Rapportage Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein Gemeente Hilversum
Tekst van het document
― Verdere opbouw van lichtere voorzieningen zoals POH-Jeugd om gemiddeld lichtere (goedkopere) ondersteuning te organiseren. Zo neemt de toegang rondom lichtere zorgvragen af. 34
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Resultaten
Beschrijving handelingsperspectieven – B. Sterkere positionering eigen rol van de gemeente Hilversum in het stelsel (2 van 2) 5
Review en verbeteren verwijs- en indicatieproces Over het algemeen verloopt het verwijs- en indicatieproces goed. Een aantal maatregelen kan helpen ter optimalisatie van dit proces:
― Versterken uniforme werkwijze binnen het Sociaal Plein. Het proces voor de consulenten is geprofessionaliseerd, maar het afwegingskader kan worden versterkt. Dit draagt bij aan het uniformiseren van beslissingen van verschillende consulenten. ― Het vergroten van (het belang van) kostenbewustzijn van de consulenten. Door consulenten meer te betrekken bij lokale doelen en de gewenste transformatie, kan hun kostenbewustzijn toenemen. Dit kan bijvoorbeeld door consulenten te betrekken bij raadsvergaderingen en de koppeling tussen hun werkwijze en het behalen van bepaalde doelstellingen te benadrukken.
― Inhoudelijk begrenzen van de instroom door middel van matched care en sturing op effectiviteit van verwijsstromen. Samenwerking met verwijzers is belangrijk voor de sturing op gepast zorggebruik, zeker bij Jeugdhulp. Het blijkt dat huisartsen en GI’s een belangrijk deel van het totaalaantal cliënten verwijzen. Door wettelijke regels geldt dat invloed van gemeenten op deze verwijsstromen beperkt is. Dit betekent overigens niet dat de route op zichzelf niet goed is. Verwijzingen via de huisarts kunnen ook heel effectief zijn. Afbuiging van de uitgavenstijging kan ook meer ontstaan uit partnerschap tussen aanbieders en gemeenten. ― Vergroten van (kennis over) alternatief aanbod in de gemeente. Door consulenten op de hoogte te stellen van de mogelijkheden in het verwijsproces, kunnen mogelijk goedkopere alternatieven worden benut.
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
6
Herijken afspraken met aanbieders Momenteel koopt de gemeente zorg in middels een open stelsel (open house). Dit stelsel biedt ruimte voor een grote hoeveelheid aanbieders, maar stimuleert niet tot investering vanwege het gebrek aan omzetafspraken. De volgende maatregelen zijn hierin te nemen:
― Het kritisch evalueren van de manier van contracteren van aanbieders. Dit kan leiden tot andere afspraken met aanbieders in het stelsel om de transformatie via bekostiging en partnerschap sterker vorm te geven. Hierbij kan gelet worden op de prikkel tot innoveren, onderlinge concurrentie en de mogelijkheden tot een dialoog met aanbieders.
― De huidige contracteringen lopen tot 31 december 2020, wat mogelijkheden biedt om te kijken naar een andere manier van aanbesteden.
― Een mogelijke optie voor het aanbesteden van de zorg in het sociaal domein is de SAS-procedure (aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten). Deze procedure biedt veel ruimte voor onderhandeling, eenvoud en vrijheid.
35
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Resultaten
Beschrijving handelingsperspectieven – C. Effectiever organiseren en (regionaal) samenwerken (1 van 2) Dit thema betreft onder andere de rol van de gemeente Hilversum in relatie tot de regio. Door het creëren van een visie die ook de regio verder brengt, kan de regio andersom ook de gemeente ondersteunen met de verschillende handelingsperspectieven. 7
Organisatorisch herontwerp en aanscherpen inrichting Herontwerpen van de organisatorische inrichting binnen het sociaal domein in de gemeente Hilversum. Hiervoor zijn een aantal verbeterinitiatieven mogelijk: ― Vergroten van inzet op financiële analyses en duiding van cijfers. Zo kan er meer gestuurd worden op cijfers en feiten, in plaats van op aannames. ― Vergroten integratie tussen Jeugdhulp en Wmo met meer multidisciplinaire samenwerking en kennisdeling. ― Meer samenwerking tussen verschillende afdelingen. Een voorbeeld is de samenwerking tussen Beleid en Business Control. Business Control is hierbij ondersteunend aan Beleid en voorzien hen van voldoende informatie om grip te ervaren op de situatie en daarnaar te kunnen handelen. ― Maak gebruik van PCDA-cycli om continu te verbeteren en terug te blijven gaan naar de bedoeling. ― Verduidelijken en vastleggen van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Hierdoor is het helder waar welke taken worden uitgevoerd binnen de organisatie en bij welke personen bepaalde informatie is te vinden. Een RASCI-model kan hierbij gehanteerd worden waarin per processtap aangegeven wordt wie hiervoor responsible, accountable, supportive, consulted en informed is/zijn.
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
8
Formaliseren onderlinge (werk)afspraken Dit handelingsperspectief is gericht op de formalisering en aanscherping van onderlinge (werk)afspraken en bevat de volgende set aan maatregelen:
― Versterken van de rollenvierhoek beleid, Business Control, informatievoorziening en uitvoering. Hierin moet het helder zijn wie de doorslaggevende stem heeft in de samenwerking. In de rollenvierhoek dient een heldere en logische verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden te zijn, die vastgelegd en bekend is bij alle betrokkenen. ― Afstemming over rol van de regio in besluitvorming. De gemeente wordt momenteel beperkt betrokken bij contractmanagement. Een heldere koers of visie van beide partijen helpt om dergelijke zaken nader af te stemmen. ― Doorleven PDCA (Plan, Do, Check, Act)-cyclus in processen. Doel hiervan is om onderling kennis delen te stimuleren en van elkaar te weten wie wat nodig heeft.
36
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Resultaten
Beschrijving handelingsperspectieven – C. Effectiever organiseren en (regionaal) samenwerken (2 van 2) 9
Opstellen prognoses Voor het vergroten van grip op de informatievoorziening en het kunnen sturen en anticiperen op (toekomstige) ontwikkelingen is een goed functionerend prognosemodel essentieel. De volgende maatregelen zijn hierin te nemen:
― Een prognosemodel dat voldoet aan de ontwerpprincipes van een
‘driver-based’ model met standaard KPI’s in een raamwerk waarin beleid, stuur- en managementinformatie en de data-architectuur/infrastructuur op elkaar zijn afgestemd. ― Data zo veel mogelijk up-to-date maken voor prognoses (realtime) en hier proces voor inrichten. ― Meenemen van demografische / landelijke ontwikkelingen en trends. ― Verzilveringsgraden zo accuraat mogelijk krijgen en monitoren per aanbieder / zorgtype. ― Begroting opstellen aan de hand van verwachte uitgaven. ― Informatiemanagement ondersteunend maken aan begroting, daaruit prognoses opstellen.
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
37
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Resultaten
Prioritering handelingsperspectieven Handelingsperspectieven kennen alle een verschillende prioritering
#
Handelingsperspectieven
1
Rapportering en monitoring verscherpen
2
Standaardset kritieke stuurinformatie opstellen
3
Analyseren en herijken stelselafspraken
4
Versterken poortwachtersfuncties
5
Review en verbeteren verwijs- en indicatieproces
6
Herijken afspraken met aanbieders
7
Organisatorisch herontwerp / aanscherpen inrichting
8
Formaliseren onderlinge (werk)afspraken
9
Opstellen prognoses
Legenda 1. Het vergroten van inzicht 2. Sterkere positionering in het stelsel 3. Het effectiever organiseren en (regionaal) samenwerken
Hoog
2
9
6
4
7
8
3
Impact
In onderstaande tabel zijn nogmaals de handelingsperspectieven op een rij gezet. Op basis van de workshop en de kennis van KPMG zijn de initiatieven geplot in een matrix in de figuur rechts. Hierbij staat op de verticale as hoe groot de impact is van een initiatief. Daarbij staat op de horizontale as de moeite die nodig is om een bepaald initiatief uit te voeren. Deze inschattingen zijn relatief. Als iets eenvoudig was dan was het in veel gevallen al wel gebeurd. Met een stippellijn zijn de initiatieven waarvan KPMG aanraadt om de focus op aan te brengen, omcirkeld. De initiatieven die zijn geselecteerd hebben allen een hoge impact en zijn relatief gemakkelijk om te verbeteren.
1
5
Laag Weinig
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
Moeite om te verbeteren
Veel
38
4. Conclusies en aanbevelingen
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Conclusies een aanbevelingen
De handelingsperspectieven zijn geprioriteerd en te groeperen in drie werkstromen: (1) Herijken afspraken met aanbieder, (2) Inrichten soft controls en (3) Anticiperen op toekomst Bevindingen huidige situatie en knelpunten
Aanbevelingen
De gemeente Hilversum is volop in ontwikkeling. De gemeente is vrij recent gestart met enerzijds transformatieprojecten en anderzijds het verbeteren van interne bedrijfsvoering. In de organisatie van het sociaal domein is dit op verschillende terreinen zichtbaar, in de resultaten op dit moment nog beperkt. Niet alle processen en taakverdeling binnen de gemeente Hilversum en in relatie tot de regio Gooi en Vechtstreek zijn helder voor alle betrokkenen en lopen optimaal. Verschillende afdelingen kunnen beter samenwerken waardoor de gemeente meer sturing kan geven en grip heeft op zowel de inhoud als de financiën.
Met het inzetten op de beschreven handelingsperspectieven kan de gemeente Hilversum een flinke stap vooruit zetten om grip te krijgen op en sturing te geven aan het sociaal domein (specifiek Wmo en Jeugd), waarbij de inzet van mensen en middelen weer beheersbaar wordt.
Focus bij aanpak op vijf handelingsperspectieven Om meer grip en sturing te krijgen op het sociaal domein zijn negen handelingsperspectieven opgesteld. Deze perspectieven zijn een bundeling van de verbetermaatregelen die KPMG heeft opgesteld. Deze verbetermaatregelen zijn gebaseerd op de ervaren knelpunten die naar voren zijn gekomen in de interviews en documentatie.
Een vervolgstap is om aan de slag te gaan met de verschillende werkstromen en concrete plannen/projecten opzetten. Dit kan alleen met de inzet en energie van alle betrokken personen, afdelingen en organisaties. Een belangrijk aandachtspunt voor het vervolg is het betrekken van de regio. De regio neemt een belangrijke rol in het stelsel in en vormt een belangrijke partner om de handelingsperspectieven succesvol te realiseren. Daarbij is het van belang dat men zich realiseert dat Hilversum als grootste gemeente van de regio Gooi- en Vechtstreek voor een belangrijk deel zelf ook de regio is.
Al met al zijn er drie clusters waarin de gemeente Hilversum kan groeien: A.
Het vergroten van inzicht.
B.
Een sterkere positionering van de eigen rol van de gemeente Hilversum in het stelsel.
C.
Het effectiever organiseren en (regionaal) samenwerken.
Deze clusters bevatten alle verbetermaatregelen om de ervaren knelpunten aan te pakken en de (financiële) beheersing weer in control te krijgen.
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
40
Bijlagen I. Overzicht documentstudie II. Overzicht interviews III. Plan van aanpak onderzoek
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Bijlagen
Bijlage I: Overzicht documentstudie #
Artikel
1
Uitgangspunteninkoop sociaal domein 2021
2
Agenda Wmo welzijn in de wijk 2019-2021
3
Agenda Wmo-welzijn in de wijk 2019-2021 ‘in beweging naar de wijk’
4
Concept bezuinigingen kadernota 2021-2024
5
Tussenstand uitvoering Jeugdhulp Hilversum (Rekenkamer)
6
Visie en Agenda Jeugd 2019-2021- raadsvoorstel
7
Raadsinformatiebrief
8
Kadernota Sociaal Domein 2017-2021
9
Onderzoek uitstroom bijstand naar werk – gemeente Hilversum (AEF)
10
Rekenkameronderzoek Wmo 2018
11
Raadvoorstel 2018 – ontmoeting en ondersteuning in de wijken
12
Visie en agenda Jeugd 2019-2021
13
Onderbouwing Wmo en Jeugd (Claim kadernota 2020)
14
DLP JW Hilversum – inzicht in de kosten
15
DLP WMO Hilversum – inzicht in de kosten
16
Uitwerking dashboard sociaal domein – KPI’s s
17
Kostenanalyse DLP – Inzicht in de kosten II
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
42
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Bijlagen
Bijlage I : Overzicht interviews # 1 2
Functie Domein controller Sociaal Domein Strategisch informatiemanager Informatiemanager Sociaal Domein
Datum 8 april 14 april
3 4
Bestuursadviseur Teammanager Wmo Kwaliteitsmedewerker Wmo
14 april 14 april
5*
Teammanager Beleid Strategisch adviseur beleid en ontwikkeling Sociaal Domein Beleidsadviseur Sociaal Domein Beleidsadviseur Jeugd
16 april
6
Teammanager Jeugd en Regie Kwaliteitsmedewerker Jeugd
16 april
7
Manager Inkoop en Contractbeheer regio Gooi en Vechtstreek Manager Sturing regio Gooi en Vechtstreek
20 april
8*
Teammanager Beleid Strategisch adviseur beleid en ontwikkeling Sociaal Domein Beleidsadviseur Sociaal Domein Beleidsadviseur Jeugd
23 april
9 10 11 12 13
POH jeugd bij Hilversumse huisartsen Coördinator Stichting Eerstelijns samenwerking Hilversum Zuid Afdelingsmanager Leger des Heils Wethouder (o.a. werk en inkomen/onderwijs) Concerndirecteur – Sociaal Domein Concerndirecteur – Financiën
24 april 30 april 30 april 30 april 30 april
14
Wethouder (o.a. financiën/welzijn en zorg)
7 mei
*: Dit interview is opgedeeld in twee gesprekken © 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
43
Inzicht en handelingsperspectieven sociaal domein – Onderzoeksaanpak
Bijlage I I: Tijdlijn en elementen in plan van aanpak onderzoek apr 14
15
16
mei 17
18
19
20
jun 21
22
23
24
25
26
Stap 0: Voorbereiding Kick-off van het project Stap 1: Inhoudelijke analyse Stap 2: Beschouwing van de inrichting van de organisatie Inplannen interviews Uitvoeren interviews Documentstudie Analyseren van de verzamelde data Bespreken tussentijdse resultaten met opdrachtgever Stap 3: Scenario’s met handelingsperspectief Voorbereiden workshop Spotlight Uitvoeren workshop Spotlight Uitwerken workshop Spotlight Stap 4: Rapportage Opstellen rapportage Bespreken conceptrapportage Verwerken aanpassingen rapportage Bespreken definitieve rapportage Eventueel: Presenteren rapportage Projectmanagement Doorlopende afstemming met opdrachtgever Afstemming met het MT
© 2020 KPMG Advisory N.V. Alle rechten voorbehouden.
44
KPMG on social media
KPMG app
© 2020 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.