Raadsvoorstel activeren transitiekosten opvanglocaties ontheemden Oekraïne - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1223532

afdelingsnaam:

Financiën en control

steller:

Margot Schellens

telefoonnummer:

035 629 2203

onderwerp:

Raadsvoorstel activeren transitiekosten opvanglocaties ontheemden Oekraïne

Voorstel 1.

2.

3. 4. 5.

In afwijking op de financiële verordening 2022 artikel 10.1.a de transitiekosten van de gehuurde opvanglocatie aan de Thebe 22 à € 7,1 miljoen te activeren en conform artikel 10.2 financiële verordening 2022 lineair af te schrijven op basis van de verwachte gebruiksduur; In afwijking op de financiële verordening 2022 artikel 10.1.a de transitiekosten van de gehuurde opvanglocatie Anton Philipsweg 1 à € 1,9 miljoen te activeren en conform artikel 10.2 financiële verordening 2022 lineair af te schrijven op basis van de verwachte gebruiksduur; In afwijking op de bijlage afschrijvingsbeleid van de financiële verordening 2022 direct te starten met het lineair afschrijven van de transitiekosten op het moment van ingebruikname; Een investeringskrediet te openen à € 7,1 miljoen voor de opvanglocatie aan de Thebe 22; Een investeringskrediet te openen à € 1,9 miljoen de opvanglocatie aan Anton Philipsweg 1.

Planning Titel

Toelichting

BEELDVORMING

OORDEELSVORMING

BESLUITVORMING

Activeren transitiekosten opvanglocaties ontheemden Oekraïne

Voorgesteld wordt om de transitiekosten van de gehuurde opvanglocaties ten behoeve van de opvang ontheemden Oekraïne te activeren.

Raadscommissie Bestuur en Economie, 23 november 2022

Raadscommissie Bestuur en Economie, 23 november 2022

Behandeling in de gemeenteraad van 7 december 2022 in samenhang met behandeling van de Eindejaarsrapportage 2022.

Samenvatting Conform de Regeling opvang ontheemden Oekraïne (ROOO) wordt er gemeentelijke opvang gerealiseerd. De gemeente heeft daarom voor een langere periode een tweetal panden gehuurd die zijn gevestigd aan de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 te Hilversum. Beide panden moeten bouwkundig gereed worden gemaakt om ingezet te kunnen worden als opvanglocaties. De kosten voor het bouwkundig gereed maken van gemeentelijke opvanglocaties voor ontheemden uit Oekraïne worden

door het Rijk aangeduid als ‘transitiekosten’. Deze transitiekosten worden door het Rijk vergoed, naar rato van de totale inzetbaarheid van de individuele locatie. Geadviseerd wordt om de transitiekosten voor de opvanglocatie aan de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 op te nemen in het investeringsplan en te activeren voor de maximale gebruiksduur van de opvanglocatie.

Inleiding In de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne (BOOO) is uitgewerkt hoe de gemeente wordt gecompenseerd voor de (transitie)kosten die worden gemaakt voor het realiseren van de gemeentelijke opvang. Om voor vergoeding van transitiekosten in aanmerking te komen moet er, voorafgaand aan de transitie, een business case ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Nationale Opvang Organisatie (NOO). De NOO is belast met de taak om in het kader van de opvang van Oekraïense ontheemden bij te dragen aan het realiseren van voldoende opvanglocaties van voldoende kwaliteit. Na goedkeuring van de business case worden de transitiekosten naar rato van de totale inzetbaarheid van de locatie voor ontheemden uit Oekraïne vergoed. Het Rijk stemt in de regel telkens met periodes van 12 maanden in met de inzet van een opvanglocatie voor de ontheemden uit Oekraïne. Het realiseren van opvanglocaties is een nieuwe taak voor de gemeente. Om die reden is in samenspraak met de externe accountant (PSA) in kaart gebracht op welke wijze de transitiekosten het beste financieel technisch verwerkt kunnen worden. In navolging op de collegebrief Financiën opvang ontheemden Oekraïne 2022 en afdoening TZ 22/23, TZ 22/34, TZ 22/50, TZ 22/52 (1217164) van 1 november 2022 wordt voorgesteld de transitiekosten op te nemen in het investeringsplan en meerjarig te activeren.

Probleemstelling/doel De transitiekosten worden in een relatief korte periode gerealiseerd met als doel opvanglocaties te creëren met meerjarig economisch nut. Het is wenselijk de lasten te spreiden over de jaren waarin het economisch nut zich voordoet. In samenspraak met de externe accountant (PSA) wordt voorgesteld de transitiekosten, met inachtneming van de Rijksbijdrage, van de opvanglocaties aan de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 voor het jaareinde op te nemen in het investeringsplan, te activeren en te starten met afschrijven zodra de desbetreffende opvanglocatie in gebruik wordt genomen. Onderstaand een korte toelichting per opvanglocatie: •

•

Thebe 22: De transitiekosten voor de Thebe 22 worden geraamd op € 7,1 miljoen. Voor de Thebe 22 wordt voor eind van dit jaar een formele business case ingediend. Omdat deze locatie vóór de publicatiedatum van de bekostigingsregeling al bij het Rijk is aangemeld, vindt de transitie van deze locatie al plaats met instemming van het Rijk, voordat de business case is ingediend. De huurperiode betreft 5 jaar, de verbouwingsperiode wordt geschat op maximaal 1 jaar. Zodra de Thebe bouwtechnisch gereed is voor opvang, loopt het huurcontract voor deze locatie nog zo’n 4 jaar door. Omdat het Rijk doorgaans met periodes van 12 maanden instemt met de inzet van een opvanglocatie voor de ontheemden uit Oekraïne, zal naar verwachting in eerste instantie daarmee naar rato 1/4e van de transitiekosten worden gecompenseerd. Voorgesteld wordt om de transitiekosten à € 7,1 miljoen te activeren en na ingebruikname lineair af te schrijven in maximaal 4 jaar (t/m einde huurcontract). Conform de financiële verordening 2022 worden de rijksvergoedingen voor deze transitiekosten op de totale investering in mindering gebracht. Anton Philipsweg 1: De transitiekosten voor de Anton Philipsweg 1 worden geraamd op € 1,9 miljoen. De bijbehorende business case van deze locatie is goedgekeurd door het Rijk. De verwachte huurperiode betreft 3 jaar. Na afloop van deze periode wordt het pand vermoedelijk

gesloopt. Het Rijk heeft ingestemd met een aanvankelijke opvangperiode voor ontheemden uit Oekraïne van 12 maanden. Afgezet tegen het totaal van de verwachte looptijd van deze locatie zal daarmee nu 1/3e van de transitiekosten worden vergoed. De transitieperiode van deze locatie kent een relatief korte doorlooptijd, waardoor de periode dat de opvanglocatie in gebruik is eveneens is vastgesteld op 3 jaar. Voorgesteld wordt om de transitiekosten à € 1,9 miljoen te activeren en na ingebruikname lineair af te schrijven in maximaal 3 jaar. Conform de financiële verordening 2022 worden de rijksvergoedingen voor deze transitiekosten op de totale investering in mindering gebracht.

Argumenten 1. De langdurige inzet van de (gehuurde) panden aan de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 als opvanglocaties draagt bij aan het creëren van meerjarig economisch nut. Het economische nut kan enkel worden gerealiseerd met het doorvoeren van bouwkundige aanpassingen met transitiekosten tot gevolg. Conform de Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) mogen investeringen die bijdragen aan de publieke taak geactiveerd worden. De externe accountant (PSA) heeft aangegeven dat het in het geval van huurpanden draait om wie economisch en juridisch eigenaar is van de gemaakte kosten (de transitiekosten). In dit specifieke geval is de gemeente ‘eigenaar’ van het economische nut en verantwoordelijk voor de transitiekosten. Om deze reden kan in afstemming met PSA worden geadviseerd om de transitiekosten voor de opvanglocaties aan de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 te activeren en deze, conform artikel 10.2 Financiële verordening 2022, lineair af te schrijven op basis van de verwachte gebruiksduur; 2. Het activeren van de transitiekosten leidt tot een spreiding van de lasten over meerdere jaren. De bijbehorende vergoeding vanuit het Rijk wordt eveneens ontvangen in termijnen. Het Rijk stemt in de regel telkens met periodes van 12 maanden in met de inzet van een opvanglocatie voor de ontheemden uit Oekraïne.

Zodra de opvangperiode van ontheemden uit Oekraïne wordt verlengd, neemt de vergoeding van het Rijk aan de gemeente toe. Om de baten en lasten zoveel mogelijk toe te rekenen aan eenzelfde boekjaar wordt voorgesteld de lasten eveneens te spreiden over meerdere jaren. Door de transitiekosten te activeren wordt dit gerealiseerd. 3. Direct te starten met afschrijven na ingebruikname van de opvanglocatie(s) Geadviseerd wordt om, in afwijking van de bijlage afschrijvingsbeleid van de financiële verordening 2022, direct te starten met afschrijven na ingebruikname van de opvanglocatie in plaats van te starten met afschrijven in het begrotingsjaar dat volgt op het moment van ingebruikname. Op deze manier worden de kapitaallasten direct gekoppeld aan de gebruiksduur van de opvanglocatie en de lasten over een langere periode verdeeld. De te ontvangen baten vanuit het Rijk voor de uitvoering van de opvang, zoals is geregeld in de BOOO, zijn tevens gekoppeld aan wanneer de daadwerkelijke opvang plaatsvindt. Ook dit punt is onderdeel van de afstemming die met de externe accountant (PSA) heeft plaatsgevonden.

Kanttekeningen 1. In afwijking op Art. 10.1.a Financiële Verordening 2022 de transitiekosten aan gehuurde panden activeren. Zowel de panden aan de Thebe 22 als de Anton Philipsweg 1 zijn gehuurde panden, deze zijn niet in eigendom van de gemeente. Met het activeren van kosten aan panden die niet in eigendom zijn van de gemeente wordt afgeweken van Art 10.1.a Financiële verordening 2022. In dat artikel is namelijk bepaald dat “bijdragen aan activa in eigendom van derden” niet worden

geactiveerd. Het afwijken van de financiële verordening is in deze uitzonderlijke casus aanvaardbaar en is met de externe accountant (PSA) afgestemd, zoals toegelicht bij argument 1; 2. In afwijking op de bijlage afschrijvingsbeleid zoals opgenomen in de financiële verordening wordt voorgesteld te starten met afschrijven direct op het moment van ingebruikname van de opvanglocatie. Conform de bijlage afschrijvingsbeleid zoals opgenomen in de financiële verordening 2022 wordt normaal gesproken gestart met afschrijven in het begrotingsjaar dat volgt op het moment van ingebruikname. In afwijking op de financiële verordening wordt voorgesteld te starten met afschrijven direct op het moment van ingebruikname. Het afwijken van de regeling is in deze uitzonderlijke casus aanvaardbaar en afgestemd met de externe accountant (PSA). 3. Er is geen garantie dat het Rijk de volledige transitiekosten zal vergoeden. De huurperiodes van de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 lopen langer door dan de in eerste instantie toegezegde termijn voor opvang voor ontheemde uit Oekraïne. De vergoeding vanuit het Rijk is één-op-één afhankelijk van hoe lang deze opvang noodzakelijk zal zijn voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne. Een toenemende vergoeding vanuit het Rijk leidt tot een afname van het te investeren bedrag per opvanglocatie en daarmee tot een afname van de kapitaallasten.

De kans dat de opvang van ontheemden uit Oekraïne na nu toegezegde eerste 12 maanden vanuit het Rijk niet meer nodig zou zijn, wordt heel klein ingeschat. Daarnaast kunnen de opvanglocaties na afloop van de opvang ontheemden Oekraïne mogelijk ook voor andere doelgroepen worden ingezet. De kans dat de locaties daarom ingezet zouden worden voor een kortere gebruiksduur, met een kortere afschrijvingsperiode tot gevolg, wordt als nihil ingeschat. 4. Door de transitiekosten te activeren, ontstaan er rentelasten die niet door het Rijk vergoed worden. Door het toerekenen van de rentelast a 1,4% aan de investering vallen de totale lasten zo’n € 360.000 hoger uit dan wanneer deze niet zouden worden geactiveerd maar rechtstreeks in de exploitatie worden verantwoord. De transitiekosten vallen dan grotendeels in 2022, terwijl het grootste deel van de vergoeding pas in latere jaren wordt ontvangen. Er is in de begroting 2022 geen dekking voor de transitiekosten in de exploitatie. De lasten zouden daarmee een direct nadelig effect hebben op het rekeningresultaat 2022. Door de transitiekosten te activeren en in de vorm van kapitaallasten de komende jaren in de exploitatie te laten vallen, lopen de lasten en de baten in de tijd gelijk op.

Naast de naar rato vergoeding van de transitiekosten door het Rijk, kunnen de kapitaallasten mogelijk ook (deels) binnen de totaalvergoeding van het ‘normbedrag’ van de BOOO worden gedekt gedurende de looptijd van de opvang. Dit zal in de Voorjaarsnota 2023 duidelijk worden in de meerjarige doorrekening van de totale kosten en vergoedingen met betrekking tot de opvang van ontheemden uit Oekraïne. 5. Er worden geen indirecte voorbereiding, administratie en toezichtkosten (VAT-kosten) toegerekend aan deze kredieten. Deze kosten vormen geen onderdeel van de vergoeding voor transitiekosten vanuit het Rijk en worden daarom niet geactiveerd. 6. De transitiekosten voor de opvanglocatie aan de Heuvellaan 50 worden niet geactiveerd. De transitiekosten die gemaakt zijn voor de opvanglocatie aan de Heuvellaan 50 worden vanwege de huurperiode van 12 maanden niet geactiveerd. Deze transitiekosten worden volledig door het Rijk vergoed. Zowel de kosten als de vergoeding worden in de exploitatie verwerkt en zijn opgenomen in de Eindejaarsrapportage 2022.

Financiën, middelen & capaciteit De transitiekosten voor de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 worden geraamd op tezamen zo’n € 9 miljoen, waarvan in eerste instantie minimaal € 2,4 miljoen wordt vergoed door het Rijk. Voorgesteld wordt om de transitiekosten volledig te activeren en, conform artikel 10.2 Financiële verordening 2022, lineair af te schrijven op basis van de verwachte gebruiksduur van de opvanglocatie. Door de transitiekosten te activeren kunnen deze verspreid worden over meerdere jaren. Het activeren van de transitiekosten leidt immers tot rente en afschrijvingslasten, ofwel kapitaallasten. Deze kapitaallasten worden gedurende de gebruiksduur van de opvanglocatie jaarlijks betrokken als exploitatielast. De kapitaallasten worden bij een rentepercentage van 1,4% voor de Thebe 22 geraamd op afgerond € 1,4 miljoen en voor de locatie aan de Anton Philipsweg 1 op afgerond € 0,5 miljoen. De kapitaallasten worden betrokken bij de Voorjaarsnota 2023. Opvanglocatie

Raming transitiekosten

Raming rijksbijdrage

Raming investering na aftrek rijksbijdrage

Raming gebruiksduur

Raming afschrijvingsperiode

Thebe 22 € 7,1 miljoen € 1,8 miljoen € 5,4 miljoen 4 jaar 2023 t/m 2026 Anton € 1,9 miljoen € 0,6 miljoen € 1,3 miljoen 3 jaar 2023 t/m 2025 Philipsweg 1 Totaal € 9 miljoen € 2,4 miljoen € 6,7 miljoen * De kapitaallast zoals opgenomen in bovenstaande tabel bestaat uit de rentelast én de afschrijvingslast.

Geraamde kapitaallast* p/j gedurende de gebruiksduur € 1,4 miljoen € 0,5 miljoen € 1,9 miljoen

Uitvoering Na instemming met het voorliggende voorstel waarin geadviseerd wordt de transitiekosten voor de opvanglocaties aan de Thebe 22 en de Anton Philipsweg 1 te activeren, worden de kredieten van de transitiekosten van beide locaties afzonderlijk opgenomen in het investeringsplan. Deze financieel technische verwerking vindt plaats bij de jaarrekening 2022. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n) 1.

Collegebrief Financiën opvang ontheemden Oekraïne 2022 en afdoening TZ 22/23, TZ 22/34, TZ 22/50, TZ 22/52 (1217164), 1 november 2022