Ter kennisneming- Collegebrief Verslag van bevindingen 2024 220525 (toegevoegd 27 mei 2025)(1)

G EME ENTE HILVERSUM POST BUS 9900 12 01 G M HILVE RS UM BEZOEK ADRES :

Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers

RAADHUIS DUDOK PARK 1 T ELEFOONNUMME R: 14 035 WWW.HILVERS UM .N L

22 mei 2025 ZAAKNUMM ER 1804308 BEHA NDELD DOOR Michiel van Oosterom TEL EFOON +31356292945 DATUM

UW KENMERK

1 BETREFT Verslag van bevindingen 2024

BIJLAGEN

Geachte raadsleden,

Op 21 mei 2025 ontvingen wij de controleverklaring en het verslag van bevindingen bij de jaarstukken 2024 van onze accountant PSA. In de Audit- en Rekeningcommissie van 28 mei 2025 wordt in aanwezigheid van de wethouder Financiën het verslag van bevindingen 2024 besproken. De raad heeft de accountant (PSA) opdracht gegeven om de jaarrekening 2024 te controleren. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college. Een goedkeurende verklaring betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel baten en lasten over het jaar 2024 als de balans per einde van het jaar. De jaarstukken zijn in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) opgesteld. In het verslag van bevindingen wordt deze verklaring toegelicht en geeft de accountant inzicht in de belangrijkste bevindingen bij de controle Jaarrekening 2024 en de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Hilversum. Dit verslag van bevindingen is als bijlage bij deze brief opgenomen. Het college van burgemeester en wethouders is tevreden met de uitkomst van de accountantscontrole en daarmee het positieve accountantsoordeel.

Wij spreken daarnaast onze waardering uit voor de inzet en betrokkenheid van onze interne organisatie in goede onderlinge samenwerking met onze accountant in het verantwoordings- en controleproces. Wij zijn ons ervan bewust dat blijvende aandacht nodig is voor het verder terugdringen van de rechtmatigheidsfouten en het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant. In deze brief geven wij een reactie op de belangrijkste bevindingen van onze accountant. Met ingang van 2023 leggen wij als college zelf verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie middels de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening. Deze verantwoording komt daarmee in de plaats van de rechtmatigheidsverklaring van de accountant. De accountant toetst

nog wel of de door ons afgegeven verklaring een getrouw beeld geeft. Met andere woorden de accountant beoordeelt of onze verantwoording over de rechtmatigheid adequaat onderbouwd is. Het totaal van de fouten die wij rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording blijft ruimschoots binnen de door de raad gestelde verantwoordingsgrens. Het resultaat hiervan is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in beginsel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde grens. De accountant constateert op basis van de jaarrekening dat er sprake is van onderbestedingen in de jaarrekening. Van de voor 2024 beschikbaar gestelde investeringskredieten ad € 262,2 miljoen is een bedrag van € 173,4 miljoen nog niet besteed. Ook in voorgaande jaren was er al sprake van onderbestedingen. Daarnaast ziet onze accountant dat geplande onderhoudswerkzaamheden worden doorgeschoven, investeringen in het rioleringsstelsel later dan gepland worden uitgevoerd, er sprake is van nog te besteden subsidiebedragen die oplopen en er op veel lastenbudgetten in de exploitatie ook sprake is van onderbestedingen. Omdat eerder geraamde activiteiten nog wel moeten worden uitgevoerd, verzoekt ons college om bij het vaststellen van de jaarrekening een bedrag van € 5,6 miljoen over te hevelen naar 2025.

Het advies van onze accountant is om na te gaan of de ambities uit de begroting qua uitvoering realistisch en haalbaar zijn. Wanneer er structureel geld wordt vrijgemaakt voor activiteiten die niet kunnen worden uitgevoerd, geeft dat immers een onnodige druk op de begroting. Ons college herkent het door de accountant geschetste beeld en constateert dat in 2024 de toenemende taken, activiteiten en ambities een behoorlijke impact hebben gehad op de organisatie. Het opgavegericht en programmatisch werken is daarbij door het college benoemd als leidend organisatie- en sturingsprincipe. Het oplossen van deze vraagstukken vraagt van de gemeente een andere rol dan voorheen. We willen hierbij sneller resultaten boeken, in samenspel met alle relevante partners. Met focus op realisatie, maatschappelijke impact, zichtbare resultaten en samen met inwoners en andere partners. Wij erkennen hierbij dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang moeten worden overwogen om tot een realistische begroting te komen. Om de balans te behouden, is het voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) belangrijk om keuzes te durven en te blijven maken. Binnen ons college vindt in samenspraak met de raad de bestuurlijke prioritering plaats en wordt ambtelijk gestuurd op processen en planning.

Dit vraagt iets van ons college in termen van de afstemming van bestuurlijke ambities op ambtelijk prestatievermogen. Dit gaat ons als college helpen om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen. Bij het opstellen van de Voorjaarsnota 2025 (en komende begroting 2026) is dit een belangrijk attentiepunt en wordt ook zorgvuldig meegenomen bij de afwegingen van het college. Voorbeelden van recente acties die we al ondernomen hebben en waar we het komende jaar mee verder gaan, zijn het door ons college vastgestelde ‘position paper’ en aanpassing van onze financiële strategie om de raad in staat te stellen keuzes te maken en prioriteiten aan te geven teneinde de balans tussen plannen en resultaten te verbeteren. Door uitvoering te geven aan de opgestelde ‘position paper’ zijn wij als college van mening beter te kunnen sturen op planningsrealisme in de toekomst. Met betrekking tot de onderbesteding op investeringskredieten is er wel noodzaak tot enige nuancering. Indien de uitvoering van een investeringskrediet zich over meerdere jaren uitstrekt, wordt het geautoriseerde investeringsbedrag niet op basis van de planning van het project over de uitvoeringsjaren verdeeld en vrijgegeven maar gelijk bij de start van de voorbereiding.

Dit leidt in het overzicht in de jaarrekening tot aanzienlijke onderbestedingen ten opzicht van het vrijgegeven krediet. Kredietaanvraag en fasering van projecten zijn dus twee belangrijke maar verschillende aspecten bij het uitvoeren van een project. Fasering zorgt voor een geordende en controleerbare uitvoering van het project, terwijl de kredietaanvraag de benodigde financiering regelt, vooral in

de ontwikkelfase. Daarnaast zien we in de uitvoeringspraktijk vertragende factoren zoals ingewikkelde en tijdrovende publiek private samenwerking, aanbestedingsprocedures, milieueisen, de afhankelijkheid van derden en, niet in de laatste plaats, de inspraak van burgers. De afgelopen jaren hebben we forse inspanningen geleverd om de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie en de verslaglegging over onze activiteiten te verbeteren en al dat harde werken heeft resultaat gehad. Over de jaarrekening 2024 geeft onze externe accountant PSA wederom een goedkeurende verklaring af. Het accountantsverslag helpt onze interne beheersing verder aan te scherpen en de gerealiseerde verbeteringen als successen te kunnen vieren. We concluderen dat we goede stappen hebben gezet en we gaan door op de ingeslagen weg. De komende periode gaan we met de verschillende (detail)bevindingen en beheersmaatregelen verder aan de slag en we zullen de raad transparant blijven informeren over onze vorderingen. We blijven investeren in de organisatie en daarmee in de kwaliteit van beheersing en verslaglegging zodat de raad de juiste informatie ontvangt en daarop adequaat kan controleren. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top