Beantwoording van Vragen PvdA Fractie onderzoek cultuur en samenwerking 23 nov 2022

PvdA fractie

Vragen Rapportage Samenwerking en cultuur binnen de Gemeente Hoeksche Waard

1. De aanleiding voor het onderzoek naar samenwerking en cultuur lijkt te zijn de diverse meldingen die de burgemeester ontving over een onveilige werksituatie, de onderzoeker heeft de onderzoeksopdracht geaccepteerd onder voorwaarde dat er een bredere invalhoek mocht worden gehanteerd. Die brede invalshoek komt in het rapport inderdaad naar voren, soms lijkt het of de mogelijkheden voor een onveilige werksituatie worden gerelativeerd (pagina 10) en wordt er gesproken over “woordinflatie”. Vraag: Onze vraag is of er nu zicht is of de signalen voor een onveilige werksituatie voldoende in het onderzoek zijn meegenomen, of zij afdoende zijn onderzocht en welke aanpassingen moeten worden doorgevoerd om herhalingen te voorkomen? Hoe is dat getoetst? We hebben ons als onderzoekers maximaal ingespannen om de signalen na te lopen. Daarom is als bijzondere optie ook de anonieme locatie gecreëerd, waar mensen met ons in gesprek konden gaan, naast de harde waarborgen van vertrouwelijkheid en andere condities, die aan het begin van elk gesprek aan de orde zijn gesteld. Dat meer dan 100 mensen de gelegenheid aangrepen om met ons te praten maakt duidelijk dat de gesprekken in een behoefte hebben voorzien. De sfeer in de gesprekken was goed, mensen voelden zich voldoende op hun gemak om zich uit te spreken naar onze indruk. Daar is ook expliciet aandacht aan besteed.

In deze vertrouwelijke setting zijn signalen van onveiligheid en angst bij betrokkenen zelf of in de omgeving nagelopen. In Hoofdstuk 6 staan de thema’s aangegeven waarover bestuur en organisatie met elkaar in gesprek zouden moeten gaan. Dat moet leiden tot breed gedragen aanpassingen. Kan het zijn dat elementen van “woordinflatie” ook zijn binnengeslopen bij de meldingen aan de burgemeester?

Dat zou het geval kunnen zijn, maar daar zijn we als ervaren onderzoekers attent op geweest; we hebben signalen goed gewogen tijdens het rapportageproces, zoals is aangegeven. Nadrukkelijk hebben we het onderzoek onafhankelijk en objectief uitgevoerd, waarbij de signalen die aanleiding waren tot het onderzoek niet anders zijn gewogen dan signalen die in de loop van het onderzoeksproces naar voren kwamen. Wat kunnen de oorzaken zijn dat meldingen niet eerder (voldoende) zijn gesignaleerd of opgepakt?

Precies weten we dat niet. We leggen de vinger op de bijzondere omstandigheden waarin de organisatieontwikkeling van de Hoeksche Waard tot stand moest komen. Waar het voor een “gewone” gemeente als zwaar was, geldt dat a fortiori voor de Hoeksche Waard in opbouw. Het kan zijn dat de reguliere instituties nog onvoldoende vertrouwd werden of functioneerden. 2. Met betrekking tot de aanleiding. Vraag: het valt ons op dat een duidelijke probleem of doelstelling van het onderzoek achterwege blijft. Waarom is hiervoor gekozen? De onderzoekers hebben als conditie vooraf gesteld, dat zij zich niet wilden beperken tot onderzoek naar de meldingen, die de burgemeester heeft gekregen. Als dat het geval zou moeten zijn, zouden anderen of andere instanties daarvoor meer aangewezen zijn. Daarom is gekozen voor een breed en objectief onderzoek naar de samenwerking en cultuur, zonder nadere (beperkende) condities. Er is niet meer (maar ook niet minder) dan het persbericht van de opdrachtgever met daarin de probleemstelling. Beperkende condities vanuit de opdrachtgever of anderszins zou het (terechte) verwijt van vooringenomenheid, sturing of beïnvloeding hebben opgeroepen. Dat dient bij dit type onderzoek ten koste van alles te worden vermeden.. 3. Een terugkerend thema in het onderzoek blijkt het vertrek van oudburgemeester Van Hemmen te zijn en dan met name de wijze waarop.

Er wordt gesuggereerd dat zijn plotselinge vertrek, en de communicatie daaromtrent gevoelens van onzekerheid en gebrek aan respect bij de medewerkers heeft opgeroepen. Vraag: Kunnen de onderzoekers aangeven of daarmee niet van belang is dat er alsnog een brede communicatie wordt opgezet omtrent het vertrek van de oud -burgemeester, de aanleiding daarvoor en het communicatieproces daaromheen? En op welke wijze zou dat kunnen plaatsvinden? Tijdens het inloopspreekuur bij medewerkers op de gemeentewerf is daar uitgebreid door zowel de onderzoekers, plv gemeentesecretaris en burgemeester op ingegaan. Binnen de grenzen van de – wettelijk geborgde – vertrouwelijkheid is nadere uitleg gegeven. Deze communicatie voorzag duidelijk in een behoefte en leidde tot vervolgafspraken.

Pagina 02

4. Met betrekking tot de gevoelens van onzekerheid en/of het gebrek aan respect n.a.v. het vertrek van oud-burgemeester van Hemmen. Vraag: hebben de onderzoekers kunnen traceren of gevoelens van onzekerheid en/of het gebrek aan respect ook voor het vertrek van de oud -burgemeester in de gemeentelijke organisatie werden ervaren? Tijdens het onderzoek kwam het hele proces van ontwikkeling van de gemeente HW (en de voorlopers) aan de orde, voor zover betrokkenen dat konden (en wilden) bespreken. In de rapportage is aangegeven, hoe dat gevoelens van onzekerheid (of meer) heeft opgeroepen. 5. Ten aanzien van de ervaren werkdruk komen tegenstrijdige signalen naar voren (pagina 18). Vraag: Kunnen de onderzoekers, op basis van de gegevens nu aangeven of er sprake is van een verhoogde werkdruk of niet? Het onderzoek besteedt aandacht aan werkdruk voor zover dat gevoelens van onveiligheid, onzekerheid of angst opriep. Daarover is gerapporteerd. Een onderzoek naar de (ervaren) werkdruk van medewerkers vindt plaats vanuit een andere invalshoek en kent ook een andere aanpak.

Kunnen de onderzoekers, op basis van het onderzoek, een uitspraak doen over het ambitieniveau van de gemeente? Zou het bijvoorbeeld kunnen helpen om een term als “de schaalsprong” meer te concretiseren en te definiëren? Voor ambities geldt hetzelfde als (ervaren) werkdruk: die komen aan de orde in relatie tot gevoelens van veiligheid, onzekerheid of angst. De schaalsprong waarmaken schept hoge verwachtingen. Op pagina 31 van de rapportage staat: “Het is van groot belang om de schaalsprong expliciet te formuleren en de organisatie erop in te richten. Daarbij denken we aan alle betrokken onderdelen in zowel de bestuurlijke als ambtelijke organisatie, op het niveau van instituties als op het niveau van individuen.” 6. Het lijkt erop dat de onderzoekers de veranderingen in de gemeentelijke organisatie eerder zien op het vlak van de organisatiecultuur en gedrag. De aanbevelingen lijken weinig concreet. Vraag: Kunt u aangeven wat, op basis van het verrichte onderzoek, wat de belangrijkste elementen moeten zijn van een wenselijke organisatiecultuur van de gemeente Hoekse Waard en waar men in ieder geval afscheid van moet nemen? Het is een goed moment voor de gebruikelijke periodieke herijking waar bestuur en organisatie na een roerige aanloop staan. Daarvoor bevelen we aan met elkaar in gesprek te gaan over de onderwerpen in het tekstkader op pagina 30.

De signalen tijdens het onderzoek wijzen het meest op tekortkomingen en aandacht voor de menselijke kant.

Pagina 03

7. In het onderzoek staat als onverwachte gebeurtenis aangegeven het moment waarop de GS/AD (pagina 4) haar werkzaamheden niet mocht uitoefenen. Vraag: hoe hebben de onderzoekers hierop gereageerd en heeft deze gebeurtenis eventueel geleid tot een herziening van het onderzoek? Is er een verzoek ingediend om deze gebeurtenis te betrekken in het onderzoek? In paragraaf 2.3 is te lezen, dat het voor ons als onderzoekers een onverwachte gebeurtenis was. Door het open karakter van de gesprekken bestond er volop gelegenheid om deze gebeurtenis te bespreken en is het op die manier aan de orde geweest. Voor zover er conclusies uit zijn getrokken staan die in paragraaf 4.3.4. 8. Bij het vertrek van de GS/AD wordt gesproken van een “gevoelige lacune” (pagina 4) later ook genoemd “vaste waarden” Vraag: hoe beoordelen de onderzoekers de effecten van deze lacune op de voortgang van het proces? Er valt te constateren, dat sommigen zich daardoor hebben gemeld om met ons als onderzoekers in gesprek te gaan, of een 2e gesprek te vragen. Voor zover deze aanleiding om zich uit te spreken bestond, is er volop gelegenheid voor geboden in de strikt vertrouwelijke setting. We zijn als onderzoekers waakzaam geweest op een bias hierdoor. Gezien de diversiteit van de geluiden omtrent de onverwachte gebeurtenis achten wij het risico niet aanwezig. 9.

In het onderzoek staat dat er binnen het college op een prettige manier wordt samengewerkt en dat men elkaar snel weet te vinden Vraag: Geldt dat voor zowel het huidige als het vorige college? Die signalen kregen we voor zowel de huidige als vorige samenstelling. 10. In het rapport wordt gesproken over de tijdsdruk die is ervaren bij de herindeling. Vraag: Kunnen de onderzoekers, op basis van het verrichte onderzoek, aangeven of deze tijdsdruk mogelijkerwijs ook voortkwam uit een gebrekkige voorbereiding? En zo ja wat waren hier dan de oorzaken van? Heeft deze werkwijze zich mogelijk voortgezet in de huidige organisatie? Als organisatieadviseurs beoordelen wij de voorbereidingstijd als erg kort (par 4.2.1), mede in het licht van de onzekerheid omtrent de uitkomst van de Kamerdebatten. De voorlopers van de gemeente HW waren het op tal van aspecten niet eens over de fusie dan wel intensieve samenwerking. 11. In het rapport wordt 2019 (“Het wenjaar”) door sommige als een chaotisch jaar betiteld. Vraag: Wat wordt precies verstaan onder chaos? Is dat indertijd door bestuur en management onderkend en welke stappen zijn er mogelijk ondernomen om hierop in te grijpen? Zie paragraaf 4.2.1 voor een uitgebreide toelichting op deze vraag, waar alle elementen van een chaotische beginperiode aan de orde komen.

Pagina 04

12. In het rapport wordt op pagina 15 aangegeven hoe de huidige manier van werken wordt ervaren. Daarbij wordt aangeven dat evaluatiemomenten als “spannend” worden ervaren. Vraag: Hoe komt het dat evaluatiemomenten als spannend worden ervaren? Hoe kan men ervoor zorgen dat hier meer ontspannen mee wordt omgegaan? Kortheidshalve veerwijzen wij naar de aanbevelingen in Hoofdstuk 6, met name het tekstkader. 13. Met betrekking tot de werkwijze van het college van B & W (pagina 21). In het rapport wordt melding gemaakt dat er korte metten is gemaakt met “cherry-picking” en/of het vormen van een “eigen hofhouding.” Vraag: kunnen de onderzoekers aangeven wat de reactie is geweest op deze reactie (korte metten maken) en of er voldoende zicht is op hoe herhaling kan worden voorkomen. Kunnen de onderzoekers aangeven, op basis van het onderzoek, hoe de werkwijze van het college de samenwerking en cultuur heeft beïnvloed. In paragraaf 4.3.2 wordt het antwoord op deze vraag precies aangegeven, evenals de 3e alinea van Hoofdstuk 5 Conclusies. Welke gedragsverandering beveelt u aan? Zie hoofdstuk 6 aanbevelingen, tekstkader en met name de 1e bullit. 14. Een verandering slaagt veelal door een goed voorbeeld te stellen.

Vraag: wat zijn de volgende onderzoekers belangrijkste competenties/vaardigheden waarover bestuur en management van de gemeente Hoeksche Waard moeten beschikken om de gewenste verandering te realiseren. Welk voorbeeldgedrag hoort daarbij? Kortheidshalve verwijzen wij naar Hoofdstuk 6 als antwoord op deze vraag. Met name, aan de menselijke kant, de onderlinge samenwerking en de culturele identiteit signaleren we achterstallig onderhoud; ook tussen de bestuurlijke en ambtelijke top. 15. Er wordt door de gemeenteambtenaren aangegeven dat het als stuitend wordt ervaren dat het vertrek van oud-burgemeester van Hemmen via de media (AD) wordt vernomen. Vraag: het viel ons op dat bij de bekendmaking van dit rapport er wederom snel een verhaal in de media (AD) verscheen. Bijzonder omdat er ook wordt aangeven dat de organisatiecultuur zich niet lijkt te kenmerken door “uit de school klappen (pagina 28). Hebben de onderzoekers meer zicht gekregen op de oorzaken van deze vroegtijdige publicaties? Neen. 16. In een voetnoot geven de onderzoekers zelf aan dat het onderzoek tot onrust heeft geleid. Vraag: Hebben de onderzoekers aanbevelingen over hoe dit in de toekomst is te voorkomen. Of is dit alles onderdeel van het spel?

Pagina 05

Personele wisselingen aan de top, met t.a.v de burgemeester en de publiciteit er omheen waren op zichzelf al een aanleiding tot onrust. Het besluit tot een onderzoek kwam daar nog bovenop, De sfeer typeren wij in 2.2 als “bezorgde betrokkenheid”. Het feit dat - in reactie daarop – in het onderzoek met meer dan 100 betrokkenen bij de HW uitvoerig en openhartig van gedachten kon worden gewisseld over heel veel onderwerpen beschouwen wij als positief.

Pagina 06