Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek inhuur

Gemeenteraad Hoeksche Waard

Postbus 2003 3260 EA Oud-Beijerland Bezoekadressen Kijk op www.gemeentehw.nl 14 0 186 | 088 - 647 36 47 info@gemeentehw.nl www.gemeentehw.nl

Onderwerp

Geachte leden van de raad,

Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek inhuur

Op uw verzoek heeft de Rekenkamer Hoeksche Waard een quick scan naar inhuur gedaan.

Datum

Heleen Poortvliet

De centrale onderzoeksvraag heeft de Rekenkamer als volgt geformuleerd: "Wat is het beleid van de gemeente Hoeksche Waard op het gebied van externe inhuur, wat is de samenstelling van inhuur bij de gemeente en hoe verhoudt zich dat tot andere gemeenten?"

Bijlage

In deze brief geven wij u, op uw verzoek, graag een reactie op dit rapport.

13 januari 2022

Contactpersoon

Ons kenmerk Z/22/128655

Het college heeft het rapport met belangstelling gelezen. Daarbij willen merken wij op dat de inhuur van personeel de afgelopen jaren aanzienlijk is geweest als gevolg van een flink aantal (moeilijk in te vullen) vacatures bij de start van de gemeente, de diverse harmonisaties die plaats moesten vinden als gevolg van de herindeling en niet in de laatste plaats de forse ambities van de raad. Middels deze brief geven wij graag een bestuurlijke reactie op het rapport waarbij we u een aantal punten voor willen leggen. De volgende punten leggen wij graag aan u voor: • definitie inhuur; • begroting ten opzicht van realisatie / manier van verantwoorden in de Hoeksche Waard; • de gebruikte referentie gemeenten / settelen van organisatie na herindeling. • Definitie inhuur Wij zijn een wendbare en moderne organisatie die met diverse noviteiten en uitdagingen te maken krijgt. Een wendbare en moderne organisatie is in staat om tijdig, snel, efficiënt en effectief te reageren op veranderingen in de omgeving. Hoe wendbaarder de organisatie, hoe beter de organisatie om kan gaan met de veranderende omgeving en dynamiek. De flexibiliteit van arbeid is daarin een belangrijke factor. Personeel moet op- en afgeschaald kunnen worden én kwalitatief wendbaar zijn. Belangrijk is daarbij een vaste bezetting die optimaal

Meer dan waard.

1/3

wordt benut en ontwikkeld in combinatie met flexibele vormen van arbeid zoals inhuur. Wij zijn toe aan een actualisering van ons inhuur begrip. We huren om diverse redenen externen in. Belangrijkste redenen voor externe inhuur zijn de vraag naar specifieke expertise op het moment dat deze gewenst is, tijdelijke benodigde capaciteit bij projecten, vervanging bij ziekte dan wel een expliciete keuze om taken uit te besteden. Het is de vraag of de kengetallen die we hanteren voor inhuur in onze begroting/jaarrekening nog passend zijn bij de inhuur/flexibele schil die we als moderne organisatie nodig hebben. Een paar overwegingen hebben we daarbij. • De kengetallen voor inhuur in onze begroting/jaarrekening zijn een uitvloeisel van de eindnotitie personeelsbegroting die in 2018 is opgesteld ter voorbereiding op de herindeling De uitgangspunten in de eindnotitie personeelsbegroting zijn de afgelopen 4 jaar niet geactualiseerd. • De arbeidsmarkt is in de afgelopen 4 jaar sterk veranderd. Er is nu sprake van een grote krapte op de arbeidsmarkt waardoor vacatures moeilijk in te vullen zijn en er vaker een beroep op inhuur wordt gedaan. Daar komt bij dat ook de kosten van inhuur door de krappe arbeidsmarkt stijgen. Dit is een landelijke trend.

• Het project strategische personeelsplanning, waarmee we in 2022 starten en wat doorloopt in 2023, levert een analyse op waarmee we gericht beleid / acties kunnen ontwikkelen om in-door-uitstroom van medewerkers (nog beter) te managen. Hiermee krijgen we ook meer inzicht in de gewenste en benodigde flexibele schil waardoor we in staat zijn om kwalitatieve doelstellingen te bepalen.

• Begroting ten opzichte van realisatie:/wijze van verantwoorden: In het rapport constateert de Rekenkamer terecht dat het inhuurpercentage dat wij bij voorgaande begrotingen gepresenteerd hebben (verplichte indicator bij het onderdeel “Algemene Dekkingsmiddelen”) afwijkt van het percentage inhuur dat wij in de jaarrekening verantwoorden. Dit is het gevolg van het feit dat het inhuurpercentage in de begroting is berekend door het inhuurbudget te relateren aan de totale loonsom, waarbij op voorhand géén rekening is gehouden met de vacatureruimte, ervan uitgaande dat alle vacatures in het begrotingsjaar zouden zijn ingevuld. Bij de jaarrekening verantwoorden wij uiteraard de werkelijk gerealiseerde inhuur(kosten). Aangezien de vacatures gedurende het jaar niet volledig zijn ingevuld, ontstaat een verschil tussen het geprognosticeerde inhuurpercentage en het werkelijk inhuurpercentage.

Meer dan waard.

Gezien de ervaringen uit de afgelopen jaren waarin is gebleken dat de vacatureruimte niet eenvoudig was in te vullen, zijn wij er in de begroting 2022 van uitgegaan dat de vacatureruimte primair wordt ingevuld door inhuur, waardoor het geprognosticeerde inhuurpercentage naar verwachting meer in lijn van het 2/3

werkelijke inhuurpercentage zal liggen. Wij komen hiermee tegemoet aan een belangrijk verbeterpunt uit het Rekenkamerrapport. Wij merken hierbij overigens op dat alle inhuur altijd heeft plaatsgevonden binnen de door de raad beschikbare budgetten. De budgetten voor de vacatureruimte zijn daarbij als dekking ingezet om de inhuur te bekostigen (dekken). • De gebruikte referentie gemeente / settelen van organisatie na herindeling: Wij constateren dat in het onderzoek de onderzoeksresultaten van onze gemeente vergeleken zijn met een vijftal referentiegemeenten. Ten aanzien van deze referentiegemeenten stellen wij vast dat alle gebruikte referentiegemeenten, net als gemeente Hoeksche Waard, weliswaar uit een herindeling zijn ontstaan, maar dat een aantal van deze gemeenten reeds een aantal jaren geleden zijn heringedeeld. Zo dateert de herindeling betreffende gemeente Meierijstad reeds uit 2017, gemeente Goeree-Overflakkee uit 2013 en gemeente Westland zelfs uit 2004. Het settelen van een organisatie na een herindeling kost tijd. Zo duurt het bij een (grotere) herindeling (zoals bij gemeente Hoeksche Waard) minimaal 5 tot 7 jaar om de organisatie “op orde” te brengen Ons inziens dient derhalve de nodige voorzichtigheid te worden betracht ten aanzien van deze benchmark/vergelijking.

Deze gemeenten zijn immers al vele jaren verder in het proces na de herindeling terwijl juist in de beginjaren van een herindeling extra inhuur noodzakelijk was omdat de formatie van de voormalige gemeenten, zowel kwantitatief als kwalitatief, vaak niet aansluit op de benodigde formatie van de nieuwe gemeenten. Als gevolg hiervan ontstaan bij de start van een herindelingsgemeente vaak een fors aantal vacatures die door middel van inhuur ingevuld dienen te worden. Daarnaast heeft er verloop plaatsgevonden omdat de grootte van de organisatie niet passend is. Doordat bij de referentiegemeenten de deze situatie inmiddels al opgelost is, zijn onze inhuurkosten hoger. Daarbij dient eveneens in ogenschouw te worden genomen dat op de huidige arbeidsmarkt sprake is van een unieke situatie waarbij sprake is van meer vraag dan aanbod naar arbeid waardoor vacatures zeer moeizaam zijn in te vullen en er druk staat op inhuurtarieven. Het komende jaar gaan we aan de slag met de punten uit het onderzoek die we herkennen.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van gemeente Hoeksche Waard B.W. Silvis-de Heer secretaris

A.P.J. van Hemmen burgemeester

Deze brief is digitaal goedgekeurd en daarom niet persoonlijk ondertekend.

Meer dan waard.

3/3