Wijzigingsverordening van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum - Raadsvoorstel

VOORSTEL Zaaknummer: steller: portefeuillehouder: onderwerp:

749979 P.M.H. van Ruitenbeek P.I. Broertjes Wijzigingsverordening, waarmee het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum, laatst gewijzigd 6 mei 2020 wordt gewijzigd.

Voorstel 1. De wijzigingsverordening, waarmee het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum wordt gewijzigd, vast te stellen

Samenvatting De gemeenteraad van Hilversum heeft op 27 januari 2021 de tien voorstellen die zijn gedaan door de raadswerkgroep vergaderen overgenomen. Om een deel van de voorstellen te kunnen implementeren is het nodig het bestaande Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum aan te passen door middel van het vaststellen van een wijzigingsverordening. De raad wordt gevraagd deze wijzigingsverordening vast te stellen.

Inleiding De gemeenteraad van Hilversum werkt op basis van afspraken die zijn vastgelegd in en Reglement van Orde. Artikel 16 Gemeentewet stelt het vaststellen van een Reglement ook verplicht. In het Reglement wordt nadere invulling gegeven aan wettelijke bepalingen (zoals bepalingen over stemmingen in de raad) en er wordt beschreven op welke wijze het besluitvormingsproces van de raad wordt vormgegeven. Als de raad besluit tot wijziging van de werkwijze dan moet die wijziging, voor zover de oorspronkelijke werkwijze beschreven is in het Reglement, ook daar worden aangepast.

Probleemstelling/doel De volgende voorstellen die door de raad op 27 januari 2021 zijn vastgesteld, zijn in de wijzigingsverordening verwerkt: Voorstel 1 In de raadscommissie komen onderwerpen voortaan tweemaal aan de orde, Eenmaal in de beeldvormende fase en eenmaal in de besluitvormende fase. Voorstel 2 De oordeelsvormende fase start met korte en bondige standpunten van de fracties (maximaal 3 minuten, zonder interrupties). Voorstel 5: De inspreekmogelijkheden over lopende vergunningaanvragen, lopende bezwaar- en beroepsprocedures e.d. wordt in het Reglement van Orde beperkt. Voorstel 7 We verbeteren de kwaliteit van de inspreekmogelijkheden van burgers waar het gaat om onderwerpen die niet in de concept agenda van de commissie staan. Voorstel 8 De vergaderingen worden verdeeld over de beschikbare commissievoorzitters.

Indien een bepaald artikel ten gevolge van de door de raad aangenomen voorstellen moest worden bewerkt, is in dat artikel ook de ruimte genomen om de meest recente werkwijze door te voeren op punten waarvoor geen voorstellen door de raad zijn vastgesteld. Zo is bijvoorbeeld de passage dat voorstellen ter inzage worden gelegd in de leeskamer in het stadskantoor geschrapt omdat dit in de praktijk niet meer gebeurt. De uiterste termijn voor het aanleveren van stukken voorafgaand aan een vergadering is ook opgenomen, zijnde maandagavond voor 18.00 uur, zodat de fracties de informatie kunnen betrekken bij hun fractievergaderingen.

Argumenten Voor de aanleiding van deze wijzigingen verwijzen we u naar de rapportage van de raadswerkgroep vergaderen die ten grondslag lag aan het raadsbesluit van 27 januari 2021.

Kanttekeningen Het Hilversumse Reglement van Orde voor de gemeenteraad is in werking getreden op 1 maart 2012. In 2017 en begin 2018 is er gewerkt aan een algehele herziening, die toen wegens onvoldoende draagvlak na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 niet verder in procedure is gebracht. Er is uit praktisch oogpunt voor gekozen om de aangenomen voorstellen nu te verwerken in het bestaande Reglement, maar een volledige herziening van de teksten en opbouw, zonder dat daardoor de werkwijze wijzigt, is in een volgende raadsperiode gewenst.

Financiën Er zijn aan het aannemen van de herzieningsverordening van het Reglement van Orde geen financiële consequenties verbonden.

Uitvoering Na het aannemen van de wijzigingsverordening door uw raad dient deze te worden gepubliceerd. Door de publicatie treedt de verordening in werking. De wijzigingsverordening wordt vervolgens verwerkt in het bestaande Reglement van Orde, waarvan een nieuwe versie in Ibabs en op de website geplaatst zal worden. Met de daadwerkelijke uitvoering van de aangenomen voorstellen is inmiddels een aanvang gemaakt. Zo is er door de raadwerkgroep aan het college van burgemeester en wethouders gevraagd de implementatie van enkele voorstellen ter hand te nemen. De commissievoorzitters zijn uitgenodigd voor een gesprek met de leden van de raadswerkgroep om over de praktische uitwerking voor de vergaderingen van de commissies van gedachten te wisselen. In het presidium is afgesproken dat de nieuwe werkwijze zal worden gehanteerd vanaf de commissievergaderingen in april 2021. De daadwerkelijke uitvoering, los van organisatorische handelingen, ligt bij allen die een bijdrage leveren aan het bestuur van Hilversum zoals de ambtelijke organisatie, de leden van het college, de raadsleden en commissieleden en natuurlijk bij inwoners en instellingen die zich melden bij het bestuur van Hilversum om hun kennis, kunde en standpunten te delen.

Bijlagen 1. Raadsbesluit Wijzigingsverordening op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Hilversum. 2. Overzicht van oude artikelen en hun toelichting en de herziene artikelen en hun toelichting (Van oud naar nieuw). 3. Het bestaande Reglement van Orde (laatst gewijzigd 6 mei 2020) met toelichting.