Raadsvoorstel Visie op Samenwerking en Governance

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1071418

afdelingsnaam:

Concern en Audit

steller:

Michiel Oosterom, van

telefoonnummer

035 629 2945 / 0618878449

onderwerp:

Visie op samenwerking en governance

Voorstel 1.

de visie op Samenwerking en Governance van de gemeente Hilversum (bijlage I), vast te stellen.

Planning Titel

Toelichting

BEELDVORMING

OORDEELSVORMING

BESLUITVORMING

Visie op Samenwerking en Governance

In de raadsvergadering d.d. 26 september 2018, is het amendement ‘Duidelijker Verbonden’ A18/078 door de raad aangenomen. Met dit amendement besluit de raad het feitenrapport ‘Grip op samenwerking’ en de daarop gebaseerde conclusies van de rekenkamer voor kennisgeving aan te nemen en de aanbevelingen uit dit rapport over te nemen. De uitwerking van de aanbevelingen is de basis van dit visiedocument.

Commissie EB dd. 12/19 januari 2022

Commissie EB dd. 12/19 januari 2022

Raad dd. 2 februari 2022

Samenvatting De gemeente Hilversum werkt in veel vormen samen met andere partijen. In de afgelopen jaren is de noodzaak tot samenwerken met andere publieke en private instellingen steeds groter geworden, omdat de wereld om ons heen complexer en meer verweven wordt. De uitdagingen waar wij als lokale overheid voor staan, op bijvoorbeeld het gebied van de omgang met het milieu, mobiliteit, woningbouwopgave en jeugdzorg, overstijgen meer dan ooit de grenzen van de gemeente. De extra aandacht die de raad de afgelopen jaren heeft voor regionale samenwerking is hiermee goed te begrijpen. Daarbij is de raad op zoek naar manieren om samenwerkingsverbanden van de gemeente te kunnen sturen en beïnvloeden. Dit betreft vooral de strategische samenwerkingen. Dit visiedocument gaat in op de algemene beleidskaders voor samenwerking. Dit visiedocument biedt een leidraad voor zowel de ambtelijke organisatie als het gemeentebestuur bij het opzetten en monitoren van een samenwerkingsverband. De nota bevat kaders en richtlijnen voor het beleid ten aanzien van samenwerking.

Het gaat hierbij ook om de zogenaamde governance: hoe vinden we dat moet worden gestuurd, beheerst, toezicht gehouden en verantwoord? Welk instrumentarium hebben we daarvoor beschikbaar en wat vraagt dat van ons? Onderdeel van het visiedocument is een afwegingskader, waaraan getoetst wordt of nieuwe samenwerkingsverbanden wenselijk zijn en in welke vorm dat zou moeten gebeuren. Het afwegingskader helpt een integrale besluitvorming voor het aangaan en/ of het toetsen van samenwerkingsverbanden. Met de afspraken die we maken in dit visiedocument denken we het inzicht in samenwerking voor alle betrokkenen te kunnen vergroten.

Inleiding In de periode april 2017 tot en met december 2017 heeft de rekenkamer Hilversum onderzoek gedaan naar gemeentelijke samenwerking. Bij de raad is er de behoefte om meer zicht te hebben op mogelijkheden om invloed uit te oefenen in de keuzes die de gemeente maakt in de aansturing van samenwerkingsverbanden. Vast staat dat belangrijke maatschappelijke opgaven alleen in samenwerking met andere partijen opgepakt kunnen worden. De rekenkamer concludeert dat de gemeenteraad feitelijk voldoende mogelijkheden heeft om grip te hebben op samenwerkingsverbanden. Toch wordt dit lang niet altijd zo ervaren door raadsleden. Trage besluitvorming, het niet op elkaar aansluiten van de P&C-cycli van de verschillende deelnemers in de samenwerkingsverbanden, en informatie die onvoldoende toegesneden is op de politieke en lokale relatie, dragen bij aan het gevoel van geen grip hebben. Nu is belangrijk hoe je als gemeente voldoende grip en daarmee bestuurskracht kunt ontwikkelen door samen met samenwerkingsverbanden coproductie bij beleid en uitvoering te organiseren. De sterke toename van samenwerkingsverbanden stelt hoge eisen aan sturing en controle van de raad. Tegelijkertijd neemt bij gemeenteraden het gevoel toe dat zij de grip op samenwerking kwijt raken en hierdoor onvoldoende in staat zijn tot politieke sturing en controle van samenwerking. In de gemeenteraadsvergadering d.d.

26 september 2018, is het amendement ‘Duidelijker Verbonden’ A18/078 door de raad aangenomen. Met dit amendement besluit de raad het feitenrapport ‘Grip op samenwerking’ en de daarop gebaseerde conclusies van de rekenkamer voor kennisgeving aan te nemen en de aanbevelingen uit dit rapport over te nemen. De uitwerking van de aanbevelingen is de basis van dit visiedocument.

Probleemstelling/doel Door het vaststellen van de visie op samenwerking en governance heeft de organisatie en bestuur een hulpmiddel voor het beoordelen van bestaande samenwerkingen en initiatieven voor nieuwe vormen van samenwerking én duidelijke kaders, uitgangspunten en werkafspraken van de gemeenteraad en het college. In de gemeenteraadsvergadering d.d. 26 september 2018, is het amendement ‘Duidelijker Verbonden’ A18/078 door de raad aangenomen. Met dit amendement besluit de raad het feitenrapport ‘Grip op samenwerking’ en de daarop gebaseerde conclusies van de rekenkamer voor kennisgeving aan te nemen en de aanbevelingen uit dit rapport over te nemen. De uitwerking van de aanbevelingen is de basis van dit visiedocument.

Argumenten 1. Samenwerkingen kunnen zowel voor de realisatie van het beleid als voor de financiële gevolgen daarvan van majeure betekenis zijn. Het is daarom belangrijk dat de gemeente zich bewust op de hoogte stelt van de governance aspecten en de instrumenten voor bestuur en toezicht optimaal benut. 2. Meer inzicht in hoe governance (regie op sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht) vorm kan worden gegeven bij de inrichting van de samenwerkingsrelatie. Hierdoor houdt de gemeente beter grip op het functioneren van de samenwerkingsverbanden. 3. Behoefte aan geactualiseerde beleidskaders bij de omgang met samenwerkingsverbanden. Met de toenemende samenwerkingen heeft de raad expliciet kaders nodig ter vervulling van de kaderstellende en controlerende taak. 4. In het besluitvormingsproces over het aangaan van een samenwerking staan we vaak onvoldoende stil bij de vraag wat voor opdrachtgever Hilversum wil zijn c.q. welke zeggenschap Hilversum nodig vindt of nodig heeft. Vragen over de wijze van sturing op de taakuitvoering komen daardoor vaak pas in de uitvoering naar voren. Dan is bijsturing veel ingewikkelder omdat daarvoor dan bestaande afspraken moeten worden opengebroken. Om hierop preventief alertheid te prikkelen is een afwegingskader gemaakt. 5. Er waren nog geen kaders vastgesteld waaraan een samenwerkingsverband getoetst kan worden voor wat betreft: a.

Afwegingskader om wel of niet een verbonden partij aan te gaan. b. Keuze voor een passende juridische vorm. c. Bepalen van maatregelen en voorzieningen voor een adequate governance. Naast de visie en het beleid zijn ook deze kaders opgenomen in dit visiedocument. Tevens is een checklist voor de governance-deelprocessen opgenomen in dit visiedocument.

Kanttekeningen 1. Dit visiedocument gaat niet in op de politieke afwegingen om deel te nemen aan een samenwerking of hoe belangrijk een specifieke samenwerking is in het verwezenlijken van de strategische doelen van Hilversum. Zo’n evaluatie van de huidige strategische samenwerkingen kan worden gegeven op het moment dat de doelen van Hilversum helder zijn omschreven. Deze stap zetten raad en college met het opstellen van bijvoorbeeld in andere strategische nota’s zoals de omgevingsvisie en Kadernota Sociaal Domein. Als we in deze strategische nota’s onze

doelen voor Hilversum helder hebben gemaakt, kunnen we vervolgens bezien welke meerwaarde de huidige strategische samenwerkingsverbanden ons bieden. 2. Dit visiedocument heeft vooral betrekking op nieuwe samenwerkingsverbanden. Ten aanzien van reeds bestaande partijen liggen afspraken veelal juridisch al vast. 3. Belangrijk is vooral ook te beseffen, dat veel samenwerkingsverbanden zelfstandige organisaties zijn waarvan wij de verantwoordelijkheid niet over kunnen en willen nemen. Bovendien werken we met meerdere partijen samen, waarbij de gemeente vrijwel nimmer een doorslaggevende stem heeft. Dit betekent ook dat we mede afhankelijk zijn van een goede informatievoorziening vanuit deze partijen zelf.

Financiën, middelen & capaciteit Er zijn vooralsnog aan dit voorstel geen financiële consequenties te verbinden. Dit visiedocument moet na vaststelling door de Raad geborgd en geoperationaliseerd worden in de ambtelijke organisatie. Mocht dit tot financiële en/of capacitaire knelpunten leiden, worden de effecten bij de eerstvolgende voorjaarsnota dan wel begroting inzichtelijk gemaakt.

Uitvoering De nota is een leidraad bij het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden. De reeds bestaande samenwerkingsverbanden worden ter voorbereiding van de volgende bestuursperiode nog gecheckt aan de hand van de in de nota opgenomen checklist(en) en afwegingskader. De Visie op Samenwerking en Governance geeft kaders voor zowel de ambtelijke organisatie als het gemeentebestuur bij het opzetten en monitoren van een samenwerkingsovereenkomst. Bij het aangaan van samenwerkingsverbanden die de gemeente Hilversum nu reeds heeft, was deze visie niet voorhanden. Ook was er geen echte regie op de governance-deelprocessen. Daarom zal bij de komende begrotingen en jaarrekeningen in de paragraaf Verbonden partijen en bij de risicoanalyse opgenomen worden welke verbonden partijen gecheckt zijn aan de hand van de checklist voor de governance-deelprocessen en welke nog niet.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage(n) 1.

Visie op Samenwerking en Governance