Was-wordt toelichting mbt instructie voor de griffier Hilversum 2023

Wijzigingen instructie voor de griffier 2023 t.o.v. instructie voor de griffier 2003 Artikelen mbt:

Instructie 2003

Instructie 2023

Begripsbepalingen

-

Begripsbepalingen (art. 1)

Ondersteuning

Ondersteunen leden van de raad (art. 1) Ondersteunen van raadsleden en ingestelde commissies (art. 4.3)

Adviseren en ondersteunen raad, commissies, werkgroepen en individuele leden (art. 2.1)

Ondersteunen andere commissies (art. 6)

Ondersteunen rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken. (art. 2.3)

Bijstand raadsvoorzitter (art. 3.1) Bijstand raadscommissievoorzitters (art. 3.2)

Ondersteunen van de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen (art. 5.7).

Ondersteuning raad en commissies bij vaststellen van de agenda´s (art. 2)

Adviseren agendacommissie en raadsvoorzitter bij opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten (art. 3.1)

Aanwezig bij raadsvergadering (art. 4.1)

Aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad (art. 5.9)

Vergaderingen

Kan aanwezig zijn bij commissievergaderingen (art. 4.4)

Agendacommissie/ Presidium

Zorgdragen voor verslaglegging van vergaderingen (art. 4.1)

Regelen van de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies (art. 5.8)

Zorgdragen voor verzending agenda en stukken (art. 4.2)

•

Aanwezig bij presidium en draagt zorg voor voorbereiding en verslaglegging (art. 5.1) Zorgdragen voor aanvullende ondersteuning presidium (art. 5.2)

Verlenen van de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies. (art. 2.5) • Ondertekenen van alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan (art. 5.10) Aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie (art. 5.9) Ondersteuning en advisering van het presidium en de agendacommissie ten aanzien van de (strategische) raadsplanning. (art. 3.2)

Griffie

Ontwikkelingen

Belangenbehartiger van de raad

• • • • • •

Leiding geven aan de griffie (art. 8.1) Bewaken van de eenheid in uitoefening taken van de griffie (art. 8.2) Zorgdragen ambtelijke ondersteuning raadsleden (art. 7) Commissiegriffiers handelen overeenkomstig aanwijzingen griffier (art. 4.5) Bij verhindering tijdige mededeling aan raadsvoorzitter (art. 9.1) Raad wijst 1e en 2e plaatsvervangend griffier aan (art. 9.2)

Artikel 7: • Leiding geven aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand (art. 7.1) • Uitvoeren van personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie (art. 7.2) • Verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie (art. 7.3) • Verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris (art. 7.4) • Bevorderen van de bedrijfsvoering van de griffie en bevorderen van de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier, indien nodig, SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. (art. 7.5) • Leiding geven aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus (art. 7.6) • Opstellen van griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie (art.

7.7) • Beheren van de budgetten van de raad en de griffie, bevorderen van een gezonde financiële huishouding (art. 7.8) • Regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie (art. 7.9) Artikel 2 • Tav gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen tbv democratische besluitvorming (art. 2.2) • Ondersteunen en initiëren van democratische verbetering en/of vernieuwing. (art. 2.4) • Bevorderen van de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. (art. 2.6) • Verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad (art.2.7) • Een vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden. (art. 2.8) Artikel 4: • Periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris (art. 4.1) • Periodiek overleg met de gemeentesecretaris over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college (art. 4.2); • Periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening (art. 4.3) • Periodiek overleg met de rekenkamer (art. 4.4)

•

Periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad (art. 4.5) • Vertegenwoordigen van de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties (art. 4.6) • Zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken (art. 4:7) Artikel 5: • Stimuleren van de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming (art. 5.1) • Bewaken van de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad (art. 5.2) • Bewaken van de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college (art. 5.3) • Toetsen van de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals: a. het voldoen aan wet- en regelgeving; b. door de raad vastgestelde spelregels; c. eerder genomen besluiten; d. en de vastgestelde formats (art. 5.4) • Bewaken van de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college (art.

5.6) Artikel 6: • Actief bijdragen aan: o de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels; o het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente; o (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie; o de toegankelijkheid, in de brede zin van het woord, van de raad voor de inwoner (art. 6.1); • Adviseren in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek (art. 6.2)

Bestuurlijke besluitvorming

Hoeder lokale democratie

Communicatie en voorlichting

Slotbepaling

Artikel 8: • Adviseren van de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie (art. 8.1) • Verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies (art. 8.2) • Het geven van voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder (art. 8.3) Als instructie niet voorziet, voert griffier overleg met raadsvoorzitter (art. 10.1)

Als instructie niet voorziet, voert griffier (voor zover nodig) overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie. (art. 9.1)