Renovatie Atletiekbaan Arena - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1073601

afdelingsnaam:

OR/V&I

steller:

Michel Hoeven, van der

telefoonnummer

035 629 2643

onderwerp:

Voorstel renovatie Atletiekbaan GAC

Voorstel 1.

In tegenstelling tot de meerjaren onderhoudsplanning waarin het groot onderhoud in de periode tot en met 2029 gefaseerd dient te worden uitgevoerd in te stemmen met het volledig renoveren van de atletiekbaan in 2022.

2.

Voor 2022 een netto investeringskrediet van € 1.569.000,- beschikbaar te stellen voor renovatie van de atletiekbaan gecombineerd met uitbreiding naar 8 banen en dit te verwerken in het Investeringsprogramma.

3.

De structurele meerkosten van de renovatie naar 8 banen van € 60.000 m.i.v. 2023 voor € 30.000 structureel te dekken uit de stelpost Sportaccommodaties uit de programmabegroting 2022 (€ 90.000 structureel m.i.v. 2021).

4.

Het restant van de structurele meerkosten van de renovatie naar 8 banen van € 30.000 m.i.v. 2023 ten laste te brengen van het begrotingssaldo.

5.

De afboeking van de resterende boekwaarde van het vervangen van de coating van de toplaag in 2009 van € 76.000 in 2022 te dekken uit de stelpost Sportaccommodaties uit het programmabegroting 2022.

6.

De door het college opgelegde geheimhouding op de bij dit voorstel behorende bijlage 3 “financiële onderbouwing renovatie atletiekbaan” krachtens artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet te bekrachtigen.

Planning Titel

Toelichting

BEELDVORMING

OORDEELSVORMING

BESLUITVORMING

Voorstel renovatie atletiekbaan

Besluitvorming via college en raad

nvt

commissievergadering 12/19 januari

raadsvergadering 2 februari

Tijdsdruk Om in aanmerking te komen voor een bijdrage via de Regeling Specifieke Uitkering Sport (SPUK) moet uiterlijk 28 februari een aanvraag ingediend worden. In de aanvraag mogen alleen posten uit de door de

raad vastgestelde begroting worden opgenomen. Daarnaast loopt de dispensatie voor het uitvoeren van een inspectie van de atletiekbaan in maart 2022 af. Daarom is de uiterste behandeldatum in de raad 02 februari 2022.

Samenvatting De Gooise Atletiek Club (GAC) behoort tot de 5 grootste atletiekverenigingen van Nederland. Met ca. 1.600 leden, begeleid door ca. 200 trainers en 200 vrijwilligers. De gemeente Hilversum is eigenaar van de door de vereniging gebruikte atletiekbaan aan het Arenapark 103 en verantwoordelijk voor het uitvoeren renovaties en de noodzakelijke aanpassingen om te voldoen aan de eisen voor veiligheid en wedstrijdgeschiktheid. De atletiekbaan aan het Arenapark 103 is verouderd en dient gerenoveerd te worden. De baan wordt namelijk intensief gebruikt door Gooise Atletiek Club (GAC), Nike en door het ROC. Mede daardoor is sneller dan verwacht het einde van de technische levensduur van de atletiekbaan bereikt. Daarnaast geeft de Atletiekunie aan dat de baaninrichting niet meer voldoet aan de huidige eisen van o.a de World Athletics, de baan dient bij een volgende inspectie aangepast te zijn. De Atletiekunie heeft, in afwachting van een renovatie dispensatie verleend waardoor de inspectietermijn is verlengd. Hierdoor hoeven noodzakelijke aanpassingen nog niet uitgevoerd te worden en mag GAC wedstrijden blijven organiseren (bijlage 2). Voor het kunnen voldoen aan wedstrijd- en veiligheidsvereisten is een renovatie noodzakelijk. Het doen van enkel vervangingsinvesteringen is voor zowel de renovatie als de uitbreiding niet voldoende.

De GAC heeft daarom (in samenwerking met de Atletiekunie) via een renovatie- en moderniseringsplan (bijlage 1) gevraagd om bij renovatie de atletiekbaan uit te breiden naar 8 banen en is bereid hiervoor extra huur te betalen. De kosten van een dergelijke grootschalige renovatie zijn echter hoger dan de in het door de raad beschikbaar gestelde middelen in meerjaren onderhoudsplan sportvelden (MOP). Het college wenst het renovatie en moderniseringsplan van de GAC en de atletiekunie uit te voeren. Het voorstel aan uw raad is daarom een bedrag van €1.569.000,- als extra netto investeringskrediet beschikbaar te stellen, zodat de baan gerenoveerd en uitgebreid kan worden en deze voldoet aan wedstrijd- en veiligheidsvereisten.

Inleiding

Renovatie Als eigenaar van de Atletiekbaan is de gemeente Hilversum verantwoordelijk voor het groot onderhoud van de atletiekbaan. Dit houdt in dat grote vervangingsinvesteringen en renovaties door de gemeente bekostigd moeten worden. Ter voorbereiding op de voor 2021 geplande vervanging van de kunststof toplaag van de atletiekbaan heeft Antea een asfaltinspectie uitgevoerd. Uit het uitgevoerde veldwerkonderzoek kan worden opgemaakt dat de asfaltconstructie in matige tot slechte staat verkeerd. Ook de hechting tussen de toplaag en de asfaltconstructie is over het algemeen slecht. Geadviseerd wordt om de asfaltconstructie te vervangen bij de eerstvolgende renovatie van de toplaag. Voor grote vervangingsinvesteringen is een voorziening Meerjaren Onderhouds Plan Sportvelden vastgesteld in de raadsvergadering van 7 oktober 2020. In de meerjarenplanning sportvelden zijn tot 2029 middelen gereserveerd voor het vervangen van de huidige voorzieningen. Het vervangen van het asfalt is echter niet opgenomen in de meerjaren onderhouds planning (MOP). Uitbreiding De huidige atletiekbaan bestaat uit 6 banen. De lay-out van de baan moet worden aangepast vanwege de noodzakelijk aanpassingen vanuit de Atletiekunie.

De Atletiekunie heeft tijdens een periodieke inspectie geconstateerd dat de baan niet langer voldoet aan de regelementen die worden overgenomen van de World Athletics (voormalige IAAF). Dit houdt in dat de desbetreffende voorzieningen worden afgekeurd op veiligheid en wedstrijdgeschiktheid. In afwijking van de MOP dienen de afgekeurde voorzieningen aangepast te worden. Voor een aantal van deze afgekeurde onderdelen, zoals de

rondbaan, de verspringaanlopen en het verplaatsen van constructies die te dicht langs de baan staan, zijn de noodzakelijke aanpassingen niet opgenomen in de MOP. De atletiekunie heeft dispensatie voor het verlengen van de inspectietermijn tot maart 2022 afgegeven waardoor de atletiekbaan tot die tijd wel gebruikt mag worden voor wedstrijden. Dit in afwachting van een voorstel met betrekking tot renovatie van de Atletiekbaan in 2022. Omdat ook de asfalt laag onder de huidige baan vervangen moet worden, ontstaat er een mogelijkheid om onder gunstige financiële uitgangspunten de atletiekbaan uit te breiden van 6 naar 8 banen en daarmee te voldoen aan de wens van GAC en aan de vereisten van de World Athletics. Krediet Het eind van de technische levensduur van de atletiekbaan in combinatie met de noodzakelijke aanpassingen en niet geraamde investeringskosten maakt een overschrijding van de beschikbare middelen uit de voorzienging onontkoombaar. Het aanpassen van de inrichting, maar ook het vervangen van het asfalt zijn niet opgenomen in de voorziening. Deze kosten zullen hoe dan ook gemaakt moeten worden om de atletiekbaan geschikt te houden voor wedstrijdsport. Afgelopen jaar zijn tevens de grondstofprijzen exponentieel gestegen. Op basis van huidige grondstofprijzen zijn de renovatiekosten aanzienlijk hoger dan de in de onderhoudsplanning aangehouden indexering van 2% per jaar.

Dit zorgt ervoor dat voor wat betreft de in 2020 opgestelde raambegroting voor de renovatie van de atletiekbaan er rekening gehouden moet worden met aanzienlijk hogere kosten. Als gevolg van tegenvallers als het slechte asfalt, de noodzakelijke aanpassingen en hogere grondstofprijzen kunnen deze financiële tegenvallers niet binnen de huidige voorziening opgevangen worden. Het extra gevraagde krediet aan uw raad voor de renovatie en uitbreiding hiervoor bedraagt € 1.569.000,-. In de financiële paragraaf (bijlage 4) wordt uitgelegd welke middelen ingezet worden om het financiële tekort zo klein mogelijk te maken.

Doel

De noodzakelijke aanpassingen door middel van een renovatie uit te voeren waardoor de atletiekbaan kan worden blijven gebruikt door de GAC als veilige trainings- en wedstrijdlocatie. Door een uitbreiding naar 8 banen te realiseren deze te laten aansluiten bij de ruimtebehoefte van de huidige gebruikers, GAC, Nike en het ROC en daarmee nieuwe mogelijkheden voor het organiseren van sportevenementen en het versterken van het sportimago van Hilversum te creëren.

Argumenten 1. De vernieuwde en gerenoveerde atletiekbaan creëert op diverse vlakken een meerwaarde voor de gemeente Hilversum De noodzakelijke renovatie en uitbreiding biedt een unieke mogelijkheid om de atletiekbaan beter aan te laten sluiten op ontwikkelingen als het “Masterplan Arenapark”, het verbeteren van de toegankelijkheid en het bieden van ruimte voor sportonderwijs. De atletiekbaan maakt geen deel uit van het masterplan Arenapark, maar bij dit mooie plan past een moderne atletiekbaan die aansluit bij de ontwikkelingen die moeten gaan plaatsvinden. Met de renovatie van de atletiekbaan naar een 8-baans variant ontstaan nieuwe mogelijkheden voor het organiseren van sportevenementen (zoals het Nederlands Kampioenschap) en levert een bijdrage aan het verbeteren van het sportimago van Hilversum. Dit wordt in sportnota omschreven als waardevol en daarmee sluit de renovatie van de atletiekbaan aan op de ambities die door de raad zijn vastgelegd met betrekking tot het realiseren van passende sportaccommodaties en met betrekking tot het organiseren van sportevenementen (Sportnota).

2. De uitbreiding is noodzakelijk voor de vereniging Met de uitbreiding van 6 naar 8 banen ontstaat een atletiekbaan die past bij de omvang van GAC. Zij zijn dan in staat om wachtlijsten voor de jeugd weg te werken. Tevens ontstaan er betere mogelijkheden met betrekking tot het aanbieden van trainings- en wedstrijdmogelijkheden en voldoet de baan weer aan actuele eisen voor veiligheid en wedstrijdgeschiktheid 3. Uitbreiding en renovatie in één keer is op langer termijn goedkoper Omdat het asfalt vervangen moet worden is dit (ook financieel) het beste moment om een aanpassing van de baanconfiguratie te realiseren. Een nieuwe asfalt laag zal ca. 30 jaar meegaan en daarmee een aanpassing van de baanconfiguratie van de baan binnen die periode kostbaar maken. 4. Nike en GAC dragen financieel mee in de kosten Nike heeft zich aan de atletiekbaan verbonden als hoofdhuurder. Nike is bereid om, aanvullend op de noodzakelijke renovatieonderdelen financieel bij te dragen aan het realiseren van een aantal technische voorzieningen waardoor de atletiekbaan over een uniek pakket aan training ondersteunende middelen beschikt en een meerwaarde oplevert voor de atleten. Hierbij wordt gedacht aan training ondersteunende middelen zoals omschreven in bijlage 1 (pagina 5).

Zodra de renovatieplannen vastliggen worden gesprekken met Nike gevoerd om afspraken vast te leggen met betrekking tot het realiseren van deze aanvullende mogelijkheden. Het bestuur van GAC heeft aangegeven bereid te zijn om, als dit nodig blijkt, onder voorbehoud van goedkeuring tijdens de eerstvolgende ALV bij te dragen aan de investeringskosten om de atletiekbaan uit te breiden naar 8 banen door middel van het verhogen van de jaarlijkse huur. (zie bijlage 4) 5. De hele renovatie nu uitvoeren geeft het minst overlast. Door nu een renovatie uit te voeren voor het totale complex wordt voorkomen dat de gebruikers de accommodatie in de komende jaren vaker niet kunnen gebruiken als gevolg van gefaseerd onderhoud. Omdat ook Nike in 2022 gaat verbouwen sluiten deze werkzaamheden goed aan op de renovatie van de atletiekbaan en blijft de overlast voor Nike als hoofdhuurder beperkt.

Kanttekeningen 1. De huidige MOP voorziet niet in het aanpassen van de baanconfiguratie als gevolg van eisen vanuit de Ateltiekunie. Op 7 oktober 2020 heeft de gemeenteraad de MOP sportvelden tot en met 2029 vastgesteld. Nu blijkt dat de geraamde renovatiekosten voor de atletiekbaan veel hoger uitvallen. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat het huidige MOP voor de sportvelden al eerder is opgesteld. Een MOP wordt opgesteld op basis van een visuele inspectie en rekening houdend met voor de betreffende onderdelen passende afschrijftermijnen. Als gevolg van de door de Atletiekunie afgekeurde baan en omdat er onderdelen vervangen of aangepast moeten worden die in 2018 niet in de MOP zijn opgenomen, maar ook als gevolg van het advies om de asfalt laag te vervangen levert dit een situatie op waarbij het uit 2018 daterende MOP niet langer als richtinggevend gezien kan worden voor de toekomstige vervangingsinvesteringen. 2. Het voorstel voor renovatie is niet meegenomen in de begrotingscyclus voor 2022 of 2023. Normaliter wordt een dergelijke investering aangemeld via de Voorjaarsnota en vindt besluitvorming plaats via de Begrotingsraad. Op het moment van aanlevering voor de

Voorjaarsnota 2022 was nog onvoldoende duidelijk wat het tekort precies zou zijn en op welke manier de dekking kon worden gerealiseerd, ook in verband met toezeggingen door derden. Nu is er meer duidelijkheid over de voorwaarden waaronder derden bereid zijn structureel bij te dragen. Daarnaast is er een aanzienlijke dekking gevonden voor de structurele lasten. Het is niet wenselijk om de renovatie uit te stellen en een voorstel in te dienen voor de Voorjaarsnota voor 2023 omdat binnen die periode de dispensatie van de Atletiekunie verloopt en de gemeente Hilversum kosten moet maken om de baan aan te passen zodat deze voldoet aan de door de Atletiekunie gestelde eisen in afwachting van een renovatie die dan in 2023 plaatsvindt. 3. De atletiekbaan kan als 6-baans gerenoveerd worden. De investeringskosten voor het renoveren van een 6-baans atletiekbaan zijn iets lager dan die voor de uitbreiding naar 8-baans. Wel dient ook hiervoor de inrichting aangepast te worden en zijn ook dan de kosten aanzienlijk hoger dan de beschikbare middelen in de Voorziening. Het bestuur van GAC is bereid om een hogere huur betalen bij realisatie van een 8-baans atletiekbaan. Bij renovatie naar een 6-baans atletiekbaan is hiervoor geen draagvlak. 4. Als gevolg van het intensieve gebruik zullen toekomstige vervangingen eerder noodzakelijk zijn.

De op de atletiekbaan aanwezige onderdelen zullen eerder in aanmerking komen voor groot onderhoud of vervanging dan de technische levensduur. Dit zal verwerkt worden op basis van het na realisatie op te leveren MOP door de aannemer.

Financiën, middelen & capaciteit De financiële gevolgen van de renovatie zijn uitgewerkt in bijlage 4. Omdat de aanbesteding voor de renovatie gelijktijdig met het besluitvormingstraject plaatsvindt is bijlage 4 daarom geheim, tot er een definitieve gunning heeft plaatsgevonden. De totale bruto investering voor de renovatie kan gedeeltelijk worden gedekt uit incidentele dekking binnen de begroting. De totale benodigde kosten voor de renovatie van de atletiekbaan worden in Bijlage 4 omschreven als bruto investering. Na aftrek van de incidentele opbrengsten zoals omschreven in bijlage 4 blijft er een netto investering over van € 1.569.000,-.

bedragen x € 1.000 Financiële gevolgen renovatie atletiekbaan (8 baans)

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Netto investering renovatie

1.569

Kapitaallasten netto investering

85

84

83

82

81

Vrijval kapitaallasten afboeken activa

-7

-7

-7

-7

-7

Bijdrage GAC

-10

-10

-10

-10

-10

Bijdrage Nike-gelden

-8

-8

-8

-8

-8

60

59

58

58

57

Exploitatie (structureel)

Exploitatie (incidenteel) Afboeken boekwaarde activa

76

Saldo (+ = nadeel, - = voordeel t.o.v. begroting

76

Door de kosten conform de in de financiële verordening opgenomen uitgangspunten over een periode van 25 jaar af te schrijven zijn de structurele kosten goed in beeld te brengen. Wat overblijft is een structureel resultaat wat conform de financiële verordening verwerkt zal worden in de begroting na instemming van de raad. Voor de verdere financiële uitwerking, zie Bijlage 4: financiële paragraaf. Dekking structurele meerkosten In de programmabegroting 2022 is m.i.v. 2021 een structurele stelpost Sportaccommodaties opgenomen van € 90.000 voor dekking van kosten van speel- en sportfaciliteiten en het nieuwe zwembad. Voorgesteld wordt om de structurele meerkosten van de renovatie naar 8 banen van € 60.000 m.i.v. 2023 voor € 30.000 structureel te dekken uit deze stelpost en het restant van de structurele meerkosten van € 30.000 m.i.v. 2023 ten laste te brengen van het begrotingssaldo. Onderhoudsvoorziening Op 7 oktober 2020 is de geactualiseerde meerjarige onderhoudsplanning (MOP) 2020-2029 voor de sportparken vastgesteld door de raad. De middelen die daarbij beschikbaar zijn gesteld voor sportpark Arena bedragen voor de periode 2020 tot en met 2022 € 289.000 voor o.a. de vervanging van de kunststof aanloopstroken en rondbaan. Deze activiteit wordt bij de renovatie uitgevoerd.

Op grond van het BBV mogen bedragen uit een onderhoudsvoorziening echter niet worden betrokken bij een investeringskrediet en kan dit bedrag nu dus niet worden onttrokken aan de voorziening. Bij opstellen van de jaarrekening 2022 zal de voorziening MOP moeten worden beoordeeld en zal het eventueel teveel opgebouwde saldo vrijvallen ten gunste van het resultaat 2022 en/of zal de jaarlijkse dotatie met ingang van 2023 worden verlaagd. Een verlaging van de jaarlijkse dotatie zal dan worden verwerkt in de programmabegroting 2023. Afboeken resterende boekwaarde In 2009 heeft de toplaag van de atletiekbaan een lichte renovatie ondergaan. De resterende boekwaarde

per 31-12-2022 bedraagt € 76.000,- en zal vanwege de vervangingsinvestering in 2022 moeten worden afgewaardeerd. Daardoor vallen de hiervoor begrootte kapitaallasten m.i.v. 2023 vrij.

Uitvoering Op basis van de in 2020 beschikbaar gestelde raambegroting wordt vooruitlopend op de bestuurlijke besluitvorming een aanbesteding gestart waarbij voorwaarden opgesteld worden met betrekking tot de definitieve gunning. Eerste voorwaarde is dat er geen formele bezwaren van andere inschrijvers zijn en de tweede voorwaarde is dat de raad eerst goedkeuring moet geven met betrekking tot het benodigde budget. Zodra de definitieve gunning heeft plaatsgevonden wordt een planning opgesteld in samenwerking met de gebruikers. Voor GAC worden een alternatieve trainingsfaciliteiten ingericht bij de schoolsportvelden aan de Schuttersweg. Deze locatie is geschikt als tijdelijke trainingslocatie. Eventuele kosten voor het gereedmaken van de sportvelden kunnen uit het exploitatiebudget voor de sportvelden worden betaald. Ook wordt door GAC in overleg met andere verenigingen in de regio uitgeweken naar andere atletiekverenigingen/ banen. Tijdens de renovatiewerkzaamheden wordt toezicht gehouden op de werkzaamheden en vinden alle noodzakelijke tussentijdse sporttechnische keuringen plaats. Bij oplevering wordt de baan gekeurd door de Atletiekunie. Na oplevering wordt door de aannemer een MOP opgesteld.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage(n) 1.

Renovatieplan Gooise Atletiek Club

2.

Brief Atletiekunie mbt noodzaak renovatie

3.

GEHEIM: Financiële onderbouwing renovatie atletiekbaan