Ter kennisneming- Collegevoorstel Verslag van bevindingen (toegevoegd 27 mei 2025)

VOORSTEL zaaknummer:

1804308

afdelingsnaam:

Directie

steller:

Michiel van Oosterom

telefoonnummer

+31356292945

onderwerp:

Verslag van bevindingen 2024

Voorstel 1.

Kennis te nemen van het (concept) verslag van bevindingen PSA 2024 (bijlage 1)

2.

De bestuurlijke reactie op het verslag van bevindingen PSA 2024 vast te stellen (bijlage 2)

3.

Het (concept) verslag van bevindingen (bijlage 1) en de bestuurlijke reactie hierop (bijlage 2) aan de raad te verzenden en toe te voegen aan de stukken voor de Audit- en Rekeningencommissie (ARC), gezamenlijke commissie en de raadsbehandeling

4.

De bevestiging van de jaarstukken (LOR) te ondertekenen.

Samenvatting Vooruitlopend op de controleverklaring en het definitieve verslag van bevindingen van de accountant hebben we op 9 mei het (concept) verslag van bevindingen ontvangen. Het betreft hier nog een conceptverslag aangezien de controle door PSA nog niet volledig is afgerond. Het verslag van bevindingen kan mogelijk nog worden aangepast als de afronding van de controle hiertoe aanleiding geeft. Voor de behandeling van de jaarrekening 2024 in de raad ontvangen we het definitieve accountantsverslag, inclusief de goedkeurende controleverklaring. Als sluitstuk van de jaarrekeningcontrole stelt de externe accountant deze stukken op, zoals dat is vastgelegd in artikel 213, lid 5 van de Gemeentewet. Het college geeft de raad hierbij zijn reflectie op de bevindingen en de adviezen van de accountant over de jaarrekening 2024. Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces en draagt bij aan de transparantie over de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatieactiviteiten zodat de raad zijn rol als controlerend orgaan optimaal kan uitvoeren. De controle op de jaarrekening 2024 heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaring van de externe accountant.

De bijgevoegde stukken worden, conform de bestaande gang van zaken, behandeld in de Audit- en rekeningencommissie (ARC), gezamenlijke commissie en vervolgens ter besluitvorming over de jaarstukken 2024 voorgelegd aan de raad.

1

Inleiding De accountant doet verslag van zijn controle van de jaarrekening in het verslag van bevindingen. Het college geeft de raad hierbij zijn reflectie op de bevindingen en de adviezen van de accountant over de jaarrekening 2023. Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces en draagt bij aan de transparantie over de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatieactiviteiten zodat de raad zijn rol als controlerend orgaan optimaal kan uitvoeren. De accountant voert deze controle uit in twee fasen: Fase 1: Interim controle Kort samengevat gaat het hierbij om het onderzoek naar de kwaliteit van de interne processen. De kwaliteit hiervan is mede bepalend voor de opzet en inhoud van de controle van de jaarrekening. De accountant doet verslag van zijn interim controle in de managementletter. Fase 2: Controle van de jaarrekening Deze controle resulteert in een verklaring over getrouwheid en een verslag van bevindingen. De accountantsverklaring maakt integraal onderdeel uit van de jaarstukken. De Audit- en rekeningencommissie (ARC) zorgt voor de voorbereiding van de besluitvorming door de raad naar aanleiding van de managementletter en het verslag van bevindingen.

Probleemstelling/doel De accountant doet verslag van zijn controle van de jaarrekening in het verslag van bevindingen. Het college geeft de raad hierbij zijn reflectie op de bevindingen en de adviezen van de accountant over de jaarrekening 2023. Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces en draagt bij aan de transparantie over de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatieactiviteiten zodat de raad zijn rol als controlerend orgaan optimaal kan uitvoeren. Verslag van bevindingen Het verslag van bevindingen is opgebouwd uit enerzijds de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole en met name de analyse van het resultaat, de financiële positie en de gehanteerde grondslagen met aandachtsgebieden en gerichte aanbevelingen én anderzijds bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot de kwaliteit van de beheerorganisatie (interne beheersing en automatisering).

Bestuurlijke reactie Het college van burgemeester en wethouders is tevreden met de uitkomst van de accountantscontrole en daarmee het positieve accountantsoordeel. Wij spreken daarnaast onze waardering uit voor de inzet en betrokkenheid van onze interne organisatie in goede onderlinge samenwerking met onze accountant in het verantwoordings- en controleproces. Wij zijn ons ervan bewust dat blijvende aandacht nodig is voor het verder terugdringen van de rechtmatigheidsfouten en het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant. In deze brief geven wij een reactie op de belangrijkste bevindingen van onze accountant. Met ingang van 2023 leggen wij als college zelf verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie middels de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Deze verantwoording komt daarmee in de plaats van de rechtmatigheidsverklaring van de accountant. De accountant toetst nog wel of de door ons afgegeven verklaring een getrouw beeld geeft. Met andere woorden de accountant beoordeelt of onze verantwoording over de rechtmatigheid adequaat onderbouwd is. 2

Het totaal van de fouten die wij rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording blijft ruimschoots binnen de door de raad gestelde verantwoordingsgrens. Het resultaat hiervan is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in beginsel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde grens. De accountant constateert op basis van de jaarrekening dat er sprake is van onderbestedingen in de jaarrekening. Van de voor 2024 beschikbaar gestelde investeringskredieten ad € 262,2 miljoen is een bedrag van € 173,4 miljoen nog niet besteed. Ook in voorgaande jaren was er al sprake van onderbestedingen. Daarnaast ziet onze accountant dat geplande onderhoudswerkzaamheden worden doorgeschoven, investeringen in het rioleringsstelsel later dan gepland worden uitgevoerd, er sprake is van nog te besteden subsidiebedragen die oplopen en er op veel lastenbudgetten in de exploitatie ook sprake is van onderbestedingen. Omdat eerder geraamde activiteiten nog wel moeten worden uitgevoerd, verzoekt ons college om bij het vaststellen van de jaarrekening een bedrag van € 5,6 miljoen over te hevelen naar 2025. Het advies van onze accountant is om na te gaan of de ambities uit de begroting qua uitvoering realistisch en haalbaar zijn.

Wanneer er structureel geld wordt vrijgemaakt voor activiteiten die niet kunnen worden uitgevoerd, geeft dat immers een onnodige druk op de begroting. Ons college herkent het door de accountant geschetste beeld en constateert dat in 2024 de toenemende taken, activiteiten en ambities een behoorlijke impact hebben gehad op de organisatie. Het opgavegericht en programmatisch werken is daarbij door het college benoemd als leidend organisatieen sturingsprincipe. Het oplossen van deze vraagstukken vraagt van de gemeente een andere rol dan voorheen. We willen hierbij sneller resultaten boeken, in samenspel met alle relevante partners. Met focus op realisatie, maatschappelijke impact, zichtbare resultaten en samen met inwoners en andere partners. Wij erkennen hierbij dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang moeten worden overwogen om tot een realistische begroting te komen. Om de balans te behouden, is het voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) belangrijk om keuzes te durven en te blijven maken. Binnen ons college vindt in samenspraak met de raad de bestuurlijke prioritering plaats en wordt ambtelijk gestuurd op processen en planning. Dit vraagt iets van ons college in termen van de afstemming van bestuurlijke ambities op ambtelijk prestatievermogen.

Dit gaat ons als college helpen om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen. Bij het opstellen van de Voorjaarsnota 2025 (en komende begroting 2026) is dit een belangrijk attentiepunt en wordt ook zorgvuldig meegenomen bij de afwegingen van het college. Voorbeelden van recente acties die we al ondernomen hebben en waar we het komende jaar mee verder gaan, zijn het door ons college vastgestelde ‘position paper’ en aanpassing van onze financiële strategie om de raad in staat te stellen keuzes te maken en prioriteiten aan te geven teneinde de balans tussen plannen en resultaten te verbeteren. Door uitvoering te geven aan de opgestelde ‘position paper’ zijn wij als college van mening beter te kunnen sturen op planningsrealisme in de toekomst. Met betrekking tot de onderbesteding op investeringskredieten is er wel noodzaak tot enige nuancering. Indien de uitvoering van een investeringskrediet zich over meerdere jaren uitstrekt, wordt het geautoriseerde investeringsbedrag niet op basis van de planning van het project over de uitvoeringsjaren verdeeld en vrijgegeven maar gelijk bij de start van de voorbereiding. Dit leidt in het overzicht in de jaarrekening tot aanzienlijke onderbestedingen ten opzicht van het vrijgegeven krediet.

Kredietaanvraag en fasering van projecten zijn dus twee belangrijke maar verschillende aspecten bij het uitvoeren van een project. Fasering zorgt voor een geordende en controleerbare uitvoering van het project, terwijl de kredietaanvraag de benodigde financiering regelt, vooral in de ontwikkelfase. Daarnaast zien we in de uitvoeringspraktijk vertragende factoren zoals ingewikkelde en tijdrovende publiek private samenwerking, aanbestedingsprocedures, milieueisen, de afhankelijkheid van derden en, niet in de laatste plaats, de inspraak van burgers. 3

De afgelopen jaren hebben we forse inspanningen geleverd om de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie en de verslaglegging over onze activiteiten te verbeteren en al dat harde werken heeft resultaat gehad. Over de jaarrekening 2024 geeft onze externe accountant PSA wederom een goedkeurende verklaring af. Het accountantsverslag helpt onze interne beheersing verder aan te scherpen en de gerealiseerde verbeteringen als successen te kunnen vieren. We concluderen dat we goede stappen hebben gezet en we gaan door op de ingeslagen weg. De komende periode gaan we met de verschillende (detail)bevindingen en beheersmaatregelen verder aan de slag en we zullen de raad transparant blijven informeren over onze vorderingen. We blijven investeren in de organisatie en daarmee in de kwaliteit van beheersing en verslaglegging zodat de raad de juiste informatie ontvangt en daarop adequaat kan controleren.

Argumenten 1.1

Als sluitstuk van de jaarrekeningcontrole stelt de externe accountant deze stukken op, zoals dat is vastgelegd in artikel 213, lid 5 van de Gemeentewet.

1.2

De accountant doet hiermee verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie en of de beheersing een getrouwe en rechtmatige verslaglegging mogelijk maakt.

Daarbij geeft de accountant adviezen ter verbetering van deze interne beheersing. Ook geeft de accountant inzicht in de aard en de omvang van fouten en onzekerheden die zij heeft geconstateerd bij haar controlewerkzaamheden. 2

Het college geeft de raad hierbij zijn reflectie op de bevindingen en de adviezen van de accountant over de jaarrekening 2024.

Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces en draagt bij aan de transparantie over de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatieactiviteiten zodat de raad zijn rol als controlerend orgaan optimaal kan uitvoeren. 3

De bijgevoegde stukken worden, conform de bestaande gang van zaken, toegezonden aan de raad, vervolgens behandeld in de Audit- en rekeningencommissie, de gezamenlijke commissie en in de raad.

4

Wij krijgen van de accountant een model bevestiging bij de jaarrekening (Letter Of Representation).

Als aanvullende zekerheid op de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden wordt in deze brief van het bestuur (college) van de organisatie een bevestiging gevraagd dat in de jaarrekening alle zaken zijn verwerkt die financiële consequenties kunnen hebben. Het ondertekenen van de bevestiging bij de jaarrekening is een voorwaarde van de accountant voor het afgeven van de accountantsverklaring. De bevestiging dient ondertekend te worden.

Kanttekeningen 1.

Het betreft nog een concept-verslag aangezien de controle nog niet volledig is afgerond.

Met dit verslag kunnen we ons al wel een goed beeld vormen van de uitkomsten van de controle. Het definitieve verslag van bevindingen en controleverklaring wordt op 20 mei verwacht. De bestuurlijke reactie op het verslag van bevindingen en het verslag zelf alsmede de controleverklaring kunnen als gevolg van de daadwerkelijke afronding nog wijzigen. 4

Uitvoering Na ontvangst van de definitieve stukken worden deze samen met de bestuurlijke reactie van het college toegevoegd aan de stukken voor de Audit- en rekeningencommissie (ARC) op 28 mei, de gezamenlijke commissie op 4 juni en de raadsbehandeling op 11 juni ter ondersteuning bij de besluitvorming over de jaarstukken 2024.

Bijlage(n) 1.

(Concept) Verslag van bevindingen van PSA Jaarrekening 2024

2.

Bestuurlijke reactie verslag van bevindingen PSA 2024

5