260310 RV Nieuwe werkwijze gemeenteraad Hoeksche Raadsdag

Voorstel Aan: Van: Zaaknummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Team: Datum vaststelling college: Vertrouwelijk: Fase BOB-cyclus:

Gemeenteraad Presidium Z/26/365718 DOC-261137773 Burgemeester Team griffie Presidium Nee beeldvormend/oordeelsvormend en besluitvormend

Onderwerp Nieuwe werkwijze gemeenteraad ‘Hoeksche Raadsdag’ Beslispunten: 1. Het advies van de werkgroep werkwijze raad (zie bijlage 1) over te nemen en te kiezen voor het ‘Namiddag en avond-model’ (model 3); 2. De nieuwe werkwijze in te voeren op 1 april 2026 bij aanvang van de raadsperiode 2026-2030; 3. Voor de Hoeksche Raadsdag in ieder geval tot de zomer de dinsdag te gebruiken; 4. De griffier opdracht te geven dit model te implementeren in afstemming met college en ambtelijke organisatie; 5. Het raadscommunicatieplan 2024-2026 te herijken en de commissie raadscommunicatie te verzoeken hiervoor nadere voorstellen te doen en daarbij rekening te houden met de nieuwe vergaderwijze en de publiekscommunicatie; 6. Een klankbordgroep (werkgroep) Hoeksche Raadsdag in te stellen a) Het Presidium te verzoeken een voorstel te doen voor de bemensing van de klankbordgroep; b) De taakstelling van de klankbordgroep luidt: monitoren voortgang, met bijzondere aandacht voor succesfactoren en randvoorwaarden en uitvoeren evaluatie na één jaar; c) De klankbordgroep Hoeksche Raadsdag rapporteert aan het presidium en bestaat uit 4 leden, waarvan tenminste één lid uit de agendacommissie. 7. Het college opdracht te geven de Lange Termijn Agenda (LTA) op basis van het coalitieprogramma uiterlijk op 1 september te vullen en actueel te houden; 8.

Het college te verzoeken de financiële consequenties à €47.000 (2026) en €55.000 (2027) te verwerken in de voorjaarsnota en kadernota; 9. De middagvergadering en de avondvergadering aan te merken als afzonderlijke vergaderingen.

Inleiding

De huidige vergaderstructuur van de gemeenteraad Hoeksche Waard leidt tot versnipperde besluitvorming, beperkte voorspelbaarheid voor inwoners en onvoldoende ruimte voor beeldvorming van de betreffende onderwerpen. Hierdoor komt de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad onder druk te staan. De raad heeft daarom behoefte aan een nieuwe vergaderstructuur die de kwaliteit van besluitvorming verbetert en toegankelijker is voor inwoners. 1/7

De gemeenteraad wil zijn werk verder professionaliseren. Uitgangspunt is: het raadswerk op een niveau doen dat recht doet aan zowel het hoge en stijgende inwonersaantal (dat van een grote stad) als het dorpse karakter van de verschillende kernen. Daarbij past een zelfbewuste raad die in goed samenspel met het college stuurt op zijn eigen agenda, proces en informatiebehoefte. En dat komt tot uiting in (de voorbereiding en vorm van) de vergaderingen van de raad. Er is een werkgroep samengesteld om hiertoe een voorstel voor te bereiden. De werkgroep heeft onderzoek in het land gedaan en uitgangspunten voorgelegd. De ideeën zijn op meerdere momenten in samenspraak met de raads- en burgerleden, via een enquête en tijdens twee oriënterende pizza-overleggen, uitgewerkt en aangescherpt: September 2025: Oktober 2025: November 2025: Januari 2026: Februari 2026:

Eendaagse raad, aanleiding start werkgroep Werkgroep verzamelde eerste ideeën en legde dit voor Enquête onder raadsleden en 1e oriënterende vergadering voor toetsing “ideeën” Advies werkgroep in Presidium Advies werkgroep naar fracties 2e oriënterende vergadering

Op basis daarvan is een drietal modellen uitgewerkt: 1. Huidig ‘plus’-model 2. Avondmodel, vaste avond vanaf 17.30 uur 3. (Na)middag en avond-model op vaste middag en avond (ca. 16 – 23 uur) De werkgroep heeft het presidium geadviseerd te kiezen voor model 3 ‘namiddag en avondmodel’ en hier tenminste één jaar mee te werken. Het presidium en fracties gaven in meerderheid een positief signaal terug. Belangrijkste kenmerken van dit model zijn - Er wordt vergaderd vanaf de namiddag tot en met de avond. Bijbehorende tijden zijn 16.00-23.00 uur. De middag geldt als één vergadering en de avond als één. - De vergadering kent een rooster (ook wel blokkenschema of festivalschema genoemd) met een vaste tijd per onderwerp, er wordt maatwerk per raadsvoorstel toegepast. - Er wordt alleen op de raadsdag door (gremia van de gemeenteraad) vergaderd. - Nieuwe activiteiten zijn: o Informeel contact tussen raads- en burgerleden onderling en met en de leden van college. Dat wordt bewerkstelligd door een gezamenlijke maaltijd aan te bieden. o Werken met verschillende typen beeldvorming (bijvoorbeeld: kennissessie, rondetafelgesprek, technische toelichting, etc.); o Werken met meerdere vormen van participatie (bijvoorbeeld: inspreekkwartier, thema-uur met genodigden, etc.) o Werkbezoeken en commissievergaderingen (activiteiten in commissieverband) zullen zoveel mogelijk in de middag plaatsvinden;

2/7

o

o

Beeld- en oordeelsvorming (commissievergaderingen, activiteiten in commissieverband) zullen in de avond plaatsvinden, net zoals korte en langere besluitvormende vergaderingen. Er vinden 2-3 besluitvormende vergaderingen per maand plaats, waardoor maatwerk voor de doorlooptijd mogelijk is en die van hamerstukken wordt verkort.

Beoogd effect Het doel van de nieuwe vergaderwijze is het verbeteren van de kwaliteit van besluitvorming en beraadslaging, het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad, het vergroten van de toegankelijkheid van de gemeenteraad en het efficiënter behandelen van raadsvoorstellen zonder verlies van kwaliteit. Argumenten 1. Gedragen besluit De werkgroep heeft geconstateerd dat er draagvlak is voor de ideeën en uitwerking van de vergaderwijze. Uitgangspunt is dat deze manier van vergaderen de raad direct beter in staat stelt zich te positioneren ten opzichte van het college en alle andere betrokkenen. Daarbij zijn een aantal aandachtspunten (succesfactoren) geformuleerd en door raads- en commissieleden meegegeven (zie bijlage 1: Advies werkgroep werkwijze raad). Waarbij de belangrijkste is: de vergadercultuur en gewoonten ‘doorbreken’. De klankbordgroep (formeel: werkgroep) krijgt de opdracht om hierop vinger aan de pols te houden. Bij de afweging van model 1 heeft de werkgroep geconstateerd dat deze dicht bij de huidige werkwijze ligt. Het biedt extra flexibiliteit doordat beeldvorming en oordeelsvorming flexibeler over (commissie)vergaderavonden worden verdeeld. Maatwerk in de behandeling van onderwerpen blijft echter nauwelijks mogelijk en kan alleen met een volledige cyclus vertraging plaatsvinden.

Daarmee is model 1 weliswaar een kleine verbetering ten opzichte van de huidige situatie, maar onvoldoende voor de gewenste professionaliseringsslag. Binnen het voorkeursmodel 3 is dit maatwerk in dossierbehandeling wel mogelijk, is meer flexibiliteit ingebouwd en kan sneller tot besluitvorming worden gekomen. Snel en efficiënt als het kan en meer uitgebreid als dit nodig is. Er is een blokkenschema (festivalschema): voor inwoners en andere betrokkenen is direct duidelijk hoe laat en lang een onderwerp wordt behandeld. Dit geeft duidelijkheid. Daarnaast is in dit model laagdrempeliger contact met inwoners en insprekers mogelijk en bevordert dit onderling contact. De oordeelsvormende en besluitvormende bijeenkomsten worden in de avond gepland, zodat iedereen daar net als nu bij aanwezig kan zijn. In de middag kunnen de bijeenkomsten binnen de fracties worden verdeeld. Niet iedereen zal daarbij altijd aanwezig hoeven zijn. Bij de keuze tussen model 2 en model 3 geeft de werkgroep de voorkeur aan het starten met een fundamenteel nieuwe werkwijze. Het concentreren van het raadswerk op één vaste dag biedt duidelijkheid voor alle betrokkenen: het raadswerk vindt dan ook daadwerkelijk op die ene dag plaats. Daarmee krijgen raads- en burgerleden ruimte in hun agenda op andere avonden. Door een deel van de namiddag vanaf 16.00 uur te benutten, wordt dit voordeel maximaal ingevuld.

Tegelijkertijd blijft het behapbaar doordat niet de gehele middag of dag wordt benut.

3/7

2 Meteen starten in nieuwe raadsperiode De aanvang van de nieuwe raadsperiode op 1 april 2026 is hét moment om de nieuwe vergaderwijze te implementeren. Deze verandering vraagt iets van alle betrokkenen: aangezien dit ook de tijd is van een demissionair college en in afwachting van een nieuw college zullen er naar verwachting weinig raadsvoorstellen met verstrekkende consequenties ter besluitvorming worden aangeboden wat uw raad ruimte biedt om de nieuwe vergaderwijze te implementeren. 3. Voorkeur Hoeksche Raadsdag op dinsdag, tot nieuwe informatie bekend is Uitgangspunt van het model is dat alle raadsvergaderingen op de namiddag/avond plaatsvinden. De nieuwe raad gaat een overgangsperiode tegemoet, waarin de bestaande planningen worden samengevoegd. Deze periode duurt van 1 april tot het zomerreces 2026. Het vergaderschema 2026 was al vastgesteld met het merendeel van de vergaderingen al op dinsdag. Dit maakt de overgang naar één namiddag/avond op dinsdag het meest soepel. Uitgangspunt is dat de dinsdag wordt behouden, dat vergaderingen op andere dagen worden geschrapt en dat er dinsdagen worden toegevoegd in de weken dat het rooster nog niet voorziet in vergaderingen (uiteraard met uitzondering van recesweken). Na het zomerreces kan op basis van een enquête onder de nieuwe raads- en burgerleden een nieuwe afweging voor de vaste vergaderdag gemaakt worden.

4 Implementeren De griffie gaat formats en werkprocessen uitwerken en de (nieuwe) raad moet de nieuwe middelen en werkprocessen ervaren. Daarnaast zal er – naast het inwerkprogramma – behoefte zijn aan debattraining en voorzitterstraining. Ook is gevraagd om de beeldvormende bijeenkomsten, werkbezoeken e.d. zoveel mogelijk op te nemen (livestream/opnames) of een verslag op te stellen. 5. Communicatieplan aanpassen De gemeenteraad communiceert via zijn website, raadsinformatiesysteem (RIS), persberichten, wekelijkse rubriek in Het Kompas en social media. Ook wordt intern gecommuniceerd met de medewerkers van de gemeente. Het lopende communicatieplan dient geactualiseerd te worden op de nieuwe vergaderwijze. Hierin zal de raadscommissie communicatie het initiatief nemen. Daarnaast worden op het RIS de modules ‘raadsvoorstellen’ en ‘Lange Termijn Agenda in gebruik genomen en volgt er een voorstel voor de AI-hulpmiddel bij het RIS. Al deze modules zijn openbaar toegankelijk en informatief. 6. Klankbordgroep (werkgroep) voor ‘vinger aan de pols’ en formele evaluatie De succesvoorwaarden zoals genoemd in Advies Werkgroep Werkwijze raad zijn belangrijk voor het bereiken van de ambities van de raad. Dit zijn: passende beeldvorming, kernachtige oordeelsvorming, kwaliteit raadsvoorstellen, zelfbewuste raad en durven te leren.

Hieraan is tijdens interne oriënterende overleggen met raads- en burgerleden toegevoegd: sturing door de raad, aandacht voor vergadercultuur en duidelijke communicatie over de veranderingen, ook richting inwoners. 4/7

7. Een actuele en volledige Lange Termijn Agenda (LTA) belangrijk voor sturing/samenspel Bij een professionele zelfbewuste raad hoort het sturen op korte, middellange en lange termijn. Belangrijk is het hebben van overzicht op de onderwerpen en dossiers die in de bestuursperiode van belang zijn. Niet elk onderwerp vraagt om dezelfde behandeling, sommige dossiers lopen jarenlang en anderen worden gehamerd zonder bespreking. Een goede LTA, die bovendien voor eenieder zichtbaar is, is een randvoorwaarde voor goede sturing. De start van een nieuwe raadsperiode geeft de kans om deze goed op te zetten. Daarom gaat het beslispunt uit van een LTA die zo snel mogelijk, maar op uiterlijk 1 september, beschikbaar is. Met de termijnagenda dient het college de raad inzicht te geven op zowel voorstellen als belangrijke wensen- en bedenkingenprocedures. Het gaat dan om alle planbare zaken zoals reguliere zaken (GR’en, P&C-documenten), strategische visies, beleidsdocumenten, de belangrijkste verantwoordingsdocumenten van inhoudelijke zaken, omgevingsplannen, etc. Het college is verantwoordelijk voor het tijdig en duidelijk aanleveren van de informatie voor de Lange Termijn Agenda (LTA). Het college zorgt voor een heldere opgave van onderwerp en aard van het voorstel en een zo nauwkeurig mogelijke indicatie van de datum waarop dat kan worden verwacht.

De raad is eigenaar van de LTA en de griffie ontsluit de informatie via de Notubizmodule Lange Termijn Agenda. Deze module is in principe openbaar. Het Presidium en de agendacommissie bespreken de Lange Termijn Agenda periodiek en kunnen het als voorstel voor bespreking laten agenderen. De gemeenteraad als geheel heeft inzicht in de LTA en kan gebruikelijke raadsinstrumenten inzetten om het college hierover desgewenst te bevragen. 8. Vergoeding voor burgerleden Er komt een vergoeding voor de burgerleden voor hun deelname aan de middag naast de vergadering voor de avondvergadering. Daarmee ontvangen burgerleden straks circa 50% van wat een raadslid ontvangt – dat is in lijn met de bedoeling van de wetgever. Kanttekeningen 1. Veel tegelijkertijd In de periode tot 1 april 2026 moet een aantal planningen gewijzigd en ingevoerd worden. Dit levert direct werk op, waar al implementatieplannen voor klaarliggen. Daarnaast gaat de wijziging van het vergadermodel in op het moment dat de raad, college, griffie vernieuwen. Dit is een kans en een uitdaging. Een aantal zaken zoals formats en overzichten moet nog worden uitgewerkt over langere termijn. In de eerste maanden (april-mei) zal de stroom van nieuwe raadsvoorstellen nog niet groot zijn, wat ruimte geeft.

De strategische advieskwaliteit van de griffie krijgt tijdelijk anders vorm: inrichten vergaderstelsel, adviseren over vormen van beeldvorming, LTA opzetten en in vergaderstelsel inbouwen, agendacommissie in positie brengen zullen tijd en aandacht vragen. Daarbij ontvangt de raad nog een raadsvoorstel voor de formatie en samenstelling team, ook gelet op de kwaliteiten die horen bij deze manier van werken. Binnen de huidige tijdelijke en toekomstige griffie is ervaring aanwezig over werken met dynamische vergadermodellen, de kansen en knelpunten. Er worden al afspraken en overleggen met de directie bedrijfsvoering (facilitaire zaken, ICT en bodediensten) gevoerd voor de benodigde stappen in de praktische voorbereiding. Een van de 5/7

kanttekeningen kan de beschikbaarheid van externe diensten zijn. Het verloop van offerteaanvragen zal hierin op korte termijn al duidelijkheid bieden. 2. Impact één raadsdag De nieuwe vergaderwijze verlangt mogelijk van een aantal kandidaten en/of raadsleden dat zij een andere dagindeling moeten maken rekening houdend met persoonlijke omstandigheden. Bij het onderzoeken wat werkt en juist niet, is wel afgewogen dat concentratie op één dag voor de meeste raads- en commissieleden meer rust brengt tussen privé-ander werk-raadswerk. Daarnaast is bij de werkgroep vergaderwijze tijdens de oriënterende vergaderingen de oproep gedaan belangrijke activiteiten waar eenieder bij moet zijn (oordeelsvorming en besluitvorming) alleen in de avond te plannen. De concentratie van vergaderingen op een dag kan gevolgen kan hebben voor de beschikbaarheid van raads- en burgerleden en voor deelname van inwoners bij participatiemomenten. Dit vraagt om monitoring en evaluatie (door de klankbordgroep). Financiën Er is in kaart gebracht hoe de vergadervergoedingen, kosten voor facilitaire zaken, opleiding en scholing zich verhouden tot het huidige vergaderstelsel. De feitelijke uitgaven zijn daarbij afhankelijk van het aantal burgerleden en hun mate van deelname aan vergaderingen en van offertes. De hoogte van de vergoedingen voor burgerleden is wettelijk bepaald.

Voor 2026 wordt rekening gehouden met begrotingsverhoging tot €47.000 euro ten opzichte van het reeds begrote bedrag. Het voorstel is dat het college dit verwerkt in de voorjaarsbrief. Vanaf 2027 bedraagt de ophoging tot €55.000. Het voorstel is dat het college dit bedrag verwerkt in de kadernota 2027. Communicatie De commissie raadscommunicatie werkt op basis van het raadscommunicatieplan 2024-2026. Dit plan wordt opgesteld en uitgevoerd door de communicatieadviseur. Hoewel het plan nog doorloopt in 2026, moet het worden geactualiseerd naar de nieuwe vergadersituatie. Daarbij moet gekeken worden naar: - Informatie over (nieuwe) participatie(mogelijkheden) - Duidelijke informatie wat wanneer op de agenda komt - Duidelijkheid RIS/website gemeenteraad Uitvoering De nieuwe werkwijze wordt ingevoerd met ingang van de nieuwe raadsperiode. Na de installatieraad op 1 april 2026 en inwerkbijeenkomsten start naar verwachting de eerste inhoudelijke behandeling van raadsvoorstellen in mei. De raad ontvangt zo snel mogelijk een nieuw jaarvergaderschema. De klankbordgroep rapporteert regulier aan het Presidium en de evaluatie staat gepland voor bespreking in het Presidium in het tweede kwartaal van 2027.

6/7

Bijlagen. 1. Advies werkgroep Werkwijze Raad 2. Bijlage 1: Fictief voorbeeld 3 weken Hoeksche Raadsdag 3. Bijlage 2: Voorbeeld typen beeldvormingen 4. Bijlage 3: Reactie op input uit fracties 5. Bijlage 4: Vraag- en antwoorden januari 2025

Aangeboden door, Presidium,

M.J.E.M. van Dam griffier

M. Witte, voorzitter{{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}} {{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}

7/7