Resumé werkgroep raadsbetrokkenheid 14 maart 2024

RESUMÉ Werkgroep raadsbetrokkenheid Algemeen Omschrijving Aanwezig

Afwezig Contactpersoon E-mail Vertrouwelijk Kenmerk

14 maart 2024

Raadsleden: Blaricum: Willem Pel Eemnes: Marcus van den Brink Gooise Meren: Maarten Balzar Gooise Meren: Marjolein Groot Koerkamp Hilversum: Jarno Deen Hilversum: Jacqueline Kalk Huizen: Margot Leeuwin Huizen: Rutger Rebel Laren: Ellen van Dorst-Bakel Griffiers: Gooise Meren: Henk de Vries Hilversum: Anita van Meerveld Regio: AB/DB lid: Nanning Mol Bestuurssecretaris: Marlies van der Linden Raadsleden: Blaricum: Christien Dobber Wijdemeren: Margriet Rademaker Marlies van der Linden m.vanderlinden@regiogv.nl Nee DOC-24004726

Na een kennismakingsronde wordt stil gestaan bij de aanleiding van de werkgroep. Naar aanleiding van de zienswijzen bij de Gemeenschappelijke Regeling over de gemeenschappelijke adviescommissie ontbrak de unanieme wens van de raden voor invoering van een gemeenschappelijke adviescommissie. Het algemeen bestuur heeft voorgesteld om een werkgroep raadsbetrokkenheid te starten om een heldere analyse te maken: Hoe kijken we terug op maatregelen van eerdere raadswerkgroepen? Wat missen we? Welke probleem constateren we? Wat willen we bereiken? Bij de ingebrachte zienswijzen over de adviescommissie per gemeente wordt kort stilgestaan. Samenvattend waren er drie varianten in de zienswijzen over de adviescommissie: 1. Opnemen adviescommissie in de GR: • Eemnes • Hilversum • Huizen • Wijdemeren 2. Eerst nadere verkenning: • Gooise Meren 3. Geen zienswijzen over adviescommissie: • Blaricum • Laren

Pagina 1 van 5

De specifieke input van de gemeenten is hieronder weergegeven: Eemnes: • Voorstander van instellen gemeenschappelijke adviescommissie, aanvullend op bestaande instrumenten die mede zijn ingevoerd n.a.v. de adviezen van de werkgroep governance om raden beter in positie te brengen. Hilversum: • Raad van Hilversum hecht eraan dat in deze bestuursperiode uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van de werkgroep governance onder leiding van burgemeester Mol. Daarmee wordt recht gedaan aan de bestuurlijke/democratische legitimiteit van de regionale samenwerking. • Terughoudendheid ten aanzien van de door de wetgever geschapen mogelijkheid om een adviescommissie in te richten heeft ons verrast, mede gelet op de aanleiding voor de instelling van de werkgroep Mol. • Kan-bepaling opnemen in de GR zodat indien positief besloten de adviescommissie daarna kan worden geïmplementeerd. Gooise Meren: • Wij menen dat zo’n commissie mogelijk kan bijdragen aan het versterken van het democratisch functioneren van een GR. Het goed functioneren van zo’n commissie vraagt wel om een nadere bepaling van de rol en de bevoegdheden van deze commissie en ook van de raadsleden die deel van de commissie uitmaken. Belangrijke vragen daarbij zijn welke opdracht de raadsleden hebben die door de raden naar zo’n adviescommissie zijn afgevaardigd en hoe deze raadsleden aan hun advies komen (e.g.

hebben zij het fiat van de raad nodig?). Er zijn kortom wel vragen rondom de democratische legitimatie van de commissie en overigens ook bij de bestuurlijke drukte die een adviescommissie met zich mee kan brengen. We kunnen ons dan ook goed vinden in het voorstel van het algemeen bestuur om deze mogelijkheid – samen met raden – nader te verkennen en hierover een besluit te nemen als er goed zicht is op de condities waaronder zo’n commissie het beste functioneert. • De werkgroep Governance heeft een alternatief voor een adviescommissie gesuggereerd - met het oog op het beter in positie brengen van raden. Door het duidelijk kenbaar maken van de woordvoerders van partijen van de deelnemende raden voor de onderwerpen waarover besluitvorming plaats moet vinden, kunnen die woordvoerders elkaar gemakkelijker vinden over de gemeentegrenzen heen voor de beeld- en meningsvorming. De Regio zou deze taak van het kenbaar maken van de woordvoerders op zich kunnen nemen. Als dit goed functioneert, is een gemeenschappelijke adviescommissie wellicht overbodig. Huizen: • Met een adviescommissie kunnen raden, eerder en nauwer dan op dit moment het geval is, in een vroegtijdig stadium betrokken worden bij voorgenomen besluiten door het bestuur van de regio. Zij fungeert daarmee als ‘vooruitgeschoven post’ van de gemeenschappelijke raden.

• Aan de hand van de ervaringen met het werk van de commissie de taken, bevoegdheden en werkwijze na verloop van tijd evalueren, en zo nodig, aanpassen. Wijdemeren: • Op korte termijn starten met verkenning en het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie zodat dit meegenomen kan worden bij actualisering van de Gemeenschappelijke Regeling 2024. Vervolgens is terug geblikt op de eerdere raadswerkgroepen (2020 en 2021) en de uitgebrachte adviezen. Centraal in de advisering stond het eerder betrekken van raden bij besluitvorming en een transparant en eenduidig besluitvormingsproces hanteren Het advies uit 2020 bestond uit de volgende onderdelen: 1. Introduceer startnotities • Verkenning van de opgave, oplossingsrichtingen, besluitvormingsproces en beslissingsbevoegde organen

Pagina 2 van 5

2. Regiopodium: meer dialoog tussen de woordvoerders en met de portefeuillehouders • Maak Regiopodia onderdeel van het raadsproces • Inhoudelijk woordvoerders uit raden op naam uitnodigen • Dialoog tussen woordvoerders gemeenten en met portefeuillehouders • Doel Regiopodium: beeldvormend, met ruimte voor peilen meningen en gevoelens • Alle raadsleden uitnodigen om als toehoorder de dialoog bij te wonen 3. Geef AB-leden meer ruimte om regionale rol te spelen • AB-lid is trekker van een regionale portefeuillehouder • Regionaal bestuurlijk trekker aanwezig bij presentaties en behandeling in de gemeenteraden • Regionaal bestuurlijk trekker vervult een verbindende rol die niet afdoet aan bestuurlijke verantwoordelijkheid van de eigen portefeuillehouder 4. Informatiesymmetrie • Zorg ervoor dat gemeenteraden (gelijk)tijdig over dezelfde openbare en vertrouwelijke informatie beschikken • Lever overzicht van woordvoerders en behandeldata bij gemeenteraden 5. Breng de regionale griffierskring in positie bij aanvang van een regionaal proces • Zorg voor aanvang van proces voor afstemming tussen regionale griffierskring en ambtelijke vertegenwoordiging Regio Het tweede advies bevatte de volgende onderdelen: • Duidelijker en krachtiger positionering van het algemeen bestuur en de bestuurders die vanuit gemeenten hier zitting in hebben.

• AB is collectief bestuurlijk verantwoordelijk en aanspreekbaar voor alle regionale doelen die nagestreefd worden • Leden AB hebben inhoudelijk portefeuille waarvoor zij bestuurlijk trekker zijn namens de Regio • AB leden zijn actief en zichtbaar • AB is collectief verantwoordelijk voor de organisatie van de Regio en alle acties en ondersteuning die vanuit deze organisatie ontplooid worden • Oproep aan gemeenteraden om in eigen huis de betrokkenheid bij regionale onderwerpen te vergroten door vaker en beter het gesprek over de regionale onderwerpen te voeren en vertegenwoordigers ideeën mee te geven. De kern van het tweede advies richtte zich op de aanbeveling om de rollen en verhoudingen tussen de verschillende organen en functionarissen in de Regio te verbeteren: 1. Positie gemeenteraden borgen aan de voorkant van de aanpak van de gezamenlijke opgaven; de organisatie van het eigenaarschap en het woordvoerderschap van de raad verdient hiervoor bijzondere aandacht van de afzonderlijke gemeenteraden 2. De positie van het algemeen bestuur moet verduidelijkt worden: • Het AB trekt actief en zichtbaar de regionale agenda, voert de regie en waarborgt de politieke legitimatie • De leden van het AB treden als zodanig naar buiten en zijn direct aanspreekbaar op hun regionale rol • De portefeuillehoudersoverleggen zijn adviserend aan het AB.

Het AB bereidt de agenda’s van de portefeuillehoudersoverleggen voor. Regionale onderwerpen of bestuursopdrachten die worden opgevoerd op de agenda van de portefeuillehoudersoverleggen die geen onderdeel zijn van het regionaal programma en inzet vragen, worden geaccordeerd door het AB Naar aanleiding van de adviezen wordt in de huidige werkgroep uitgebreid stilgestaan bij het Regiopodium. Uitnodigingen voor het Regiopodium op naam/woordvoerders bleek heel ingewikkeld. Niet alle partijen beschikken ook over woordvoerders. Margot Leeuwin laat weten dat zij bij een Regiopodium aanwezig is op persoonlijke titel en geen mandaat heeft namens andere raadsleden.

Pagina 3 van 5

-

-

-

-

Jacqueline Kalk geeft aan dat hooguit de input van fracties gegeven kan worden, maar inbreng van een gemeentelijk standpunt niet mogelijk is. In Hilversum denken de fracties bijvoorbeeld heel verschillend over een onderwerp als de huisvestingsverordening. Nanning Mol vraagt of op basis van de input het feitelijk benoemen van welke ideeën en standpunten dan het hoogst haalbare is? Daarover wordt verschillend gedacht, duidelijk is dat een richting geven namens een gemeente niet mogelijk is. Jarno Deen mist de dialoog en de ruimte om gezamenlijk tot een ander voorstel te komen. Een adviescommissie zou die functie op kunnen lossen. Hij constateert dat het lastig is om in een lopend besluitvormingsproces ‘de mammoet’ te veranderen, zeker ook omdat gemeenten in een ander tijdpad volgen. Marjolein Groot Koerkamp vraagt zich af of voor iedereen de rol van het Regiopodium voldoende helder is, namelijk beeldvorming en aan de voorkant met elkaar in gesprek gaan (raadsleden onderling en raadsleden met een vertegenwoordiger van het algemeen bestuur)? Het voelt nu erg vrijblijvend. De aanwezige raadsleden geven aan dat er bij gemeenten geen onderlinge afstemming is over wie naar het Regiopodium gaat. De raadsleden spreken over mogelijkheden om voordat Regiopodium plaatsvindt met raadsleden van de eigen gemeente bij elkaar te komen.

Ook wordt gesproken over terugkoppeling geven na een Regiopodium, bv. bij de behandeling in de commissie of via app-groepen. Het tijdstip van het Regiopodium wordt door niet iedereen als prettig ervaren. Andere werkgroepleden geven aan dat altijd geprobeerd wordt om dit binnen de fractie op te lossen zodat 1 of 2 mensen kunnen gaan. Er wordt gesproken over de optie om het Regiopodium onderdeel te maken van het raadsproces. Voorwaarde daarbij is dan wel dat iedereen in de gelegenheid moet zijn om te komen of er moet intern gesproken worden over de input die mee wordt gegeven. Jacqueline Kalk geeft aan dit niet wenselijk te vinden omdat daarmee het politieke proces wordt doorkruist. Maarten Balzar is van mening dat afstemming aan de voorkant wel goed mogelijk is. Door het vooraf bij elkaar zitten kun je als raadslid beter geïnformeerd naar een Regiopodium gaan. Na het Regiopodium kan dan weer terugkoppeling gegeven worden. Dit zou opgenomen kunnen worden in de agenda’s door de griffies. Marjolein Groot Koerkamp geeft aan dat individuele raadsleden elkaar nu niet of beperkt kennen. Zij is van mening dat als je met elkaar in gesprek wilt, je elkaar ook moet kennen. Het Regiopodium werkt goed als voorbereiding op de lokale commissie-bespreking (beeldvormend). Stukken worden vantevoren verspreid en de mogelijkheid tot het stellen van vragen is er.

Daarbij wordt wel opgemerkt dat niet elke gemeente dezelfde structuur heeft. In Gooise Meren vindt beeldvorming bijvoorbeeld plaats tijdens ‘het gesprek’. Voor de volgende fase (oordeelsvorming) is nu niets geregeld; is een tweede Regiopodium daarvoor de oplossing?

Het gebruik van startnotities werkt goed. Als verbeterpunt wordt ingebracht dat verschillende oplossingsrichtingen opgenomen worden in de startnotitie en raadsleden meer keuzes voor te leggen. Ook het werken met scenario’s in een startnotitie wordt als verbetering genoemd. Naar aanleiding van de eerdere adviezen over verduidelijking van de positie van het algemeen bestuur geven meerdere raadsleden aan dat het niet bekend is dat bestuurlijk trekkers op verzoek langs kunnen komen bij presentaties en behandeling in de gemeenteraden. Suggestie is om dit om te draaien en bij majeure zaken aan te geven dat de bestuurlijk trekker langs komt om zaken toe te lichten. Ook wordt gesproken over de terugkoppeling van de zienswijzen en besluitvorming in het algemeen bestuur. Het proces van afweging van de zienswijzen door het algemeen bestuur wordt door een aantal aanwezigen als niet transparant gezien. Willem Pel geeft aan dat terugkoppeling zienswijzen in de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen. Ook is in de Gemeenschappelijke Regeling bv. opgenomen dat AB-leden door de raad ter verantwoording geroepen kunnen worden en naar huis gestuurd kunnen worden. Het voorbeeld van raadsbetrokkenheid bij besluitvorming Crailo wordt aangehaald, maar ook wordt aangegeven dat de woordvoerders hier echt de tijd voor hadden en tijd en omvang hierbij bepalend waren.

Pagina 4 van 5

Margot Leeuwin mist een plek waar raadsleden met elkaar kunnen afstemmen. Als voorbeeld noemt ze de motie over de instelling van de gemeenschappelijke adviescommissie. Dit is nu gedaan via de griffies en partijlijnen, maar voor lokale partijen is dat bijvoorbeeld een stuk lastiger. Wat hierbij lastig is, zijn de verschillende tijdlijnen bij gemeenten. Ellen van Dorst-Bakel doet de oproep voor meer tijd en een betere synchronisatie van raadsagenda’s. Welk probleem willen we met gemeenschappelijke adviescommissie oplossen? Willem Pel: advies om niet gelijk met een adviescommissie te starten, maar naar achterliggende vraag te kijken. Bij een adviescommissie is geen sprake van directe vertegenwoordiging. De wetgever is helder over de taken van de adviescommissie: het algemeen bestuur van advies voorzien, de besluitvorming van de raden met betrekking tot de regeling voorbereiden en de raden van advies voorzien. Rutger Rebel wil de commissie gebruiken om de afstemming met de raden beter te benutten. Ook kan de commissie gebruikt worden om continue in gesprek te blijven met de Regio over het proces bij regionale besluitvormingstrajecten. Margot Leeuwin is het hier grotendeels mee eens, zij geeft aan dat door het verdwijnen van de regioambassadeurs er een lacune is. Over de werking van de regioambassadeurs bestaat geen gedeeld beeld.

Ellen van Dorst-Brakel verwijst naar de MRA raadtafel. Daar wordt alleen over het proces gesproken, ook al is de verleiding groot om ook over de inhoud te praten. Maarten Balzar kan zich een adviescommissie voorstellen die over de processen gaat, maar niet over de inhoud. Jacqueline Kalk geeft aan dat de adviescommissie de besluitvorming van het algemeen bestuur zou moeten kunnen beïnvloeden. Het algemeen bestuur zou in opdracht van de raden moeten werken. Enkele deelnemers wijzen erop dat in de wet is aangegeven dat de besluitvorming lokaal bij de raden blijft. Anita van Meerveld zou graag de vorm van een adviescommissie los willen laten en wat breder willen kijken naar de onderliggende vraag. Henk de Vries vraagt zich af op welke wijze – naast beeldvorming – nog meer gedaan kan worden aan standpuntbepaling richting het algemeen bestuur. De adviescommissie als pilot instellen wordt als mogelijkheid genoemd. Marcus van den Brink geeft vanuit persoonlijke titel zijn gedachte over de adviescommissie mee. Hij dacht meer aan een soort raad van advies om vanuit de controlerende rol van de gemeenteraad met het algemeen bestuur in gesprek te gaan. Nanning Mol concludeert dat verschillende meningen en waarden opgehaald zijn.

Hij geeft aan dat ongeacht welke oplossing of vorm wenselijk wordt geacht dit wel om een vorm van wederkerigheid vraagt; raden moeten ook bereid zijn ‘in eigen huis’ aan de slag te gaan. Vervolgafspraak: de Regio maakt een beknopt verslag van deze avond en levert voor de volgende bijeenkomst een aantal oplossingsrichtingen aan. Voorgesteld wordt dat de deelnemers voor de volgende sessie in de eigen raad achterhalen waar de behoefte zit. De ervaring in enkele gemeente is dat het lastig is om als 1 raad uitspraak te doen over hoe naar de Regio gekeken wordt. Tenslotte geeft Marlies van der Linden aan dat binnenkort gestart wordt met de tussenevaluatie Vervoer. Conform toezeggingen bij de besluitvorming bij de start van de Vervoer B.V. worden raadsleden vooraf bij de evaluatie betrokken. De insteek is om een klankbordgroep te vormen waar o.a. input op de onderzoeksvragen gegeven kan worden. Vraag aan de werkgroep is wat de beste wijze van werven voor deze klankbordgroep is. De werkgroep geeft aan dat de vraag het beste door middel van een briefje aan de griffiers kan worden overgebracht.

Pagina 5 van 5