Rapportage en voorstellen raadswerkgroep vergaderen - Raadsvoorstel

VOORSTEL zaaknummer:

711075

afdelingsnaam:

Griffie

steller:

P.M.H. van Ruitenbeek

onderwerp:

Rapportage raadswerkgroep

Voorstel (gewijzigd) 1.

De raad besluit de volgende voorstellen vast te stellen: Voorstel 1: In de raadscommissie komen onderwerpen voortaan tweemaal aan de orde. Eenmaal in een beeldvormende fase, eenmaal in de oordeelsvormende fase. Voorstel 2: De oordeelsvormende fase start met korte en bondige standpunten van de fracties. Voorstel 3: Raad en college zullen ten aanzien van meesprekers en insprekers doen aan verwachtingenmanagement. College en raad kunnen hier samen in optrekken door bij grote onderwerpen op tijd afspraken te maken over het proces, dat wordt beschreven in een startnotitie. Lees hier over meer bij voorstel 6. Deze notitie wordt ter beschikking gesteld aan meesprekers en insprekers. Tijdens vergaderingen wordt uitgelegd wat de status van de betreffende vergadering is en bij welke stap uit de startnotitie raad en college zijn aangeland. Voorstel 4: Het college doet schriftelijk verslag van de resultaten van participatie (meespraak) in een bijlage bij een raadsvoorstel. Voorstel 5: De inspreekmogelijkheid over lopende vergunningaanvragen, lopende bezwaar- en beroepsprocedures e.d. wordt in het Reglement van Orde beperkt. Voorstel 6: Bij grote onderwerpen, zoals visieontwikkeling, grote bouwprojecten en langlopende trajecten, legt het college in een vroegtijdig stadium een startnotitie voor aan de raad met daarin een beschrijving van het traject dat het college gaat doorlopen.

Ook de wijze waarop de participatie door het college vorm wordt gegeven en de rol die de raad daarin heeft, wordt beschreven. De raad stelt de startnotitie vast. Voorstel 7 We verbeteren de kwaliteit van de inspreekmogelijkheden van burgers waar het gaat om onderwerpen die niet in de concept-agenda van de commissie staan.

Voorstel 8 De vergaderingen worden verdeeld over alle beschikbare commissievoorzitters. Alle fracties worden nadrukkelijk uitgenodigd om een voorzitter te leveren, voor zover zij dit niet al doen. Hierdoor neemt de belasting per voorzitter af. De vier commissievoorzitters die nu tezamen de agendacommissie vormen blijven daarin afgevaardigd. Twee keer per jaar komt er een voorzittersoverleg waarin wordt gesproken over het verloop van de vergaderingen. Hiervoor worden alle voorzitters, inclusief de (vice)voorzitter van de Raad, uitgenodigd. Voorstel 9 Onder het motto “hoe concreter hoe beter” wordt aan de voorzitters van de commissies gevraagd (per vergadercyclus) een kort evaluatieformulier in te vullen dat wordt toegestuurd aan het presidium als bijlage bij het agendapunt waarin op de recente vergaderingen wordt teruggeblikt. Voorstel 10 Na Coronatijd wordt in ieder geval de laatst ingeplande samenwerkingsbijeenkomst georganiseerd. Over de follow up daarvan wordt tijdens die fysieke bijeenkomst verder gesproken.

Samenvatting De raadswerkgroep vergaderen heeft de eindrapportage opgeleverd. In deze rapportage zijn tien concrete voorstellen opgenomen die in het presidium van 3 november voor het eerst zijn besproken. Twee voorstellen zijn naar aanleiding van de commissievergadering van 6 januari aangepast en nader toegelicht. In dit raadsvoorstel wordt de raad gevraagd in te stemmen met deze voorstellen. Na het aannemen van deze voorstellen zal conform deze voorstellen worden gewerkt. Voor zover het bestaande Reglement van Orde gewijzigd dient te worden zal hierin zo spoedig mogelijk worden voorzien via een daartoe strekkend voorstel.

Inleiding De raadswerkgroep vergaderen is al geruime tijd aan de slag met haar werkzaamheden. Eerder is er door de raadswerkgroep een aantal voorstellen gedaan onder de noemer “laaghangend fruit.” In de eindrapportage wordt de door de raadswerkgroep gemaakte analyse met de gemeenteraad gedeeld en worden de naar aanleiding van die analyse ontwikkelde voorstellen toegelicht.

Probleemstelling/doel De raadswerkgroep is ingesteld om een analyse te maken en voorstellen te doen teneinde in Hilversum op een betere manier te vergaderen.

Argumenten De raad van Hilversum vergadert op basis van een Reglement van Orde. In 2018 is er een ronde langs de fracties gemaakt door de burgemeester en de griffier. Gebleken is dat de raadsfracties behoefte hebben aan beter vergaderen. Door het aanbieden van de eindrapportage met de daarin opgenomen voorstellen kunnen daadwerkelijk stappen worden gezet om beter te gaan vergaderen.

Commissiebehandeling 6 januari 2021 Tijdens de commissiebehandeling op 6 januari 2021 zijn de voorstellen besproken. De meest in het oog springende onderwerpen waren het inspreekrecht van burgers over niet geagendeerde onderwerpen (voorstel 5 en 7) en de uitbreiding van de poule van vaste voorzitters van de commissies. De bespreking is voor de raadswerkgroep aanleiding geweest om de voorstellen 7 en 8 nader te beschouwen, deels aan te passen en te voorzien van een extra toelichting. Voorstel 2 is inhoudelijk niet veranderd, maar het woord pitches is vervangen door een beschrijving. Voorstel 5, dat gaat over het beperken van het inspreekrecht over zaken waarover de gemeente al in gesprek is met insprekers via de juridische weg is gehandhaafd omdat de raadswerkgroep van

mening is dat in die situaties de gemeenteraad de andere route doorkruist. In de rapportage zijn de teksten die nieuw zijn voorzien van een kleur.

Kanttekeningen De raadswerkgroep heeft, zoals in de eindrapportage vermeld, veel vergaderd om tot een analyse en de daarbij behorende voorstellen te komen. Dat wil echter nog niet zeggen dat daarmee die analyse ook door alle politici in Hilversum wordt gedeeld. In het overleg met het presidium is dan ook stilgestaan bij de wijze waarop de politici die geen deel uitmaakten van de raadswerkgroep kunnen worden meegenomen bij het proces dat is doorlopen en de uitkomsten daarvan. Deze evaluatie ziet het licht middenin de periode waarin de Corona-pandemie een grote invloed heeft op het Hilversumse besluitvormingsproces. Er is afgewogen of het verstandig is om te wachten met de presentatie van de eindrapportage. Omdat niet duidelijk is wanneer de vergadercyclus weer een normale, post-Corona loop neemt, is ervoor gekozen niet langer te wachten. De voorstellen richten zich primair op een situatie waarin er normaal in het raadhuis vergaderd kan worden. Dit neemt niet weg, dat ze voor het grootste deel ook bij digitaal vergaderen kunnen worden toegepast. De raadswerkgroep vertrouwt erop dat de politici in Hilversum bereid zijn om de voorstellen in te voeren en te ervaren of het gewenste effect daarmee wordt bereikt. Een evaluatie na een vergaderjaar (2021) ligt voor de hand.

De gemeenteraad in nieuwe samenstelling kan vervolgens op basis van de evaluatie bijsturen als dat nodig blijkt te zijn.

Financiën Er zijn aan de invoering van deze voorstellen geen aparte financiële consequenties verbonden. Eventuele extra kosten zullen worden betaald uit de reguliere budgetten.

Uitvoering Na het raadsbesluit gaat de raad op basis van de gedane voorstellen aan de slag. Voor zover noodzakelijk zullen er wijzigingen in het Reglement van Orde worden doorgevoerd.

Bijlage(n) 1.

Eindrapportage werkgroep vergaderen (gewijzigd).