Visie op Samenwerking en Governance (ter vaststelling)

Wanneer de aard van de regeling hier aanleiding toe geeft, kunnen één of meer leden van het dagelijks bestuur (behoudens de voorzitter) worden aangewezen van buiten de kring van het algemeen bestuur. De op deze wijze aangewezen leden mogen niet de meerderheid van het dagelijks bestuur uitmaken.

20

Het Dagelijks Bestuur is belast met de dagelijkse aangelegenheden, het voorbereiden en het uitvoeren van besluiten van het Algemeen Bestuur. De leden van het Dagelijks Bestuur behartigen de belangen van het samenwerkingsverband. Zij vervullen de eigenaars- en opdrachtnemersrol.

3.8 Beheer- en control instrumentarium Beheersen is het stelsel van maatregelen, procedures en processen waardoor de gemeente blijvend nastreeft dat gestelde doelen worden gerealiseerd en afspraken worden nagekomen. Iedere samenwerkingsvorm is anders, daarom is er binnen het beheer- en control instrumentarium ruimte om te differentiëren per samenwerking en verbonden partij in het bijzonder. Maatwerk hierbij is noodzakelijk. Dit pakket van maatregelen zorgt ervoor dat de gemeente Hilversum goed toezicht heeft en houdt op haar samenwerkende partners. Dit betekent dat voor samenwerkingen die een hoge invloed hebben op het behalen van de gemeentelijke doelstellingen een risicokompas wordt opgesteld en deze jaarlijks wordt geactualiseerd. Aan de hand van deze uitkomsten worden beheersmaatregelen in de vorm van een toezichtarrangement getroffen.

Risicoanalyse en risicoprofiel Risicoanalyse en risicoprofiel hebben als doel om te bepalen hoeveel aandacht en dus toezicht een samenwerking nodig heeft. Door risicoanalyse en het hieruit voortvloeiende risicoprofiel, wordt inzichtelijk hoe risicovol een samenwerking voor de gemeente Hilversum is op vier deelgebieden. Sommige samenwerkingen hebben een hoger risicoprofiel dan andere. Deze samenwerkingen verdienen daarom ook meer aandacht. De risicoanalyse is opgedeeld in verschilde deelgebieden die aan de hand van indicatoren worden beoordeeld. •

Bestuurlijk belang

Naarmate het bestuurlijk belang bij een samenwerking groter is neemt de verantwoordelijk van Hilversum hierin toe. De mate van bestuurlijk invloed wordt bepaald door bijvoorbeeld het aantal bestuursleden en het aantal bestuursleden hierin, wel of geen deelname aan het dagelijks bestuur en de statutaire bevoegdheden van het bestuur. •

Financieel belang

De omvang van het financiële belang bestaat uit meerdere facetten. Het kan gaan om inkoopcontracten, jaarlijkse bijdragen aan een gemeenschappelijke regeling enz. Daarnaast kan Hilversum ook leningen verstrekken of garant staan voor een lening aan een externe financieringsbron. •

Politiek belang

Het politieke belang van een samenwerking en verbonden partij in het bijzonder kan ook wel worden afgelezen aan de mate waarin deze in de belangstelling staat. Sommige samenwerkingen kunnen door de publieke betrokkenheid een verhoogd politiek risico voor de gemeente vormen. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer zij substantiële werkgelegenheid biedt binnen de eigen gemeente of als de doelgroep van de samenwerking een kwetsbare groep inwoners betreft. Ook hebben ze soms een groter maatschappelijk belang dan anderen. Het politiek belang kan ook groter zijn als in de omgeving ontwikkelingen spelen die politiek/bestuurlijke risico’s met zich meebrengen. Het “politiek belang” en “omgeving” raken elkaar dan in de risicoanalyse.

21

•

Omgeving

Er zijn samenwerkingsverbanden die zich in een spannende en/of turbulente omgeving bevinden. Wanneer is een omgeving spannend? Een omgeving kan spannend zijn als er politieke, bestuurlijke en maatschappelijke risico’s zijn (bijvoorbeeld wijzigen van overheidsbeleid beïnvloedt het voortbestaan van de samenwerking). Een omgeving kan ook spannend zijn als economische ontwikkelingen de doelstellingen van de samenwerking kunnen bedreigen (bijvoorbeeld afzetrisico’s / ontwikkelingen arbeidsmarkt). Ook kan een omgeving spannend zijn als ze afhankelijk is van veranderende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld milieunormen).

Toezichtarrangement De uitkomst van de risicoanalyse bepaalt het toezichtarrangement. Wanneer het risicoprofiel erg laag is, besteden wij hier geen extra aandacht aan bovenop de al bestaande maatregelen. Bijvoorbeeld hetgeen wat is opgenomen in de inkoopvoorwaarden en de subsidieverordening. Voor het bepalen van het toezichtarrangement onderscheiden we drie verschillende profielen: HOOG/MIDDEN/LAAG. In de jaarrekening van de gemeente worden de samenwerkingsverbanden met een hoog risicoprofiel nader toegelicht. In de toelichting wordt aangegeven welke maatregelen zijn genomen en in hoeverre effecten zichtbaar worden. Daarnaast wordt een overzicht opgenomen waarin het risicoprofiel van iedere samenwerking zichtbaar is.

Invloed De mate waarin een gemeente invloed heeft, is bij iedere samenwerkingsvorm anders. Dit betekent dat het niet altijd mogelijk is om het beheer- en control instrumentarium dat vanuit de gemeente Hilversum het meest geschikt is, toe te passen. De invloed is bijvoorbeeld sterk afhankelijk van: • • •

Percentage aandelen (BV/NV) Aantal deelnemers (GR) Marktpositie leverancier (Microsoft/Centric/etc.)

Bij zowel publiek- als privaatrechtelijke samenwerkingen is de situatie denkbaar dat je als gemeente alleen staat en je invloed maar beperkt is. Door samen met andere deelnemers, afnemers enz. op te trekken vergroot je de invloed. Waar dit mogelijk is zal de ambtelijke organisatie hierop inzetten.

Evaluatie De samenwerking moet meerwaarde hebben voor de gemeente Hilversum. Gewijzigde wet- en regelgeving, nieuwe inzichten, het behaald hebben van alle doelstellingen kunnen aanleiding vormen om de samenwerking te beëindigen. Tijdens de totstandkoming van een samenwerking zal de gemeente Hilversum er dan ook voor pleiten dit op te nemen in de gemeenschappelijke regeling, contract, statuten enz. De samenwerking zal bij gewijzigde omstandigheden worden beoordeeld en aan de hand hiervan volgt wellicht een advies waaruit blijkt of bijvoorbeeld, het contract wordt beëindigd, de samenwerking wordt gecontinueerd, er een heroriëntatie en ontwikkeling volgt, ontbonden of dat de gemeente uit een verbonden partij stapt?

22

4. Uitvoering Governance Samenwerking 4.1 Het aangaan en sturing op samenwerking De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders hebben verschillende bevoegdheden en rollen als het gaat om samenwerking en specifiek om verbonden partijen. Als een samenwerkingsverband en in het bijzonder een verbonden partij wordt opgericht, zijn de rollen anders dan wanneer de verbonden partij eenmaal in werking is. In deze nota is daarom gekozen voor een uitwerking in drie fasen. De volgende drie fasen worden uitgewerkt: de oprichtingsfase; de uitvoeringsfase; evaluatie- en heroverwegingsfase. Aan de fasen zijn de uitgangspunten voor het college en de raad gekoppeld. In bijlage III zijn deze uitgangspunten vertaald in zogenaamde werkafspraken en ter illustratie gebundeld opgenomen.

4.2 Oprichtingsfase Deelname aan een samenwerking is een manier om een gemeentelijk doel effectiever te bereiken. De keuze voor een samenwerking wordt gemaakt omdat dezelfde activiteiten kunnen worden uitgevoerd met meer efficiency, kwaliteit of continuïteit. Daarnaast is al eerder aangegeven dat er samenwerkingen zijn die verplicht zijn gesteld door de wetgever. Een keuze voor al dan niet deelnemen is er in die gevallen niet. In de oprichtingsfase is het uitgangspunt dat er bewust en gemotiveerd is gekozen voor de samenwerking. Hier gaat een afwegingsproces aan vooraf. In bijlage II is een afwegingskader als beslisboom weergegeven ten aanzien van het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Dit afwegingskader kan gezien worden als een beleidslijn, waarmee de keuze wordt gemaakt voor de wijze waarop de gemeente haar taken uitvoert. Dit stappenplan is gebaseerd op de handreiking Verzelfstandiging en samenwerking bij decentrale overheden, die in opdracht van het ministerie van BZK is ontwikkeld. De uitwerking van dit stappenplan is een document dat aan de gemeenteraad kan worden voorgelegd als informatievoorziening. De raadsleden krijgen hiermee concrete en uniforme informatie én handvaten op basis waarvan zij zich een oordeel kunnen vormen. De beslissing tot deelname aan een samenwerking en ook de aansturing daarvan behoren primair tot de taken van het college.

Het besluit tot deelname aan een gemeenschappelijke regeling kan niet eerder worden genomen dan nadat de raad toestemming heeft verleend. Het college besluit ook tot de oprichting van en de deelneming in privaatrechtelijke organisaties. Zij besluit hiertoe indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Dit besluit wordt niet genomen dan nadat aan de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen te uiten (Artikel 160 lid 2 Gemeentewet).

Uitgangspunt 1 Het afwegingskader wordt gehanteerd op het moment dat de vraag zich voordoet of een relatie met een andere partij moet worden aangegaan. Via verschillende kanalen en partijen komt een dergelijk onderwerp aan bod. In sommige gevallen initieert de gemeente Hilversum gesprekken over het aangaan van een samenwerkingsverband zelf; in sommige gevallen komt het initiatief van een andere gemeente of organisatie. Dit betekent ook dat de informatie via verschillende kanalen vergaard wordt en op verschillende wijzen wordt gegeven. Door middel van het afwegingskader draagt het college zorg voor uniforme informatievergaring wanneer de vraag voor het aangaan van een samenwerkingsverband speelt. De gemeenteraad krijgt op deze wijze ook op uniforme wijze de informatie tot zich.

Uitgangspunt 2 Deelname aan een samenwerkingsverband vindt alleen plaats als dat noodzakelijk is voor het publiek (algemeen) belang.

23

Dit is één van de onderdelen van het afwegingskader. Doordat dit de basis is van het aangaan van een samenwerkingsverband, is dit als gezamenlijk uitgangspunt opgenomen.

Uitgangspunt 3 Als uitgangspunt geldt dat alleen leden van het college worden benoemd in besturen van samenwerkingsverbanden, zijnde verbonden partijen. Als regel is dit in ieder geval het collegelid dat de betreffende taak in zijn of haar portefeuille heeft. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken. Dit dient plaats te vinden door middel van formele besluitvorming. De gemeenteraad heeft een kaderstellende rol. De wetgever heeft ten aanzien van het aangaan van verbonden partijen enkel verplicht gesteld dat de gemeenteraad toestemming dient te geven aan het college voor deelname aan een nieuwe verbonden partij (Artikel 1 lid 2 Wet gemeenschappelijke regelingen). Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de gemeente Hilversum enkel deelneemt in collegeregelingen. Mocht er in de toekomst sprake zijn van het aangaan van een raadsregeling of gemengde regeling, dan gelden er andere bevoegdheden en verplichtingen. Daar kan op geanticipeerd worden bij de uitwerking van het afwegingskader. De fase van de totstandkoming is voor de gemeenteraad van groot belang. Hier kan de gemeenteraad sturen op de regels die worden vastgesteld en zichzelf van voldoende informatie voorzien. De raad kan het geven van toestemming alleen weigeren als de regeling in strijd is met het recht of met het algemeen belang.

4.3 Uitvoeringsfase Het deelnemen aan samenwerkingsverbanden en verbonden partijen in het bijzonder brengt financiële en bestuurlijke risico’s met zich mee. De opdracht van de gemeenteraad ziet samenvattend toe op meer grip krijgen op de samenwerkingen. De wens is dat er een cultuur ontstaat waarin onvolkomenheden eerder aan de gemeenteraad worden gemeld. Onvolkomenheden kunnen nooit geheel worden tegengegaan. Wat wel mogelijk is, is dat zowel het college als de raad voldoende aandacht heeft voor de sturing op de samenwerkingen. Sturing is lastig, aangezien veel van deze samenwerkingen uit meerdere deelnemers bestaan. Met sturing bereikt de gemeente dat de overeengekomen opdracht wordt gerealiseerd binnen de daarvoor afgesproken beleidsinhoudelijke en financiële kaders. Hoe groter het bestuurlijk/ of financieel risico is, hoe intensiever de sturing is op de samenwerking en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. De gemeenteraad en het college hebben ieder hun eigen rol in relatie tot samenwerkingsverbanden. De raad en het college hebben de volgende gezamenlijke uitgangspunten vastgesteld, zodat de gemeente meer grip kan krijgen. De werkafspraken zijn voor de bestuursorganen ter illustratie afzonderlijk in de bijlage weergegeven.

Belangrijk in deze fase is de wijze waarop de gemeenteraad wordt geïnformeerd over de samenwerking en tegelijkertijd de wijze waarop de gemeenteraad actief informatie kan verkrijgen.

Informatievoorziening Uitgangspunt 1 Het college informeert de gemeenteraad actief over de samenwerkingsverbanden. Dit betreft een informatievoorziening in de breedste zin van het woord. Voorstel is om op de agenda van de desbetreffende raadscommissie als vast agendapunt “Informatie over samenwerkingsverbanden (verbonden partijen)” op te nemen. Hierin wordt vervolgens een onderscheid gemaakt tussen informatie die door het college aan de raad wordt aangeboden en informatie die door het samenwerkingsverband rechtstreeks aan de raad wordt voorgelegd. Het college deelt bij dit agendapunt actief informatie en de raadsleden kunnen tegelijkertijd informatie vragen aan collegeleden. Het college en de gemeenteraad hebben gezamenlijk de afspraak gemaakt om de informatie actief te delen. Naast deze vorm van informatievoorziening komt het ook voor dat de samenwerkingsverbanden stukken rechtstreeks naar de raad sturen, in de meeste gevallen ter kennisgeving. Dit kan het geval zijn als dit in een gemeenschappelijke regeling is afgesproken, maar het kan ook voorkomen dat partijen aan hun wettelijke plicht voldoen. Gemeenschappelijke regelingen dienen bijvoorbeeld de kaderbrief ter kennisgeving aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten toe te zenden. In de praktijk komt het voor dat informatie zowel via het college als via de samenwerkingspartij zelf bij de raad terecht komt.

Na vaststellen van 24

de voorliggende nota wordt de informatiestroom actief bijgehouden en waar nodig bijgeschaafd en op elkaar afgestemd. Ten tijde van het opstellen van deze nota gaat het te ver hier gedetailleerde afspraken over te maken en op te nemen in deze nota.

Uitgangspunt 2 Het is aan de raadsgriffier om de informatie (voor zover rechtstreeks verzonden aan de raad) te verzamelen, te bundelen en te agenderen Het college verstrekt de informatie aan de raad zodra het college de informatie heeft kunnen duiden én van mening is dat het informatie betreft die al gedeeld kan worden. Het kan voorkomen dat er enige tijd tussen de vergadering van de samenwerking zelf en de raadscommissie zit. Kwesties van groot belang worden door het college op voorhand voorgelegd.

Risicoprofielen en toezichtarrangement Van belang is om scherp te maken waar in onze relatie met samenwerkingen risico's liggen voor de realisatie van het publieke belang. Dan kunnen we zien waarop we moeten letten en bezien of vorm en omvang van het toezicht aangepast moeten worden. Uitganspunten die wij hanteren voor een goede praktijk: ▪ ▪

▪

Het gemeentelijk beleidskader risicomanagement toepassen op onze samenwerkingen (verbonden partijen). Daardoor kunnen we adviseren over sturing op basis van risico-inventarisatie. Eenduidige regels stellen voor de risicoparagraaf van de samenwerkingsverbanden. Bevorderen dat samenwerkingsverbanden zelf goed zorgen voor risicomanagement en goede praktijken uitwisselen om van elkaar te leren. Afspraken over zwaarte van het pakket instrumenten in te zetten bij een hoger risicoprofiel.

Maatregelen die we als gemeente(n) kunnen treffen bij een verhoogd risicoprofiel: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Verdeling van rollen binnen college Hogere frequentie tussentijdse rapportages Hogere frequentie ambtelijk overleg vanuit eigenaar- en opdrachtgeverschap Periodieke evaluatie sturingsmaatregelen Hogere frequentie overleggen portefeuillehouders Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a GW) Instellen concerncontrollersoverleg als aanvulling op de gebruikelijke overleggen Instellen separate commissie van raadsleden Aanvullende kaders door de raad Verzoek informatie op maat voor de raad Verzoek rekenkameronderzoek

Uitgangspunt 3 Voor iedere samenwerking (minimaal de verbonden partijen) wordt volgens een nog op te stellen cyclus een risicoprofiel en toezichtarrangement vastgesteld. Op basis van een risicoanalyse kan vorm en inhoud worden gegeven aan de aansturing, het beheer en control van de relatie. Hierdoor kan de sturing van de samenwerking begrensd worden. De wijze van sturing is nu voor bijvoorbeeld elke gemeenschappelijke regeling in principe gelijk. Daar kan een verdeling in gemaakt worden, hetgeen ook kan leiden tot een andere tijdsbesteding voor de raad. De uitwerking hiervan vindt plaats na vaststelling van deze nota door de gemeenteraad.

25

Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) versterkt de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden. De participatiemogelijkheden van burgers en belanghebbenden bij de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen worden vergroot. Om raadsleden beter in positie te brengen, worden er in de nieuwe wet een aantal wijzigingen doorgevoerd, onder andere met betrekking tot de informatiepositie van de raad. Daarnaast komt er de mogelijkheid tot het instellen van een regionale adviescommissie, bestaande uit raadsleden. Deze adviescommissie, bestaande uit raadsleden uit deelnemende gemeenten, kan zo eerder in het besluitvormingsproces dienen als klankbordgroep en als stem van de raden in de regio. Er komt een actieve informatieplicht vanuit het bestuur van de gemeenschappelijke regeling richting de raad, vergelijkbaar met de informatieplicht van het college richting de gemeenteraad. Het gaat hierbij niet alleen over de te nemen of genomen besluiten maar over alle informatie die de raad nodig heeft om zijn taak goed te kunnen vervullen. De controlerende rol wordt versterkt door de mogelijkheid tot onderzoeken van het functioneren van de gehele gemeenschappelijke regeling. Gemeenteraden krijgen de mogelijkheid een regionale onderzoekscommissie op te stellen.

Via een Tweede Kamermotie is bepaald dat de regering in overleg met de decentrale overheden een kader gaat opstellen voor democratische controle op privaatrechtelijke samenwerkingen. De burgerparticipatie binnen het z.g. verlengd lokaal bestuur wordt wettelijk verankerd. Zo krijgt de participatie een vaste plek binnen gemeenschappelijke regelingen. Inwoners en belanghebbenden kunnen bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid in regionale samenwerkingsverbanden betrokken worden. Kaderbrieven Van belang is verder dat de Wet gemeenschappelijke regelingen al in 2015 is gewijzigd, waardoor de gemeenteraad meer grip kan krijgen op de verbonden partijen. Eén van de wijzigingen betrof destijds de invoering van de kaderbrief die wordt opgesteld door de gemeenschappelijke regelingen. In de kaderbrief staan de beleidsontwikkelingen die een verbonden partij ziet aankomen. Hierbij wordt een koppeling gemaakt met mogelijke financiële consequenties. Deze worden vervolgens meegenomen in de ontwerpbegroting. De kaderbrief van de verbonden partij is een brief gericht aan de gemeenteraad. Meerdere gemeenteraden binnen de Regio zijn actief bezig met het onderwerp kaderbrief. Eén van de acties die door raadsgriffiers kan worden uitgezet is contact leggen met de gemeenschappelijke regelingen om zo te komen tot een eenduidig format voor de kaderbrief.

Het opstellen van de kaderbrief en de inhoud daarvan is aan het samenwerkingsverband. Er is geen formele instemming van de raad nodig. In sommige gemeenschappelijke regelingen is opgenomen dat het college een reactie mag geven op een concept kaderbrief. Belangrijk is hier te vermelden dat dit geen wettelijke verplichting is. Het is een servicegerichte afspraak die zorgdraagt voor betere afstemming vooraf. In de praktijk kan dit wel voor verwarring zorgen, aangezien de werkwijze per gemeenschappelijke regeling anders kan zijn.

Uitgangspunt 4 De verbonden partijen sturen de kaderbrief rechtstreeks naar de gemeenteraad ter kennisgeving. Uitgangspunt 5 Daar waar de mogelijkheid tot het geven van een reactie door het college is opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, is het aan het college of zij al dan niet een reactie geeft. Uitgangspunt 6 De kaderbrieven van alle gemeenschappelijke regelingen worden voor zover mogelijk uiterlijk 15 februari ter kennisgeving naar de gemeenteraad gestuurd. Met de informatie van de kaderbrieven kan de gemeenteraad zich vroegtijdig richten op de ontwerpbegroting en de invloed die zij daarop willen en kunnen uitoefenen. 26

Uitgangspunt 7 De komende periode willen we ernaar toe werken dat het zwaartepunt komt te liggen op de kaderbrieven, zoals dat ook het geval is bij de voorjaarsnota van de gemeente zelf. De periode van ontvangst van de kaderbrief is de uitgewezen periode om invloed uit te oefenen op het bewerkstelligen van de doelstellingen en de daarbij behorende financiële consequenties door middel van het indienen van een zienswijze. Hoewel de mogelijkheid voor het indienen van een zienswijze wettelijk niet verplicht is, zien wij daar de nut en noodzaak wel van in. Hier zijn echter veel partijen bij betrokken. Te denken valt aan de verbonden partijen zelf, maar ook alle deelnemende gemeenten aan die verbonden partijen. Ontwerpbegroting In een relatief kort tijdsbestek ontvangt de gemeenteraad de ontwerpbegrotingen van alle gemeenschappelijke regelingen. De wijze van ontvangst verloopt via verschillende kanalen. In sommige gevallen ontvangt de raad de ontwerpbegroting rechtstreeks van de verbonden partij. In andere gevallen wordt de ontwerpbegroting naar het college of het ambtelijk apparaat gestuurd. Het college stuurt de ontwerpbegroting dan door naar de raad op het moment dat de conceptzienswijze gereed is. De verbonden partij dient volgens de Wgr de ontwerpbegroting aan de gemeenteraad te richten.

Dit draagt zorg voor een optimale benutting van de relatief korte termijn voor het indienen van zienswijzen.

Uitgangspunt 8 De ontwerpbegrotingen worden als uniforme afspraak rechtstreeks naar de gemeenteraad verstuurd. De vastgestelde begroting van de verbonden partij is een gegeven voor de begroting van de gemeente. Het is dus van belang dat de gemeenteraad zich actief opstelt als het om de ontwerpbegroting van de verbonden partijen gaat. Dat begint al bij de informatievergaring door ontvangst van de kaderbrief.

4.4 Evaluatie- en heroverwegingsfase Over het algemeen geldt dat wij een relatie in een samenwerkingsverband aangaan voor onbepaalde tijd. Dat betekent echter niet dat wij deze relatie stilzwijgend voortzetten. Een relatie in een samenwerkingsverband vergt ook een kritische blik op deze relatie.

Uitgangspunt 1 Dit betekent in ieder geval dat één samenwerkingsverband per jaar wordt geëvalueerd door het college d.m.v. 213a onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

Factoren heroverweging samenwerking Uitgangspunt 2 Er zijn mogelijke veranderingen die per definitie een heroverweging van de aangegane relaties inhouden. Ten aanzien van de volgende veranderingen vindt er in ieder geval een actieve heroverweging plaats: ▪ ▪ ▪ ▪

Een wijziging van de doelstellingen van een samenwerkingsverband; Een wijziging in het voortbestaan als gevolg van een fusie of integratie; Een wijziging in de samenwerking als gevolg van een uittreding van één van de deelnemende partijen; Een wijziging van de doelstellingen van de gemeente, waardoor de aangegane samenwerking niet langer bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen.

Informatievoorziening Uitgangspunt 3 Het college informeert de gemeenteraad actief over mogelijke veranderingen binnen de samenwerkingsverbanden (en minimaal de verbonden partijen).

27

Op de agenda van de desbetreffende raadscommissie wordt voorgesteld om als vast agendapunt “Informatie over samenwerkingen (verbonden partijen)” op te nemen. Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen informatie door het college aan de raad wordt aangeboden en informatie die door het samenwerkingsverband rechtstreeks aan de raad wordt voorgelegd. Het college deelt bij dit agendapunt actief informatie en de raadsleden kunnen tegelijkertijd informatie vragen aan collegeleden. Het college en de gemeenteraad hebben gezamenlijk de afspraak gemaakt om de informatie actief te delen.

Risicoprofielen en Toezichtarrangement In de uitvoeringsfase is het werken met risicoprofielen uitgewerkt. Voor iedere samenwerking (minimaal verbonden partijen) wordt volgens een nog op te stellen cyclus een risicoprofiel en toezichtarrangement vastgesteld. Op basis van een risicoanalyse kan vorm en inhoud worden gegeven aan de aansturing, het beheer en control van de relatie. De uitwerking hiervan vindt plaats na vaststelling van deze nota door de gemeenteraad. Het werken met risicoprofielen leidt tot differentiatie in de wijze van evalueren. De wijze waarop de gemeente Hilversum gaat evalueren krijgt vorm in het nog op te stellen document.

Uitgangspunt 4 Van belang is dat het nog vast te stellen toezichtarrangement dynamisch zal zijn. Het inschalen van een aangegane samenwerking in een risicoprofiel kan leiden tot het opschalen van het toezicht gedurende een periode. Het kan daarbij ook leiden tot het afschalen van de frequentie van toezicht.

Beëindiging verbonden partij Het beëindigen van deelname aan een verbonden partij verdient een zorgvuldige voorbereiding. De beëindiging kan financiële consequenties hebben.

Beëindiging gemeenschappelijke regeling In de gemeenschappelijke regeling van een samenwerkingsverband (verbonden partij) zijn bepalingen opgenomen over wijziging, opheffing en uittreding. In de meeste gevallen is toestemming van de gemeenteraad vereist.

Beëindiging private verbonden partij Het college beëindigt de relatie met een private verbonden partij niet eerder dan nadat de gemeenteraad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt.

28

Bijlage I Bestaande samenwerkingen en netwerken De gemeente Hilversum werkt in samenwerkingsverbanden samen met andere gemeenten in de regio en de provincie, in verschillende vormen. De meer fluïde samenwerkingen zijn met partners, (maatschappelijke) organisaties en bewoners. In alle samenwerkingsvormen en verbanden van de gemeente Hilversum hecht Hilversum veel waarde aan gelijkwaardigheid en betrouwbaar partnerschap. Dit houdt voor ons onder andere in dat wij bij het aangaan van een samenwerkingsverband kiezen voor een duurzame samenwerking die aansluit bij het vraagstuk dat voorligt. Ook gezien de positie van Hilversum vinden wij het belangrijk om stabiele samenwerkingsrelaties te ontwikkelen, waarbij sprake is van een gedeeld belang en gedeelde verantwoordelijkheid. Maar ook waar het gaat om kortere samenwerkingsvormen, bijvoorbeeld bij opdrachtgever en opdrachtgeverschap wordt waarde gehecht aan betrouwbaar partnerschap. Rekening houdend met de context en de aard van de samenwerking, gericht op een helder doel en zichtbaar resultaat voor de inwoners van Hilversum. In Hilversum bevinden we ons op zeven manieren in formele en informele samenwerkingsverbanden en netwerken, welke hieronder beschreven zijn. Een overzicht van onze Verbonden Partijen en netwerksamenwerkingen is toegevoegd, welke uiteraard niet limitatief is. 1.

Verbonden Partijen Gemeente Hilversum werkt met een aantal vaste partners samen aan de uitvoering van wettelijke taken. In deze formele samenwerkingen is er een gemeenschappelijke of een zelfstandige organisatie (vaak op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen), die een groot aantal vastgestelde taken uitvoert voor soms een groot aantal deelnemende overheidsorganisaties. Hierin neemt de gemeente de rol van een rechtmatige overheid in. Te denken valt aan: de Veiligheidsregio, de stichting Goois Natuurreservaat, de regio Gooi & Vechtstreek en de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi- en Vechtstreek. Voor Hilversum (en diverse andere gemeenten die onderdeel van de regio zijn, zie art. 5 van de GR) voert de Regio Gooi & Vechtstreek taken uit op het gebied van Ambulancezorg, Afvalstoffen, diverse taken uit de Wet publieke gezondheid, Huiselijk geweld en Kindermishandeling, WMO, Leerplicht en vroegtijdig schoolverlaten, opdrachtverstrekking in het kader van de WMO, jeugdhulp en re-integratievoorziening. 2. Intergemeentelijke samenwerking Vanuit de overheid wordt het belang van de regio’s belangrijker. Gemeenten bewegen zich steeds meer in de regio, organisaties richten zich meer en meer regionaal in. De landelijke overheid schuift steeds meer taken naar de regio’s toe, zoals woningmarkt, arbeidsmarkt, jeugdzorg.

Samenwerkende gemeenten in regioverband moeten daarom steeds meer en beter verbinding maken met elkaar om deze landelijke taken vorm te geven. Hierin is te zien dat we op landelijk en regionaal niveau nog zoekende zijn naar de democratische borging; en dit alles dan binnen de bredere setting van een Europese Unie en Europese wetgeving. De focus ligt op professionaliteit en dienstverlening aan (meerdere) opdrachtgevers. Voor bijvoorbeeld het sociaal domein valt te denken aan het gezamenlijk maken van regionaal beleid, met lokale uitvoering. Als nieuwe regionale samenwerking is in de afgelopen jaren toegewerkt naar een energiedienstenbedrijf, dat alle inwoners uit de regio op gelijke wijze ondersteunt met isolatie en de opwek van duurzame energie.

29

3. Flexibelere regionale samenwerking Voorheen werkte de gemeente Hilversum met het credo ‘’Wat goed is voor de regio, is goed voor Hilversum’’. Dit betekent dat regionale samenwerking per definitie met alle gemeenten van de regio G&V plaatsvond. Dat was toen logisch, want onder de ARHI wet, werkten we, als gemeente Hilversum, toe naar Gooistad: fusies met Wijdemeren en Gooise gemeenten. Echter heeft de provincie de fusie stopgezet, vanwege teveel weerstand uit de verschillende gemeenteraden. Toen deze druk eraf was, is de gemeente Hilversum flexibeler naar de samenwerkingen met gemeentes uit de regio gaan kijken. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen stevige basistaken (zoals de regionale inkoop Sociaal domein en het GAD) en zelfstandige taken. Het vraagstuk kwam centraal te staan, en daaromheen organiseren we, als gemeente, op maat de samenwerking. Deze is dus niet meer per definitie met alle regionale gemeenten. Zo heeft Hilversum een directe samenwerking met Gooise Meren voor de ICT en heeft Hilversum het gastheerschap voor Wijdemeren voor de belastingen, financiële en salarisadministratie. 4. Landelijke/ bovenregionale netwerken Hilversum neemt vaker een netwerkende rol in samenwerkingsverbanden tussen steden. Hilversum beschouwt zichzelf als ‘linking pin’ tussen Amsterdam en Utrecht. Tevens is de as Amsterdam-Hilversum-Utrecht een economische, als ook vervoersas.

Als regio neemt de gemeente Hilversum deel aan de Metropool Regio Amsterdam. De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch, stedelijk als landschappelijk. In de MRA trekt de regio 3 onderwerpen: Duurzame innovatie en Landschappen (Hilversum) en Woningbouw (Huizen). De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht (EBU). Deze organisatie wordt heringericht, waarbij de lobby (richting andere overheden) als belangrijke nieuwe activiteit wordt toegevoegd, waar ook de gemeente Hilversum gebruik van kan maken. De betrokkenheid van de gemeente is op ambtelijk niveau (meerdere projectgroepen), directieniveau, (Directeuren overleg) en bestuurlijk niveau. Dit laatste via bestuurlijke betrokkenheid van de wethouder Economie en Media in de Board en de burgemeester als ambassadeur. In de inzet van Hilversum wordt ook de regio Gooi en Vechtstreek betrokken. Hilversum positioneert zich op deze wijze als het scharnier tussen de regio Amsterdam en de regio Utrecht. 5. Buurtgerichte netwerken Hilversum wil een gemeente zijn die luistert naar haar inwoners en ruimte wil geven aan burgerinitiatief.

Een gemeente die het nemen van verantwoordelijkheid bij vraagstukken in de eigen woonomgeving wil stimuleren. De gemeente Hilversum vindt het wijkgericht werken ontzettend belangrijk. Doel is dat de betrokkenheid van inwoners bij hun eigen omgeving wordt vergroot, vanuit de visie dat daarmee sterkere buurten ontstaan, die verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen voor zaken die de eigen wijk aangaan. Vanuit verantwoordelijkheid voor de eigen leefomgeving ontstaat betrokkenheid en onderlinge verbondenheid van inwoners met elkaar en hun leefomgeving. Dat maakt een straat, buurt en/of wijk weerbaarder en in staat om zelf met oplossingen te komen voor vraagstukken en kansen te grijpen die van meerwaarde zijn voor hun eigen straat, buurt en/of wijk. Wijkgericht werken is, naast het mogelijk maken en faciliteren van buurtinitiatieven door en voor inwoners van Hilversum, een voortdurend leertraject voor de gemeentelijke organisatie en haar medewerkers. Door de ervaringen met buurtinitiatieven (o.a. Right to Challenge), buurtdeals en de beweging van een presterende overheid naar een netwerkende en responsieve overheid, ontwikkelt ook het wijkgericht werken zich. De kennis, vragen en oplossingen komen steeds meer uit de samenleving zelf, en de gemeente is daarbij meer en meer een partner in netwerksamenwerkingen.

Een sprekend voorbeeld is de lancering van de verbindingsplek en ideeënbroedplaats voor Hilversummers: www.hilversummers.nl. In Hilversum heeft elke wijk een eigen wijkwethouder, die speciale aandacht heeft voor het wel en wee van de buurten in de wijk. De wijkwethouder is in de lead als het gaat om het gesprek met de wijk in relatie tot de buurtinitiatieven, wijkthema’s en gemeentelijke opgaven die er in een wijk spelen. De gemeente doet veel meer in 30

samenwerking met buurtorganisaties, bewonersverenigingen en bewonersgroepen (zoals de HOP 2040 die meedenkt over de Omgevingsvisie). Deze connectie is de laatste jaren erg versterkt. Het wijkgericht werken leidt in toenemende mate tot een andere manier van werken in de gemeentelijke werkorganisatie, waarbij de vraag van buiten een grotere invloed krijgt op beleid, beleidskeuzes en uitvoering. Daarom wordt ook ingezet op het breed bekend maken en implementeren van het wijkgericht werken in de organisatie, om buiten naar binnen te halen. Zo zijn de WMO-, en inkomensconsulenten over de wijken verdeeld en is het idee ook bij vergunningen wijkgericht te gaan werken. 6. Regionale en lokale netwerksamenwerking Gemeente Hilversum werkt ook samen met tal van maatschappelijke organisaties. Een netwerkende en responsieve overheid gaat immers op zoek naar de kennis en de wensen en oplossingen in de samenleving. Dit noemen we ook wel ketensamenwerking. Inwoners, en hun vertegenwoordigende organisaties, komen vaker rechtstreeks in beeld. Niet alleen om praktische redenen als efficiency en draagvlak, maar ook en vooral omdat het beleid er beter van wordt. Waar wethouders voorheen enkel met eigen ambtenaren werkten, maken zij nu veel meer gebruik van netwerksamenwerkingen met partijen om zich heen. Het netwerk is veel groter.

Sinds de drie decentralisaties zijn grote netwerksamenwerkingen rondom bijvoorbeeld Zorg ontstaan, zoals het regionale netwerk Goed en gezond leven. Ook werkt Hilversum samen met ziekenhuis Tergooi in hun uitvoeringsprogramma Zorg Dichterbij. Ook wordt ingezet op het verbinden van de informele en de formele zorg, zoals in de vrijwillige thuishulp. Er zijn ook netwerken, die ontstaan rondom een onderwerp of vraagstuk. Dit zijn veelal losse verbanden, zonder een formele structuur. Ze zijn fluïde en dynamisch. Partners nemen al naar gelang deel en kunnen ook weer voortijdig stoppen. Zo werken bijvoorbeeld energie coöperaties samen met Hilversum en professionals rondom duurzaamheid, is er een platform Economie en zijn er werkkamers opgericht. 7. Belangenbehartiging en kennisuitwisseling Er bestaan veel netwerken voor belangenbehartiging en kennisuitwisseling, op alle lagen van overheidsorganisaties. Te denken valt aan de VNG, G40, en het Genootschap van burgemeesters. Hilversum heeft de laatste jaren meer ingezet op de G40. VNG De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. Dat doen ze door agenda bepalend te zijn op voor gemeenten relevante vraagstukken en ontwikkelingen, en door de lokale uitvoering centraal te stellen bij maatschappelijke opgaven.

De VNG biedt haar leden een platform via commissies, provinciale afdelingen, congressen, studiedagen en op vng.nl. Uitwisseling van ervaringen en leren van elkaar staan voorop. Het college neemt actief deel aan de VNG dagen, waarin kennis en informatie gedeeld wordt rondom verschillende voor gemeenten belangrijke vraagstukken op het gebied van het sociaal domein, wonen, werken, duurzaamheid, smart city etc. Nieuw is dat de VNG in de afgelopen jaren ondersteunende uitvoeringstaken die alle gemeenten aangaan, met name rond ICT en beveiliging, organiseert in de GGU. Elk jaar wordt hiervoor op de ALV van de VNG een jaarplan en een begroting vastgesteld.

31

G40 Het G40-stedennetwerk is het netwerk van 40 (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken waar de leden van het netwerk voor staan. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen van de G40-steden op diverse beleidsterreinen, richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. De verschillende beleidsterreinen zijn binnen het netwerk ondergebracht in drie pijlers; de Sociale Pijler, de Pijler Economie en Werk, en de Fysieke Pijler. Iedere pijler heeft een werkprogramma. Het stedennetwerk zoekt zowel in de belangenbehartiging als in de kennisuitwisseling samenwerking met andere partijen, zoals de VNG, de G4(Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht), het Interprovinciaal overleg (IPO) en kennisorganisatie Platform31. We zetten zowel ambtelijk als bestuurlijk in op een actieve participatie in het G40netwerk. Dit doen we door deelname aan themabijeenkomsten, netwerkdagen en ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten. Ook in de voorbereiding naar de VNG-dagen en de bestuurlijke besluitvorming, onderzoeken we waar we kunnen aanhaken en samen kunnen optrekken bij bijvoorbeeld amendementen.

Ook de komende jaren zullen we de actieve bijdrage verder uitbouwen, met als doel netwerken, kennis delen en samen optrekken bijvoorbeeld richting VNG en/of het Rijk op het gebied van bijvoorbeeld tekorten binnen het Sociaal Domein. Regiopodia De regiopodia zijn belangrijke ontmoetings- en informatiemomenten voor raadsleden. Via Regiopodia kunnen raadsleden elkaar ontmoeten, en worden ze ook geïnformeerd over allerlei ontwikkelingen. Het is een informele structuur en bedoeld om inspiratie op te doen. Zodoende heeft de raad dus twee informatiekanalen: via de eigen portefeuillehouder en via de Regiopodia. De raadsleden van Hilversum zijn betrokken en nemen deel aan de Regiopodia. Vanwege Corona heeft de Regio de Regiopodia in 2020 en 2021 vervangen door online informatiesessies. De raadsleden van de deelnemende gemeenten kunnen ook initiatieven nemen een voorstellen doen. Zo heeft de regionale werkgroep in augustus 2020 een voorstel aan de gemeenteraden gedaan betreffende het verbeteren van de besluitvorming met de gemeenteraden rond de RSA opgaven. Met als doel de (informatie)positie van de gemeenteraden op niveau brengen met een afgewogen proces van besluitvorming gemeenteraden en Regio leidend tot een democratischer en slagvaardiger samenwerking.

In het Algemeen Bestuur van de Regio is op grond hiervan 'de procedure van Nanning-Mol' vastgesteld, genoemd naar de burgemeester van Laren. In die procedure worden de raden in twee ronden bij een thema/beleidsveld betrokken. Eerst is er een informatiesessie met een evaluatie van het gevoerde beleid met een doorkijk naar de vernieuwingen in het beleid. Daarna kunnen de raden in de eerste ronde hun zienswijze geven op een uitgangspuntennotitie voor nieuw beleid. Ten slotte kunnen de raden in de tweede ronde hun zienswijze vaststellen over de uitwerking van dit beleid, waarna het algemeen bestuur een besluit neemt over de verwerking van de zienswijze van de raden in een definitief, vastgesteld regionaal beleid.

32

Bijlage II Beslisboom Afwegingskader Samenwerking

33

34

Stap 1 Beschrijving doel Voor het maken van de keuze of een samenwerking wordt aangegaan, is het van belang om de aanleiding en het doel vast te stellen. Voor welk probleem dient een oplossing te worden gezocht? Het kan voorkomen dat een samenwerking wettelijk wordt opgelegd, maar in andere gevallen dient bij de beantwoording van deze vraag rekening gehouden te worden met de voor- en nadelen van mogelijke samenwerking. Redenen om samen te werken kunnen de volgende zijn: •

• • • •

Schaalvoordelen/optimalisering bedrijfsvoering: samen is efficiënter. Door samen te werken kunnen financiële voordelen worden behaald. Denk hierbij aan gezamenlijke inkoop of het gemeenschappelijke gebruik van bedrijfsmiddelen (zoals ICT-systemen of wagenpark). Gebiedsindeling: het betreft vraagstukken, die de gemeentegrenzen overschrijden (vervoersproblematiek, woningmarkt, natuurgebieden, recreatie en toerisme). Samen sterk: het uitdragen van belangen in de provincie, Den Haag en Brussel. Het gaat hier om het bundelen van bestuurlijke krachten. Expertise en kennis: door specialistische kennis gezamenlijk te gebruiken en te ontwikkelen ontstaan efficiency voordelen. Samen verantwoordelijk: een echte samenwerking betekent ook gezamenlijke verantwoordelijkheid. Alle partners hebben zeggenschap en kunnen invloed uitoefenen.

Stap 2 Publiek belang De samenwerking kan alleen worden aangegaan als er sprake is van een publiek belang. Het college dient zelf te motiveren welk publiek belang er wordt gediend. De gemeente neemt alleen deel in een verbonden partij indien er sprake is van het dienen van een publiek belang. Er bestaat geen eenduidige definitie van het begrip 'publiek belang'. Over het algemeen is sprake van een publiek belang indien de gemeente zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt. Het gaat dus om belangen die de gemeente wil behartigen, met de gemeentelijke bevoegdheden kan behartigen en waarvoor vervolgens beleid en activiteiten worden ontwikkeld. Als geen sprake is van een publiek belang wordt de activiteit overgelaten aan derden. Het begrip 'publiek belang' is overigens voortdurend aan verandering onderhevig mede door de continu veranderende inzichten over de rol van de overheid in de samenleving. Een periodieke heroverweging van het publieke belang, de publieke taak en de uitvoering daarvan is dus noodzakelijk.

Stap 3 Is volledige betrokkenheid noodzakelijk en efficiënt? Volledige gemeentelijke betrokkenheid kan voortkomen uit een wettelijke verplichting om een taak binnen de gemeente uit te voeren. In sommige gevallen kan het zijn dat het strategisch gezien niet handig is de werkzaamheden extern uit te voeren. Daarnaast zou het kunnen zijn dat uitbesteden van een taak te hoge kosten met zich meebrengt. Dit vergt per geval een goede afweging.

35

Stap 4 Kan de gemeente het publieke belang als opdracht, subsidie-, of regelgever voldoende behartigen? In de huidige tijd komen er steeds meer initiatieven vanuit inwoners en of maatschappelijke organisaties. De gemeente zou hierin een faciliterende rol kunnen hebben. Het publieke belang kan dan gediend worden met een gemeente als subsidieverstrekker of als opdrachtgever.

Stap 5 Is een publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling mogelijk? Uit de volgorde van de vraagstelling volgt dat een publiekrechtelijke samenwerking de voorkeur heeft boven een privaatrechtelijke samenwerking. Deze voorkeur volgt uit de Gemeentewet. Publiekrechtelijke samenwerking kan ook nadelen met zich meebrengen. Ten opzichte van privaatrechtelijke samenwerking zal vaak sprake zijn van langere besluitvormingstrajecten. De keuze voor een privaatrechtelijke samenwerking dient een bewuste keuze te zijn. Op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient beoordeeld te worden of een publiekrechtelijke samenwerking mogelijk is.

Stap 6 en 7 PPS constructie of privaatrechtelijke deelname Indien een samenwerking op grond van de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk is, wordt gekeken of samenwerken in een PPS constructie of een privaatrechtelijke deelneming mogelijk is. Het afwegingskader is een beslisboom die gevolgd wordt om te komen tot een bewuste keuze voor het aangaan van een verbonden partij. Mocht in de praktijk blijken dat een privaatrechtelijke deelneming de voorkeur heeft, ondanks dat een publiekrechtelijke samenwerking ook een mogelijkheid is, dan zal het college dit uitvoerig motiveren in de documenten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Zwaarwegende argumenten kunnen zijn meerwaarde, slagvaardigheid, effectiviteit.

Tot slot Als de keuze is gemaakt voor deelname aan een publiekrechtelijke of een privaatrechtelijke deelneming, dient nog de vraag beantwoord te worden of er voldoende voordelen zijn voor het aangaan van de verbonden partij. Het gaat hier om efficiencyvoordeel, kennisvoordeel of een risicospreiding. Door bewust deze vraag te beantwoorden, wordt de keuze weloverwogen gemaakt èn wordt de gemeenteraad van concrete éénduidige informatie voorzien. Als de keuze is gemaakt voor het aangaan van de verbonden partij, wordt omschreven welke taken er worden overgedragen. Hierbij valt te denken aan bedrijfsuitvoeringstaken, uitvoeringstaken en/ of beleidsbepalende taken.

36

Bijlage III Checklist De Hilversumse gemeenteraad heeft vanuit haar volksvertegenwoordigende positie een belangenbehartigende, kader stellende en controlerende rol voor de democratische legitimatie van lokale en regionale samenwerkingsverbanden. In gesprek met de fracties over samenwerkingsverbanden gaat het over onderwerpen als actieve en tijdige communicatie, de functie van zienswijzen, de mate van grip, invloed en sturing, en de doelen en meerwaarde van samenwerkingen. Een trainee van de VNG heeft in de zomer van 2020 voor de gemeente Hilversum een onderzoek gedaan naar de rol van de raad in samenwerkingsverbanden en is hierover in gesprek gegaan met de fracties. In september 2020 heeft hierover een beeldvormende sessie met de raad plaatsgevonden, waarin de bevindingen van het onderzoek zijn gepresenteerd en besproken. Onderwerpen die aan bod zijn gekomen in het onderzoek:

Kaderstelling bij samenwerkingen • • • • • • •

Afbakening van taken en rollen Democratische legitimiteit Participatie van belanghebbenden Meerwaarde van samenwerking Onderling commitment Uitlegbare samenwerkingsstructuur Evalueerbare doelstellingen

Controle op samenwerkingen • • • •

Afstemming en vertrouwen tussen raden Verbeteren informatievoorziening Tussentijds rapporteren en evalueren Uitgebreide behandeling extra taken

Met de belangrijkste uitkomsten uit het onderzoek is een checklist ontworpen, voor het aangaan van en toezicht houden op samenwerkingsverbanden.

Checklist voor het aangaan van een samenwerking Een succesvolle samenwerking is erbij gebaat om bij het aangaan van een samenwerking voldoende tijd te nemen voor de afstemming tussen de deelnemende partijen. De raad kan in deze fase nog veel bijsturen omdat de beslissing tot het aangaan van de samenwerking nog bij de raad ligt. Deze beslissingsmacht is minder sterk zodra de samenwerking is aangegaan. Door aan de voorkant door middel van een goede planning tijd te nemen voor onderlinge afstemming, kan er vaak juist een versnelling optreden na het aangaan van de samenwerking. 1. Wat zijn de ambities en doelen van de samenwerking? Stel als raad vast wat voor de gemeente belangrijke kernwaarden en doelstellingen van de samenwerking dienen te zijn. Wees expliciet waar nodig en laat ruimte waar mogelijk. Bepaal waar de ruimte voor de samenwerking eindigt en wat een politieke ‘no go’ is voor de samenwerking. Formuleer de gewenste en ongewenste uitkomsten niet uitvoerend of technisch, maar zorg juist dat de politieke verschillen duidelijk worden. Accepteer aan de voorkant de consequenties (minder grip, vertrouwen in de verbonden partij en dus meer risico’s, overlaten aan de verbonden partij etc.). Bijvoorbeeld: GEM Crailo levert in zijn eigen tempo zijn P&C-producten aan. Begrijpelijk en verdedigbaar.

Maar de consequentie is, dat de gemeente niet altijd over de meest actuele info beschikt als we onze MPG of jaarrekening opmaken.

37

2. Welke rol heeft de raad binnen de samenwerking? Maak als raad een expliciete keuze voor de rol die de gemeente binnen de samenwerking op zich neemt. De rol waarmee de gemeente in een samenwerking deelneemt bepaalt ook waar het toezicht van de gemeente op is gericht. 3. Hebben de deelnemende partijen hetzelfde beeld over de samenwerking? Breng de verschillende belangen in beeld om begrip voor de verschillende uitgangspunten te creëren en zo de continuïteit van de samenwerking te borgen. Dit moet ook aan de voorkant van de externe partij verlangd worden. Voer dat gesprek zowel extern als intern. Door in een vroeg stadium stil te staan bij uiteenlopende belangen kan bovendien worden gewerkt aan een gezamenlijk belang waarvoor een gezamenlijke oplossing kan worden bedacht. 4. Hoe wordt het onderlinge vertrouwen geborgd? Zorg zowel vóór als na formele besluitvorming voor regelmatige ontmoetingen tussen de deelnemende partijen van een samenwerking. Creëer daarbij ruimte voor het bespreken en bestaan van individuele belangen en investeer ook in onderlinge relaties tussen de partijen. Leer samen met de deelnemende partijen over het vraagstuk, over elkaars positie en elkaars ervaringen met betrekking tot de inhoud van de samenwerking. 5.

Wat zijn de kaders voor de gezamenlijke ambitie van de samenwerking? Nadat de onderlinge belangen zijn besproken kunnen de partijen samen het vraagstuk definiëren waarvoor de samenwerking wordt aangegaan. Werk uit waar de samenwerking zich voor gaat inzetten en leg vast wat de grenzen van de samenwerking zijn. Schrijf dit vervolgens uit in een gedeelde agenda. De samenwerkende partij heeft hier het voortouw in, zie bijvoorbeeld de ROM Utrecht. 6. Welke vorm heeft de samenwerking? Kies afhankelijk van de gezamenlijke ambitie voor een passende vorm van de samenwerking en hoe dit in de beleidsmatige interne processen wordt meegenomen. Maak bij de inrichting van de samenwerking gebruik van het kwadranten-model van de NSOB om te bepalen vanuit welk perspectief het vraagstuk het beste kan worden opgelost. Deze perspectieven zijn de rechtmatige overheid (voldoen aan de randvoorwaarden), presterende overheid (sturen op resultaat en afleggen van verantwoording), samenwerkende, samenwerkende overheid (doelen realiseren samen met andere partijen en organisaties) en responsieve overheid (inspelen op initiatieven uit de samenleving en , buiten verbinden met binnen).Bepaal ook hoe de andere perspectieven in de samenwerking worden geborgd. Werk vervolgens de samenwerkingsstructuur verder uit en zorg daarbij voor een balans tussen daadkracht en draagvlak.

Durf bij het inrichten van de samenwerking voorbij te kijken aan de vorm en structuur van de eigen organisatie. Maak afspraken over de timing en routing van de informatievoorziening zoals (terugkoppel)momenten waarop stukken of bijeenkomsten worden verwacht en richt deze momenten in op het maken van politieke (vervolg)keuzes. 7. Hoe wordt de samenwerking periodiek gereflecteerd en geëvalueerd? Denk van tevoren na over regelmatige (gezamenlijke) momenten van reflectie en evaluatie. Door te reflecteren kan inzichtelijk worden gemaakt of de verhoudingen tussen raad en college en tussen de samenwerkende partijen onderling nog goed verloopt. Door te evalueren kan worden getoetst of de gestelde ambitie door middel van de samenwerking kan worden gerealiseerd. Deze momenten functioneren daarmee als een soort thermometer van de samenwerking waardoor er tijdig kan worden ingegrepen wanneer dit nodig is. Dit kan volstaan met een jaarlijkse begroting en jaarrekening/-verslag incl. accountantscontrole. Het in evenwicht brengen van willen en kunnen (kwaliteit en kwantiteit van mensen en middelen) is aan de samenwerkende/externe partij. De gemeente steunt hierop.

38

Checklist voor het toezicht op een samenwerking Het goed organiseren van het toezicht op de samenwerkingsverbanden helpt om de rol van de raad als toezichthouder te versterken. De raad moet daarbij door het samenwerkingsverband en het college in positie worden gebracht om het toezicht goed vorm te kunnen geven. Ook is een grote rol weggelegd voor de griffie om te helpen in het structureren van de informatievoorziening en de onderlinge afstemming tussen gemeenteraden. 1. Wat is de scope van de toezichthoudende rol? De raad richt zich op zaken die raken aan de ambitie en risico’s van de samenwerking en laat praktisch organisatorische afspraken over aan de invulling van het college. Voor de raad is de wat vraag daarin belangrijker dan de hoe vraag. Dit is in de politieke praktijk nog wel complex. De onderwerpen waar de raad zich op richt zijn het realiseren van de geformuleerde ambities, de mate waarin en wijze waarop invulling wordt gegeven aan het besturingsmodel, het verdienmodel en het daaraan gekoppeld risicomanagement en de juridische verankering van het besturingsmodel. De praktische uitwerking van de organisatievorm, huisvesting en werkwijzen zijn daarin volgend en de verantwoordelijkheid van de samenwerkende partij. Het college ziet daar als AB-lid in de samenwerkende partij hooguit op toe.

Het daaraan verbonden operationele risico, dienen we, als gemeente, vooraf te accepteren. 2. Welke afspraken zijn gemaakt over het toezicht? Net zo belangrijk in het versterken van de toezichthouders rol is het formeel vastleggen van afspraken over toezicht. Enerzijds gaat het daarbij over de momenten waarop de raad informatie vanuit het samenwerkingsverband kan verwachten. Anderzijds gaat het daarbij over de soort informatie die zij kan verwachten. Door bij het aangaan van de samenwerking afspraken over toezicht vast te leggen weten raadsleden wanneer zij stukken kunnen verwachten en op welke momenten zij invloed kunnen uitoefenen op de samenwerking. 3. Is er structurele terugkoppeling over zienswijzen? Raadsleden hebben niet altijd het gevoel dat het indienen van zienswijzen leidt tot een verandering van beleid. Dit leidt tot een gevoel van weinig grip. Structurele terugkoppeling over het al dan niet overnemen van zienswijzen kan de achterliggende reden voor de afhandeling van zienswijzen voor raadsleden verduidelijken. 4. Hoe krijgt de uitwisseling van zienswijzen en moties vorm? De rol van de raad als toezichthouder bij samenwerkingsverbanden kan worden versterken door een formele structuur te organiseren voor het uitwisselen van zienswijzen en moties.

Daarmee kunnen verschillen tussen organisaties worden verduidelijkt en kunnen zienswijzen en moties beter op elkaar worden afgestemd. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de ondersteunende griffies, maar raadsleden kunnen zich ook beroepen op ambtelijke ondersteuning. Een voorbeeld binnen de Gooi- & Vechtstreek waarin de ondersteuning door griffies goed is gelukt, is de GEM Crailo. 5. Hoe zijn de contactmomenten georganiseerd? In het verlengde van de voorgaande stappen kan de rol van de raad worden versterkt door momenten te organiseren waarop raadsleden samen met andere vertegenwoordigende organen van gedachten kunnen wisselen. Op de eerste plaats kan een samenwerkingsverband hier invulling aan geven door het organiseren van plenaire informatieve bijeenkomsten. Daarnaast kan een samenwerkingsverband de onderlinge afstemming tussen partijen versterken door het organiseren van bijeenkomsten gericht op oordeelsvorming en het uitwisselen van onderlinge standpunten.

39

6. Hoe is de informatievoorziening geregeld? Organiseer een centrale plek waar raadsleden terecht kunnen voor informatie over samenwerkingsverbanden. Dat kan helpen om overzicht te creëren in het toenemend aantal samenwerkingsverbanden waarin de gemeente Hilversum deelneemt. Daarmee wordt het voor raadsleden overzichtelijker waar welke informatie staat. 7. Zijn er reflectie en evaluatie momenten? Ook voor de rol als toezichthouder is het belangrijk om regelmatige momenten van reflectie en evaluatie te organiseren. Door te reflecteren kan inzichtelijk worden gemaakt of de verhoudingen tussen raad en college en tussen de samenwerkende partijen onderling nog goed verloopt.

40

Bijlage IV Uitgangspunten verwerkt in mogelijke werkafspraken (als voorbeeld) per bestuursorgaan Fase 1 Oprichtingsfase Uitgangspunt 1 Het afwegingskader wordt gehanteerd op het moment dat de vraag zich voordoet of een relatie met een samenwerkingsverband moet worden aangegaan.

Uitgangspunt 2 Deelname aan een samenwerkingsverband vindt alleen plaats als dat noodzakelijk is voor het algemeen belang.

Uitgangspunt 3 Alleen leden van het college worden benoemd in besturen van samenwerkingsverbanden, zijnde verbonden partijen.

Fase 2 Uitvoeringsfase Uitgangspunt 1 Het college informeert de gemeenteraad actief over de samenwerkingen door middel van het agendapunt van de raadscommissie “Informatie van het college over samenwerkingen”.

Uitgangspunt 2 De raadsgriffier verzamelt, bundelt en agendeert de informatie (voor zover rechtstreeks verzonden aan de raad).

Uitgangspunt 3 Voor iedere samenwerking (minimaal verbonden partij) wordt volgens een nog op te stellen cyclus een risicoprofiel en toezichtarrangement vastgesteld.

Uitgangspunt 4 De gemeenschappelijke regelingen sturen de kaderbrief rechtstreeks naar de gemeenteraad ter kennisgeving.

Uitgangspunt 5 Daar waar de mogelijkheid tot het geven van een reactie door het college is opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, is het aan het college of zij al dan niet een reactie geeft.

Uitgangspunt 6 De kaderbrieven van alle gemeenschappelijke regelingen worden voor zover mogelijk uiterlijk 15 februari ter kennisgeving naar de gemeenteraad gestuurd.

Uitgangspunt 7 De komende periode willen we ernaar toewerken dat het zwaartepunt komt te liggen op de kaderbrieven, zoals dat het geval is bij de perspectiefnota (voorjaarsnota) van de gemeente zelf. 41

Uitgangspunt 8 De ontwerpbegrotingen worden rechtstreeks naar de gemeenteraad verstuurd.

Fase 3 De evaluatie- en heroverwegingsfase Uitgangspunt 1 Eén samenwerkingsverband per jaar wordt geëvalueerd door het college d.m.v. 213a onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

Uitgangspunt 2 Ten aanzien van de weergegeven veranderingen vindt in elk geval een heroverweging van de aangegane samenwerkingen plaats.

Uitgangspunt 3 Het college informeert de gemeenteraad actief over mogelijke veranderingen binnen de samenwerkingsverbanden.

Uitgangspunt 4 De wijze waarop de gemeente Hilversum de samenwerkingsverbanden gaat evalueren krijgt vorm in het nog op te stellen document aangaande risicoprofielen en het toezichtarrangement. Van belang is dat het nog vast te stellen toezichtarrangement dynamisch zal zijn. Werkafspraken per bestuursorgaan Onderwerp Proces aangaan Verbonden partijen

College

Raad

Fase 1

1. Het college betrekt de raad vroegtijdig bij het afstemmingsproces voor het aangaan van een nieuwe samenwerking.

1. De gemeenteraad beoordeelt actief of er sprake is van strijd met het recht of strijd met algemeen belang en betrekt dit bij het al dan niet verlenen van toestemming. 2. De gemeenteraad verleent met een raadsbesluit formeel toestemming aan het college voor deelname aan een samenwerkingsverband.

1

2. Het college neemt een collegebesluit met een voorstel tot deelname aan een samenwerking op basis van het afwegingskader in bijlage II, waarin de verschillende stappen in de besluitvorming inzichtelijk zijn gemaakt. Dit voorstel tot het aangaan van een verbonden partij wordt voorgelegd aan de gemeenteraad met het verzoek tot het verlenen van toestemming.