312019012.22.158 Accountantsverslag 2021 gemeente HW WG

Accountantsverslag 2021 Gemeente Hoeksche Waard

Aan de gemeenteraad van gemeente Hoeksche Waard Postbus 2003 3260 EA OUD-BEIJERLAND

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2021

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Hoeksche Waard is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 8 juni 2022 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met uw concerncontroller en de controllers. Op 16 juni 2022 zijn de controlebevindingen besproken met uw gemeentesecretaris, de wethouder met de portefeuille Financiën en de wethouder met de portefeuille Control. Wij bespreken onze bevindingen op 21 juni 2022 met uw gemeenteraad.

Datum 23 juni 2022

Bij de jaarrekening 2021 hebben wij op 23 juni 2022 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid.

Kenmerk 312019012.22.158

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2021. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

ValidSigned door W. Kalkman RA op 23-06-2022 Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ............ 1

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat ....................................... 6

Wouter Kalkman

3. Bevindingen eindejaarscontrole .................................. 10

Tel: 06 – 2127 2977

4. Interne beheersing ...................................................... 19

Amar Iqbal

5. Overige aangelegenheden ........................................... 24

Tel: 06 – 4003 1051

6. Bijlage: Verplichte tabel SiSa ....................................... 32

Contact

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 19 juli 2021 (kenmerk 312019012.21.200) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Hoeksche Waard. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op het door de gemeenteraad op 19 februari 2019 vastgestelde ‘Controleprotocol accountantscontrole gemeente Hoeksche Waard’ en de door de gemeenteraad op 15 februari 2022 vastgestelde ‘Normenkader 2021’. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2021 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2021 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 2.440.000

€ 7.320.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

312019010.22.151 - 1

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Deze risico’s zijn niet uniek voor uw gemeente. Risico’s voor deze jaarrekening ▪ De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. ▪ Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden). ▪ De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. ▪ Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018. ▪ De verantwoording en waardering van voorzieningen in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en/ of andere onderbouwingen. ▪ “Management override of controls”.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor Hoeksche Waard. ▪ Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wmo. ▪ De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. ▪ Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb). Risico’s voor de komende jaarrekeningen ▪ De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (waarschijnlijk vanaf boekjaar 2023). ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen.

Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

312019012.22.158 - 2

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Op het programma 0. Bestuur en balansmutaties, zijn ondersteuning, 1. Veiligheid, 5. Sport, cultuur en recreatie, 7. Volksgezondheid en milieu, Algemene dekkingsmiddelen en het rechtmatig onderdeel Vennootschapsbelasting is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Tevens is sprake van overschrijdingen op één investeringskrediet die niet meeweegt in ons oordeel. Het totaal aan kredietoverschrijdingen bedraagt € 136.000. Voorts hebben wij onrechtmatigheden geïdentificeerd bij de naleving van de aanbestedingswet. Deze onrechtmatigheden zijn grotendeels ook intern gesignaleerd. Wij gaan hier elders in dit verslag nader op in. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2021.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Hoeksche Waard. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het het BBV toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Hoeksche Waard zijn uiteengezet in de jaarstukken 2021 in het onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er geen ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (en hebben dus geen invloed op de strekking getrouwheid van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312019012.22.158 - 3

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2021 van gemeente Hoeksche Waard een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2021 en het resultaat over 2021. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 15 februari 2022. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312019012.22.158 - 4

2.

Financiële positie en resultaat

312019012.22.158 - 5

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin af

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten in 2021 bedraagt € 2,5 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 5,5 miljoen onttrokken aan de reserves, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 € 3,0 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2021

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

198,2

118,4

112,1

-

-

0,2

Subtotaal

198,2

118,4

112,3

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 5,5

73,9

2,7

3,0

5,9

3,4

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 2,5

79,8

6,1

Eigen vermogen per 31 december

195,7

198,2

118,4

Overige mutaties

Gerealiseerd resultaat

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 67% van het balanstotaal (op 1 januari 312019012.22.158 - 6

2020: 69% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2021. Wij verwijzen u naar deze toelichting. Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2021 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 60%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2021 komt uit op 67% en is derhalve 7 procentpunten hoger dan begroot. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2020 (69%) ruim boven het gemiddelde van Nederland ligt. In 2021 is de solvabiliteit met 2 procentpunten gedaald. Ter vergelijking over 2020: Gemeente Nederland Zuid-Holland 50.000 tot 100.000 inwoners (gemiddeld)

Solvabiliteit 2020 37% 45% 29%

Molenlanden Goeree-Overflakkee Nissewaard Leidschendam-Voorburg Krimpenerwaard

65% 44% 30% 60% 42%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2021 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2021 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 2,5 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 8,4 miljoen. Dit is een voordeel van € 5,9 miljoen. Tussentijds is voor circa € 5,5 miljoen onttrokken aan de reserves wat per saldo leidt tot een gerealiseerd resultaat van circa € 3,0 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 3,0 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse 312019012.22.158 - 7

plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

216,1

Totale lasten

218,6

Gerealiseerde saldo van baten en lasten nadelig

2,5

Af: stortingen in reserves

26,0

Bij: onttrekkingen aan reserves

31,5

Saldo mutaties reserves, per saldo onttrekking

5,5

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

3,0

Het voordelige exploitatieresultaat 2021 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 119,5 miljoen. In de paragraaf burgemeester en weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Op basis van de door wethouders kwalificeert het de gemeente uitgevoerde risicosimulatie volgt een benodigde weerstandscapaciteit van € 9,5 miljoen. De verhouding tussen de weerstandsvermogen als beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening is 12,6.

voldoende Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie verwijzen wij u naar paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw jaarstukken 2021. 312019012.22.158 - 8

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312019012.22.158 - 9

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was ruim voldoende

Bij de start van de controle op 2 mei 2022 waren de concept jaarstukken gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was bijna in zijn geheel volledig en voldoende om op 2 mei 2022 de controle te kunnen starten. Wij zien in de aanlevering van de onderbouwende stukken nog kwaliteitsverschillen. In een nog te plannen evaluatie zullen wij deze verschillen nader toelichten. Ons advies om een interne kwaliteitstoets uit te laten voeren voordat de externe controle plaatsvindt, is geïmplementeerd. Na de start van de controle van de jaarrekening 2021 hebben wij de volledige en constructieve medewerking van uw organisatie gehad.

Europese aanbestedingen: rechtmatigheidsfouten van € 1.678.000 en een risicopost van € 117.000

In het kader van de verbijzonderde interne controle heeft uw organisatie een grondige analyse van de opdrachtverleningen uitgevoerd, met als doel om vast te stellen of uw gemeente aan de richtlijnen rondom Europese aanbesteding heeft voldaan. Wij hebben vooraf met uw medewerkers afspraken gemaakt op welke wijze de spendanalyse dient te worden geanalyseerd. De Commissie Bbv beveelt het aan om meerjarige inkoopcontracten, die zouden moeten voldoen aan Europese aanbestedingsregels maar dat niet doen, in de toelichting op de jaarrekening op te nemen bij de ‘niet in de balans opgenomen verplichtingen’ voor het volle bedrag waarover het contract is afgesloten. Uw gemeente heeft ervoor gekozen om dit niet te doen. Wij hebben de toekomstige verplichtingen dan ook niet meegewogen in ons oordeel. Het nadeel hiervan is dat deze fouten in de komende jaren weer terugkomen. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 10 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen deels zijn geconstateerd door uw gemeente en voortkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2021. De onrechtmatigheidsfout komt uit op een bedrag van € 1.678.000 (2020: € 1.028.000). Het betreft de volgende inkopen: Soort Licenties Onderhoud Dienstverlening Totaal

Rechtmatigheidsfout € 73.000 € 547.000 € 1.058.000 € 1.678.000

312019010.22.151 - 10

Daarnaast zijn er een aantal opdrachten (2) die juridisch ingewikkeld zijn, die wij op basis van de Kadernota rechtmatigheid aan u moeten melden en waar u het risico loopt dat deze in 2022 en verder onrechtmatig zouden kunnen worden. Het gaat om een bedrag van € 117.000 (2020: € 390.000). Deze tellen niet mee in ons oordeel. Wij hebben uw college in onze managementletter geadviseerd over de stappen die u kunt zetten in het proces rondom de rechtmatigheid van aanbestedingen. Bij de interim-controle 2022 zullen wij u informeren over de voortgang hiervan. Op basis van onze werkzaamheden bij de jaarrekening hebben wij nog een enkele adviezen ter verbetering van de huidige analyse en gebruiksvriendelijkheid ten behoeve van de controle. ▪

▪

▪ ▪ ▪

U heeft stappen gezet in de onderbouwing van uw positie grondexploitaties

In het kader van de jaarrekeningcontrole is het van belang om te weten dat alle opboekingen van de crediteuren zoals verantwoord in de jaarrekening, zijn opgenomen in de data voor de analyse. Wij verzoeken u daarom om voorafgaand de jaarrekeningcontrole 2022 een zichtbare aansluiting te maken tussen de data in de jaarrekening en de data in de analyse. Bij verschillen licht u toe of dit effect heeft op het oordeel omtrent de rechtmatigheid die u heeft toegekend aan de betreffende opdracht. Draag zorg voor verbetering van de toepassing van startformulieren. Bij meerdere opdrachten is de constatering dat ondanks voorschriften vanuit het proces, geen startformulier is opgemaakt. Wij hebben vernomen dat u vanaf 1 januari 2022 het invullen van een startformulier automatisch gaat afdwingen in uw zaaksysteem JOIN (voor aanbestedingen groter dan € 50.000). Betrek bij raamovereenkomsten tevens de uitnutting van deze contracten en relateer de werkelijke bestedingen aan de geraamde bestedingen. Een voorbeeld is de raamovereenkomst inzake inhuur. Draag zorg voor het opnemen van de opdrachtwaarde in uw analyse per opdracht. Wij constateren dat dit niet altijd is opgenomen. Tot slot adviseren wij u om de ramingen bij aanbestedingstrajecten uitgebreider vast te leggen in uw inkoopdossier.

Door een uitgebreide vastlegging kunt u achteraf beter inzicht krijgen in eventuele afwijkingen tussen begroting en gunning, om zo kwaliteit van het ramen van inkoopopdrachten van uw gemeente verder te verbeteren.

Een belangrijke post in de jaarrekening (niet qua omvang, maar wel qua aard door schattingsonzekerheden) van de gemeente Hoeksche Waard is de voorraad grondexploitaties. Door de invloed van parameters (o.a. indexering, fasering, rente, prijs), die bepalend zijn voor toekomstige kosten en opbrengsten, hebben wij tijdens de controle bijzondere aandacht besteed aan de grondexploitaties. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in het algemeen en in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: ▪ Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. 312019012.22.158 - 11

▪

▪

▪ ▪

Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel enorm hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn, bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de hypotheekrente(aftrek) en de COVID19 crisis. Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch. U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV.

De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen, ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor in. Gedurende de controle hebben wij deze risico’s met uw medewerkers besproken. Tijdens deze gesprekken hebben wij uw medewerkers kritisch bevraagd over de uitgangspunten. De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2021 met deze uitgangspunten opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door uw college de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Wij merken op dat de dossiervorming verder verbeterd is ten opzichte van voorgaand jaar. Zo zijn onder andere de parameters (kosten- en opbrengstenindexering) voor de actualisering van de grondexploitaties per 1-1-2022 onderbouwd in een memorandum en zijn deze parameters vastgesteld door het college. De dossiervorming kan op onderdelen verder worden verbeterd. Wij verwachten bijvoorbeeld de onderliggende verkoopovereenkomsten, optieovereenkomsten, marktonderzoeken etc., waaruit de gehanteerde prijzen en fasering blijken in het dossier.

Deze stukken zijn initieel niet geheel opgeleverd.

Inzicht in uw overlopende posten inzake subsidies (van het Rijk en de Provincie) dient verbeterd te worden

Wij constateren dat u voor de administratie van de overlopende posten geen gebruik maakt van één grootboekrekening per subsidieregeling. U heeft een beperkt aantal grootboekrekening waarop meerdere subsidieregelingen zijn verantwoord. Door deze wijze van administratie is het voor u als gemeente en voor ons als accountant lastig om direct inzicht te krijgen in uw overlopende posten inzake deze subsidies. Gezien het als maar toenemende karakter van het aantal subsidieregelingen (voornamelijk via SiSaregelingen) adviseren wij u om de wijze van administreren rondom subsidieregeling te heroverwegen. Wij zullen onze bevindingen bij de controle van de overlopende posten bij de SiSa-bijlage met u bespreken tijdens onze gezamenlijke evaluatie.

312019012.22.158 - 12

Proces rondom opvolging en registratie IB-signalen participatiewet dient herzien te worden. Onzekerheid van € 60.000 door de interne controle geconstateerd

Op basis van de interne controlewerkzaamheden rondom de Participatiewet heeft het college geconstateerd dat er geen systematische heronderzoeken plaatsvinden. Op basis van deze constatering zijn aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om onder andere vast te stellen of signalen van het Inlichtingenbureau (IB) leiden tot een onderzoek naar rechtmatigheid. De aanvullende controles richten zich op: 1. 2. 3. 4. 5.

Afwikkeling van (her)onderzoeken Signaallijsten BRP Signaallijsten InlichtingenBureau (IB) Aanvragen 2021 Inkomstenformulieren

Op basis van de interne controlewerkzaamheden (inclusief aanvullende werkzaamheden) blijken de volgende conclusies waar wij uw aandacht op willen vestigen: ▪

▪

Implementatie programma “basis op orde” loopt; ITomgeving (nog) niet beoordeeld

Het beheer omtrent het in continuïteit rechtmatig verstrekken van uitkeringen is voor verbetering vatbaar. Zo blijkt onder andere dat de sturing op de IB-signalen verder kan worden verbeterd, een structurele registratie van de afhandeling van IBsignalen ontbreekt en sprake is van onduidelijke vastleggingen van de opvolging van IB-signalen. De vastgestelde beleidsregels bieden hiertoe voldoende mogelijkheden, maar moeten nog worden geconcretiseerd en in uitvoering worden gebracht. Wij adviseren u om hier in 2022 mee aan de slag te gaan. Tijdens de interim-controle 2022 zullen wij hier navraag naar doen. Uit de aanvullende werkzaamheden blijken, behoudens één casus, uiteindelijk geen bijzonderheden. Vanuit de IB-signalen is een signaal omtrent het vermogen niet nader onderzocht. Bij uitbreiding van de werkzaamheden blijkt dat van de 30 onderzochte vermogenssignalen er bij tien signalen opmerkingen te maken zijn. Dit onderzoek is momenteel nog onderhanden. De maximale onzekerheid inzake rechtmatigheid betreft circa € 60.000.

De IT-omgeving en een adequate opzet en werking daarvan nemen een steeds dominantere plaats in binnen uw organisatie voor een betrouwbare geautomatiseerde gegevensverwerking. Daarmee krijgt de IT ook een dominantere positie in uw en onze controleaanpak en -uitvoering. De integrale toetsing van de betrouwbaarheid van het systeem van geautomatiseerde (financiële) gegevensverwerking is vooralsnog geen onderdeel van uw interne beheersing geweest in 2019, 2020 en 2021. Daarmee bestaat nog geen integraal inzicht of uw geautomatiseerde gegevensverwerking geheel voldoet aan de eraan te stellen eisen in het kader van de interne en externe controle. Zie voor onze gedetailleerde bevindingen en adviezen de managementletter 2021. Zolang aan belangrijke randvoorwaarden om te kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking niet geheel wordt voldaan, loopt u in opzet mogelijk risico’s. Zonder de beoordeling van de IT General controls kan in feite geen conclusie worden 312019012.22.158 - 13

getrokken of de functiescheidingen en autorisaties juist zijn gewaarborgd binnen de IT-systemen en blijft ook de volgende stap naar systeemgericht controleren niet mogelijk. Derhalve adviseren wij om de beoordeling van de IT general controls op te nemen in de scope van de VIC. Op basis van de conclusies kan vervolgens de impact op de verder uit te voeren controles worden bepaald.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde.

Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring, met uitzondering van enkele kredietoverschrijdingen In totaal heeft uw gemeente € 223,1 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 218,6 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van € 4,5 miljoen (circa 2%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 214,7 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 216,3 miljoen aan werkelijke baten in 2021. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 1,9 miljoen nadelig. 312019012.22.158 - 14

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de volgende programma’s: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Bestuur en ondersteuning voor een bedrag van € 2.457.000 Veiligheid voor een bedrag van € 148.000 Sport, cultuur en recreatie voor een bedrag van € 664.000 Volksgezondheid en milieu voor een bedrag van € 102.000 Algemene dekkingsmiddelen voor een bedrag van € 452.000 Onderdeel Vennootschapsbelasting voor een bedrag van € 216.000

Deze begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring, omdat deze afwijkingen te maken hebben met direct gerelateerde baten en hogere interne urendoorbelasting. Wij verwijzen u naar de analyse van het college in hoofdstuk 4.2 van de jaarrekening (Begrotingsrechtmatigheid). Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2021 voorgedaan bij één investering ad € 136.000. Dit budget was abusievelijk in de exploitatie geraamd, waardoor er geen krediet is aangevraagd. Deze begrotingsafwijking werkt niet door in de controleverklaring. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in paragraaf Bedrijfsvoering, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2021 is opgenomen.

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Met name op grondexploitaties is sprake van een Vpb-last ad € 283.000. Overigens wijzen wij u erop dat u bij nieuwe en gewijzigde activiteiten dit standpunt moet blijven actualiseren.

312019012.22.158 - 15

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 209.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2022 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken.

Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in de bijlage opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole (en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol).

M&O-beleid inzake TOZO: geen formeel vastgesteld beleid door gemeente Hoeksche Waard

De uitvoering van de regeling Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO) is belegd bij de gemeente Rotterdam (RBZ-Meergemeenten) middels mandaat. Bij de uitvoering in mandaat geldt in principe dat het M&O-beleid van de verantwoordende gemeente (gemeente Hoeksche Waard) van toepassing is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers en het accountantsverslag en controlememorandum van de accountant van de gemeente Rotterdam stellen wij vast dat geen sprake is van specifiek en vastgesteld beleid op het gebied van M&O door de gemeente Hoeksche Waard. De gemeente Hoeksche Waard en de andere RBZ-Meergemeenten liften mee op het M&O-beleid van de gemeente Rotterdam. De accountant van gemeente Rotterdam heeft vastgesteld dat de gemeente Rotterdam maatregelen heeft getroffen op het gebied van M&O. Daarnaast heeft de accountant van de gemeente Rotterdam testwerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen of de IB-maatregelen zoals geïdentificeerd gedurende het hele jaar hebben gewerkt. Hieruit komen geen bijzonderheden. 312019012.22.158 - 16

Addendum kadernota rechtmatigheid 2021 en 2022

Met ingang van de begroting 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording van rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. De commissie BBV heeft besloten om voor het boekjaar 2021 en 2022 op onderdelen een addendum op de kadernota rechtmatigheid 2018 te publiceren. In het addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 en 2022 zijn een aantal aanbevelingen gedaan. Uw gemeente heeft aan de aanbevelingen opvolging gegeven, onder ander in de nieuwe Nota reserves en voorzieningen.

Controleprotocol en normenkader 2023 vast laten stellen door de gemeenteraad

In de kadernota rechtmatigheid 2023 is bepaald dat gemeenten met ingang van 2023 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad. Ook over 2021 is het normenkader door uw gemeenteraad vastgesteld. Wij adviseren u om ook in de komende jaren het controleprotocol en het normenkader te laten vaststellen door uw gemeenteraad.

312019012.22.158 - 17

4.

Interne beheersing

312019012.22.158 - 18

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij de managementletter uitgebracht op 2 februari 2022. Deze managementletter is besproken met uw concerncontroller, gemeentesecretaris, (toenmalige) portefeuillehouder Financiën en met de Auditcommissie. controle Hieronder treft u de managementsamenvatting aan.

312019012.22.158 - 19

Rechtmatigheidsverantwoording

In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven: o Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een modeltekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld. o In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, wanneer de wetswijziging wordt aangenomen, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld. Wij adviseren u daar rekening mee te houden.

▪

De Commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&Ocriterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2023 is daarmee vooral een belangrijk document voor de gemeenteraad en het college van decentrale overheden geworden. In paragraaf 1.4 van de kadernota is een tiental 312019012.22.158 - 20

stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de kadernota verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. o In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. o De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven. o De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2022.

Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023 o Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed. Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. Wij zien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een uitgelezen kans om de interne beheersing daarmee op een nog hoger niveau te krijgen. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college.

Uiteraard maken wij hier graag gebruik van en willen wij graag samen optrekken om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. De jaarlijkse beoordeling van het intern controleplan van het college, de door haar uitgevoerde risicoanalyse en de beoogde interne controle aanpak zullen wij diepgaand met elkaar bespreken. Een belangrijke verandering ten opzichte van voorgaande jaren is, dat wij dit vooral vroegtijdig, meer concreet in het eerste of tweede kwartaal willen doen. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria, begrotingscriterium, M&O-criterium en voorwaardencriterium, afdekt en dat wij door goede afspraken aan de voorkant kunnen volstaan met een marginale review achteraf. Dan is het in onze optiek logisch dat wij vroeg in het jaar met elkaar in gesprek zijn. De manier waarop u nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. Wij 312019012.22.158 - 21

adviseren u de noodzakelijk vervolgstappen te zetten. In dit kader hebben wij eerder de volgende elementen benoemd: besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens, tolerantie en normenkader) voorbereiden; uitwerking rechtmatigheidscriteria, in kaart brengen relevante wet- en regelgeving, uitvoeren risicoanalyse (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan), relevante beheersmaatregelen identificeren en het bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico), nadere aandacht voor de rol van IT in uw beheersomgeving en opstellen van werkprogramma’s en eindrapportages waar nodig.

312019012.22.158 - 22

5.

Overige aangelegenheden

312019012.22.158 - 23

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. 22 juni 2022.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Hoeksche Waard, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn

312019012.22.158 - 24

geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben middels gegevensanalyses onderzocht of sprake is van significante en ongebruikelijke transacties. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Tot slot merken wij op dat het college beschikt over een geactualiseerde frauderisicoanalyse. Wij adviseren deze frauderisicoanalyse verder in procedure te brengen.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan, inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier).

Uren geraamd

Uren tot en met 16 juni 2022

Tekenend accountant

220

135

Overige teamleden

1.021

1.224

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2021 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 26 januari 2022 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd. Daarnaast zijn er bijzondere onderwerpen zoals Europese aanbestedingen en de overlopende posten waar meer tijd aan besteed is dan begroot.

312019012.22.158 - 25

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Hoeksche Waard in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: ▪ Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. ▪ Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants. ▪ Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. ▪ Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. ▪ De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

▪ Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. ▪ Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de auditcommissie te raadplegen. ▪ Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst.

312019012.22.158 - 26

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Hoeksche Waard, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente Hoeksche Waard of een bij de gemeente Hoeksche Waard betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben. Aanvullende dienstverlening Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening ▪

Controle van de financiële verantwoording meerjarige projectsubsidie "Gedragsbeïnvloeding verkeersveiligheid Hoeksche Waarde 2017-2019"

Conclusie onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. Op basis van onze toetsing 312019012.22.158 - 27

concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Hoeksche Waard in 2021 voldoende is gewaarborgd.

Controleverschillen

Overzicht van de controleverschillen: Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten Resterende getrouwheidsfouten (Sub)totaal getrouwheidsfouten Rechtmatigheidsfout vanuit externe regels (Europees aanbesteden)

0 1.678

Rechtmatigheidsfout vanuit interne regels (kredietoverschrijdingen) Totaal rechtmatigheidsfouten

1.678

0

Totaal fouten

1.678

0

Onzekerheden Onzekerheid inzake rechtmatigheid Participatiewet

60

Onzekerheid vanuit externe regels (Europees aanbesteden)

117

Totaal onzekerheden

177

0

Wij hebben van het college een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college bevestigt dat de nietgecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn.

312019012.22.158 - 28

Daarnaast is in de jaarrekening een aantal correcties doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correcties.

Verplichte rapportering door accountants over fraude en continuïteit in de controleverklaring

Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om altijd in aparte secties over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. Frauderapportage Fraude kan een groot effect hebben op de reputatie van organisaties en kan tot grote financiële schade leiden. Het is daarom zowel in uw belang als dat van al uw belanghebbenden, dat in het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) expliciet aandacht wordt besteed aan het beheersen van frauderisico’s. Van u (zowel de raad als het college) wordt daarom verwacht dat u frauderisico’s in kaart brengt en adequate maatregelen neemt om deze te beheersen. Omdat bij fraude sprake is van bewust handelen van personeel of management, is een goede frauderisicoanalyse ook in uw belang, ter voorkoming van daadwerkelijke fraude. Wanneer u vervolgens informatie geeft over de wijze van beheersing (bijvoorbeeld in het jaarverslag) en indien van toepassing over vermoedens van fraude, over onderzoek dat is verricht en over maatregelen om herhaling te voorkomen – voor zover deze informatie openbaar is –, draagt dit bij aan het vertrouwen van belanghebbenden in uw gemeente. De door u zelf uitgevoerde frauderisicoanalyse vormt voor controlerend accountants het startpunt van hun werkzaamheden ten aanzien van frauderisco’s.