Rekenkameronderzoek naar bescherming van persoonsgegevens - Raadsvoorstel

VOORSTEL zaaknummer:

1067222

afdelingsnaam:

Rekenkamer

steller:

Dorien Verloop

onderwerp:

Rekenkameronderzoek naar bescherming van persoonsgegevens

Voorstel De raad besluit: Beslispunt I: de volgende conclusies over te nemen: 1. Het privacybeleid van de gemeente Hilversum voldoet aan de wet- en regelgeving. 2. De focus ligt sterk op de ambtelijke organisatie, de raad is minder in beeld. 3. Er zijn risico’s, maar die zijn beheersbaar. Beslispunt II: de volgende aanbevelingen over te nemen: Aanbevelingen aan het college: 1. Stuur op het inlopen van achterstanden en laat regelmatig DPIA’s uitvoeren. 2. Bevorder bij elke medewerker het bewustzijn om correct om te gaan met gevoelige informatie van inwoners. Maak dit ook onderdeel van het inwerktraject van nieuwe medewerkers. 3. Bespreek met de raad de gewenste informatievoorziening op het gebied van gegevensbescherming. Besteed bij beleidsinhoudelijke onderwerpen expliciet aandacht aan privacy. Aanbeveling aan raad: 4. Besteed proactief aandacht aan de informatie die er al is. Gebruik hiervoor ook het verslag van de FG en laat dit op de agenda opnemen als te bespreken onderwerp. Samenvatting In de periode september 2020 tot en met juni 2021 heeft de rekenkamer onderzoek gedaan naar de bescherming van persoonsgegevens. De rekenkamer concludeert dat het privacybeleid van de gemeente Hilversum en de organisatorische inrichting voldoet aan de wet- en regelgeving. Wel heeft de rekenkamer op bepaalde gebieden achterstanden geconstateerd.

Zo zijn nog lang niet alle werkprocessen systematisch onderzocht op privacyrisico’s. Dit zou moeten gebeuren via zogenaamde DPIA’s (Data Protection Impact Assessments). Ook ontbreekt het op sommige plaatsen in de organisatie aan relatieve basiskennis over privacy. Medewerkers worden wel bijgeschoold op het gebied van informatiebeveiliging, maar dit zit niet standaard in het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Daardoor is de aandacht voor privacy van

burgers niet volledig geïntegreerd in het dagelijks handelen van alle medewerkers. Bovenstaande punten kunnen, zolang ze niet zijn verbeterd, gevolgen hebben. Ze geven kans op extra risico’s voor inwoners en gemeente. Zo kan als de gemeente gehackt wordt, diefstal van privacygevoelige informatie plaatsvinden. Door het niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, kunnen incidenten met gegevens optreden, zoals bijvoorbeeld een datalek. Incidenten en tekortkomingen kunnen leiden tot negatieve beeldvorming over het functioneren van de gemeente. Deze kunnen ook leiden tot schade voor gedupeerde burgers (aantasting privacy), schadeclaims en boetes van bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens. Risico’s zullen er altijd zijn, maar pas op het moment dat er iets niet goed gaat, wordt duidelijk wat het belang is van een goede uitvoering en is er aandacht voor het onderwerp. De rekenkamer daarom vraagt om belangstelling van raad en college voor de bescherming van persoonsgegevens, juist in periodes dat er geen incidenten zijn; het gaat daarbij om preventie. Inleiding De Rekenkamer Hilversum heeft op 9 september 2021 het eindrapport ‘bescherming van persoonsgegevens’, de bijbehorende notitie van de rekenkamer, de bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders en het nawoord van de rekenkamer aangeboden aan de griffier.

Op grond van de gemaakte werkafspraken met de rekenkamer leidt de griffier de rapporten van de rekenkamer door naar de gemeenteraad, voorzien van een raadsvoorstel. Probleemstelling/doel De rekenkamer onderzoekt de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. De uitkomsten van de onderzoeken ondersteunen de raad bij het uitvoeren van de controlerende en kaderstellende taak, waarbij het accent ligt op het mogelijk lerend effect dat van de uitgebrachte onderzoeken kan uitgaan. De rekenkamer trekt op grond van het verrichte onderzoek conclusies en verstrekt vervolgens aanbevelingen aan de raad voor de toekomst. De griffier biedt vanuit zijn rol de raad een raadsvoorstel aan, waarin de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer zijn opgenomen. Op grond van dit raadsvoorstel besluit de raad over de afdoening van het rapport van de rekenkamer. Hilversum, 15 september 2021 De griffier, P.M.H. van Ruitenbeek Bijlage(n) 1. 2. 2. 3. 4.

Eindrapport ‘bescherming van persoonsgegevens’ Notitie van de rekenkamer bij het eindrapport ‘bescherming van persoonsgegevens’ Bestuurlijke reactie college van B&W Nawoord Rekenkamer Hilversum