Rapportage en voorstellen raadswerkgroep vergaderen - Raadsbesluit

Raadsbesluit De raad van de gemeente Hilversum, Gelezen het voorstel van de raadswerkgroep vergaderen d.d. 1 november 2020;

besluit: de volgende voorstellen vast te stellen: Voorstel 1: In de raadscommissie komen onderwerpen voortaan tweemaal aan de orde. Eenmaal in een beeldvormende fase, eenmaal in de oordeelsvormende fase. Voorstel 2: De oordeelsvormende fase start met pitches van de fracties. Voorstel 3: Raad en college zullen ten aanzien van meesprekers en insprekers doen aan verwachtingenmanagement. College en raad kunnen hier samen in optrekken door bij grote onderwerpen op tijd afspraken te maken over het proces, dat wordt beschreven in een startnotitie. Lees hier over meer bij voorstel 6. Deze notitie wordt ter beschikking gesteld aan meesprekers en insprekers. Tijdens vergaderingen wordt uitgelegd wat de status van de betreffende vergadering is en bij welke stap uit de startnotitie raad en college zijn aangeland. Voorstel 4: Het college doet schriftelijk verslag van de resultaten van participatie (meespraak) in een bijlage bij een raadsvoorstel. Voorstel 5: De inspreekmogelijkheid over lopende vergunningaanvragen, lopende bezwaar- en beroepsprocedures e.d. wordt in het Reglement van Orde beperkt. Voorstel 6: Bij grote onderwerpen, zoals visieontwikkeling, grote bouwprojecten en langlopende trajecten, legt het college in een vroegtijdig stadium een startnotitie voor aan de raad met daarin een beschrijving van het traject dat het college gaat doorlopen.

Ook de wijze waarop de participatie door het college vorm wordt gegeven en de rol die de raad daarin heeft, wordt beschreven. De raad stelt de startnotitie vast. Voorstel 7 Insprekers voeren alleen het woord in de commissie over geagendeerde onderwerpen.

Voorstel 8 De poule van vier vaste commissievoorzitters wordt uitgebreid. Alle fracties worden nadrukkelijk uitgenodigd om een voorzitter te leveren. Hierdoor neemt de belasting per voorzitter af. De huidige vaste voorzitters blijven tezamen de agendacommissie vormen. Twee keer per jaar komt er een voorzittersoverleg waarin wordt gesproken over het verloop van de vergaderingen. Hiervoor worden alle voorzitters, inclusief de (vice)voorzitter van de Raad, uitgenodigd. Voorstel 9 Onder het motto “hoe concreter hoe beter” wordt aan de voorzitters van de commissies gevraagd (per vergadercyclus) een kort evaluatieformulier in te vullen dat wordt toegestuurd aan het presidium als bijlage bij het agendapunt waarin op de recente vergaderingen wordt teruggeblikt. Voorstel 10 Na Coronatijd wordt in ieder geval de laatst ingeplande samenwerkingsbijeenkomst georganiseerd. Over de follow up daarvan wordt tijdens die fysieke bijeenkomst verder gesproken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van …, de griffier

de burgemeester,

P.M.H. van Ruitenbeek

P.I. Broertjes