VGS, projectplan, versie 1.0, d.d. 8 februari 2018
Tekst van het document
Voltooiing de Groene Schakel
Projectplan
Provincie Noord-Holland BU/BG 8 februari 2018, versie 1.0
1
Colofon Project
Voltooiing de Groene Schakel
Project-wbs
98.1110-5063-9001
Gedeputeerde
dhr. A. Tekin
Opdrachtgever Sectormanager
dhr. C.P. de Vries Mevr. J. Oosterhof
Projectmanager
dhr. M. Broos
Versie
1.0
Interne Review uitgevoerd door Uitvoerende partij
dhr. M. Tromp
Samenwerkende partijen
Provincie Noord-Holland Goois Natuur Reservaat Gemeente Hilversum Gemeente Laren
Datum
8 februari 2018
Provincie Noord-Holland Directie Beheer en Uitvoering Sector Bodem den Groen
Goedkeuring Door:
Datum:
Handtekening:
Projectmanager M. Broos
11 april 2018
nvt
Gemandateerd opdrachtgever
Mevr. J. Oosterhof Vaststelling Bestuurlijke begeleidingsgroep VGS
16 maart 2018 vastgesteld. Kleine opmerking Bijlage 5 financiën (paragraaf 2) verwerkt in deze versie.
2
Versiebeheer Versie:
Datum Versie:
Omschrijving mutaties:
0.1
7 december 2017
1ste versie
0.2
10 januari 2018
Opmerkingen GNR verwerkt
1.0
8 februari 2018
Opmerkingen GNR en Hilversum verwerkt. Aanpassing in H4 en bijlage 5 doorgevoerd
Distributielijst: Versie:
Naam:
Functie/rol:
Organisatie:
0.1
D. vd Velden
Lid projectgroep VGS
GNR
J. Gronouwe
Lid projectgroep VGS
GNR
P. Portheine
Lid projectgroep VGS
Gemeente Hilversum
K. Loman
Lid projectgroep VGS
Gemeente Laren
K. Olijerhoek
Technisch manager/ Contractmanager VGS
Provincie
J. Steenis
Omgevingsmanager VGS
Provincie
J. van Alphen
Omgevingsmanager HOV
Provincie
M.Tromp
Reviewer
Provincie
D. vd Velden
Lid projectgroep VGS
GNR
J. Gronouwe
Lid projectgroep VGS
GNR
P. Portheine
Lid projectgroep VGS
Gemeente Hilversum
K. Loman
Lid projectgroep VGS
Gemeente Laren
K. Olijerhoek
Technisch manager/ Contractmanager VGS
Provincie
E. ten Hag
Omgevingsmanager VGS
Provincie
J. van Alphen
Omgevingsmanager HOV
Provincie
M.Tromp
Reviewer
Provincie
D. vd Velden
Lid projectgroep VGS
GNR
J. Gronouwe
Lid projectgroep VGS
GNR
P. Portheine
Lid projectgroep VGS
Gemeente Hilversum
K. Loman
Lid projectgroep VGS
Gemeente Laren
K. Olijerhoek
Technisch manager/ Contractmanager VGS
Provincie
E. ten Hag
Omgevingsmanager VGS
Provincie
J. van Alphen
Omgevingsmanager HOV
C. de Vries
Lid Bestuurlijke begeleidingsgroep VGS
PNH
K. Heerschop
Lid Bestuurlijke begeleidingsgroep VGS
GNR
W. van der Spek
Lid Bestuurlijke begeleidingsgroep VGS
Gemeente Hilversum
L. van der Pols
Lid Bestuurlijke begeleidingsgroep VGS
Gemeente Laren
0.2
1.0
3
Begrippenkader Verstaan wordt onder: PNH
Provincie Noord-Holland
GNR
Goois Natuurreservaat
GH
Gemeente Hilversum
GL
Gemeente Laren
SOK VGS
Samenwerkingsovereenkomst Project Voltooiing de Groene Schakel tussen PNH, GNR, GH,GL Voltooiing de Groene Schakel
BPG-VGS
Bestuurlijke begeleidingsgroep Voltooiing de Groene Schakel
PG-VGS
Projectgroep Voltooiing de Groene Schakel
HOV RWS
Projectorganisatie Hoogwaardig Openbaar Vervoer ’t Gooi: snelle busverbinding met vrije busbaan tussen Hilversum en Huizen Rijkswaterstaat
TA
Triangle, uitvoeringsconsortium verbredingen A27
PIP
Provinciaal inpassingsplan
PvE
Programma van Eisen
VO
Voorontwerp
SSK
Standaard Systematiek Kostenraming
ERBI
de meest recente Eisen en Richtlijnen Bouw- en Infraprojecten
EMVI
Economisch Meest Voordelige Inschrijving, een vorm van selecteren
Preselectie
Het voorselecteren van een beperkt aantal inschrijvers tijdens de aanbestedingsprocedure
4
1 Inleiding ...........................................................................................................................6 1.1 Algemeen ..............................................................................................................6 1.2 Doelstelling van het project .............................................................................7 1.3 Doelstelling van dit document .........................................................................8 1.4 Leeswijzer .............................................................................................................8 2 Projectomschrijving ......................................................................................................9 2.1 Aanleiding project...............................................................................................9 2.2 Eigendom en beheer.........................................................................................10 2.3 Achtergronddocumenten ................................................................................ 10 2.4 De projectopdracht ...........................................................................................11 2.5 Beoogd projectresultaat ..................................................................................
12 2.6 Scopeafbakening ...............................................................................................13 2.7 Gerelateerde projecten en ontwikkelingen .................................................14 3 Aanpak en werkwijze ..................................................................................................18 3.1 Contractkeuze, Aanbesteding en Contractering .......................................18 3.2 Projectfasering ...................................................................................................18 3.3 Inhoudelijke faseresultaten ............................................................................ 19 3.4 Besluitvorming ...................................................................................................21 4 Geld ................................................................................................................................. 23 4.1 Algemeen ............................................................................................................23 4.2 Overzicht kosten en Dekking .........................................................................23 4.3 Nadere invulling financiële afspraken..........................................................
24 5 Organisatie ........................................................................................................................26 5.1 IPM-projectorganisatie .....................................................................................26 5.2 Ambtelijke projectgroep..................................................................................27 5.3 Bestuurlijke begeleidingsgroep .....................................................................28 5.4 Projectteam......................................................................................................... 29 5.5 Risicomanagement............................................................................................ 29 5.6 Projectkantoor ................................................................................................... 30 6 Tijd ..................................................................................................................................31 6.1 Projectplanning .................................................................................................. 31 6.2 Personele Inzet ..................................................................................................
31 7 Informatie en communicatie .....................................................................................32 7.1 Communicatie ....................................................................................................32 7.2 Informatiebeheer ............................................................................................... 33 7.3 Rapportages ....................................................................................................... 34 8 Kwaliteit .........................................................................................................................35 8.1 Topeisen & Contract ......................................................................................... 35 8.2 Product- en procestoetsen ..............................................................................35 Bijlage 1: SOK ...................................................................................................................36 Bijlage 2: Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel............................................ 37 Bijlage 3: Eigendomssituatie ........................................................................................
38 Bijlage 4: Risicodossier maart2017+nov2017 .........................................................40 Bijlage 5 : Financiële notitie...................................................................................... 41
5
1 Inleiding 1.1 Algemeen Het Rijk en de provincies werken aan het beleidsdoel om het Natuurnetwerk Nederland (NNN) te realiseren en hebben daartoe gezamenlijk een Meerjarenprogramma Ontsnippering (MJPO) opgesteld
om
-
in
overleg
met
gemeenten
en
natuurbeschermingsorganisaties
-
de
barrièrewerking (voor dieren en planten) van wegen en spoorlijnen in Nederland op te heffen.
In het NNN, de Agenda Groen en de provinciale ruimtelijke verordening van de provincie NoordHolland en in het MJPO is voorzien in de realisatie van de natuurverbinding ‘ de Groene Schakel’, zodat natuurgebieden in het Gooi en op de Utrechtse Heuvelrug met elkaar worden verbonden.
De hiervoor benodigde 40 maatregelen zijn beschreven in het “Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel” (bijlage 2) en worden gerealiseerd binnen drie projecten: 1. Project Voltooiing de Groene Schakel (maatregel 1 t/m 28, maatregel 24 is vervallen)* 2. Project HOV in ’t Gooi (maatregel 29 t/m 38) 3. Project Verbreding A27/A1 (maatregel 39 en 40) *Maatregelen 1, 2 en 3 worden tevens uitgevoerd door Project HOV in ’t Gooi en horen financieel bij HOV en niet bij Project Voltooiing de Groene Schakel.
Het voorliggende plan gaat over het eerste project, Voltooiing de Groene Schakel (VGS). Dit project heeft als doel om de benodigde maatregelen voor zover deze niet worden meegenomen in de projecten HOV in ’t Gooi en Verbreding A27/A1 te realiseren. Dit betreft: 1. Het versterken van natuur door de ecologische inrichting van de natuurverbinding Groene Schakel 2. Het inpassen van infrastructuur (spoor en de nog aan te leggen busbaan en verlegde weg tussen Hilversum en Baarn) 3. Het aanbrengen van recreatievoorzieningen in de natuurgebieden Anna’s Hoeve en Monnikenberg De belangrijkste maatregelen die onder zijn gebracht bij de andere twee projecten zijn de bouw van de faunatunnel Monnikenberg (onder de A27) en de bouw van de natuurbrug Anna’s Hoeve (over het spoor, de nog aan te leggen busbaan (HOV) en de te verleggen Weg over Anna’s Hoeve). Daarnaast worden diverse mitigerende en compenserende maatregelen gerealiseerd binnen de projecten HOV in ’t Gooi en Verbreding A27/A1.
6
Voor het project VGS is in juni 2017 een SOK gesloten tussen Provincie Noord-Holland (PNH), het Goois Natuur Reservaat (GNR), Gemeente Hilversum (GH) en Gemeente Laren (GL). Hierin is afgesproken dat PNH de uitvoerende organisatie is voor de maatregelen horend bij VGS. Tevens is vastgelegd hoe de kosten worden verdeeld tussen de deelnemende partijen en wie het toekomstig beheer gaat doen van de te nemen maatregelen.
1.2 Doelstelling van het project Met de uitvoering van dit project worden de volgende doelen nagestreefd: 1. Het robuust verbinden van natuurgebieden in het Gooi en de Utrechtse Heuvelrug 2. Het inpassen van bestaande en nieuwe infrastructuur in het landschap, voor zover dit niet onderdeel is van de projecten HOV in ’t Gooi en Verbreding A27/A1 3. Het verbeteren van de kwaliteit van de recreatievoorzieningen in de natuurgebieden Anna’s Hoeve en Monnikenberg
7
1.3 Doelstelling van dit document Provincie Noord-Holland verzorgt namens partijen het overall projectmanagement. Dit Projectplan geeft inzicht in de door provincie gekozen aanpak en werkwijze om de projectopdracht uit te voeren. Het plan beschrijft de samenwerking met de partners uit de SOK, de projectorganisaties van HOV en A27 en overige betrokken partijen. Het projectplan beschrijft gedetailleerd de huidige projectfase (pre-contractueel) en is meer globaal van opzet voor de volgende fasen.
Dit Projectplan wordt begin 2018 vastgesteld door de bestuurlijke begeleidingsgroep VGS. De deelplannen van de vervolgfasen worden door de projectgroep VGS vastgesteld.
1.4 Leeswijzer Dit Projectplan bestaat achtereenvolgens uit beschrijvingen van: -
Projectomschrijving en afbakening (hoofdstuk 2);
-
Aanpak en werkwijze (hoofdstuk 3);
-
Beheersaspecten; o
Geld (hoofdstuk 4);
o
Organisatie (hoofdstuk 5);
o
Tijd (hoofdstuk 6);
o
Informatie (hoofdstuk 7);
o
Kwaliteit (hoofdstuk 8).
8
2 Projectomschrijving 2.1 Aanleiding project De natuurgebieden in ‘t Gooi en op de Utrechtse Heuvelrug zijn niet goed verbonden met elkaar door de barrièrewerking van de spoorlijn tussen Hilversum en Baarn en door de A27. Om dit probleem op te heffen is ‘De Groene Schakel’ als knelpunt (NH16) opgenomen in het meerjarenprogramma ontsnippering (MJPO). Daarmee zijn middelen beschikbaar gekomen om de barrièrewerking van de A27 en de spoorlijn Hilversum-Baarn te verminderen. Omdat het Rijk en PNH in het gebied ten oosten van Hilversum bezig zijn met het realiseren van twee grote infrastructurele projecten: de verbreding van de A27 en de aanleg van HOV in ’t Gooi (een hoogwaardige busverbinding tussen Hilversum en Huizen), is gekozen voor een integrale gebiedsontwikkeling
waarbij
infrastructurele
werken
worden
gecombineerd
met
natuurmaatregelen. In het MJPO zijn de hiervoor benodigde maatregelen opgenomen: een faunatunnel onder de A27 en een natuurbrug over het spoor. Om de natuurbrug ook over de nog aan te leggen HOV-busbaan te leggen, wordt de natuurbrug verlengd. Ook is besloten om de weg over Anna’s Hoeve te verleggen en direct naast het spoor te leggen zodat de natuurbrug ook daar overheen gaat. Het bundelen van drie infrastructuurlijnen heeft
als voordeel dat
de
natuurverbinding beter functioneert, inpassing gemakkelijker is en de versnippering van de te verbinden natuurgebieden wordt geminimaliseerd.
Om de bovengenoemde natuurverbindingsmaatregelen goed te laten functioneren moet ook het gebied rond deze maatregelen ecologisch worden ingericht (zie bijlage 2). Verder blijkt het noodzakelijk om de bundel van infrastructuur van spoorlijn, busbaan en verlegde weg, in te passen in het gebied. Afscherming is nodig om effecten van licht, geluid en beweging te beperken. Tevens is er behoefte om de recreatieve kwaliteit van Anna’s Hoeve en Monnikenberg te verbeteren.
Alle bovengenoemde natuur en recreatie gerelateerde maatregelen vormen tezamen De Groene Schakel. Deze maatregelen zijn onderbracht in het Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel (zie bijlage 2). In onderstaand overzicht is aangegeven hoe het uitvoeringsprogramma De Groene Schakel is opgebouwd en tot welke scope de verschillende maatregelen behoren. De provincie (directie B&U/sector BG, resp. Infra) is verantwoordelijk voor de projecten Voltooiing de Groene Schakel en HOV. Prorail maakt onderdeel uit van de HOV-organisatie. RWS is verantwoordelijk voor het project verbreding A27.
9
De relaties tussen de verschillende maatregelen van de projecten staan aangegeven in de beschrijving van de maatregelen (zie bijlage 2) De Groene Schakel (het gehele uitvoeringsprogramma) is opgenomen in het Provinciaal Meerjarenprogramma Groen (PMG) dat op 13 november 2017 is vastgesteld door PS.
2.2 Eigendom en beheer Het gehele plangebied is in eigendom van: De Staat, PNH, Gemeenten, GNR en Railinfratrust (zie bijlage 3)* De gronden die tijdelijk nodig zijn voor de uitvoering van het project zullen om niet ter beschikking worden gesteld aan de provincie. Zie hiervoor ook artikel 10 van de SOK (bijlage 1). Voor dit gebruik wordt een tijdelijke gebruiksovereenkomst opgesteld waarin onder andere de aansprakelijkheid
tijdens
de
uitvoeringsfase
wordt
geregeld.
Als
einddatum
geldt
de
opleveringsdatum van het werk. Tussen de projectorganisatie HOV, gemeente Hilversum, gemeente Laren en GNR zijn afspraken gemaakt over verschillende momenten van grondoverdracht. Nog getoetst moet worden of voor de uitvoering van VGS nog aanvullende afspraken/ transacties nodig zijn. *Deze situatie geldt in november 2017. Enkele gronden rondom de spoorlijn zijn aangekocht door PNH i.v.m. de realisatie van HOV ’t Gooi. De bijbehorende eigendomsakte moet nog passeren.
2.3 Achtergronddocumenten Onderstaande documenten dienen als achtergrond voor de aanpak van het project VGS:
1.
Statusrapport
Voltooiing
de
Groene
Schakel,
PNH
overdrachtsdocument
van
beleidsafdeling naar uitvoeringsafdeling. Verseonnr. 1005092/1005099
2.
Samenwerkingsovereenkomst Project Voltooiing De Groene Schakel, ondertekend op 1 juni 2017.
3.
GS-besluit ondertekening SOK VGS, 1 maart 2017, Verseonnr. 629191/870448
4.
Provinciaal Meerjarenprogramma Groen (PMG) op 13 november 2017 vastgesteld door PS 10
5.
Risicoanalyse maart 2017
6.
Risicoanalyse november 2017 (bijlage 4)
7.
PIP HOV ‘t Gooi
8.
Natuur en landschapsplan Monnikenberg, GNR, 26 november 2015
9.
De Inrichtingsvisie Anna’s Hoeve, Bosch Slabbers 7 oktober 2014
10. Toetsing concept-inrichtingsvisie Anna’s Hoeve, Alterra, 17 oktober 2014 11. Second opinion Anna’s Hoeve, Hilversum, Waardenburg 1 september 2015 12. Alterra
Rapport
2458:
HOV
Huizen-Hilversum
en
Natuurbrug
Anna’s
Hoeve
Effectbeschrijving en advies voor mitigatie, augustus 2013
13. Alterra Rapport 2459: Ecologische verbinding De Groene Schakel en HOV HuizenHilversum : toetsing effecten HOV en advies voor mitigatie, 2013
14. Alterra Rapport 1868: Ecologische verbinding De Groene Schakel en HOV HuizenHilversum : toetsing effecten HOV en advies voor mitigatie, 2009
15. Notitie Alterra 6 september 2013, Weg over Anna’s Hoeve en natuurbrug Anna’s Hoeve. 16. Scenario-studie recreatieve ontsluiting en gebruik Landgoed Monnikenberg, Alterra, 24 juni 2015
17. Riel
Explosive
Advice,
Vooronderzoek
Opsporing
Conventionele
explosieven
Monnikenberg 2011
18. Msc. M. den Haan en prof. Dr. J. Sevink, Bodemonderzoek ten behoeve van ecologisch herstel en inrichting van verbindingszone in het gebied Monnikenberg, 2014
19. A. van Leerdam, Ecologie en ecohydrologie binnen het natuur- en landschapsplan Monnikenberg, 2015
20. Overeenkomst HOV-PNH/ GNR/ Prorail over maatregelen 29 t/m 38 (en 1 t/m 3) van het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel, 30 mei 2017, kenmerk 916011/916118
2.4 De projectopdracht De projectopdracht is:
Het voorbereiden en realiseren van maatregelen 1 t/m 28 uit het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel: •
de ecologische inrichting van De Groene Schakel; het gebied rond de faunatunnel onder de A27 en de natuurbrug over de infra-bundel van spoor, busbaan en verlegde weg
•
de inpassing van de infra-bundel in het landschap middels grondwallen
•
recreatievoorzieningen in de natuurgebieden Anna’s Hoeve en Monnikenberg
Voor het goed functioneren van De Groene Schakel is het van belang dat alle maatregelen uit het Uitvoeringsprogramma, die worden gerealiseerd binnen drie projecten goed op elkaar aansluiten zodat nergens hiaten ontstaan. Omdat het project Voltooiing De Groene Schakel als enige project natuur en recreatie als primair doel heeft houdt dit project het overzicht over de 40 te realiseren maatregelen en gaat indien nodig in gesprek met andere projectorganisaties over dreigende
11
knelpunten. In eerste instantie vanuit de projectorganisatie en in tweede instantie vanuit de contractafspraken tussen GNR, Prorail en HOV-PNH (zie bovenstaand achtergronddocument nr.20). Voor het goed functioneren van De Groene Schakel is het ook van belang dat er rondom de natuurbrug Anna’s Hoeve en faunatunnel Monnikenberg een rustgebied wordt gerealiseerd zonder vrije toegang voor publiek. Het zorgen hiervoor hoort tevens bij deze projectopdracht .
2.5 Beoogd projectresultaat Het beoogde resultaat van het project is een goed functionerende natuurverbinding waardoor natuurgebieden in het Gooi en de Utrechtse Heuvelrug met elkaar verbonden zijn. Tevens is het beoogde resultaat om goede recreatiemogelijkheden en recreatieve voorzieningen te realiseren ten noorden en zuiden van de bundel van infrastructuur van spoorlijn, busbaan en verlegde weg. De voorgenomen maatregelen 1 t/m 28 uit het Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel (indien mogelijk inclusief maatregelen 10 en 11) zijn uitgevoerd en zijn in goed overleg in eigendom, beheer en onderhoud overgedragen aan het GNR, gemeente Hilversum of de beheerafdeling van PNH. Dit conform de bepalingen uit de SOK. Alle maatrelen uit het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel niet horende bij Voltooiing Groene Schakel (maatregelen 29 t/m 40) sluiten logisch aan op de maatregelen 1 t/m 28 uit het project VGS, waardoor zowel de natuurverbinding als de recreatievoorzieningen naar behoren functioneren in een samenhangend geheel. De resultaten zijn in overleg met, en met instemming van, de projectpartners bereikt. De bijbehorende kwaliteitsafspraken zijn nagekomen.
Het Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel geeft per maatregel een korte beschrijving van de eisen en randvoorwaarden. Voor het project VGS gaat om de volgende maatregelen:
Maatregel 1*: Scherm langs HOV tussen grondwal 4 en fly over Maatregel 2*: Scherm langs HOV binnenbocht fly over Maatregel 3*: Scherm langs zuidzijde spoor tussen grondlichaam fly over en grondwal 9 Maatregel 4: grondwal langs HOV tussen scherm 1 en Zandheuvelviaduct Maatregel 5: grondwal langs verlegde WoAH >500 meter ten westen van de natuurbrug AH Maatregel 6: grondwal langs verlegde WoAH <500 meter ten westen van de natuurbrug AH Maatregel 7: grondwal langs verlegde WoAH tussen natuurbrug AH en grondlichaam fly over Maatregel 8: grondwal langs HOV ten westen van natuurbrug AH Maatregel 9**: grondwal langs zuidzijde spoor tussen scherm 3 en A. Schweitzerweg Maatregel 10***: scherm langs afrit van de A27 voor HOV, ten noorden Zandheuvelviaduct Maatregel 11***: verleggen van Goyergracht-Zuid Maatregel 12: Natuurontwikkeling Anna’s Hoeve: a: bos-heideverbinding b: waterpartij en oevers c: poelen
12
Maatregel 13**: Natuurontwikkeling Monnikenberg: a: herstel Monnikenwater b: bos-heideverbinding c: ontwikkeling voormalige akker d: ontwikkeling voormalige kwekerij Maatregel 14: herstructurering parkeerterreinen Anna’s Hoeve Maatregel 15: aansluiting wandeloversteek Mussenstraat Maatregel 16: herinrichting bergen Anna’s Hoeve Maatregel 17: natuurlijk spelen Maatregel 18: honden uitlaatplaats Maatregel 19: afscherming langs verlegde WoAH bij speelvijver Maatregel 20: aanleg recreatief fietspad Liebergerweg Maatregel 21: aanleg recreatief fietspad A. Schweitzerweg Maatregel 22: verleggen wandelpaden Anna’s Hoeve Maatregel 23: vlonderpad Bergvijver Maatregel 24: vervallen Maatregel 25: uitkijkpunt Monnikenberg Maatregel 26: herstructurering parkeerterrein Monnikenberg Maatregel 27: vlonderpad Monnikenwater Maatregel 28: verleggen wandelpaden Monnikenberg *Maatregel 1, 2 en 3 worden voorbereid en gerealiseerd door HOV. HOV gebruikt hiervoor een vast bedrag van het budget van VGS. De inhoudelijke verantwoording van deze maatregelen vindt wel via VGS plaats. **Maatregel 9, 13d en deels 13b worden uitgevoerd door en op kosten van 3Angle, de opdrachtnemer van RWS voor de verbreding van de A27 en de bouw van faunatunnel Monnikenberg. De inhoudelijke verantwoording van deze maatregelen vindt wel via VGS plaats. *** Voor maatregel 10 en 11 is in de begroting nog geen dekking.
Partijen die binnen VGS samenwerken spannen zich in om benodigde middelen beschikbaar te krijgen voor realisatie.
In het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel (inclusief de maatregelen van HOV en A27), zie bijlage 2, zijn de maatregelen nader beschreven.
2.6 Scopeafbakening Begrenzingen locatie Alle maatregelen van het project VGS zijn weergegeven op het kaartje onder paragraaf 1.1. Zie ook kaarten a t/m d uit het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel (bijlage 2)
Binnen het project VGS wordt ook gekeken naar de (juiste) uitvoering van de maatregelen uit projecten HOV in ’t Gooi en Verbreding A27/A1 (zie kaart E en F Uitvoeringsprogramma) en naar de aansluiting daarvan op de planonderdelen van VGS (zie ook paragraaf 2.4) Dit is niet expliciet genoemd in de SOK. De projectgroep (paragraaf 5.2) heeft echter geconcludeerd dat deze ‘regierol’ nodig is en het best belegd kan worden bij de projectorganisatie VGS. Overigens heeft
13
de bestuurlijke begeleidingsgroep Groene Schakel de mogelijkheid voor formele afstemming met de projectorganisaties van HOV en RWS. Zie hiervoor de SOK en paragraaf 5.3 van dit projectlpan. Afbakening van de opdracht De volgende activiteiten maken géén onderdeel uit van deze projectopdracht: -
Het aantonen van het “zwaarwegend maatschappelijk belang” voor het dieper dan 1m ontgraven in het aardkundig monument. Dit deel van de opdracht is PNH-intern niet overgedragen van de beleidsdirectie naar de uitvoeringsdirectie. Het aantonen van het “zwaarwegend maatschappelijk belang” is noodzakelijk om een ontheffing van de PMV te verkrijgen voor ontgravingen dieper dan 1m onder maaiveld.
-
De uitvoering van maatregelen 1, 2 en 3 uit het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel (bijlage 2)
-
De uitvoering van maatregelen 29 t/m 40 uit het Uitvoeringsprogramma de Groene Schakel (bijlage 2)
-
Andere ontwikkelingen welke zich buiten de gestelde scope bevinden.
2.7 Gerelateerde projecten en ontwikkelingen Verbreding A27 Momenteel in uitvoering. Onderdeel van de verbreding is de aanleg van de faunatunnel onder de A27 en de ecologische inrichting van het gebied van ca. 5 ha rondom de faunatunnel (maatregel 9, 13d en deels 13b). De uitvoering van de verbreding van de A27 is gereed op 1 januari 2019. Omdat de uitvoering van dit project niet samenvalt met de uitvoering van VGS zijn de raakvlakken met dit project relatief gering.
HOV ’t Gooi Dit project bestaat (voor zover gelegen binnen de invloedsfeer van VGS) uit: 1. de aanleg van een vrije busbaan, inclusief fly-over over het spoor vanaf de A27 naar het centrum van Hilversum, 2. het verleggen van de Weg over Anna’s Hoeve, (maatregel 29 en 30 Uitvoeringsprogramma) 3. de aanleg van een natuurbrug over het spoor, de busbaan en de verlegde weg (maatregel 33 Uitvoeringsprogramma) 4. Het realiseren van diverse mitigerende en compenserende maatregelen (maatregel 31, 32 en 34 t/m 38 Uitvoeringsprogramma) Het project wordt in verschillende onderdelen aanbesteed. ProRail is de aanbestedende dienst voor de onderdelen 1, 3 en 4. Mogelijk gaat Hilversum de rol van aanbestedende dienst vervullen voor onderdeel 2 (de verlegging van de Weg over Anna’s Hoeve). HOV ’t Gooi bevindt zich voor enkele projectonderdelen in de aanbestedingsfase. De raakvlakken met HOV ‘t Gooi zijn zeer groot. In de eerste plaats omdat het benodigde grondtransport van VGS is voorzien via de ruwbouw van de natuurbrug. Hiervoor ‘krijgt ‘ de
14
projectorganisatie van VGS een ‘slot’ van de projectorganisatie van HOV ’t Gooi waarbinnen het grondtransport kan plaatsvinden. Vooralsnog najaar 2020. Verder geldt dat de uitvoering van beide projecten deels gelijktijdig plaatsvindt en in ruimtelijk opzicht zeer dicht bij elkaar. Daarbij is het van groot belang dat maatregelen goed op elkaar aansluiten zonder dat er hiaten ontstaan in De Groene Schakel als geheel. Dit vergt veel afstemming tijdens de voorbereiding en uitvoering. Ook de communicatie van beide projecten moet worden afgestemd.
Woonwijk Masterplan Monnikenberg Rondom het landgoed Monnikenberg is realisatie van zorginstellingen, een nieuw ziekenhuis en woningbouw gepland. De projectontwikkelaars zijn Tergooi ziekenhuizen, Merem en Hugenhotz project group (HPG). Het landgoed Monnikenberg krijgt één ontsluiting via de Soestdijkerstraatweg. Ligging: direct ten westen van het landgoed en natuurgebied Monnikenberg. Planning uitvoering: 2017-2024
Masterplan Monnikenberg, uit Actualisatie Masterplan Monnikenberg 26 januari 2017 versie 3.0
Woonwijk Anna’s Hoeve
15
De woonwijk Anna’s Hoeve is in aanbouw en grenst aan het natuurgebied Anna’s Hoeve. Hier zal een nieuwe gebruikersgroep van Anna’s Hoeve zich vestigen. Raakvlak met VGS is dat er een of meerdere paden in de woonwijk zullen worden aangesloten op het recreatieve fiets- en wandelpad Liebergerweg.
Er komen tussen de 500 en 600 woningen, zowel eengezinswoningen als appartementengebouwen. De appartementsgebouwen zullen maximaal 16,5 meter hoog worden, dat komt neer op 5 bouwlagen. Minstens 1/3 van de woningen zal bestaan uit betaalbare koopof huurwoningen. De wijk krijgt een parkachtige uitstraling met de voor Hilversum zo kenmerkende laanbomen. De wijk is omsloten door de ingerichte groenstrook van de Anthony Fokkerweg met veel speel- en sportmogelijkheden en natuurlijk de bijzondere natuurgebieden Anna`s Hoeve en het Laarder Wasmeer.
16
17
3 Aanpak en werkwijze 3.1 Contractkeuze, Aanbesteding en Contractering In samenwerking met de inkoopafdeling van de provincie wordt een verkenning van het project gedaan om de contractvorm te bepalen. Vooralsnog lijkt het project zich goed te lenen voor een geïntegreerde contractvorm*. De definitieve contractkeuze volgt nadat er een marktbenaderingsonderzoek is uitgevoerd waarin antwoord is gegeven op de volgende vragen: -
Wat is het beste type contractvorm, eventueel gesplitst naar (deel)projecten?
-
Wat is het wenselijke moment van aanbesteden, rekening houdend met o.a. aanleg HOV ’t Gooi en verbreding A27?
-
Gegeven het type contractvorm, welke risico’s dienen te worden afgedekt?
-
Gegeven het type contractvorm, wat voor gevolg heeft dit voor de proces- en producttoetsing gedurende de uitvoering?
-
Waar moeten leveranciers aan voldoen?
-
Welke EMVI-criteria zijn gewenst?
-
Op welke wijze vindt de marktbenadering plaats (wel of geen preselectie, etc).
De aanbesteding van het werk zal geschieden op basis van de “Aanbestedingsregels NoordHolland 2013” van provincie Noord-Holland. * In een traditioneel contract wordt alleen opdracht verstrekt om de bouw van een project uit te voeren. Zaken als het ontwerp, de financiering en het onderhoud worden door de opdrachtgever of door andere specifieke opdrachtnemers uitgevoerd. In een geïntegreerd contract worden een of meerdere van deze elementen toegevoegd aan het uitvoeren van de bouw met de gedachte dat hier voordelen in zijn te behalen ten aanzien van bijvoorbeeld efficiëntie en kosten.
3.2 Projectfasering Uitgangspunt voor de realisatie van het project is het werken via een geïntegreerde contractvorm (UAV-gc), waarbij (een deel van) het ontwerp en de gehele uitvoering aan één contractpartij worden opgedragen. Daarbij wordt de methodiek van Systems Engineering toegepast.
De bijbehorende projectfasering is als volgt: 1. Pre-contractuele fase 2. Contractvormingsfase 3. Aanbestedingsfase 4. Ontwerp- en Realisatiefase 5. Overdrachtsfase
Het project bevindt nu zich in de Pre-contractuele fase (projectfase 1). Contracten met dienstverlenende partijen zoals ingenieursbureaus worden in de pre-contractuele fase afgesloten (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van onderzoeken of het uitwerken van een ontwerp).
18
3.3 Inhoudelijke faseresultaten Voor elke projectfase zijn de meest belangrijke faseresultaten (producten) als volgt bepaald. Deze opsomming is niet limitatief.
Fase 1: Pre-contractuele fase -
Overdracht van Beleid naar Beheer &
-
Inventarisatie Kabels & Leidingen
Uitvoering (PNH-intern)
-
Omgevingsplan (PvA
-
Project Start Up
-
Krachtenveldanalyse
-
Omgeving-/stakeholdersanalyse
-
Vastgesteld Projectplan (dit plan)
-
Inventarisatie beschikbare gegevens
-
Risicoanalyse (bijlage 4 van dit plan)
-
Analyse vergunningen, in eigen beheer
-
Detailafspraken financiën (bijlage 5 van
-
omgevingsmanagement) -
Verslagen van gelegde contacten met belangengroeperingen
versus markt
dit plan)
-
Voorstel Contractkeuze
Capaciteitsaanvragen
-
VAT-raming
projectmedewerkers (PNH-intern)
-
Check op uitvoering/ contracten
-
Digitaal projectdossier
-
Globale Planning (paragraaf 6.1 van dit
maatregelen 1,2 en 3 door HOV -
plan)
Beschikking MJPO voor maatregelen 1,2 en 3.
Vastgesteld inpassingsplan/
-
Fotoverslag bestaande situatie
-
Bijgewerkte planning
-
Bijgewerkte Risicoanalyse
-
Voorstel contractkeuze
-
Informatie(bijeenkomsten)
-
Programma van Eisen, op basis SE
belanghebbenden
-
Voorontwerp en Ontwerpnota
-
Communicatieplan
-
Onderzoeksresultaten
-
Knelpuntsanalyse Kabels & Leidingen
-
Kostenraming (SSK)Projectraming en
-
Inventarisatie en knelpuntenanalyse
-
-
-
bestemmingsplan
kasritme
ruimtelijke plannen
-
Beslissing maatregelen 10 en 11
Vastgelegde afspraak maatregelen 1, 2 en
-
Overzicht procedures en vergunningen
3, inclusief overheveling middelen
-
Vergunning/ ontheffingen in eigen
Analyse van eigendommen i.r.t. afspraken HOV met GNR en gemeente Hilversum en
beheer -
Laren. Indien nodig aanvullende afspraken over gebruik van
ruwbouw natuurbrug) -
eigendommen voor de uitvoering van het werk.
Tijdsslot HOV ’t Gooi (grondtransport
Klanteisen omgeving- en belanghebbenden
-
Deelprojectplan voor de vervolgfase
19
Fase 2: Contractvormingsfase -
Bijgewerkte Planning
-
Aanbestedingsdocumenten
-
Bijgewerkte Risicoanalyse
-
Selectieleidraad
-
Bijgewerkte Projectplan
-
Inschrijvingsleidraad
-
Projectraming en kasritme
-
Basisovereenkomst
-
Beslissing maatregelen 10 en 11
-
Vraagspecificatie deel 0, I en II
-
Aanvragen procedures en vergunningen
-
Annexen
-
Informatie(bijeenkomsten)
-
Bindende en informatieve documenten
belanghebbenden
-
Contractbeheersingsplan (filosofie)
Externe toetsing ontwerp en contract
-
Beheer en Onderhoudsplan
-
(uitgangspunten) Inrichten en aanvragen schrijf-/toetsteam
Fase 3: Aanbestedingsfase Bijgewerkte Planning
-
Aanbestedingsprocedure
Bijgewerkte Risicoanalyse
-
Aankondiging
-
Bijgewerkte Projectplan
-
Selectiebesluit
-
Projectraming en kasritme
-
Offerteaanvraag
-
Beslissing maatregelen 10 en 11
-
Gunningsadvies
-
Procedures en vergunningen
-
Gunningsbesluit
(beschikkingen/ ontheffingen)
-
Contractbeheersingsplan (definitief)
Communicatieplan (realisatiefase)
-
Beheer en Onderhoudsplan (definitief)
-
-
Fase 4: Ontwerp en Realisatie -
Bijgewerkte Planning
-
Contractbeheersing
-
Bijgewerkte Risicoanalyse
-
Uitvoeringsontwerp aannemer
-
Bijgewerkte Projectplan
-
Uitvoeringsplanning aannemer
-
Projectraming en kasritme
-
Werkplan aannemer
-
Beheersovereenkomst
-
Proces Verbaal van Opneming
-
Informatie(bijeenkomsten) belanghebbenden
-
Verleggingsplan Kabels & Leidingen
-
Projectovereenstemming Kabels &
(opdrachtgever en beheerders); -
Proces Verbaal van Oplevering (aannemer => opdrachtgever).
-
CAR-verzekering
-
Informatie(bijeenkomsten)
Leidingen
Fase 5: Overdrachtsfase -
Projectraming en kasritme
-
Eindrapportage;
-
Overdrachtsdossier;
-
Contractbeheersing
-
Accountantsverklaring;
-
Proces Verbaal van Overdracht
-
Projectevaluatie;
-
Decharge projectmanager.
belanghebbenden
20
3.4 Besluitvorming Projectfasen Elke projectfase wordt afgesloten met een beslisdocument (lees deelprojectplan vervolgfase) dat wordt vastgesteld door de interne opdrachtgever van provincie en door de ambtelijke projectgroep.
Bij de
oplevering van
het
project
stelt
de provincie een
afsluitende rapportage
op
(‘Eindrapportage’). In deze eindrapportage wordt ingegaan op het opgeleverde projectresultaat, de besteding van middelen en het financiële eindresultaat. De eindrapportage wordt voorzien van een accountantsverklaring.
Projectdocumenten De volgende projectdocumenten zullen in ieder geval door provincie aan partijen worden aangeboden ter beoordeling en/of (bestuurlijke) vaststelling: •
Contractdocumenten;
•
Contractbeheersingsplan;
•
Gunningsbesluit;
•
Beheer en Onderhoudsplan;
•
Proces Verbaal van Opneming;
•
Proces Verbaal van Oplevering;
•
Proces Verbaal van Overdracht (met overdrachtsdossier);
•
Eindrapportage (met accountantsverklaring).
Scopewijzigingsprocedure Gedurende de doorlooptijd van een project kan er altijd sprake zijn van wijzigingen. Wijzigingen kunnen ontstaan door allerlei oorzaken. Alle deelnemers aan een project, inclusief de stakeholders, kunnen bewust of onbewust, aanleiding geven of initiatief nemen tot wijzigingen. Allerlei oorzaken kunnen tot voorstellen voor wijzigingen leiden.
Wat is een scopewijziging? Van een scopewijziging is pas sprake wanneer de aard en/of omvang van de te verrichten werkzaamheden na de wijziging afwijkt van hetgeen als scope is vastgelegd. Hierbij zal altijd een zekere begrenzing moeten worden gehanteerd, niet iedere afwijking hoeft als scopewijziging te worden aangemerkt. Sommige wijzigingen leiden wel tot meer of minder werk maar het verschil kan ten opzichte van het totaal dermate marginaal zijn dat niet van een scopewijziging gesproken wordt. Doorgaans wordt slechts van een scopewijziging gesproken wanneer men over een significante wijziging voor het totale project spreekt.
21
In het uitvoeringsprogramma (bijlage 2) wordt bij de beschrijving van met name recreatieve maatregelen ruimte gelaten voor ruime interpretatie van hetgeen moet worden gerealiseerd. Deze ruimte is gecreëerd om (bijvoorbeeld omdat omgevingsparticipatie daar aanleiding voor geeft) tijdens de planuitwerking aanpassingen te kunnen doen zonder dat er dan sprake is van een scopewijziging.
Indien partijen of opdrachtgever aanvullende werkzaamheden willen laten uitvoeren wat buiten hetgeen valt dat is vastgelegd in paragraaf 2.6 dan dient dit te worden geaccepteerd door de opdrachtgever en de projectmanager als scopewijziging. De opdrachtgever en de projectmanager kunnen voorwaarden stellen aan de scopewijziging. Deze voorwaarden zijn op het gebied van tijd, middelen, geld, organisatie, etc (niet limitatief). De vaststelling van een scopewijziging wordt gedaan door de bestuurlijke begeleidingsgroep.
22
4 Geld 4.1 Algemeen In de samenwerkingsovereenkomst is aangegeven hoe de financiering en het financieel beheer is georganiseerd. In bijlage 5 van dit plan is een nadere invulling gegeven aan deze afspraken. Opgemerkt wordt dat in bijlage 2 (overzicht kosten en dekking) van de SOK (bijlage 1 van dit plan) niet duidelijk is ingevuld op welke raming van Antea de kosten zijn gebaseerd. Dit zijn de ramingen die daar zijn bedoeld: •
Raming Inrichtingsvisie Anna’s Hoeve VO en kostenraming, Antea, 14 augustus 2015
•
Raming Kostenindicatie natuur- en landschapsplan Landgoed Monnikenberg, Antea, 30 maart 2016
Deze ramingen zijn inclusief engineeringskosten. Door GNR is een spreadsheet ontwikkeld voor de vertaling van de ramingen van Antea naar de afzonderlijke onderdelen van de Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel, 18 november 2016. Deze spreadsheet vormt de basis van de genoemde kosten in de SOK.
4.2
Overzicht kosten en Dekking
In onderstaande tabel zijn de kosten van de maatregelen zoals beschreven in het Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel weergegeven (zie ook bijlage 2 van de SOK). Onderdeel
Raming kosten
Onderdeel A: Afscherming infra
€ 1.810.000
Onderdeel B: Versterking natuur
€ 1.450.000
Onderdeel C: Recreatie Anna’s Hoeve
€ 1.265.000
Onderdeel D: Recreatie Monnikenberg
€ 240.000
Onvoorzien
€
Subtotaal
€ 4.785.000
Verwachte optimalisatie Maatregel 4 t/m 9, 12 en 13
€ 940.000 -
Totaal kosten
€ 3.845.000
20.000
De werkelijke kosten (totaalkosten exclusief maatregel 1, 2 en 3) zijn €2.970.000. Dit is zonder indexering en gebaseerd op een raming met prijspeil 2015. Uitgaande van een uitvoeringsperiode in 2020 en een indexering van 2% per jaar zijn de totaalkosten €3.280.000. Dit leidt tot een tekort van €310.000. Daarnaast is de onderliggende raming van de maatregelen 4 t/m 28 €2.995.000. Dit is €25.000 meer dan de begrote totaalkosten. Dit leidt tot een totaal tekort van €335.000. Echter
23
maatregel 9, 13d en deels 13b van VGS worden uitgevoerd door en op kosten van 3Angle, de opdrachtnemer van RWS voor de verbreding van de A27 en de bouw van faunatunnel Monnikenberg. Deze besparing is ca. €175.000. Het totale tekort is hiermee €160.000. Dit wordt vooralsnog binnen het project opgelost.
Gewenste natuurmaatregelen (Niet gedekt) Maatregel 10: scherm 15a AH langs HOV II
€ 335.000
Maatregel 11: verleggen Goyergracht-Zuid
€ 200.000
Dekking Provincie Noord-Holland
€ 1.575.000*
Gemeente Hilversum
€ 1.265.000
Gemeente Laren
€
Gooisch Natuurreservaat
€ 440.000
Meerjarenprogramma Ontsnippering (verwacht)
€ 365.000**
Stichting Duurzaam Monnikenberg Groenfonds (verwacht)
€ 150.000
Totaal
€ 3.845.000*
50.000 (MAXIMAAL)
*waarvan €510.000 voor de uitvoering van maatregelen 1, 2 en 3 en toegekend aan HOV ** voor de uitvoering van maatregel 1, 2 en 3 en toegekend aan HOV
4.3
Nadere invulling financiële afspraken
In de SOK zijn op redelijk detailniveau financiële afspraken gemaakt. In bijlage 5 is een financiële notitie opgenomen die daar verdere invulling aan geeft. Ingegaan wordt op: •
Samenstelling van het budget en de bijdragen
•
Verdeling van kosten tussen de samenwerkingspartners
•
Financiële projectrapportage
•
Verrekening BTW
Enkele belangrijke financiële uitgangspunten zijn: •
Maatregelen 1, 2 en 3 worden bekostigd vanuit het Meerjarenprogramma Ontsnippering (€365.000) en de bijdrage van PNH (€510.000) en vallen onder het project HOV ‘t Gooi. Deze bijdragen (totaal €875.000) en bijbehorende werkzaamheden vallen daarmee financieel gezien buiten de scope van het project Voltooiing de Groene Schakel. De netto bijdrage van PNH voor de maatregelen 4 t/m 28 van het project Voltooiing de Groene Schakel bedraagt daarmee €1.065.000.
•
De bijdrage van Gemeente Hilversum wordt alleen besteed aan de maatregelen 5, en 14 tot en met 23. Meer- en minderkosten met betrekking tot deze maatregelen vallen volledig ten gunste aan of ten laste van de gemeente Hilversum. Hilversum neemt financieel gezien geen deel aan de overige maatregelen.
24
•
GNR spant zich in voor het tijdig beschikbaar krijgen van de bijdrage van het Groenfonds (zie artikel 6.7 van bijlage 1).
•
Partijen PNH, Hilversum, Laren en GNR spannen zich gezamenlijk in om maatregelen 10 en 11 te kunnen realiseren door extra financiële middelen beschikbaar te krijgen en/of door besparingen/meevallers hiervoor te benutten.
•
Kosten van de projectorganisatie worden doorbelast naar het project, met daarbij opgemerkt dat de uren van interne mensen van PNH niet worden doorbelast. Overige Partijen stellen de benodigde personele inzet tijdig en om niet beschikbaar. Met andere woorden de personele inzet is voor eigen rekening van ieder der partijen.
25
5 Organisatie 5.1 IPM-projectorganisatie De projectorganisatie van provincie is gebaseerd op het Integraal Projectmanagement Model (IPM). De organisatie bestaat uit een aantal kernrollen met elk afzonderlijk zijn eigen discipline en vaak
tegengestelde
omgevingsmanagement
belangen. (2),
De
vijf
technisch
kernrollen
management
zijn:
(3),
projectmanagement
contractmanagement
(4)
(1), en
projectbeheersing (5). In paragraaf 5.4 zijn de namen bij de kernrollen weergegeven.
De projectmanager is primair verantwoordelijk voor het bereiken van het projectresultaat binnen de vooraf gestelde randvoorwaarden ten aanzien van tijd en geld. Hij wordt hierop aangesproken door de interne opdrachtgever. De projectmanager stuurt het projectteam, bewaakt de onderlinge raakvlakken binnen het team en zorgt voor het samenbindend leiderschap dat de spelers tot een team bindt en het teamgevoel versterkt. De projectmanager is de spin in het web, de natuurlijke sparringpartner en de intermediair tussen opdrachtgever, lijn en project. De projectmanager onderhoudt ook de contacten intern en bestuurlijk voor zover dat voor zijn project van belang is. Bij knelpunten tussen rolhouders maakt de projectmanager een keuze tussen de mogelijke opties. De projectmanager is voorzitter van de ambtelijke projectgroep (samenwerkingspartners) en is secretaris van de bestuurlijke begeleidingsgroep (samenwerkingspartners). In de SOK (bijlage 1) artikel 4 zijn de specifieke taken van de projectmanager beschreven irt tot de samenwerkingspartners.
Omgevingsmanagement is de zorg voor de maatschappelijke inbedding van het project. De omgevingsmanager is de intermediair tussen de projectorganisatie en de stakeholders in de projectomgeving. Deze omgeving wordt gevormd door alle partijen die een belang hebben bij het project. De eisen en afspraken met de stakeholders worden vanuit omgevingsmanagement geleverd aan technisch management. De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor de interactie met de omgeving om het project gerealiseerd te krijgen binnen de publieksrechtelijke en privaatrechtelijke randvoorwaarden (de conditionering). De omgevingsmanager probeert begrip en vertrouwen te kweken in de omgeving en te komen tot effectieve samenwerking met omgevingspartijen. De omgevingsmanager heeft een duidelijke signaalfunctie in het projectteam bij het proactief signaleren van onderwerpen vanuit de omgeving die in- en extern invloed kunnen hebben op de kwaliteit en voortgang van een project.
De technisch manager is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke inbreng in het project. Onder verantwoordelijkheid van de technisch manager wordt de technische scope in de vorm van (functionele) specificaties richting marktpartijen geformuleerd, daarbij gebruik makend van de systematiek van Systems Engineering. Ook levert de technisch manager een bijdrage in de vorm van technisch inhoudelijke inbreng bij het formuleren van de systeem-, proces- en producttoetsen richting
marktpartijen
tijdens
de
realisatiefase
als
onderdeel
van
systeemgerichte
contractbeheersing. Hierbij levert de technisch manager een bijdrage in de vorm van het signaleren van risico’s, toetsen en een bijdrage aan de uitvoering van de systeem-, proces- en
26
producttoetsen. Dit alles onder de verantwoordelijkheid van de contractmanager. Het moge duidelijk zijn dat daarbij nauw moet worden samengewerkt met omgevingsmanagement (wensen, eisen
en
beperkingen
vanuit
omgeving)
en
contractmanagement
(vertaling
naar
contractvoorwaarden en in latere fase technische inbreng bij de contractbeheersing). De technisch manager is verantwoordelijk voor de technisch bijdrage aan de processen vallend onder de verantwoordelijkheid
van
de
contractmanager,
omgevingsmanager
en
manager
projectbeheersing. Hierbij is de continue aandacht voor risicomanagement van belang. Het thema kabels en leiding is ondergebracht bij de technisch manager.
Contractmanagement is verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het opstellen van het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking) binnen de randvoorwaarden van tijd, geld, kwaliteit en risico. Door het gebruik van functioneel specificeren is een koppeling te leggen tussen de eisen vanuit opdrachtgever en omgeving, kan contractmanagement de mogelijkheden van de markt optimaal benutten en tegelijkertijd het risico vanuit de markt beheersen. De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting verschillende marktpartijen. De contractmanager is ook degene die de contacten onderhoudt en zo nodig de onderhandelingen voert met de marktpartijen.
Projectbeheersing omvat de project brede beheersing van het project op de aspecten scope, tijd, geld, risico, informatie, documentatie en rapportage. Zorgvuldig projectmanagement betekent inzicht in de stand van zaken op het gebied van kwaliteit, geld, tijd en scope op ieder moment in het project. Integrale projectbeheersing zorgt voor de controle van tijd, geld en kwaliteit (techniek) gedurende het project. Sturing is gebaseerd op risicomanagement. De manager projectbeheersing is de manager van de processen omtrent risico’s; de verantwoordelijkheid voor de beheersing van de risico’s behorende bij omgevings- technisch- en contractmanagement ligt bij de desbetreffende rolhouders. De manager projectbeheersing is verantwoordelijk waar het gaat om de projectbrede beheersing van het project op de aspecten tijd/planning, geld/budget, kwaliteit, scope en risicobeheersing. De manager projectbeheersing is ook verantwoordelijk voor de projectbrede voortgangsrapportages en documentbeheersing. De manager projectbeheersing is zowel toetsend (primair op het functioneren van het systeem en de interne processen van het project) als ondersteunend en is daarmee een belangrijke sparringpartner voor de andere kernrollen. Hij stelt zich onafhankelijk op.
5.2 Ambtelijke projectgroep Er is reeds een ambtelijke projectgroep ingesteld. Deze bewaakt de doelstellingen van het project zoals vastgelegd in de bestuursovereenkomsten. De ambtelijke projectgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de betrokken partijen en staat onder voorzitterschap van de projectmanager van provincie Noord-Holland: •
Provincie Noord-Holland (voorzitter)
Maarten Broos
27
•
GNR
Derk van der Velden
•
Gemeente Hilversum
Paul Portheine
•
Gemeente Laren
Karin Loman
De ambtelijke projectgroep heeft in het werkproces een adviserende rol. Zij zal de voortgang monitoren door middel van een nog nader te bepalen frequentie van bijeenkomsten en bij mijlpalen in het programma. De leden van de ambtelijke projectgroep zijn verantwoordelijk voor het tijdig informeren van hun interne organisatie en hun bestuurders die zitting hebben in de bestuurlijke begeleidingsgroep. Tevens informeren zij de ambtelijke projectgroep tijdig over specifieke wensen en eisen van hun bestuurders. Bij de bijeenkomsten van de projectgroep zullen desgewenst collega’s van de bovengenoemde personen aanwezig zijn als ook de omgevingsmanagers van HOV ’t Gooi en RWS-verbreding A27.
5.3 Bestuurlijke begeleidingsgroep In de SOK, artikel 3 is vastgelegd dat er een Stuurgroep De Groene Schakel wordt ingesteld. Omdat alle bestuurlijke afspraken op meer dan alleen hoofdlijnen zijn vastgelegd in de SOK, is het beter om te spreken over een bestuurlijke begeleidingsgroep De Groene Schakel. Feitelijk gaat het nu om het volgen van de uitvoering van de gemaakte afspraken en is er weinig/geen ruimte voor koerswijzigingen. Conform de SOK gaat de bestuurlijke begeleidingsgroep over maatregelen 1-28 uit het Uitvoeringsprogramma De Groene Schakel. Uit de bepalingen in artikel 3.3. en 3.7 kan worden afgeleid dat zij ook regie voert op het gehele Uitvoeringsprogramma Natuurverbinding de Groene Schakel. Dat kan zij doen door structureel/incidenteel andere partijen, zoals RWS, uit te nodigen om deel te nemen aan haar vergaderingen teneinde afstemming te bevorderen. Indien nodig/wenselijk kan ook overleg met Stuurgroep project HOV in ’t Gooi worden gevoerd. De bestuurlijke begeleidingsgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de betrokken partijen en staat onder voorzitterschap van provincie Noord-Holland. Ten minste één lid van de bestuurlijke begeleidingsgroep is tevens lid van de Stuurgroep Gooi en Vechtstreek. De projectmanager is secretaris van de bestuurlijke begeleidingsgroep. Zie ook SOK artikel 3.2. De vertegenwoordiging is als volgt: •
Provincie Noord-Holland (voorzitter)
Chris de Vries
•
GNR (tevens lid van SG G&V)
Karen Heerschop
•
Gemeente Hilversum
Willem van der Spek (wethouder*)
•
Gemeente Laren
Leen van der Pols (wethouder**)
•
Provincie Noord-Holland (secretaris)
Maarten Broos
*heeft een deel van de taken van de recent vertrokken wethouder Nicolien van Vroonhoven overgenomen **heeft tevens tijdelijk de taak van lid in SG Gooi en Vechtstreek van de recent vertrokken Burgemeester Roest overgenomen als vertegenwoordiger van Regio G&V (is nu Burgemeester Bockhove van Weesp)
28
De bestuurlijke begeleidingsgroep heeft in het werkproces een beslissende rol en heeft onder meer tot taak: •
Het voeren van bestuurlijk overleg en uitbrengen van advies aan de betrokken partijen.
•
Het nemen van de door de projectgroep voorbereide besluiten.
•
Het vaststellen van (dit) Projectplan.
•
Het goedkeuren van de aanbestedingsdossiers.
•
Het toezien van de naleving van de SOK
5.4 Projectteam De projectorganisatie is schematisch als volgt weergegeven:
5.5 Risicomanagement Risicomanagement is belegd bij de manager projectbeheersing. De projectbeheerser draagt zorg voor regelmatige risicoanalyses via de inzet van een (vaste) risicomanager.
Door middel van regelmatige risicoanalyses worden in elke projectfase de projectrisico’s inzichtelijk gemaakt en beheerst. De top-3 van bekende risico’s op dit moment is:
Risico
Oorzaak
Gevolg
29
Verzet tegen raakvlakproject straalt
Raakvlakprojecten gaan eerder in
Bezwaar-
af op VGS
uitvoering
scopewijzigingen door politieke druk
Onttrekken recreatiemogelijkheden
Bezwaar-
tbv natuur
scopewijzigingen door politieke druk
Afsluiten
recreatiegebied
(m.n.
Anna’s Hoeve) leidt tot weerstand,
en
en
beroepsprocedures,
beroepsprocedures,
zowel tijdens realisatie als erna Begroting en budget dekken de
Geen
rekening
werkelijke kosten niet
indexatie. Raming
gehouden is
hoger
met
Bezuinigingen binnen project.
dan
Extra budget aanvragen
budget
Uitvoering van gewenste maatregelen 10 en 11 wordt onwaarschijnlijker
In het voortraject is door de beleidssector Groen i.s.m. GNR en gemeente Hilversum een risicoanalyse opgesteld (22 maart 2017). Deze is in november 2017 door de projectgroep aangepast en uitgebreid. Zie bijlage 4. Cyclus: De projectbeheerser is verantwoordelijk voor de bewaking op de uitvoering van de beheersmaatregelen. Dit wordt in de IPM-teambespreking behandeld, minimaal 1x/3 maanden. De
bestaande
(top)risico’s
worden
bijgewerkt
en
nieuwe
risico’s
worden
ingebracht,
gekwantificeerd en belegd bij actoren. Indien nodig worden risico’s bij de projectgroepleden ‘opgehaald’.
De projectbeheerser bepaalt wanneer een nieuwe plenaire sessie met de projectgroep nodig is om het gehele register bij te werken. Dit gebeurt in ieder geval bij belangrijke faseovergangen en scopewijzigingen.
5.6 Projectkantoor Voor een efficiënt en hoge kwaliteit project is het wekelijks op één vaste locatie verzamelen van de IPM-teamleden optimaal en derhalve zeer gewenst. Op de locatie Houtplein is dit mogelijk. Eventueel kan gekozen worden voor het projectbureau HOV ’t Gooi. Vooral tijdens de uitvoering kan dit een grote meerwaarde hebben. De projectmanager is verantwoordelijk voor het inplannen van een vaste locatie.
30
6 Tijd 6.1 Projectplanning De projectfasering en planning zien er als volgt uit: Projectfase
Begin
Eind
1.Pré contractuele fase
September 2017
Maart 2018
2. Contractvormingsfase
Maart 2018
Maart 2019
3. Aanbesteding
April 2019
oktober 2019
4. Ontwerp/engineering en
Januari 2020
december 2020
Januari 2021
Maart 2021
Realisatie 5. Overdracht
Het project bevindt zich momenteel in de pré-contractuele fase (fase 1). De geprognosticeerde datum van oplevering van het werk is op basis van bovenstaande planning december 2020.
Een nadere projectplanning wordt opgesteld in de contractvormingsfase.
6.2 Personele Inzet De verwachte personele inzet binnen het projectteam is als volgt: Projectteamlid
Pre-
Contract-
Aanbeste-
Ontwerp- en
Overdrachts-
contractuele
vormingsfase
dingsfase
Realisatiefase
fase
fase Projectmanager
2
2
2
2
2
Contractmanager
1
1,5
2
1,5
1
Omgevingsmanager
2
2
1
1
1
Technisch manager
1
1
0,5
1,5
2
Procesbeheersing
0,5
0,5
0,5
0,5
1
Projectmedewerker/-
1,5
2
2
2,5
2
-
2
0,5
2
1
Financieel beheerder
0,25
0,25
0,5
0,25
0,5
Inkoopadviseur
0,25
0,5
0,5
-
-
Risicomanager
0,5
0,5
-
0,5
-
secretaris Contractschrijver/toetser
In dagen (8h) per week.
31
7 Informatie en communicatie 7.1 Communicatie Voor de projectcommunicatie worden twee fasen onderscheiden: 1. Nadere invullen van de in bijlage 2 beschreven maatregelen: Voorbereiding (valt samen met projectfase 1 en 2) 2. Realisatie (valt samen met projectfase 4)
Gedurende de eerste fase is de communicatie gericht op creëren van draagvlak bij omwonenden, belangenpartijen, projectpartners en derden. De omgevingsmanager zal in samenwerking met een communicatieadviseur van de provincie de communicatie omtrent de nadere uitwerking van het uitvoeringsprogramma (bijlage 2) en eventuele bestemmingsplanprocedures verder vorm geven. In deze fase wordt duidelijk bij welk projectonderdeel,
wanneer en in welke mate
omwonenden worden betrokken (participatieladder). Omwonenden/ belanghebbenden wordt vooral de gelegenheid geboden om te participeren in de uitwerking van de recreatieve maatregelen. De natuurmaatregelen liggen voor het grootste deel vast en participatie daarin van omwonenden/ belanghebbenden zal zeer gering zijn. De communicatie is tevens gericht op het ophalen van (top)eisen uit de omgeving die mee worden gegeven in het contract met de aannemer.
Bij de tweede fase, de realisatiefase kan ervoor worden gekozen om een deel van de communicatie-inspanningen bij de aannemer te beleggen (denk aan bouwcommunicatie). Samen met de omgevingsmanager worden de communicatiemomenten besproken en wordt een plan gemaakt voor verdere communicatie naar belanghebbenden. Sowieso zal de communicatie over de doelstelling van het project bij de projectorganisatie belegd blijven.
Per fase wordt een nader uitgewerkt communicatieplan opgesteld gebaseerd op actieve samenwerking met alle betrokken partijen.
Voor communicatie met de omgeving zijn 2 kernboodschappen opgesteld: een korte, als een soort slogan en een langere met een uitgebreidere beschrijving van het project. Afhankelijk van de communicatieboodschap en –doel kan uit één van deze kernboodschappen worden gekozen. De doelgroep voor deze kernboodschap is de Hilversumse/ Larense gebruiker van het gebied dat op de schop gaat, zowel de echte natuurliefhebber als de recreant. Belangrijk is dat de kernboodschap wordt gedragen door alle projectpartners die de SOK hebben getekend.
Kernboodschap De Groen Schakel kort De Groene Schakel zorgt voor de verbinding van de natuur in ’t Gooi en de Utrechtse Heuvelrug. Daarom wordt een grote faunatunnel onder de A27 en een natuurbrug over het spoor HilversumBaarn aangelegd. In het gebied eromheen wordt de natuur verder ontwikkeld. Daarnaast worden
32
de recreatievoorzieningen in Anna’s Hoeve en Monnikenberg verbeterd. Goed voor mens en natuur!
Kernboodschap De Groen Schakel middel
De natuur in ons land wordt op veel plekken doorsneden door (snel)wegen en spoorlijnen: voor veel diersoorten onneembare barrières. Om deze barrières op te heffen worden op veel plekken voorzieningen getroffen zoals natuurbruggen en faunatunnels. Uit monitoring blijkt dat dieren veelvuldig gebruik maken van dergelijke natuurverbindingen. Ten oosten van Hilversum is de natuur versnipperd door de spoorlijn Hilversum-Baarn en door de A27. Door de bouw van een faunatunnel onder de A27 en een natuurbrug over de spoorlijn worden de natuurgebieden in het Gooi en op de Utrechtse Heuvelrug met elkaar verbonden. Deze natuurverbinding heet De Groene Schakel. De aanleg van De Groene Schakel wordt gecombineerd met de verbreding van de A27 en de aanleg van een snelbusbaan (HOV ‘t Gooi) die langs de spoorlijn en dus ook onder de natuurbrug komt te liggen. Tevens wordt de verbindingsweg tussen Hilversum en Baarn (Weg over Anna’s Hoeve) verlegd, eveneens langs het spoor en onder de natuurbrug. De recreatievoorzieningen ten noorden en ten zuiden van het spoor worden verbeterd en uitgebreid. Door de bundeling van infrastructuur wordt de versnippering van het gebied verminderd. Bovendien wordt door het verleggen van de Weg over Anna’s Hoeve de recreatieve kwaliteit van het gebied versterkt.
De bestaande en nieuwe infrastructuur wordt ingepast in het landschap door de aanleg van grondwallen en schermen. Om De Groene Schakel goed te laten functioneren wordt het gebied ecologisch ingericht en wordt een rustgebied gecreëerd nabij de natuurverbinding.
De Groene Schakel is een initiatief van Provincie Noord-Holland, het Goois Natuurreservaat, Gemeente Hilversum, Gemeente Laren, ProRail en Rijkswaterstaat.
7.2 Informatiebeheer Informatiebeheer vindt plaats via de digitale omgeving van de provincie; waarbij conceptstukken alleen worden opgeslagen op de netwerkschijf. Definitieve stukken, nadat deze voorzien zijn van een handtekening van de rolhouder, worden opgenomen in Verseon. Conceptstukken worden niet verder gearchiveerd. Opslag van stukken op de netwerkschijf gebeurt via een vooraf vast te stellen bestandsnaamindeling. De projectbeheerser werkt een structuur uit en beheert deze in samenwerking met de projectmedewerker.
Alle relevante stukken worden gedeeld met de leden van de projectgroep.
33
Tijdens de uitvoering zal informatie uitwisseling met de aannemer plaatsvinden door middel van Visie (gemeenschappelijke data-cloud met vaste projectstructuur).
7.3 Rapportages In januari 2018 wordt de door BEL/Groen opgestelde factsheet (PNH-intern) aangepast. De factsheet geeft input aan het PMG (provinciaal meerjarenprogramma groen). Het PMG wordt jaarlijks geactualiseerd. Bij scopewijzigingen wordt de factsheet aangepast. I.v.m. de vaststelling van het PMG door PS en de bijbehorende vaststellingscyclus kan de factsheet alleen in de maand mei worden herzien. Drie
maal
per
jaar
wordt
de
voortgang
PNH-intern
formeel
gerapporteerd
met
voortgangsrapportages. Deze rapportages bestaan uit: -