Advies auditcommisie Financiele verordening

Auditcommissie Advies Aan: Van: Betreft: Datum:

Gemeenteraad Hoeksche Waard Auditcommissie Gemeente Hoeksche Waard Financiële verordening 2025 9 mei 2025

Geachte voorzitter, De auditcommissie zoals deze is samengesteld uit uw midden, is op 8 mei bij elkaar geweest om de financiële verordening te bespreken. Bij deze bijeenkomst was ook de concerncontroller van de organisatie aanwezig om onze vragen te beantwoorden en nadere toelichting te verschaffen. Samenvatting bevindingen en advies bij de aangepaste verordening De auditcommissie herkent de noodzaak om de verordening op korte termijn aan te passen en is positief over de manier waarop voldaan is aan een aantal ambities en verzoeken vanuit de auditcommissie en de gemeenteraad. Kort samengevat zorgt deze nieuwe verordening ervoor dat: 1. De raad vaker/eerder wordt geïnformeerd bij budgetoverschrijdingen of onderschrijdingen. 2. De gemeente voldoet aan de rechtmatigheidsvereisten zoals door het ministerie van BZK zijn opgelegd. 3. De verschillende verordeningen en protocollen die door de accountant worden gebruikt bij de controle (weer) op elkaar aansluiten zodat de accountant zijn taak naar behoren kan uitvoeren. Verder constateert de auditcommissie dat de aangepaste verordening is gebaseerd op de relevante VNG modelverordening, waar nodig aangevuld met artikelen die passen bij de situatie in de Hoeksche Waard. De aangepaste verordening gaat ook in op de ruimte die het college heeft om zelfstandig te kunnen beslissen over strategische verwervingen.

De raad heeft het college gemandateerd om per begrotingsjaar maximaal €2,5 miljoen te besteden aan strategische verwervingen. Dit is vastgelegd in de Nota Grondbeleid 2024 die op 13 november 2024 in werking is getreden. De bedragen die hiervoor nu als uitgangspunt worden genomen sluiten daarop aan. De auditcommissie adviseert wel na te gaan of de definities die horen bij dit mandaat voldoende duidelijk en eenduidig zijn beschreven, omdat “strategische verwervingen” een stuk breder geïnterpreteerd kan worden dan alleen grondaankopen. Tot slot constateert de auditcommissie dat zij, noch de raad vooraf betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van deze aangepaste verordening. Buiten dat wij dit graag anders hadden gezien en dit in de toekomst graag anders wensen, zien wij het belang van een spoedige vaststelling van de verordening in relatie tot nieuwe wetgeving en een ordentelijk verloop van de jaarlijkse accountantscontrole. Verhouding raad en college in het financieel beleid en beheer De aangepaste financiële verordening die op dit moment in de BOB-cyclus is opgenomen moet ervoor zorgen dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving en beter is toegerust op de ontwikkelingen binnen de organisatie.

Een belangrijk onderdeel van de aangepaste verordening is dat onder meer is beschreven wanneer en op welke wijze de gemeenteraad wordt geïnformeerd over en betrokken is bij ontwikkelingen op financieel gebied. Daarbij wordt ook bepaald hoeveel ‘ruimte’ het college krijgt van de raad op financieel gebied. Dit heeft onder andere betrekking op vanaf welk bedrag de raad in bepaalde gevallen moet worden geïnformeerd, of om akkoord gevraagd moet worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor het doen van investeringen, strategische verwervingen en voor het toelichten van posten in de begroting. Bij het bepalen van de kaders die voor het college worden vastgesteld is het van belang te komen tot een balans tussen enerzijds de handelingsvrijheid en handelingssnelheid van het college en het doelmatig

kunnen werken als organisatie en anderzijds het goed invulling kunnen geven aan de rol van de raad op het gebied van toezicht en controle. In de aangepaste verordening worden een aantal nieuwe grenzen voorgesteld waarvoor in de vigerende verordening geen bedragen waren opgenomen. In een enkel geval wordt de grens verhoogd. Welke balans daarin is gewenst is voor een belangrijk deel ook een politieke keuze. De raad wordt frequenter proactief geïnformeerd over voortgang en bestedingen De aangepaste verordening is er ook op gericht de positie van de raad in de planning- en controlcyclus beter vorm te geven waarbij de raad over gelijke delen van het jaar in tussentijdse rapportage wordt geïnformeerd. Dit is een toename van de informatievoorziening aan de raad en een toename van werkzaamheden voor het college en de organisatie. In het voorstel aan de raad is opgenomen dat de raad en college nadere afspraken moeten maken over de rapportages. Het college is daarbij voornemens om in de tweede helft van 2025 een globaal onderzoek te doen ten behoeve van een voor de volgende raadsperiode vast te stellen set indicatoren. De auditcommissie ondersteunt deze ontwikkeling van harte om in de toekomst een beter oordeel te kunnen vellen over de doelmatigheid van beleid en bestedingen.

De aangepaste verordening sluit hiermee aan op de rapportagecyclus In de aangepaste verordening is opgenomen dat de vigerende financiële verordening nog van toepassing is op de jaarstukken 2024 met uitzondering van twee onderdelen van twee artikelen. Deze twee uitzonderingen zijn onderdeel van het artikel over tussentijdse rapportage en het artikel over het begrotingscriterium. Indien de raad de aangepaste verordening niet aanneemt zal de accountant de controle op de vigerende verordening moeten baseren. Navraag bij de accountant door de auditcommissie leert ons dat dit mogelijk tot problemen leidt in de rechtmatigheidsverantwoording en ongewenst effect kan hebben op afgifte van een goedkeurende accountantsverklaring 2024. Wij begrijpen dat het voor een goede controle van de jaarstukken 2024 zeer wenselijk is om deze aangepaste verordening van kracht te laten zijn. Betrokkenheid van de raad Gezien de nieuwe werkwijze van rechtmatigheidsverantwoording die recent is ingegaan, de veranderende inrichting van de planning- en controlcyclus en de ambitie om een vaste set indicatoren op te stellen is er op dit gebied veel wat de komende periode verandert. De auditcommissie onderschrijft het voornemen van het college om een ‘doordacht traject’ te starten ten aanzien van het ontwikkelen van de rapportageafspraken en de set aan indicatoren.

De auditcommissie adviseert nadrukkelijk de raad daarbij te betrekken. Indien door de raad gewenst kan de auditcommissie daarin een eerste aanspreekpunt zijn. Betrek de raad bij de verdere ontwikkeling van rechtmatigheidsverantwoording De interactie tussen college en raad bij de totstandkoming van deze aangepaste verordening is beperkt geweest. Uit het traject dat de komende periode zal gaan starten en uit de eerste ervaringen met de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording zullen nieuwe inzichten en lessen voortkomen. De auditcommissie verwacht dat dit ook zal leiden tot wensen van de raad om de verordening opnieuw te herzien. Wij adviseren daarom bij dit traject ook opnieuw de financiële verordening mee te nemen en de raad daar pro-actief bij te betrekken. Hierdoor kan de raad doordacht en onderbouwd keuzes maken om tot een gebalanceerde verordening te komen die voor zowel college, raad en organisatie goed werkbaar zijn. Afsluitend willen we de ambtelijke organisatie hartelijk bedanken voor het opstellen van de stukken. De verdere afhandeling, discussies en uw politieke weging van de door ons genoemde punten laten wij vanzelfsprekend graag over aan uw voltallige raad. Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie, Martijn Filak, Voorzitter