergebruik Overheidsinformatie (WhO) Wet Open Overheid (Woo) Selectielijst e-mail bewaring VNG 2024 (i.h.k.v. de archiefwet) Vernieuwing Archiefwet (Archiefwet 2.0) Wet digitale Overheid (WdO) Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO 2.0) E-depot
Nog niet bekend 2015
2024
Transparantie en vindbaarheid Transparantie en vindbaarheid
Implementatie van deze wet is reeds in gang gezet Wetgeving is nu nog in de consultatiefase Wet implementatie open data richtlijn (Wiodr) is in juni 2024 gepubliceerd. Implementatie van deze wet is reeds in gang gezet Besluit van algemene strekking voor het bewaren van e-mails i.h.k.v. archiefwet Wordt zodra dit concreet is opgenomen in het IBP Wet wordt gefaseerd ingevoerd BIO 2.0 is de opvolger van de huidige BIO 1.4 Een deel van ons digitaal archief moet worden overgebracht (E-depot) Betreft een Europese richtlijn voor cyberveiligheid Nu nog vrijwillig, waarschijnlijk medio 2025 verplicht Deze EU Wetgeving wordt meegenomen in het project data ethiek
In bijlage 1 is elke wet kort toegelicht en is een link aanwezig naar meer achtergrondinformatie.
6 van 26
4.
Zeven sporen
De aanpak in de komende jaren is erop gericht om onze I-visie te realiseren, te voldoen aan alle landelijke Europese wetgeving (op dit terrein) en om de doelen uit het organisatiebrede implementatieplan “Samen duidelijk doen” te faciliteren. Aan de hand van zeven sporen zijn in totaal vijftien projecten benoemd. Op basis van voortschrijdend inzicht kan het in het komende jaren nog noodzakelijk zijn om projecten toe te voegen, te schrappen of aan te passen. Hierbij kan gedacht worden aan het vervangen van applicaties voor het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en het procesgericht werken. In dit hoofdstuk zijn voor elk van de zeven sporen de visie, uitgangspunten en aanpak kort uitgewerkt. Voor meer detail over de aanpak (projecten) wordt verwezen naar het uitvoeringsplan 2025-2028 waarin alle vijftien projecten zijn uitgewerkt.
4.1
Digitale dienstverlening
4.1.1 Visie Inwoners hebben zelfregie over hun dienstverlening doordat ze digitaal 24/7 zaken kunnen regelen. Hierbij is rekening gehouden met de verschillende behoeften, voorkeuren en vaardigheden van de diverse doelgroepen. Inwoners worden proactief benaderd, geïnformeerd en geadviseerd over hun rechten en plichten, maar ook bijvoorbeeld over mogelijke toeslagen, subsidies, wijkgerichte initiatieven, vergunningen en andere relevante informatie. We zijn in onze dienstverlening transparant over onze werkwijze, resultaten en verbeterpunten.
4.1.2 Uitgangspunten Met betrekking tot digitale dienstverlening hanteren we de volgende uitgangspunten: • Inwoners kunnen alle zaken online regelen via de website en/of MijnHW-omgeving. Ook het doen van specifieke meldingen waar aparte applicaties voor zijn, bijvoorbeeld in de buitenruimte, is mogelijk via de website en/of MijnHW -omgeving; • De online dienstverlening is 24/7 beschikbaar bijvoorbeeld door inzet van e-diensten voor de aanvraag van documenten of aangeven van een geboorte. • Digitale communicatie richting inwoners vindt plaats via MijnHW -omgeving én waar nodig aangevuld via de mijnoverheidberichtenbox; • Data(gedreven werken) wordt gebruikt om onze proactieve dienstverlening te realiseren, waarbij we gefaseerd gaan van informeren en adviseren van inwoners over bijvoorbeeld hun rechten naar actief aanbieden van dienstverlening. • Ontwikkelen van de digitale dienstverlening wordt samen in “community-verband” opgepakt met andere overheden en experts (zoals momenteel met de OWC1-community). • We betrekken inwoners actief bij de beoordeling van onze dienstverlening en communiceren transparant over aanpassingen in dienstverlening n.a.v. feedback of klantonderzoeken.
1
OWC betreft het Open WebConcept: Home | Platform OWC (openwebconcept.nl). Met het Open WebConcept ontwikkelen en bouwen gemeenten samen met marktpartijen digitale dienstverlening op basis van Common Ground. 7 van 26
4.1.3 Aanpak Om onze ambitie waar te maken, worden voor digitale dienstverlening drie projecten uitgevoerd: MijnHW: De gemeentelijke dienstverlening kan steeds meer digitaal aangevraagd worden. We willen onze inwoners en ondernemers meer zelfregie geven door de mijnomgeving (MijnHW) uit te bouwen tot volwaardig platform waar inwoners en ondernemers direct zaken kunnen regelen, statusinformatie van aanvragen en andere relevante informatie kunnen vinden. Om zodoende onze online dienstverlening te verbeteren en verbreden. Onze inwoners krijgen proactief online informatie over onderwerpen, waar zij nu zelf actief contact met de gemeente over zoeken. Data en dienstverlening: Behoeften en verwachtingen veranderen, om ons heen gebruiken organisaties data om gerichter klanten te informeren dan wel te verleiden tot “het gebruiken van een dienst”. Ook als gemeente willen we onze data beter benutten om de dienstverlening blijvend te verbeteren én proactief, (persoons)gericht aan te bieden. Europese wetgeving digitale dienstverlening: Ook in de komende jaren komen er vanuit Europese wetgeving weer nieuwe regelingen op ons af waaraan voldaan moet worden. Deze wetgeving heeft met name betrekking op het realiseren van een betrouwbare en veilige digitale dienstverlening voor alle inwoners van de EU.
Zodat iedereen op een veilige wijze gebruik kan maken van alle facetten van onze digitale dienstverlening.
4.2
Transparantie en vindbaarheid
4.2.1 Visie Onze medewerkers kunnen informatie snel en eenvoudig vinden en gebruiken en zijn digitaal zelfredzaam. Gemeente Hoeksche Waard is een open overheid die relevante informatie zoveel als mogelijk, en als wettelijk is toegestaan, actief openbaar maakt om hiermee het vertrouwen, de betrokkenheid en de samenwerking met onze inwoners, ondernemers en organisaties te versterken. In de visie zijn voor dit spoor de volgende belangrijke doelen geformuleerd:
4.2.2 Uitgangspunten Bij het realiseren van de in de visie benoemde doelen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • We kunnen snel en eenvoudig vanuit één zoekingang zoveel mogelijk verschillende databronnen van de gemeente integraal doorzoeken. • Onze medewerkers worden door de IT systemen goed gefaciliteerd in hun dagelijks werk. • Onze medewerkers zijn digitaal vaardig, zodat ze goed uit de voeten kunnen met onze IT systemen. • Onze medewerkers zijn op de hoogte van de vigerende veiligheidsregels en bijbehorende maatregelen. • Informatie is openbaar mits wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en er geen vertrouwelijkheid op de stukken rust. • De informatiehuishouding is op orde, waarbij zaakgericht werken de norm is, zodat informatie altijd conform de archiefwet wordt beheerd.
8 van 26
4.2.3 Aanpak Vanuit het spoor Transparantie & vindbaarheid worden vijf projecten uitgevoerd: Bewustwording en digivaardigheid: De digitale transformatie is onderdeel van de doorontwikkeling van onze organisatie. Binnen de hele organisatie moet het voor iedereen duidelijk zijn waarom digitale vaardigheden, het gebruik van kwalitatieve data en veiligheid/privacy belangrijk zijn voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Ook onze gemeentelijke afspraken omtrent het bewaren van email, zaakgericht werken, gebruik one-drive en het archiveren moeten bij iedereen bekend zijn. Dit sluit aan bij het uitgangspunt om al onze medewerkers digitaal vaardig te maken en te houden. HW Transparant: De Wet open overheid (Woo) moet ervoor zorgen dat onze inwoners, bedrijven en organisaties gemakkelijk onze gemeentelijke informatie kunnen vinden en dat deze goed wordt gearchiveerd. Gemeente Hoeksche Waard werkt door dit project aan een open overheid die relevante informatie zoveel als mogelijk, en als wettelijk is toegestaan, actief openbaar maakt om hiermee het vertrouwen, de betrokkenheid en de samenwerking met onze inwoners, ondernemers en organisaties te versterken. Zoeken en vinden: De gemeente beschikt over veel digitale informatie in meerdere datasystemen. De omvang van onze data neemt exponentieel toe.
Het wordt door deze hoeveelheid aan documenten en bestanden steeds lastiger om snel en efficiënt de juiste informatie te vinden. Geautoriseerde gebruikers, zowel intern als extern, moeten informatie kunnen ophalen uit verschillende bronnen. Hiervoor is het niet nodig dat de gebruiker van tevoren moeten weet welke informatie zich in welke bron bevindt. Daarom is er een behoefte om makkelijk, snel en eenvoudig te kunnen zoeken door de content in alle verschillende bronnen (mits je hiervoor natuurlijke geautoriseerd bent). E-depot: In de Archiefwet is het beheer van en de toegang tot overheidsinformatie geregeld. Daaronder vallen ook de verplichtingen om informatie na verloop van tijd te vernietigen of juist na verloop van tijd openbaar te maken. Eén van die verplichtingen is het overbrengen van (digitale) informatie naar een archiefbewaarplaats (e-depot). De gemeente moet uiterlijk in 2030 zijn aangesloten op een E-depot waar we dan onze digitale informatie (vanaf 2020) naar moeten overbrengen. De keuze voor een E-depot, en vervolgens het realiseren van de digitale aansluiting, vallen onder dit project. E-mail archivering: Het archiveren van e-mail zorgt voor een completere vastlegging van handelingen van de gemeente en beoogt zo transparantie en vindbaarheid van de informatiehuishouding.
In de praktijk is dit een uitdaging om te realiseren vanwege de bewerkelijkheid en de benodigde inspanning om e-mail op te slaan in het zaaksysteem. E-mail wordt onvoldoende bewaard en beheerd, waardoor het geen integraal onderdeel van de informatiehuishouding vormt. Vanuit dit project moet een oplossing komen om E-mail wél juist te bewaren en beheren.
4.3
Datagedreven werken
4.3.1 Visie Datagedreven werken is essentieel om inzicht te krijgen. We gebruiken data-analyses voor onze besluitvorming en verantwoording. Onze data is actueel en toegankelijk en wordt benut om de kwaliteit en efficiëntie van onze dienstverlening te verhogen. Zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie zet data-analyse structureel in bij hun werkzaamheden. Open data delen we met de samenleving. Hiermee versterken we het vertrouwen, de betrokkenheid en de samenwerking met inwoners, ondernemers en organisaties.
9 van 26
4.3.2 Uitgangspunten • Datagedreven werken versterkt de business bij de uitvoering van de processen en bij besluitvorming. • Op basis van data vindt sturing, monitoring, verantwoording en advisering plaats. • Data analyse zetten we structureel in om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de data te monitoren en verbeteren. • Er zijn afspraken over de noodzakelijke data kwaliteit. De data kwaliteit is de verantwoordelijkheid van de business/data-eigenaren. • De governance rondom datagedreven werken (zowel processen, verantwoordelijkheden als de samenwerking tussen de business en het datateam) is duidelijk beschreven en is voor iedereen duidelijk. • De data-geletterdheid en de analyse vaardigheden van de (medewerkers van) de organisatie is goed, zodat datagedreven werken onderdeel is van de werkzaamheden. • Alle open data delen we op een toegankelijke manier met de samenleving, ook in het kader van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (WhO). 4.3.3 Aanpak We voeren twee projecten uit binnen het spoor datagedreven werken: Data governance (sturen en borgen): De governance op data is nog onvoldoende ingericht in onze organisatie. Met dit project willen we dat de organisatie in staat is om daadwerkelijk kwalitatief goede data te fabriceren en te gebruiken in de dagelijkse werkzaamheden. Data analyse moet structureel worden ingezet bij onze sturing, monitoring en verantwoording.
Een goede datakwaliteit is hierbij randvoorwaardelijk en het is belangrijk dat de business zich verantwoordelijk voelt voor het opleveren van goede data (hoge datakwaliteit). Data voor de samenleving: Data Gedreven Werken is nu gericht op het bieden van informatie (uit data) t.b.v. de interne organisatie. Onze openbare data willen we ook rechtstreeks richting inwoners, ondernemers en organisaties ontsluiten. Het beschikbaar stellen van openbare informatie is ook een wettelijke verplichting uit de WhO. Naast transparantie is het doel hiervan dat dit de mogelijkheden tot overheids- en burgerparticipatie vergroot. Ook elders beschikbare open data (bv. vanuit CBS of andere monitors) kan daarbij als service via de gemeente ontsloten worden.
4.4
Innovatie
4.4.1 Visie Innovatie is belangrijk voor gemeente Hoeksche Waard om zich aan te passen aan veranderende tijden en toekomstige uitdagingen. Innovatie biedt ons tal van mogelijkheden om de informatievoorziening te verbeteren. Door bijvoorbeeld te experimenteren met kunstmatige intelligentie, robotisering en een virtuele weergave van de gemeente verbeteren wij onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Ook informeren wij onze inwoners over de risico’s van het digitale tijdperk, zoals nep-informatie. Gemeente Hoeksche Waard staat open voor nieuwe ideeën, experimenten en samenwerkingen om de informatievoorziening te vernieuwen en te verbeteren.
10 van 26
4.4.2 Uitgangspunten Bij het realiseren van de in de visie benoemde doelen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • De gemeente staat open voor nieuwe experimenten en leert van zowel successen als mislukkingen. Innovatie gaat vaak gepaard met risico’s, maar het is belangrijk om te experimenteren en te ontdekken wat wel en niet werkt. • De gemeente is een omgeving waarin medewerkers worden aangemoedigd om nieuwe ideeën te delen en te verkennen. • Innovatie gaat niet ten koste van het uitvoeren van onze primaire processen en dienstverlening. • Innovatieprojecten zijn flexibel van opzet (agile) en worden regelmatig geëvalueerd. Er is ruimte om de koers snel te wijzigen als dat nodig is. • Na afronding van een pilot project wordt, aan de hand van een nog vast te stellen proces, bepaald of en hoe het project eventueel naar structurele beheerfase wordt overgebracht. 4.4.3 Aanpak In dit spoor wordt er vanuit het project “Innovatie” gewerkt om een innovatiecultuur te creëren waarin medewerkers worden aangemoedigd om nieuwe ideeën te delen en te experimenteren. Er is een specifieke “omgeving” (innovatielab) waarbinnen onze medewerkers kunnen experimenteren met pilots en proeftuinen om nieuwe ideeën te testen voordat ze op grote(re) schaal worden geïmplementeerd.
Er zijn duidelijke doelen en kaders geformuleerd waaraan getoetst wordt voordat nieuwe innovatieprojecten gaan starten. Er is een centraal innovatiebudget beschikbaar waaruit een bijdrage kan komen om de projecten te financieren. Na afronding van de pilot projecten wordt aan de hand van een nog vast te stellen proces bepaald of en hoe het project eventueel naar structurele beheerfase wordt overgebracht. Belangrijke aandachtspunten zijn dan bijvoorbeeld het hebben van structurele middelen voor het beheer (licentiekosten, functioneel beheer e.d.), benoemen en vastleggen van het eigenaarschap en het uitwerken/vastleggen van de onderliggende werkzaamheden/procedures, uitrol (communicatie, instructie e.d.) naar de eventuele eindegebruikers.
4.5
Informatie architectuur
4.5.1 Visie In onze gemeente is de informatiearchitectuur leveranciersonafhankelijk, gebruikersgericht en toekomstbestendig ingericht. De architectuur maakt het mogelijk dat we eenvoudig kunnen samenwerken. Hierbij is zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van “Software as a Service” (SaaS) en open source oplossingen en wordt samengewerkt met andere overheidsorganisaties. De architectuur wordt minder complexiteit door het gebruik van zoveel mogelijk eenvoudige “plug and play” componenten en onze maatwerkkoppelingen zijn tot een minimum beperkt. Op basis van een eenvoudige en solide architectuur kan de gemeente goed regie voeren over al haar activiteiten op het terrein van de informatievoorziening.
11 van 26
4.5.2 Uitgangspunten Om de ambitie met betrekking tot de informatie architectuur te realiseren, hanteren we de volgende uitgangspunten: • De landelijke visie op Common Ground is uitgangspunt voor de inrichting van onze informatie architectuur. • We zijn zoveel als mogelijk leverancier onafhankelijk, geen vendor lockin. • Wanneer we zelf applicaties ontwikkelen doen we dat in community-verband, zoals met het Openweb Concept (OWC). Dit ontwikkelen gebeurt op basis van open source. • We maken gebruik van de landelijk ontwikkelde standaarden voor het koppelen van applicaties (api’s). • We streven naar een minimaal aantal applicaties, bij nieuwe initiatieven maken zo veel als mogelijk gebruik van bestaande applicaties. Specifiek voor de microsoft suite hanteren we het “microsoft-tenzij”-uitgangspunt. • We werken volgens een (nog te ontwikkelen) cloud strategie. • We prefereren standaardisatie boven maatwerk. • We kiezen voor Software as a Service (SaaS) in plaats van “on premise” applicaties. • Voor zowel de interne bedrijfsvoering als met ketenpartners wordt het platform M365 van Microsoft gebruikt om in samen te werken. Welke regels hierbij gehanteerd worden is uitgewerkt in bijlage 2.
4.5.3 Aanpak Voor de realisatie van de ambitie op informatie architectuur zijn de volgende twee projecten geformuleerd: Common ground: als gemeente willen we minder afhankelijk zijn van leveranciers, zodat we de beste functionaliteiten kunnen kiezen en combinaties kunnen maken tussen verschillende leveranciers. Daarnaast willen we kunnen innoveren en soepel in kunnen spelen op veranderingen. Tevens willen we een zo eenvoudig mogelijk landschap creëren dat goed te beheren is. De landelijke visie op Common Ground sluit daar feilloos op aan. Daarom willen gaan we in dit project ervaring op te doen met o.a. koppelen o.b.v. (standaard) api’s en data-opslag vanuit de common ground gedachte, te beginnen met de vth applicatie RX.mission, met focus op de MijnHW-omgeving, archivering- en besluitvormingsprocessen. Haal centraal en koppelvlakken: om alle ambities waar te maken is het noodzakelijk onze huidige informatiearchitectuur te vereenvoudigen, flexibeler en goedkoper te maken. Eén van de projecten die we hiervoor uitvoeren is het project “haal centraal en koppelvlakken”. In dit project zorgen we enerzijds dat wanneer we voor onze werkprocessen gegevens bevragen uit de landelijke basisregistraties (BRP, WOZ, BAG e.d.) we dit rechtstreeks bij de bron doen op basis van een gestandaardiseerde API.
En anderzijds dat we een eenduidige manier van koppelen/maken van koppelvlakken uitwerken en implementeren. Het aantal koppelingen groeit door de ontwikkelingen (zoals common ground) enorm en om het beheer van de koppelingen en de technische inrichting zo eenvoudig mogelijk te houden is een eenduidige aanpak noodzakelijk.
12 van 26
4.6
Data ethiek
4.6.1 Visie Wij zijn een betrouwbare, transparante en bewuste organisatie op het gebied van data ethiek. Hierbij laten wij onze inwoners en bedrijven op een transparante wijze zien dat wij hun data respecteren en beschermen, en dat wij ethische kaders hanteren bij het gebruik van algoritmes en bij de inzet van nieuwe technologie zoals het vliegen met drones en cameratechnologie. Digitale ethiek heeft een structurele positie in onze organisatie zodat dit onderwerp is ingebed in onze dagelijkse processen en structuren.
4.6.2 Uitgangspunten Binnen dit spoor moeten de uitgangspunten en kaders voor dit relatief nieuwe onderwerp nog worden ontwikkeld. Hierbij wordt zorgvuldig gekeken hoe andere overheden dit borgen en welke instrumenten hiervoor worden ingezet. 4.6.3 Aanpak Het project data ethiek heeft als doel om het verantwoordelijk en ethisch gebruik van data te waarborgen. Onze gemeente moet alert zijn op mogelijke vooroordelen in algoritmes en dataanalyse. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat beslissingen niet leiden tot discriminatie op basis van bijvoorbeeld geslacht, ras of sociaaleconomische status. Eén van de zaken die vanuit dit project wordt opgepakt is het realiseren van de wettelijke verplichting om een algoritme register bij te houden. Aanvullend wordt een kader geformuleerd en vastgesteld waaraan projecten en nieuwe innovaties ethisch getoetst kunnen worden.
4.7
Informatieveiligheid
4.7.1 Visie We zijn ons bewust van de gevaren op het gebied van informatieveiligheid en privacy. Hierin nemen we onze verantwoordelijkheid naar onze inwoners en ondernemers. In onze dagelijkse werkzaamheden is dit ingebed. We voldoen aan alle relevante wetgeving en normenkaders op dit terrein. Daarnaast is er draagvlak bij onze medewerkers voor de veiligheidsmaatregelen, mede omdat de maatregelen het werkplezier zo min mogelijk belemmeren. We zien de mens als een belangrijk onderdeel bij het wapenen tegen digitale onveiligheid. Daarom blijven we op dit terrein investeren in onze medewerkers zodat de organisatie zich bewust is van de steeds veranderende gevaren op gebied van informatieveiligheid en privacy.
13 van 26
4.7.2 Uitgangspunten • We voldoen aan alle vigerende wetgeving op dit terrein zoals de BIO 2.0, NIS2, AVG, WdO e.d. • Informatiebeveiliging is van iedereen. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van alle medewerkers, directie tot de bestuurders. Iedereen moet zich bewust zijn van de risico’s en bijdragen aan een veilige omgeving; • (Nieuwe) medewerkers zijn verplicht om een leerlijn informatieveiligheid te volgen welke beschikbaar is op onze online leeromgeving. • Er is een goede balans tussen de veiligheidsmaatregelen en de werkbaarheid. Hierbij blijven we de veiligheid garanderen, maar de opgelegde maatregelen zijn in de praktijk wel uitvoerbaar voor onze medewerkers. 4.7.3 Aanpak Belangrijk om de visie op informatieveiligheid te realiseren is het project Bewustwording en digivaardigheden zoals beschreven bij 4.2.3. Daarnaast wordt het project BIO 2.0 (incl NIS2) in dit spoor uitgevoerd. BIO 2.0 (inclusief NIS2): De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) beschrijft het basisniveau voor informatiebeveiliging binnen de Nederlandse overheid. Er is in 2023 een meting uitgevoerd waarbij de gemeente een score behaalde van 2,2 (maximale score is 5,0). Het doel is om eind 2025 op niveau 3,0 te zitten. Op dit niveau heeft de gemeente de verantwoordelijkheid geborgd voor de beveiliging van informatie in de keten waarin zij participeert.
14 van 26
5.
Randvoorwaarden 5.1
HRM
In 2022 en 2023 zijn met alle teammanagers en directeuren sessies gehouden om de teams in beeld te brengen met de methode van Strategische Personeelsplanning. Een van de cruciale kwaliteiten die zichtbaar werd is de “digitale vaardigheid”. Met de nieuwe I-visie wordt dit aspect voor de medewerkers nog belangrijker. Dit vraagt van medewerkers dat zij op dit terrein moeten blijven leren en (door)ontwikkelen. Het is belangrijk dat de gemeente hierop gaat sturen en voldoende ondersteuning en trainingsmogelijkheden aan de medewerkers biedt. Via de Hoeksche Waard Campus gaan trainingen aangeboden worden op bijvoorbeeld de volgende onderdelen: • Wetgeving en veiligheid: Zowel op het terrein van privacy (AVG), beveiliging (BIO/NIS 2.0), archief (Archiefwet) en transparantie (WOO) is er wetgeving waaraan de gemeente moet voldoen. Iedere medewerker moet zodanige kennis van deze wetten hebben dat bekend is wat wel en niet mag/moet in het dagelijks werk; • Werkafspraken: Zowel bestaande als nieuwe medewerkers trainingen aanbieden waarbij geleerd wordt hoe de gemeente digitaal (samen)werkt en welke afspraken hierbij van toepassing zijn.
Denk daarbij aan afspraken omtrent het bewaren van e-mail, zaakgericht werken, gebruik one-drive e.d.; • Digitale fitheid: Maken we gebruik van de goede en slimme dingen om ook in het digitale tijdperk fit te blijven? Denk aan het gebruik van bv sneltoetsen of aan het digitaal samenwerken in Microsoft Teams. Zowel bestaande als nieuwe medewerkers via het Hoeksche Waard Campus trainingen aanbieden waarbij geleerd wordt hoe je deze applicaties effectief kunt gebruiken. • Innovatie: Inspireren van medewerkers door de mogelijkheden van nieuwe innovaties onder de aandacht te brengen zoals bijvoorbeeld het gebruik van kunstmatige intelligentie in ons werk. Het is belangrijk dat alle onderwerpen niet als “los zand”, maar in onderlinge samenhang, worden aangeboden. Zo staat bijvoorbeeld de privacy niet los van transparantie, en zaakgericht werken niet los van de Wet open overheid e.d. Door samenhang aan te brengen wordt het voor medewerkers sneller duidelijk waarvoor het allemaal nodig is en ontstaat er overzicht (zie ook de paragaaf communicatie). Naast deze ondersteuning vanuit de Hoeksche Waard Campus is het ook zeker nodig om digivaardigheid als onderwerp meer “centraal” te zetten en onderdeel te maken van het dagelijkse werk.
Het gebeurt nog regelmatig dat leren voor medewerkers van ondergeschikt belang is bij hun dagelijkse werk en dat medewerkers een training of opleiding om die reden afzeggen. De teammanager heeft een belangrijke rol door hier actief op te sturen. Iedere drie jaar wordt ook een strategisch opleidingsplan opgesteld waarin grote thema’s voor de hele organisatie worden benoemd. In 2025 wordt gestart met de voorbereiding van het Strategisch opleidingsplan 2026 -2029. Het is noodzakelijk om in die voorbereiding de ontwikkeling van de digitale vaardigheden bij onze medewerkers mee te nemen.
5.2
Communicatie
De communicatie over de zeven sporen gaat in samenhang plaatsvinden. Echter ook het realiseren van deze zeven sporen is geen op zichzelf staand traject. De digitale transformatie is namelijk een onderdeel van de doorontwikkeling van onze organisatie. In de communicatie zal dit ook op deze wijze worden uitgedragen.
15 van 26
Organisatieontwikkeling: Voor de doorontwikkeling van onze organisatie is het organisatiemodel met implementatieplan “Samen duidelijk doen” opgesteld. De communicatie over dit organisatieplan is geen onderdeel van het IBP, maar heeft wel nadrukkelijke raakvlakken. Informatiebeleidsplan 2025-2028: De digitale transformatie en de bijbehorende zeven sporen wordt breed gedeeld in de organisatie en maakt deel uit van het kernverhaal. We zetten in op gefaseerde communicatie: informeren – enthousiasmeren – inspireren. We maken gebruik van de communicatielijn via directieteam naar teammanagers en vervolgens naar medewerkers. De teammanagers vormen een centrale rol in de verspreiding van de nieuwe visie en het sturen op de digitale vaardigheden van de medewerkers. We zorgen voor praktische tools die de teammanagers kunnen inzetten om de nieuwe visie uit te dragen (denk aan de animatie en een powerpoint presentatie). Daarnaast zorgen we voor het delen van de visie en bijbehorende artikelen. De gemeente laat zien wat de resultaten zijn van onze doorontwikkeling, en dus ook van de digitale transformatie. Die “parels en puzzels” (wat gaat goed en waar lopen we tegenaan) delen we op gezette tijden met de organisatie in de daarvoor gekozen middelen. Door regelmatig de goede voorbeelden te laten zien op een herkenbare manier, activeren we de organisatie dit voorbeeld te volgen.
De informatiemanager/het team informatiemanagement kan afzender zijn van dergelijke berichten, maar ook andere teams kunnen hun goede voorbeelden en successen laten zien.
5.3
ICT infrastructuur
Een goede ICT infrastructuur is randvoorwaardelijk voor het uitvoeren van de projecten in dit plan. De ICT-infrastructuur vormt de basis van de informatiesystemen van gemeente Hoeksche Waard. De keuze voor de juiste ICT-infrastructuur hangt af van verschillende factoren, zoals open source-opties, beschikbaarheid van Software-as-a-Service (SaaS), maatwerkvereisten, modulariteit en de behoefte aan fysieke apparatuur op locatie. Duurzaamheid en Circulariteit is hierbij een belangrijk uitgangspunt. We kiezen voor energiezuinige hardware en minimaliseren elektronisch afval. Daarnaast onderzoeken we mogelijkheden voor hergebruik van oude apparatuur. Ook is er aandacht voor continuïteitsmanagement Er is een concrete aanpak voor continuïteitsbeheer om ervoor te zorgen dat onze diensten altijd beschikbaar zijn, zelfs bij onverwachte gebeurtenissen. De komende jaren worden de volgende belangrijke projecten op het gebied van ICT-infrastructuur uitgevoerd (in bijlage 4 is een verklarende woordenlijst opgenomen waarin de technische termen zijn toegelicht): • Uitfaseren van de Citrix omgeving; • Migreren van de Oracle datawarehouse omgeving naar Azure Data platform; • Vervangen van lokale netwerkapparatuur; • Vernieuwen van complexe hardware in het lokale datacenter, zoals de servers; • Vervangen van software die nu nog lokaal in het datacenter staat door SAAS applicaties.
Deze projecten zijn vanwege hun technische ICT karakter niet ondergebracht in het IBP, maar zijn wel randvoorwaardelijk voor de realisatie van de projecten. Voor meer details over de technische projecten wordt verwezen naar het automatiseringsplan.
16 van 26
6.
Planning
In onderstaand figuur is de planning van de vijftien projecten weergegeven en is opgenomen of er voor het project een wettelijke verplichting geldt (deze zijn als eerste in de tabel opgesomd). Voor een nadere toelichting op de projecten wordt verwezen naar het uitvoeringsplan 2025-2028. Opgemerkt wordt dat de projecten enkel kunnen starten als er voldoende capaciteit en financiële middelen aanwezig zijn. Voor de lopende projecten (2024 in figuur) is dit geborgd. Zie voor meer detail ook hoofdstuk 7 financiën. Project
Categorie
Wetgeving
EU wetgeving dienstverlening MijnHW
Dienstverlening
HW transparant (Woo) E-mail archivering
Informatievoorziening Informatievoorziening Veiligheid & privacy Bedrijfsvoering
Wdo, WMEBV, Eidas 2.0, EU-wallet Wdo, Proactieve dienstverlening Woo
BIO 2.0 incl NIS2 Common Ground
Dienstverlening
Bewustwording & digivaardigheid Zoeken en vinden
Bedrijfsvoering
Data governance (sturen en borgen) Haal Centraal & koppelvlakken Innovatie-lab
Bedrijfsvoering
Data en dienstverlening
Dienstverlening
Data voor de samenleving
Dienstverlening
E-depot
Informatievoorziening Veiligheid & privacy
Data ethiek
Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Jaar 2024
2025
2026
2027
2028
Selectielijst E-mail bewaring, Archiefwet BIO 2.0, NIS2, AVG Archiefwet, BIO 2.0, AVG Archiefwet Proactieve dienstverlening Who Archiefwet Algoritme register, AIact
17 van 26
7.
Financiën
In onderstaande tabel is de financiële dekking uitgewerkt voor de reeds lopende projecten (2024) en voor de projecten welke in 2025 worden opgestart. Ten aanzien van de dekking voor de projecten zijn er de volgende aandachtspunten: • Voor het project MijnHW is de dekking nog niet volledig. Er is € 30.000,- beschikbaar vanuit Dienstverlening. Restant dekking mogelijk met reeds toegekende landelijke subsidies en uit het innovatie-budget; • Voor het project datagvovernance (sturen en borgen) is er nog geen dekking aanwezig. Omdat dit project invulling geeft aan de ambities van het organisatieplan is het nu opgenomen voor 2025. Indien er geen middelen beschikbaar zijn voor 2025 dan wordt in de perspectiefnota voor 2026 een aanvraag ingediend (projectstart in 2026). • Voor de overige projecten (niet in onderstaande tabel opgenomen), die in 2026 of verder starten, worden de extra benodigde middelen in de perspectiefnota voor 2026 aangevraagd (dit vindt plaats in 2025).
Project
Categorie
Wet en regelgeving
2024
2025
Budget / project
Toelichting
EU wetgeving dienstverlening
Dienstverlening
Wdo, WMEBV, Eidas 2.0, EU-wallet
Loopt dekking aanwezig
20.000
Dekking vanuit IM
60041673 -4351126
Softwarebudget
MijnHW
Dienstverlening
Wdo, Proactieve dienstverlening
Loopt dekking aanwezig
70.000
Dekking nog niet volledig toereikend: 30.000 vanuit DVL. Restant dekking mogelijk met reeds toegekende landelijke subsidies en uit het innovatiebudget
60029291 -4380100
BV dienstverlening / Digitale inclusie begroting 2024
HW transparant (Woo)
Informatievoorziening
WOO
Loopt dekking aanwezig
200.000
Dekking vanuit IM/ project Woo
60041673 -4351126
Softwarebudget
Bewustwording & digivaardigheid
Bedrijfsvoering
Archiefwet, BIO 2.0, AVG
start 2025
50.000
Dekking vanuit IM/ project Woo/ HRM/ Control
60041673 -4351126
Softwarebudget
E-mail archivering
Informatievoorziening
Selectielijst E-mail bewaring, Archiefwet
Loopt dekking aanwezig
20.000
Dekking vanuit DIV
60049251 -4380100
BV DIV
Zoeken en vinden
Bedrijfsvoering
Archiefwet
start 2025
100.000
Dekking vanuit IM
60041675 -4380100
Toekomstbesteding IM
BIO 2.0 incl NIS2
Veiligheid & privacy
BIO 2.0, NIS2, AVG
dekking vanuit control
50.000
Dekking vanuit control
+ n.t.b.
18 van 26
Data governance (sturen en borgen)
Bedrijfsvoering
-
start 2025
150.000
Dekking vanuit IM
Volgt
Volgt bij slotrapportage
Common Ground
Bedrijfsvoering
-
start 2025
25.000
Dekking vanuit IM
60041673 -4351126
flex p-budget/ strippenkaarten
Haal Centraal & koppelvlakken
Bedrijfsvoering
-
start 2025
50.000
Dekking vanuit IM
60041673 -4351126
flex p-budget/ strippenkaarten
Innovatie-lab
Bedrijfsvoering
-
start 2025
100.000
Dekking vanuit IM
Zodra goedgekeurd bij begroting 2025 volgt het nummer
* dit betreft enkel het bedrag voor de benodigde IT middelen
19 van 26
8.
Aansturing
Bij de aansturing van het programma zorgen we ervoor dat onderstaande aandachtsgebieden goed geborgd worden:
Het is belangrijk om vanuit verschillende invalshoeken en disciplines naar vraagstukken en oplossingen te kijken, zodat projecten in samenhang worden gerealiseerd. Disciplines die daarom in de governance worden opgenomen zijn: • Informatiemanagement (Informatiemanager, informatie architect) • Informatieveiligheid (CISO) • Privacy (PIV) • Dienstverlening (DVL) • Business (vertegenwoordiging vanuit enkele vakteams) • Documentaire informatievoorziening en archief (DIV) • Control (Controller) • Personeel (HRM) • Communicatie • Juridische Zaken (JZ)
De aansturing van de projecten vindt plaats door de projectleiders. Het bewaken van de samenhang en het sturen op een integrale planning is de verantwoordelijkheid van het programmateam onder aanvoering van de programmamanager. De directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever van het programma en zorgt voor de samenhang met het implementatieplan “Samen duidelijk doen”. De stuurgroep bewaakt het realiseren van de strategische doelstellingen en de voortgang van de sporen (hoofdlijnen), prioriteert indien nodig en is beslissingsbevoegd om besluiten te nemen zoals het verlenen van decharge e.d. Het programmateam en stuurgroep worden op specifieke inhoudelijke onderwerpen ondersteund door het integraal adviesoverleg waarin vertegenwoordigers uit de verschillende disciplines zitten.
20 van 26
9.
Tot slot
Dit informatiebeleidsplan 2025-2028 is één van de antwoorden van gemeente Hoeksche Waard op de ingrijpende invloed van de technologie op onze dagelijkse werk. Met dit plan leggen we een solide basis waarmee we de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en organisaties verbeteren en invulling geven aan het organisatiemodel met implementatieplan “Samen duidelijk doen”. Samen werken we aan een toekomstbestendige gemeente. We zijn ons ervan bewust dat de steun van het bestuur, de directie en de organisatie essentiële voorwaarden is voor het succes van dit programma. Daarom roepen we iedereen op tot een voortdurende inzet voor innovatie en verbetering, waarbij we de kansen die technologie biedt zoveel als mogelijk omarmen. Natuurlijk zijn er ook veel uitdagingen die we als organisatie (samen) moeten aangaan. Zo blijven we de privacy en veiligheid ook in de toekomst waarborgen en investeren we in het ontwikkelen van de digitale vaardigheden van onze medewerkers. Hoewel we met dit plan anticiperen op de nieuwe digitale ontwikkelingen is in onze bedrijfsvoering en dienstverlening het menselijk aspect ook in de toekomst een belangrijke factor. Dus het persoonlijk contact met de gemeente blijft voor onze inwoners en bedrijven mogelijk!
21 van 26
Bijlagen Bijlage 1: Overzicht wetgeving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese wet die de privacyrechten van burgers beschermt en verplichtingen oplegt aan organisaties (waaronder ook gemeenten) die persoonsgegevens verwerken. De AVG in het kort | Autoriteit Persoonsgegevens Algoritme register Een op termijn wettelijke verplichting (verplichting beoogd in 2025) om een register voor transparantie en verantwoording van algoritmen, die door de overheid worden gebruikt, op te stellen. Algoritmeregister voor de overheid Algoritmes - Digitale Overheid Archiefwet (Archiefwet 2.0) De huidige Archiefwet is verouderd en minder goed toe te passen op digitale informatie. Het kabinet heeft in november 2021 een voorstel voor een nieuwe Archiefwet ingediend. Nav hiervan is nu eerst een uitvoeringstoets uitgevoerd. Modernisering Archiefwet | VNG Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO 2.0) De BIO stelt normen voor informatiebeveiliging binnen de Nederlandse overheid. Baseline Informatiebeveiliging Overheid Cybersecurity - Digitale Overheid Electronic Identification and Trust Services (eIDAS 2.0) Deze EU-verordening regelt elektronische identificatie en vertrouwensdiensten in de digitale interne markt.
eIDAS 2.0 - Het herontwerp van digitale identiteit en handtekeningen in Europa | Blog (sproof.io) Network and Information Security directive (NIS2): Deze EU-richtlijn bevordert de beveiliging van netwerken en informatiesystemen. Consultatie Cyberbeveiligingswet/NIS2-richtlijn geopend | VNG Proactieve dienstverlening wet: Dit wetsvoorstel stelt UWV, de SVB en gemeenten in staat om op een proactieve manier hun dienstverlening aan te bieden. Ze kunnen onderzoeken wie vermoedelijk recht heeft op een uitkering of andere ondersteuning, maar hier nog geen gebruik van maakt. Overheid.nl | Consultatie Wet proactieve dienstverlening SZW (internetconsultatie.nl) Selectielijst e-mail bewaring VNG 2024 Deze selectielijst bepaalt welke e-mailberichten permanent bewaard moeten worden en welke na 7 jaar vernietigd mogen worden. Selectielijst e-mailbewaring vastgesteld | VNG Single Digital Gateway (SDG) De SDG geeft burgers en bedrijven toegang tot digitale overheidsdiensten in de Europese Unie via het portaal “Your Europe”. Het verwijst gebruikers door naar de juiste websites in verschillende lidstaten Voor informatie en procedures. Single Digital Gateway Single Digital Gateway - Digitale Overheid Wet aanpak meervoudige problematiek sociaal domein (Wams) Deze wet richt zich op het integraal aanpakken van complexe problemen in het sociaal domein.
Het bevordert samenwerking tussen gemeenten, zorginstellingen en andere betrokken partijen. brochurewams.pdf (vng.nl) Wet digitale Overheid (WdO) Deze wet regelt veilig en betrouwbaar inloggen bij de (semi-)overheid met elektronische identificatiemiddelen (eID). Ook stelt het open standaarden verplicht voor toegankelijkheid van overheidswebsites en apps. Wet digitale overheid Wet digitale overheid - Digitale Overheid
22 van 26
Wet hergebruik Overheidsinformatie (WhO) Deze wet regelt het hergebruik van informatie die bij met een publieke taak belaste instellingen berust. Gemeenten zijn op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) verplicht om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) | VNG Wet Modernisering Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) Door de WMEBV krijgen burgers en ondernemers het recht om digitaal met de overheid te communiceren. De gemeente moet de digitale kanalen aanwijzen die burgers en ondernemers daarvoor kunnen gebruiken. Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer aangenome | VNG Wet op de Artificiële Intelligentie (AI act) Deze wet reguleert het gebruik van kunstmatige intelligentie in Nederland. VNG position paper AI Wet Open Overheid (WOO) Deze wet verplicht overheidsorganisaties om informatie actief openbaar te maken, zodat burgers en anderen de overheid kunnen controleren. Het vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wet open overheid (Woo) | Rijksoverheid.nl
23 van 26
Bijlage 2 : Digitaal samenwerken met ketenpartners Visie In de I-visie 2025-2028 is als uitgangspunt geformuleerd dat de informatievoorziening van gemeente Hoeksche Waard de samenwerking en de uitwisseling van informatie tussen medewerkers, teams en organisaties goed moet ondersteunen. Functionaliteiten om goed te kunnen samenwerken zijn bijvoorbeeld een veilige chatomgeving, videobellen, delen van bestanden en het gezamenlijk werken in en aan documenten. Uitgangspunten In specifieke taakvelden wordt vaak gebruik gemaakt van een taakspecifieke applicatie waarin het (soms) mogelijk is om digitaal samen te werken. Wanneer er geen taakspecifieke applicatie wordt gebruikt, of wanneer de taakspecifieke applicatie hierin geen goede ondersteuning biedt, dan wordt voor zowel de interne bedrijfsvoering (binnen de gemeente) als met ketenpartners/organisaties het platform M365 van Microsoft gebruikt. Omdat interne medewerkers, die in dienst van de gemeente zijn, andere toegangsrechten tot gemeentelijke informatie hebben dan “externen” wordt een duidelijk onderscheid tussen beide groepen gemaakt. Indien er digitaal met externe (organisaties) zoals wijkteams, bedrijventerreinen, fractiemedewerkers, regionale samenwerkingsverbanden en private partijen e.d.
moet worden samengewerkt dan wordt er binnen de M365omgeving van de Hoeksche Waard een apart Team aangemaakt waarin alle benodigde personen (inclusief externen) toegang krijgen. De externe medewerkers worden hierbij in de M365 omgeving van de gemeente opgevoerd als “externe gast”. Hierdoor kan er tussen alle leden van het Team volledig digitaal worden samengewerkt (chatten, videobellen, bestanden delen e.d.), maar hebben deze personen geen toegang tot alle bestanden in de omgeving van de gemeente.
Randvoorwaarden om als gast aan de HW-omgeving te worden toegevoegd zijn de volgende: • Het gastaccount beschikt over eigen Microsoft account; • Het gastaccount beschikt over eigen Microsoft365 of Office licentie; • Het gastaccount conformeert zicht aan de veiligheidseisen van gemeente Hoeksche Waard zoals het inloggen op basis van multi-factor authenticatie; • Het gastaccount heeft geen toegang tot data met het label “organisatorisch”; • Het gastaccount kan geen data op zijn eigen device downloaden; • Het gastaccount wordt indien dit 90 dagen niet is gebruikt automatisch verwijderd. Met deze inrichtingsafspraken is het mogelijk om in onze beveiligde omgeving volledig digitaal met onze ketenpartners samen te werken zonder dat dit hiervoor ongewenste maatwerkinstellingen noodzakelijk zijn. Dit houdt het beheer van de M365 controleerbaar en kan de betrouwbaarheid en veiligheid gewaarborgd worden.
24 van 26
Bijlage 3 : Verklarende woordenlijst Algoritme: Een set instructies om geautomatiseerd een specifieke taak uit te voeren, vaak gebruikt in data-analyse en machine learning. Automatiseringsplan: Een strategie voor het (technisch) ICT beleid. Azure data platform: Een cloudplatform van Microsoft voor dataopslag en -analyse. Chatomgeving: Een digitale omgeving waarin gebruikers realtime kunnen communiceren via tekstberichten. Citrix: Een softwareplatform voor toegang tot virtuele desktops en applicaties. Common Ground: is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten. Data ethiek: Het ethisch gebruik van data, rekening houdend met privacy en andere (ethische) waarden. Datagedreven: Dit verwijst naar het nemen van beslissingen op basis van data-analyse en inzichten. Datageletterdheid: Dit is het vermogen om data te begrijpen, te analyseren en erover te communiceren. Het stelt mensen in staat om gegevens effectief te gebruiken voor besluitvorming Data governance: Het proces van het beheren, beschermen en controleren van data binnen een organisatie om de kwaliteit, integriteit en veiligheid te waarborgen. Device: Een apparaat, zoals een computer, smartphone of tablet, dat toegang biedt tot digitale diensten en informatie.
Digitale transitie: De ingrijpende verandering van activiteiten en processen in onze economie en maatschappij door digitalisering. Digitale transformatie: Het herontwerpen van bedrijfsprocessen en -modellen met behulp van digitale technologieën om efficiëntie, innovatie en klantwaarde te verbeteren. DIV (Documentaire Informatievoorziening): Het beheer van documenten en informatie binnen een organisatie, inclusief archivering en toegankelijkheid. E-depot: Een digitale opslagplaats voor duurzame archivering van digitale informatie. Governance: is een begrip dat gaat over besturen en beheersen van een organisatie, programma of proces en legt de verantwoordelijkheid vast. Hoeksche Waard Campus: Het online platform binnen gemeente Hoeksche Waard waarbij medewerkers van de gemeente online leerprogramma’s kunnen volgen. HRM (Human Resource Management): Het vakgebied dat zich binnen in een organisatie bezighoudt met het beheer van personeelszaken, werving, selectie, ontwikkeling en arbeidsvoorwaarden. ICT infrastructuur: De technische basis voor informatiesystemen en digitale communicatie binnen een organisatie. Informatie-architectuur: De structuur en organisatie van informatie binnen een organisatie. Informatiebeleidsplan: Een strategisch plan dat de visie vertaalt naar uitgangspunten en projecten/acties voor het beheer en gebruik van informatie binnen een organisatie.
25 van 26
I-visie (Informatievisie): Een strategisch plan dat de visie en doelen van de organisatie op het gebied van informatievoorziening beschrijft. Informatiebeveiliging: Het beschermen van informatie en IT-systemen tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken en andere risico’s. Innovatie: Het ontwikkelen en implementeren van nieuwe ideeën, producten of processen. Ketenpartners: Externe organisaties of partijen waarmee een organisatie samenwerkt om gemeenschappelijke doelen te bereiken. M365 (Microsoft 365): Een geïntegreerd pakket van productiviteitstools en -diensten van Microsoft, waaronder Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security. Multi-factor authenticatie: Een beveiligingsmethode waarbij gebruikers meerdere vormen van identificatie moeten verstrekken om toegang te krijgen tot een systeem. Office licentie: Een abonnement of licentie voor Microsoft Office-software, waaronder Word, Excel, PowerPoint en andere applicaties. Open source: Software waarvan de broncode vrij beschikbaar is voor iedereen. Open WebConcept: Met het Open WebConcept ontwikkelen en bouwen gemeenten samen met marktpartijen digitale dienstverlening op basis van Common Ground Organisatieontwikkeling: Het proces van het verbeteren van de prestaties, cultuur en structuur van een organisatie. Privacy: Het recht op bescherming van persoonlijke gegevens en het beheer van privacyrisico’s.
Proactieve dienstverlening: Het anticiperen op behoeften van gebruikers en proactief diensten aanbieden. SAAS (Software as a Service): Een model waarbij software via het internet wordt aangeboden en gebruikers toegang hebben tot applicaties zonder deze lokaal te installeren. Server: Een computer of systeem dat diensten verleent aan andere computers in een netwerk. Strategisch opleidingsplan: Een plan dat de opleidingsbehoeften van medewerkers identificeert en strategische doelen koppelt aan leer- en ontwikkelingsinitiatieven. Toegankelijke data: Data die voor iedereen beschikbaar is en zonder beperkingen of kosten kan worden gebruikt. Transparante overheid: Een overheid die open en eerlijk communiceert en verantwoording aflegt aan de samenleving. Zelfregie dienstverlening: Gebruikers hebben controle over hun eigen dienstverlening en kunnen zelf keuzes maken.
26 van 26