Advies Werkgroep Werkwijze Raad

Advies Vergaderwijze gemeenteraad Hoeksche Waard Aan: Van:

Presidium Werkgroep werkwijze raad (Vincent Rietvelt, Arnold de Man, Brandon Ridderhof, Nathalie Bramer, Gert-Jan Janssens) Datum: 19 januari 2026

ADVIES AAN HET PRESIDIUM (VOORGESTELDE BESLUITEN) De werkgroep adviseert het presidium: - De griffier opdracht te geven om voor de voorkeursvariant (namiddag- en avondmodel vanaf 16.00 uur op één dag) en een concept raadsvoorstel op te stellen en dit aan de raad voor te leggen - Een klankbordgroep uit de raad in te stellen die vinger aan de pols houdt tijdens het proces en na één jaar een evaluatie van het model organiseert ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

KERN VAN HET ADVIES De werkgroep ‘werkwijze raad’ heeft geconstateerd dat er in de raad bereidheid is tot verandering en experimenteren met een nieuwe vergaderwijze. Op basis hiervan zijn een drietal scenario’s uitgewerkt in de volgorde van ‘voorzichtig experimenterend’ tot ‘meer vergaand’ veranderen: 1. Huidig ‘plus’-model 2. Avondmodel op vaste avond vanaf 17.30 uur (dynamisch/continu model) 3. Namiddag en avond-model vanaf 16.00 uur op één dag (dynamisch/continu-model) De werkgroep adviseert het presidium unaniem te kiezen voor model 3 ‘namiddag en avondmodel vanaf 16.00 uur op één dag’, hier tenminste één jaar mee te werken én voor begeleiding en evaluatie een klankbordgroep in te stellen. Deze manier van het organiseren van het raadswerk in model 3 past bij de gewenste professionalisering. De raad krijgt namelijk meer mogelijkheden om te sturen op haar eigen agenda, processen en inhoud. Voor onderwerpen en stukken die het college aandraagt biedt het een efficiënte standaard met snellere doorlooptijd, flexibiliteit en ook de mogelijkheid tot maatwerk bij complexe dossiers. In de notitie hieronder worden de drie modellen beschreven en wordt bovenstaand advies verder toegelicht.

1

Inleiding Naar aanleiding van ontevreden geluiden uit meerdere geledingen van de raad over de vergaderwijze, o.a. op de heidag in september 2025, is op verzoek van het presidium een kleine werkgroep aan de slag gegaan met nieuwe ideeën. Uitgangspunt was dat deze ideeën voor een nieuwe vergaderwijze zouden aansluiten bij de wens van de raad om te professionaliseren. Professionaliseren betekent: het raadswerk op een niveau doen dat recht doet aan zowel het hoge en stijgende inwonersaantal (dat van een grote stad) als het dorpse karakter van de verschillende kernen. Werkwijze uitwerking modellen De werkgroep heeft een aantal ideeën uitgewerkt en voorgelegd in een enquête en pizzaoverleg om meer flexibiliteit te creëren, meer maatwerk en sturing in de behandeling en tegelijkertijd efficiënter te vergaderen. Het doel was dat het raadswerk beter te combineren zou worden met werk en privé voor raads- en burgerleden. Voor de ideeën zijn vergelijkbare gemeenteraden en griffies geraadpleegd, die vaak al één of meerdere raadsperioden ervaring hebben opgedaan met een nieuwe vergaderwijze. De ideeën zijn: 1. Het raadswerk concentreren op een raadsnamiddag en – avond. 2. Voor namiddagbijeenkomsten te zoeken naar bijpassende vergoeding voor burgerleden 3. Agendering in een sessiemodel (blokkenschema of festivalschema) 4. Maatwerk door vaste cyclus los te laten > dynamisch model 5.

Maatwerk door BOB per agendapunt ipv per vergadering 6. Laagdrempeliger inspreekmoment organiseren Enquête en pizza-overleg Raads- en burgerleden hebben via een enquête ingevuld door 30 betrokkenen en tijdens het pizza-overleg op 9 december jl. input gegeven op de ideeën. Het beeld dat hieruit naar voren komt is dat: • • •

De raad weliswaar tevreden is over het huidige functioneren, maar duidelijke behoefte heeft aan verbetering en modernisering; Er grote bereidheid is om te experimenteren met andere vormen, waaronder één raadsdag, een dynamisch model: BOB per agendapunt; Belangrijke meegegeven randvoorwaarden zijn: een beheersbare werkdruk, toegankelijkheid van het raadswerk voor verschillende ‘levens’ en een verbetering van de kwaliteit van het debat.

Beschrijving van de modellen Bij de keuze tussen de verschillende vergadermodellen stond de gewenste professionalisering en doorontwikkeling van de gemeenteraad centraal. In de afweging is steeds leidend geweest welk model het meeste bijdraagt aan deze professionaliseringsslag. Daarbij is gekeken welk model de raad het beste in staat stelt om te sturen op agenda, proces en inhoud, voldoende flexibiliteit en maatwerk biedt, snellere besluitvorming mogelijk maakt en de onderlinge interactie en het laagdrempelige contact met inwoners en andere betrokkenen faciliteert.

2

Overzicht van de modellen Scenario 1: Huidig ‘plus’ model

Scenario 2: Avondmodel met vaste dag

Scenario 3: Namiddag + avond model

Het huidige vergadermodel blijft de basis maar er komt meer

Een vast avondmodel met meer vergaderavonden en een

Vergadermodel met een blokkenschema op één dag vanaf 16

doorlopend (dynamisch) besluitvormingsproces.

uur t/m de avond

Huidig model als basis, met daarin:

Kenmerken

•

2 commissieavonden met elk 2 parallelle vergaderingen

•

•

Flexibel in te delen:

•

Beeld- en oordeelsvorming door elkaar

•

Onderwerpen worden zoveel mogelijk geclusterd, maar

Kenmerken • Vier vaste vergaderdagen per cyclus, namiddag (16.00 uur) t/m avond (23.00 uur). Geen vergaderingen op andere avonden. • Werken met een blokkenschema: o Beeldvorming en oordeelsvorming na elkaar (maar nooit op een avond voor hetzelfde onderwerp. o Ruimte voor flexibiliteit door te plannen per raadsvoorstel • Oordeelsvorming en besluitvorming vooral in de avond; namiddagen benutten voor: ▪ Werkbezoeken; ▪ Technische en beeldvormende sessies; ▪ Vergaderingen van andere gremia (presidium, agendacommissie, auditcommissie, werkgroepen), die niet wekelijks plaatsvinden en daardoor beperkt belasten. • Besluitvorming: o Afwisselend korte besluitvorming (hamerstukken) en langere besluitvorming (bespreekstukken, moties en amendementen) verspreid over de vier vergaderdagen. • Dynamisch model: o Maatwerk per raadsvoorstel/agenderingsverzoek o Extra beeldvorming kan worden ingepland zonder verschuiven van de hele cyclus. • Programma rondom de avond: o Mogelijkheid voor fractievergaderingen o Een lopend buffet voor samen eten en netwerken, ook met gasten van het college en de ambtelijke organisatie

ruimte voor flexibiliteit in indeling en werkwijze

Vier vaste vergaderavonden per cyclus (in plaats van drie). In principe geen vergaderingen op andere avonden.

•

Werken met een blokkenschema:

o

niet het strakke onderscheid ‘Fysiek’ en ‘Sociaal’ • •

elkaar.

Blokkenschema niet vast, maar wel al werken met tijdsaanduiding.

Beeldvorming en oordeelsvorming lopen door

o •

Flexibiliteit blijft mogelijk binnen het schema.

Besluitvorming:

Raadsvergadering is aparte avond ter afsluiting van cyclus

o

Eén of twee avonden: kort besluitvormend deel aan het begin van de avond (hamerstukken).

Niet inbegrepen

• •

o

besluitvormend deel voor inhoudelijke

Geen dynamisch model:

behandeling en stemming over voorstellen, moties

o

Er blijft sprake van een afsluitende raadsvergadering na twee commissieavonden, dus

en amendementen.

•

Dynamisch model:

geen tussentijds aftikken van hamerstukken e.d.

o

o o

Extra stap in proces inlassen (bijvoorbeeld omdat en extra ronde beeldvorming nodig is) betekent vertraging van hele cyclus, geen maatwerk

•

Eén of twee avonden: uitgebreider

Geen namiddagvergaderingen.

Maatwerk per dossier mogelijk. Extra beeldvorming kan worden ingepland zonder dat de hele cyclus opschuift.

•

Programma rondom de avond:

Vergaderingen van andere gremia (presidium,

o

agendacommissie, auditcommissie, werkgroepen e.d.)

Start om 17.30 uur met fractievergaderingen en een lopend buffet.

worden los van het vergadermodel ingepland, dus er kan

o

nog steeds meerdere avonden een raadsbijeenkomst zijn.

Laagdrempelig inspreekmoment met aansluitend pauze om na te praten.

•

Vergaderingen van andere gremia:

o

Presidium, agendacommissie, auditcommissie en werkgroepen krijgen een vaste plek in het schema.

Niet inbegrepen

•

Geen namiddagvergaderingen.

3

Afweging van de modellen Afweging model 1 Model 1 ligt dicht bij de huidige werkwijze. Dit model biedt extra flexibiliteit doordat beeldvorming en oordeelsvorming flexibeler over (commissie)vergaderavonden kunnen worden verdeeld. Maatwerk in de behandeling van onderwerpen blijft nauwelijks mogelijk en kan alleen met een volledige cyclus vertraging plaatsvinden. Daarmee is model 1 weliswaar een kleine verbetering ten opzichte van de huidige situatie, maar onvoldoende voor de gewenste professionaliseringsslag. De werkgroep kiest hier dus niet voor. Afweging voorkeursmodel 3 Binnen dit model is maatwerk in dossierbehandeling mogelijk, is meer flexibiliteit ingebouwd en kan sneller tot besluitvorming worden gekomen. Snel en efficiënt als het kan en meer uitgebreid als dit nodig is. Er is een blokkenschema (festivalschema). Daarnaast is in dit model laagdrempeliger contact met inwoners en insprekers mogelijk en bevordert dit onderling contact. De oordeelsvormende en besluitvormende bijeenkomsten worden in de avond gepland, zodat iedereen daar net als nu bij aanwezig kan zijn. Afweging model 2 en voorkeursmodel 3 Model 2 en model 3 lijken inhoudelijk sterk op elkaar en gaan beide uit van een dynamisch vergaderschema. Model 2 start om 17.30 uur, model 3 om 16 uur.

Bij de keuze tussen model 2 en model 3 geeft de werkgroep de voorkeur aan het starten met een fundamenteel nieuwe werkwijze. Het concentreren van het raadswerk op één vaste dag biedt duidelijkheid voor alle betrokkenen: het raadswerk vindt dan ook daadwerkelijk op die ene dag plaats. Door direct een deel van de namiddag (bijvoorbeeld vanaf 16.00 uur) te benutten, wordt dit voordeel maximaal ingevuld. Tegelijkertijd blijft het behapbaar doordat niet de gehele middag of dag wordt benut. Effect op ambtelijke organisatie en college De werkgroep heeft ook de effecten op de belangrijkste partners van de raad meegewogen. In de huidige werkwijze zit vaak veel tijd tussen het aanleveren van voorstellen en de besluitvorming. Voor zaken met spoed of voorstelen die snel opkomen moeten uitzonderingen worden gemaakt, waardoor de raad niet altijd de laatste ontwikkelingen snel kan opvolgen. Daarnaast: na aanlevering van een voorstel via de griffie gebeurt er eerst weinig, waarna alles plots op gang komt en in korte tijd moet worden afgehandeld. Dit leidt tot veel schriftelijke (technische) vragen die binnen een week moeten worden beantwoord, wat zorgt voor piekbelasting bij ambtenaren en college. In de nieuwe vergaderstructuur wordt de werkdruk gespreid en neemt ook de politieke druk af.

Daarnaast hoeven collegeleden niet langer rekening te houden met meerdere avonden beschikbaarheid; de nieuwe werkwijze biedt meer duidelijkheid in planning en creëert ook meer ruimte voor informeel contact in de openbaarheid. Ervaringen uit andere gemeenten en effect op griffie Ervaringen elders laten zien dat het werken met namiddagactiviteiten snel went. Omdat deze gepland zijn, kunnen raadsleden hier vooraf rekening mee houden in de combinatie met werk, gezin en andere verplichtingen. Het wordt als prettig ervaren om afspraken te concentreren op één vaste dag in plaats van meerdere, soms last-minute ingeplande avonden. In de praktijk is het bovendien niet noodzakelijk om overal bij aanwezig te zijn: niet

4

elk onderwerp raakt iedere fractie en elke woordvoerder, binnen fracties kan het werk worden verdeeld. Ervaringen uit andere gemeenten worden ook gebruikt om na te denken of de (nieuwe) griffie het nieuwe model kan faciliteren. Belangrijke succesfactoren De volgende punten moet de raad (door)ontwikkelen om een van de volgende scenario’s te laten slagen. Ervaringen van andere gemeenten leert dat een nieuwe werkvorm ook zal helpen om veranderingen en verbeteringen een zwiep te geven: men gaat werken naar de nieuwe realiteit. 1. Kernachtige beeldvorming, passend bij het onderwerp. Via beeldvorming wordt de raad goed geïnformeerd over voorstellen, ontwikkelingen en netwerkzaken. Wat extra zal helpen om krachtige beeldvormingen neer te zetten: → Er komt een overzicht van typen beeldvorming, naar analogie van Dordrecht (bijlage 3) waar de volgende werkvormen in gebruik zijn: technische briefing, werkbezoek op locatie, rondetafelgesprek met deskundigen of netwerk, kennisbijeenkomst met externen. Deze worden bewust ingezet afhankelijk van het doel en onderwerp van de beeldvorming. Iedereen die aan een beeldvorming deelneemt, weet wat de bedoeling is en ook waar géén plek van is. →Daarnaast worden nieuwe vormen van beeldvorming doorontwikkeld: bijv. webinar met powerpoint met gesproken technische ambtelijke toelichting of AI-schil/AI-chat met documenten.

Raadsleden kunnen daarmee op een eigen moment de informatie tot zich nemen. → De mogelijkheid van een ‘open podium’ onderzoeken. Hierbij is naast informele ontmoetingen van fracties met derden en insprekers ook ruimte voor ambtelijke technische toelichting op voorstellen die aan de orde zijn, met informatietafels e.d. Een deel van de technische beeldvorming vindt daarmee niet in vergadering plaats. Voordeel is het informele contact tussen raadsleden en ambtenaren en de mogelijkheid door te kunnen vragen. Het bevordert het wederzijdse begrip. Nadeel hiervan is dat niet elk raadslid dezelfde informatie meekrijg. → Technische vragen kunnen nog altijd via het format per mail gesteld worden. Maar door de vorige beeldvormende opties ook uit te werken, is er sprake van een meer diverse en krachtige beeldvorming. 2. Oordeelsvorming: de raad heeft vergaderdiscipline en voert kernachtig debat onder leiding van een voorzitter → Kern = Wat vind je van het stuk, hoe past het in jouw visie en de gemeentelijke visie → Debatpunten = Als wel akkoord, mits….wat zijn dan die voorwaarden? → Debatpunten = Als niet akkoord, tenzij…. Wat zijn dan de voorwaarden? Helpend hierin zijn: debattraining, voorzitterstrainingen, werken met politieke vragen/debatpunten 3.

Goede raadsvoorstellen, want: die spreken voor zichzelf Een goed raadsvoorstel hoeft bij de oordeelsvorming niet ingeleid en/of technisch uitgelegd te worden. Als de kwaliteit van raadsvoorstellen op orde is (hier ligt ook een controlerende rol door de agendacommissie) en de wethouders compacte woordvoering voeren, kan de raad krachtige oordeelsvormige bespreking voeren.

5

4. Zelfbewuste raad. Belangrijk is een zelfbewuste raad: de vergaderingen en vergaderdag van de raad zijn van de raad zelf, waar ieder ander te gast is. De raad neemt stelling in wat nodig is voor een efficiënte en effectieve behandeling van onderwerpen, of ze nu door college of de raad zijn aangedragen. Uiteraard vraagt dit om samenwerking, een warm welkom en goede onderlinge sfeer richting betrokkenen. En om duidelijkheid: er is een duidelijk verschil tussen een beeld- en oordeelsvorming, de informatie is vooraf beschikbaar en compleet en alle deelnemers van de vergadering, of het nu raads- of burgerleden zijn, collegeleden of externe gasten weten hoe de vergadering qua vorm verloopt. 5. Durf te leren door te oefenen en te ervaren Elke verandering begint met een besluit om ermee te starten, een eerste stap en het bereiken van het resultaat door gewoonweg te doen en onderweg te leren en bij te sturen. Niet alles zal bij iedereen in één keer goed gaan, maar neem de tijd zodat het nieuwe vanzelf als een vanzelfsprekende realiteit gaat aanvoelen.

Vinger aan de pols De werkgroep stelt voor om ten minste één jaar met dit model te werken. Gedurende deze periode houdt een klankbordgroep uit de raad vinger aan de pols. Na afloop van het jaar organiseert deze groep een zorgvuldige evaluatie van het model.

6

Bijlage 1: Voorbeeld vergaderschema Fictief vergaderschema Hoeksche Waard van drie opvolgende weken

Vergaderweek 1 (fictief) Tijd 16.00 – 17.30 17.30 – 19.00 19.10 – 19.40 19.45 – 20.00 20.30 – 21.00 21.05 – 23.00

Burgerzaal Raadszaal Kennissessie over ontsluiting en mobiliteit (op locatie) t.b.v. behandeling RV Mobiliteitsplan Lopend buffet Informele ontmoeting met inwoners Formele raadsvergadering - Hamerstukken + mededelingen + actuele vragen Rondetafelgesprek Agenderingsverzoek (betrokkenen) RV Bouw sociale voorziening Detailhandelsvisie Oordeelsvorming RV Gesprek met 2 Zienswijze DG&J wethouders n.a.v. RIB Ontwikkelingen bij GR’en

LEGENDA Diverse gremia intern Werkbezoeken, beeldvorming extern Beeldvormend Oordeelsvormend Besluitvormend

Vergaderweek 2 (fictief) Tijd 16.00 – 17.30 17.30 – 19.00 19.10 – 19.40 19.45 – 20.00 20.30 – 22.20

22.30 – 23.00

Burgerzaal Raadszaal Werkbezoek GR Dordtse Auditcommissie Kil (op locatie) Lopend buffet Insprekersblok (3 aanmeldingen) Formele raadsvergadering - Hamerstukken + mededelingen + actuele vragen Technische sessie RV Detailhandelsvisie (ambtenaren HW beantwoorden technische vragen) RV Mobiliteitsplan Technische sessie RV Verordening Sociaal 7

Vergaderweek 3 (fictief) Tijd

Burgerzaal

Raadszaal

16.00 – 17.30

Werkgroep Omgevingswet

Agendacommissie

17.30 – 19.00 19.10 – 19.40 19.45 – 20.00 20.30 – 21.00

Lopend buffet Ontmoetingen met inwoners RV Voorkeursrecht X RV Verordening Sociaal RV Mobiliteitsplan, Rondetafelgesprek RV Verordening Wmo (cliëntenraad en betrokken organisaties) Formele raadsvergadering – bespreekstukken + mededelingen + actuele vragen

21.05 – 21.40 21.50 – 22.20 22.30 – 23.00

8

Bijlage 2: Voorbeeld “type beeldvormingen” Voorbeeld van een andere gemeente.

9