Raadsinformatiebrief 2023-58 inzake actualisatie VTH-beleid
Tekst van het document
Hoog Gemiddeld
3
4
4
4
3
4
Laag
Gemiddeld
1 1 2
2 1 3
4 1 4
2 1 2
3 2 3
3 1 2
Laag Hoog Laag
Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld
Bijlage 11: Toezichtmatrices
Figuur 3: Toezichtmatrix bouwen
Figuur 4: Toezichtmatrix slopen
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 48 van 56
Bijlage 12: Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen 12.1 Algemeen
Tabel 9: Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen overtredingen algemeen Taakveld Overtreding Modaliteit Max. in € Termijn Geen medewerking verlenen aan per overtreding 10.000 direct Algemeen toezichthouder Ontbrekende onderzoek zoals ineens 5.000 8 weken preventieonderzoek, bodemonderzoek, energiebesparingsonderzoek, akoestisch onderzoek etc. Overleggen ontbrekende gegevens, ineens 1.000 4 weken zoals logboek, administratie, energienota, lekdichtheid, registratie, rapportage etc.
12.2 Overtredingen milieu
Tabel 10: Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen overtredingen milieu Taakveld Overtreding Modaliteit Max. in € Afval Opslag niet conform voorschriften per week 5.000 Afval niet correct afvoeren per overtreding 5.000 Scheiding afval niet conform per overtreding 5.000 voorschriften Bodem Afvalstoffen op/in de bodem brengen per overtreding 5.000 Keuring onder- of bovengrondse tank per week 4.000 niet uitgevoerd Kathodische bescherming of peilbuis per week 2.000 niet gecontroleerd Vloer niet vloeistofdicht per week 400/m2 Vloeistofdichte (lek)bak ontbreekt per week/bak 2.000/bak Geen financiële zekerheid per week 2.000 (Externe) Brandscheiding en brandwerendheid per week 1.000 veiligheid niet op orde Opslag gevaarlijke stoffen niet volgens per overtreding 10.000 voorschriften Opslag kluis/ kast ontbreekt per overtreding 4.000 Gasflessen niet tegen omvallen per overtreding 1.000/fles beschermd Keuring gastank verlopen per week 2.000/ tank Keuring gasfles verlopen per week 1.000/fles Hekwerk bij gastank ontbreekt/niet per overtreding 2.000 tegen aanrijden beschermd Geluid Geluidnorm overschreden per overtreding 10.000 Geluidbegrenzer niet conform per overtreding 5.000 maatwerk ingesteld Gedragsvoorschriften niet naleven per overtreding 2.000 In werking buiten vergunde uren per overtreding 10.000
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Termijn 4 weken 4 weken 4 weken 4 weken 8 weken 4 weken 8 weken 4 weken 4 weken 8 weken 1 week 6 weken 1 week 8 weken 4 weken 4 weken direct direct direct direct
Blad 49 van 56
Lucht
Water
Overig (milieu)
Overschrijding emissie-eisen Metingen niet (juist) uitgevoerd Afvoerpijp niet op hoogte Niet juist gebruiken of ontbreken emissiebeperkende apparatuur (zoals (stof)filters, ontgeuringsinstallatie) Geen keuring of onderhoud stook- of koelinstallatie Niet naleven voorschriften stook- of koelinstallatie Illegale lozing Afscheider, controleput of zuiveringstechnische voorziening ontbreekt of niet conform voorschriften Geen melding (milieu) Ongewoon voorval niet gemeld (milieu)
per overtreding per overtreding per week per overtreding
10.000 1.000 5.000 5.000
4 weken 4 weken 8 weken 8 weken
per week
2.500
8 weken
per week
4 weken
ineens per week
2.000/ installatie 5.000 3.000
ineens ineens
3.000 5.000
4 weken 1 week
1 week 6 weken
12.3 Overtredingen aanleggen, bouwen en slopen
Tabel 11: Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen overtredingen aanleggen, bouwen en slopen Taakveld Overtreding Modaliteit Max. in € Termijn Algemeen In strijd met stillegging bouw of sloop per overtreding 50.000 direct bouwwerk Aanleggen, bouwen of slopen in strijd per week 20.000 8 weken met (planregels) bestemmingsplan Aanleggen Aanleggen zonder of in afwijking van per week 10.000 6 weken een omgevingsvergunning kwalificatie licht: zoals kabels en leidingen, ophogen etc. Aanleggen zonder of in afwijking van per week 15.000 6 weken een omgevingsvergunning kwalificatie middel: zoals heiwerkzaamheden, bodem verlagen, gronden afgraven etc. Aanleggen zonder of in afwijking van per week 20.000 6 weken een omgevingsvergunning kwalificatie zwaar: zoals watergangen, oppervlakteverhardingen van wegen, regels t.a.v. archeologie etc. Bouwen zonder of in afwijking van per week 10.000 8 weken Bouwen omgevingsvergunning, kwalificatie licht: zoals erfafscheiding, tuinmeubilair, vlaggenmasten, schotelantennes, zonweringen etc. Bouwen zonder of in afwijking van per week 20.000 8 weken omgevingsvergunning kwalificatie middel: zoals aanbouw aan bestaand hoofdgebouw, bijgebouw, overkapping, paardenbak, regels t.a.v. archeologie, afwijking van vergunning t.a.v. woning of bedrijfsgebouw, etc.
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 50 van 56
Bouwen zonder omgevingsvergunning kwalificatie zwaar: zoals een woning, bedrijfsgebouw etc. Bouwen in strijd met het Bouwbesluit, kwalificatie licht: zoals technische voorschriften bruikbaarheid etc. Bouwen in strijd met het Bouwbesluit, kwalificatie middel: zoals technische voorschriften energiezuinigheid etc. Bouwen in strijd met het Bouwbesluit, kwalificatie zwaar: zoals technische voorschriften veiligheid, gezondheid etc. Slopen Slopen zonder of in afwijking van omgevingsvergunning of een melding, kwalificatie licht: zoals het slopen van een bijgebouw zonder asbest etc. Slopen zonder of in afwijking van omgevingsvergunning of een melding, kwalificatie middel Slopen zonder of in afwijking van omgevingsvergunning of een melding, kwalificatie zwaar Taakveld Overtreding Monumenten Verandering aan, op, in of bij een monument zonder of in afwijking van een omgevingsvergunning. Verandering in beschermd stad- en dorpsgezichten zonder of in afwijking van een omgevingsvergunning.
ineens
100.000
8 weken
per week
10.000
8 weken
per week
15.000
8 weken
per week
20.000
8 weken
per week
5.000
6 weken
per week
10.000
6 weken
per week
30.000
6 weken
Modaliteit per week
Max. in € 25.000
Termijn 4 weken
per week
20.000
4 weken
12.4 Overtredingen planologisch gebruik
Tabel 12: Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen overtredingen planologisch gebruik Taakveld Overtreding Modaliteit Max. in € Termijn Gebruik in strijd met bestemmingsplan per week 10.000 8 week Strijdig zoals verkeerd gebruik grond/erf, gebruik illegale handelingen buitengebied etc. Strijdig gebruik bestemming: wonen of per week 20.000 10 bedrijfsmatige activiteiten waar niet weken toegestaan, etc.
12.5 Overtredingen brandveiligheid
Tabel 13: Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen overtredingen brandveiligheid Taakveld Overtreding Modaliteit Max. in € Termijn Geen melding voor brandveilig gebruik ineens 5.000 8 weken Brandveilig gebruik Niet naleven voorschrift voor per week 3.000 8 weken brandveilig gebruik Ontbreken document over adequate ineens 3.000 1 week toepassing constructieonderdeel
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 51 van 56
Voorschriften Bouwbesluit
Overschrijden totaal onechte en/of ongewenste meldingen brandmeldinstallaties Ontbreken voorzieningen of niet volgens eisen, kwalificatie licht: zoals rookmelder, blustoestel, vluchtrouteaanduiding, zelfsluitende deur, etc. Ontbreken voorzieningen of niet volgens eisen, kwalificatie middel: zoals brandweeringang, brandmeldinstallatie, aankleding ruimten, verbindingsweg, etc. Ontbreken voorzieningen of niet volgens eisen, kwalificatie zwaar: zoals ontruimingsinstallatie, bluswatervoorziening nooduitgang etc.
per overtreding
5.000
direct
per week
3.000
2 weken
per week
6.000
4 weken
per week
10.000
8 weken
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 52 van 56
Bijlage 13: Overzicht veranderingen onder de Omgevingswet 13.1 Inleiding
In dit VTH-beleid is al zo veel mogelijk in de tekst zelf beschreven wat de veranderingen zullen zijn onder de Omgevingswet voor de uitvoering van verschillende VTH-taken. Echter zetten we in deze bijlage de veranderingen ook graag nog even overzichtelijk op een rijtje. Onder de Omgevingswet, die naar verwachting 1 juli 2022 in zal gaan, zullen de algemene rijksregels minder vergunningplichten voor activiteiten bevatten. Voor de meest voorkomende activiteiten, zoals milieubelastende activiteiten en bouwactiviteiten, geldt in principe nog steeds een plicht om een omgevingsvergunning aan te vragen. De wetgever heeft op rijksniveau voor zoveel mogelijk activiteiten algemene regels gemaakt. Daardoor heeft de initiatiefnemer van een activiteit niet meer altijd toestemming nodig. Voor milieuactiviteiten meestal niet. De wijzigingen ten aanzien van de omgevingsvergunning worden in de volgende paragrafen uiteengezet.
13.2 De reguliere procedure wordt standaard
Met de komst van de Omgevingswet wordt de reguliere procedure voor vergunningverlening de standaard. Omgevingsvergunningaanvragen moeten in nog maar 8 weken (i.p.v. 6 maanden) behandeld worden. Daarbij komt dat onder de Omgevingswet ook meer grotere ontwikkelingen met een reguliere procedure in plaats van met een uitgebreide procedure afgehandeld moeten worden. De onderzoekslast en de gewenste afstemming bij grotere ontwikkelingen zijn echter vaak groot. Dit brengt dus een uitdaging met zich mee. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om de uitgebreide procedure toe te passen voor een omgevingsplanactiviteit met grote impact of wanneer er veel betrokkenen zijn. Onder de Omgevingswet is het gewenst dat de uitgebreide procedure een uitzondering is. De gemeenteraad kan ook besluiten zichzelf tot adviseur met instemming aan te wijzen. Het vragen om advies of instemming schort de beslistermijn van de Awb niet op. Het beslistermijn wordt wel langer wanneer een besluit tot instemming verplicht is gesteld én de reguliere procedure geldt. In plaats van de normale termijn van 8 weken, geldt dan een termijn van 12 weken. Als de uitgebreide procedure van 26 weken geldt, komt er geen langere beslistermijn.
13.3 De vergunning van rechtswege vervalt
Het verlenen van een vergunning van rechtswege kan problemen opleveren als het gaat om de toedeling van functies aan locaties door het Rijk en de provincie in verband met nationale en provinciale belangen. Deze toedeling vindt zo veel mogelijk plaats in het omgevingsplan. Diverse belangen kunnen schade ondervinden door een van rechtswege verleende omgevingsvergunning. Om die reden vervalt de ‘lex silencio positivo’, oftewel de ‘vergunning van rechtswege’. Als de beslistermijn is verstreken, maar er nog geen besluit is genomen, dan kan het zijn dat het bevoegd gezag een dwangsom moet betalen aan de aanvrager. Op grond van artikel 4.17 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is het bestuursorgaan een dwangsom verschuldigd vanaf twee weken nadat de beslistermijn is verstreken én het bestuursorgaan een ingebrekestelling heeft ontvangen van de aanvrager. Het bestuursorgaan zal vervolgens voor elke dag dat het in gebreke is, met een maximum van 42 dagen, een dwangsom verbeuren. De hoogte van de dwangsom is vastgelegd in artikel 4.17, lid 2, Awb en is maximaal €40,- per dag. De maximaal verschuldigde dwangsom bedraagt €1.442,-.
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 53 van 56
13.4 Eén loket, één bevoegd gezag
De Omgevingswet gaat uit van één loket en één bevoegd gezag. De wet zet daarmee de uitgangspunten uit de Wabo voort en stuurt aan op een verdere integratie. Het loket wordt grotendeels vormgegeven door middel van de landelijke voorziening in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO bundelt het oude OLO, ruimtelijke plannen en het Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) voor meldingen. Daarnaast worden de verschillende informatiehuizen zoals de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Ondergrond (BRO) en het kadaster gebundeld. Daarbij moet het bevoegd gezag ook aansluiten op/verplicht gebruikmaken van andere landelijke voorzieningen zoals het handelsregister. De functionaliteit van het digitale loket is grotendeels afhankelijk van de gemeentelijke voeding. Door middel van toepasbare regels kan er een overzicht gegeven worden van wat er kan en mag. Het waterschap en de provincie blijven voor specifieke taken net zoals onder de huidige situatie bevoegd gezag, daardoor zal het één loket idee niet geheel vormkrijgen. Het is bijvoorbeeld zo dat een omgevingsvergunning voor een wateractiviteit bij het waterschap als aparte aanvraag moet worden ingediend.
13.5 Meldingen en aanvragen komen binnen via DSO, per mail of analoog.
Nadat de Omgevingswet in werking is getreden, komen er geen aanvragen en meldingen meer binnen via het OLO of vanuit het AIM, deze beide functies zijn gecombineerd in het DSO. Om met het DSO te kunnen communiceren zijn nieuwe VTH-applicaties nodig. Ook de aansluiting moet aangepast worden aan de nieuwe landelijke standaarden. Onder de Omgevingswet mogen de aanvragen, net zoals onder de Wabo het geval was, ook nog steeds analoog ingediend worden.
13.6 Nieuwe definities, begrippen en terminologie
Met de Omgevingswet worden nieuwe termen en begrippen geïntroduceerd en dat heeft weerslag op de huidige standaard documenten, formulieren en ICT-systemen. In de Stelselcatalogus Omgevingswet staan begrippen, definities, waardenlijsten en informatieproducten die te maken hebben met de Omgevingswet. Overheden en andere organisaties kunnen de gegevens in de catalogus gebruiken in hun eigen werkprocessen. Het zorgt ervoor dat iedereen dezelfde taal spreekt en het maakt interbestuurlijk werken gemakkelijker. Om de regels goed vindbaar en leesbaar in het DSO te krijgen, zijn eisen gesteld aan de opmaak van Omgevingswetbesluiten. Overheden moeten deze besluiten publiceren via een nieuw publicatieplatform, de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB). De Standaard voor officiële publicaties (STOP) ondersteunt de functies opstellen, vaststellen, bekendmaken en beschikbaar stellen van officiële overheidspublicaties. De Toepassingsprofiel Omgevingsdocumenten (TPOD) standaarden zorgen ervoor dat juridische regels aan werkingsgebieden en geometrie zijn gekoppeld. Zo kan men ook op een kaart zien welke regels waar gelden.
13.7 Aanvraagvereiste participatie
Participatie is een belangrijke pijler onder de Omgevingswet. Het vroegtijdig betrekken van de omgeving moet zorgen voor meer draagvlak en betere besluiten. Participatie is een aanvraagvereiste, waarbij de aanvrager moet aangeven of er participatie is toegepast, op welke manier en wat gedaan is met de uitkomsten hiervan. Participatie is geen wettelijke weigeringsgrond, maar maakt deel uit van de integrale afweging. De gemeenteraad kan zwaarwegende gevallen aanwijzen waarbij participatie verplicht is. De gemeenteraad van Hilversum heeft in het raadsbesluit van 15 september 2021 echter aangegeven hier vooralsnog vanaf te zien. Daarnaast is de gemeente verplicht om vóór inwerkingtreding van de Omgevingswet een participatiebeleid op te stellen waarin is vastgelegd hoe participatie is vormgegeven en welke eisen daarbij gelden. Er zijn geen verdere inhoudelijke eisen vastgesteld.
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 54 van 56
13.8 De ‘knip’ (en Wet kwaliteitsborging voor het bouwen, Wkb)
Voor de omgevingsvergunningaanvraag voor de activiteit bouwen geldt onder de Wabo een weigeringsgrond wegens strijdigheid met het Bouwbesluit, redelijke eisen van Welstand en het bestemmingsplan. Met de Omgevingswet wordt dit anders. De Omgevingswet maakt een splitsing in de activiteit ‘bouwtechnische toets’ aan het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) (ziet uitsluitend toe op de technische eisen waaraan een bouwwerk en zijn omgeving moet voldoen) en de activiteit ‘omgevingsplanactiviteit’ (toets aan de planologische aspecten in het omgevingsplan). Door deze ‘knip’ en de komst van de Wkb verandert de rol van de gemeente bij technische toetsing van bouwaanvragen. De technische eisen komen terecht in het Bbl en worden uiteindelijk getoetst door private kwaliteitsborgers. Dit gaat in geleidelijke stappen. Voor de gemeente komt hierdoor vooral de nadruk te liggen op het aanwijzen van zaken waarvoor zij een vergunningplicht willen behouden, onder andere vanwege de evenwichtige toedeling van functies. Dit bedraagt in vele gevallen een lokale keuze waarvan de resultaten in het omgevingsplan moeten landen. Via het omgevingsplan kunnen er nog wel extra technische eisen worden toegevoegd, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Dit gaat in eerste instantie wel om een bestuurlijke keuze die voortkomt uit de omgevingsvisie.
13.9 Omgevingsvergunning na 5 jaar verwerken in omgevingsplan
De actualisatieplicht die bij bestemmingsplannen verplicht was, geldt niet voor de omgevingsplannen. Echter moeten wijzigingen binnen het plan wel binnen een ‘redelijke’ termijn verwerkt zijn. Dit past bij het meer dynamische karakter van het omgevingsplan als onderdeel van de, door de Omgevingswet geïntroduceerde, beleidscyclus. In de praktijk betekent de redelijke termijn dat de omgevingsvergunning voor het afwijken van het omgevingsplan binnen 5 jaar in het omgevingsplan verwerkt moet zijn. Dit geldt nog niet direct vanaf inwerkingtreding van de Omgevingswet (artikel 10a.12, Omgevingswetbesluit). De verwachting is dat dit pas vanaf 2029 geldt (artikel 22.5, lid 2, Ow). Deze eis zorgt ervoor dat vanaf inwerkingtreding van de wet de afgegeven vergunningen nauwkeurig geregistreerd moeten worden wanneer er gevolgen zijn voor het omgevingsplan.
13.10 Nieuw toetsingskader VTH
De Omgevingswet wordt het wettelijk toetsingskader voor de fysieke leefomgeving. Alle aanvragen worden getoetst aan de Omgevingswet en bijbehorende AMvB’s en aanvullingswetten. Hoofdstuk 18 van de Omgevingswet beschrijft alle regels m.b.t. handhaving. De opzet en inhoud van dit hoofdstuk is gebaseerd op hoofdstuk van de huidige Wabo beschrijft in drie afdelingen de bestuursrechtelijke handhaving, de strafrechtelijke handhaving en de handhaving van een projectbesluit. De Omgevingswet introduceert twee nieuwe bestuursrechtelijke handhavingsinstrumenten, namelijk de bestuursdwangbevoegdheid voor het instemmend bestuursorgaan en voor de minister van Infrastructuur en Milieu. Daarnaast is de bevoegdheid tot het intrekken van een begunstigende beschikking en de bestuurlijke boete overgenomen in de Omgevingswet.
13.11 Wat betekenen deze veranderingen voor de gemeente Hilversum?
De algemene toepassing van de reguliere procedure, de digitale verwerking in het DSO en de wijzigingen in de inhoudelijke beoordeling onder de Omgevingswet hebben zeker organisatorische gevolgen. Er zal opnieuw gekeken moeten worden naar de manier waarop aanvragen binnenkomen en intern worden doorgezet en afgehandeld. Ook moeten nieuwe werkafspraken worden gemaakt over het (op tijd) aanleveren van gegevens en adviezen. De integrale afweging van de vergunning
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 55 van 56
moet worden vormgegeven en de vergunning moet volledig digitaal worden afgehandeld in een nieuwe digitale omgeving. Dit heeft gevolgen voor de werkprocessen zoals ze nu zijn vastgelegd. De vergunningplichten uit de verordeningen gaan deel uitmaken van het omgevingsplan en worden dus onderdeel van de integrale afweging ten aanzien van een evenwichtige toedeling van functies. Dit kan betekenen dat vergunningplichten uit de verordeningen kunnen komen te vervallen of geïntegreerd worden met vergunningplichten uit de ‘oude’ bestemmingsplannen. Deze ontwikkeling heeft ook gevolgen voor de manier waarop de vergunningverlening van de APV en bijzondere wetten nu is georganiseerd. Daarnaast komt (gefaseerd) de technische toets van de bouwvergunning bij een externe kwaliteitsborger te liggen. Dit zal ook gevolgen hebben voor de hoeveelheid en de inhoud van het werk. Bij het opstellen van dit VTH-beleidsplan is in de doelstellingen rekening gehouden met de noodzakelijke veranderingen die moeten worden doorgevoerd voor de komst van de Omgevingswet. In het Uitvoeringsprogramma zijn deze doelstellingen vertaald naar concrete activiteiten. Aan de hand van de veranderingen die de werkwijze en de processen voor V, T en H doormaken naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten zal dit VTH-beleid moeten worden geactualiseerd.
Bijlagenbundel VTH-beleid 2021-2026 gemeente Hilversum
Blad 56 van 56
EERSTE ADDENDUM BIJLAGENBUNDEL BIJ VTH-BELEID OMGEVINGSRECHT 2021-2026
Hilversum
Hilversum, juni 2023
INHOUDSOPGAVE
Bijlage 1 Evaluatie VTH-beleid 20 17-2020 Bijlage 2 Omgevingsanalyse Bijlage 3 Onderbouwing financiële en personele middelen
Bijlage 1 Evaluatie VTH-beleid 20 17-2020
VTH Beleidsevaluatie 2016 2019 & rapportage 2019 -
Samenvatting Gemeenten hebben wettelijke taken op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) in de fysieke leefomgeving. Al deze taken zijn opgenomen in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Alle verplichtingen uit de Wabo zijn in het Besluit Omgevingsrecht (Bor) vertaald naar de ‘Big 8’ VTHcycIus. Onderdeel van deze cyclus is de voorliggende beleidsevaluatie. In deze evaluatie wordt het in 2017 opgestelde beleid geëvalueerd. Tevens wordt in dit document ingegaan op de uitvoering van het VTH-proces. Daarom wordt dit document naast de evaluatie ook beschouwd als een jaarrapportage over het jaar 2019. In het VTH-beleid Omgevingsrecht 2017 2020 zijn de prioriteiten en doelstellingen opgenomen om zo te zorgen voor een leefbaar, schoon en veilig Hilversum. Dit beleid is Big 8 VTH-cyclus daarmee een vertaling van de bestuurlijke uitgangspunten en beleidskeuzes. Met deze beleidsevaluatie worden deze doelstellingen geëvalueerd en wordt er voor de periode 2016—2019 gekeken of er aan de doelstellingen die in het beleid zijn gesteld wordt voldaan. De evaluatie is intern uitgevoerd. Hierbij bleek dat de doelstellingen uit het beleid vaak niet SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) genoeg waren en dat niet alle gewenste informatie op een goede manier uit het zaaksysteem gehaald kon worden.
Hierdoor konden niet alle doelstellingen volledig worden geëvalueerd. -
In vergelijking met 2016 en 2017 is bij veel doelstellingen een verbetering zichtbaar. Echter, in deze periode is het aantal vergunningaanvragen ook fors toegenomen en zijn er verschuivingen in inhoudelijke thema’s geweest, waardoor het beleid en de uitwerking daarvan niet altijd actueel meer is of de doelen niet altijd gehaald worden. Ook in 2019 zijn nieuwe verbeteringen doorgevoerd. Zo is gestart met het werken met Omgevingsregisseurs en wordt er bij initiatieven voor ruimtelijke ontwikkelingen gewerkt met anterieure overeenkomsten voor ondermeer kostenverhaal. Op basis van de evaluatie en het proces er toe zijn de volgende aanbevelingen voor het nieuwe beleid geformuleerd: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Houd het VTH-beleid actueel Maak de doelstellingen SMART Zorg voor een goede vertaling naar het zaaksysteem Herijk de prioriteitenmatrix Maak een plan om de doorlooptijd van vergunningverlening in te korten Betrek de eindgebruiker bij het VTH-Beleid
Met het in beeld brengen van het volledige VTH-proces wordt duidelijk per onderdeel (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) waar de focus ligt en waar per team de doelen voor worden gesteld. Dit kan vertaald worden naar de prioriteitenmatrix en de doelstellingen in het nieuwe VTH-beleid. Wel is het van belang om deze doelstellingen SMART te formuleren zodat duidelijk is wanneer er aan de doelstelling is voldaan. Bij de huidige evaluatie was onduidelijk waar de informatie te vinden was en of de informatie beschikbaar was. Door op voorhand duidelijk de partijen te betrekken die het zaaksysteem inrichten en daar te bespreken hoe de informatie verwerkt
1
gaat worden, kan dit bij de evaluatie veel tijd schelen en kan er een goede ev&uatie worden uitgevoerd. Uit de evaluatie komt ook naar voren dat de doorlooptijd van een vergunning nog maar voor 77% gehaald wordt. Het vergunningentraject wordt vaak als lang traject ervaren wat voor een aanvrager als een lang en onzeker proces wordt gezien. De politieke wens is om 90% van de vergunningen binnen 8 weken af te ronden. Hiermee krijgt de aanvrager ook sneller duidelijkheid over het verzoek. Om dit te realiseren is het van belang om inzichtelijk te maken wat er voor deze wens benodigd is. De VTH-cyclus is juist gericht als dienstverlenend naar externe partijen. Met de komst van de Omgevingswet wordt participatie belangrijker en krijgen externe partijen een belangrijkere rol. Het is daarom van belang om in de VTH-cyclus ook de eindgebruiker mee te nemen.
2
Inhoudsopgave Samenvatting
.1
1.
Inleiding
4
2.
Evaluatie van de doelstellingen
5
2.1 Vergunningen worden afgehandeld binnen (wettelijk) gestelde termijnen
5
2.2 De gemeente heeft de ambitie om burgers! bedrijven geen informatie! onderzoeken te vragen die de gemeente al heeft 5 2.3 Niet meer dan 20% van alle termijnen voor aanvragen om een omgevingsvergunning verlengen
6
2.4 Begrijpelijke brieven schrijven (Taalniveau Bi)
6
2.5 Heldere en makkelijk te vinden informatie op www.hilversum.nl
7
2.6 Bij verzoeken om van een bestemmingsplan af te wijken brengt(en) de aanvrager(s) de belangen van buren!omwonenden,’buurt in beeld
7
2.7 Complete vooronderzoeken worden binnen 6 weken behandeld
7
2.8 Bijdragen aan de leefomgevingskwaliteit van wijken in samenwerking met bewoners en andere betrokkenen. Een integraal- en signaal toezicht 7 2.9 Toezicht en handhaving op basis van risico en naleeftekort. Doel- en effectgericht. Toezicht en handhaving is geen doel op zich 8 2.10 Rechtsgelijkheid waarborgen door handhaving. Geloofwaardigheid van wet- en regelgeving in stand houden en versterken 8 2.11 Programmatisch werken in transparante processen met meetbare doelen, monitoring, evaluatie en bijsturing om ook op langere termijn over een adequaat VTH-beleid te beschikken. ...9 2.12 Duidelijke afspraken over de samenwerking tussen betrokken disciplines en organisaties
9
2.13 Toezicht: 80% van de MOR-meldingen (Melding Openbare Ruimte) die binnen de reikwijdte van het VTH-beleid vallen, worden binnen 6 weken afgehandeld 10 2.14 80% van bezwaarschriften voor een omgevingsvergunning leidt tot ongegrondverklaring 3. Aanbevelingen
12 13
1. Houd het VTH-beleid actueel
13
2. Maak de doelstellingen SMART
13
3. Zorg voor goede verwerking van doelstellingen in de zaaksystemen
13
4. Herijk de prioriteitenmatrix
13
5. Maak een plan om de doorlooptijd van vergunningen in te korten
13
6. Betrek de eindgebruiker bij het VTH-beleid
13
Bijlagen
14
1 Tabel afhandeling vergunningen binnen gestelde termijn 2 Tabel afhandeling vergunningen binnen gestelde termijn 3 Afhandeling vergunningen binnen gestelde termijn 4 Afhandeling vergunningen binnen gestelde termijn
—
—
—
—
Overzicht 2016
14
Overzicht 2017
15
Overzicht 2018
16
Overzicht 2019
17 3
1. Inleiding Gemeenten hebben wettelijke taken op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) in de fysieke leefomgeving. Daaronder vallen onder andere bouwen, gebruik, milieu en brandveiligheid. De taken zijn op genomen in de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) en verder uitgewerkt in het Besluit Omgevingsrecht (Bor), Hoofdstuk 7. In 2017 is er door de gemeente Hilversum VTH-beleid vastgesteld voor de periode 2017 2020. Met dit beleid is de basis gelegd voor de programmatische en integrale uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van het omgevingsrecht. In dit beleid zijn de bestuurlijke uitgangspunten en beleidskeuzes weergegeven door middel van doelstellingen. In deze beleidsevaluatie onderzoek we in welke mate de doelstellingen uit het beleid zijn gerealiseerd en waar aanpassingen wenselijk zijn voor de nieuwe beleidsperiode. Tevens wordt in dit document ingegaan op de uitvoering van het VTH-proces. Daarom wordt dit document naast de evaluatie ook beschouwd als een jaarrapportage over het jaar 2019. -
In het beleid zijn de onderstaande doelstellingen opgenomen. Doelstellingen vanuit het VTH-beleid: Vergunningen en meldingen worden afgehandeld binnen de (wettelijk) gestelde termijnen. De gemeente heeft de ambitie om burgers en bedrijven geen informatie of onderzoeken te vragen die de gemeente al heeft. Terughoudendheid met het verlengen van de termijn van een Omgevingsvergunning. Niet meer dan 20% van de termijnen wordt verlengd. Het stellen van begrijpelijke brieven (taalniveau Bi en in briefvorm). Helder en makkelijk te vinden informatie via www.hilversum.nl Bij verzoeken om van het bestemmingsplan af te wijken worden de belangen van de buurt, buren en/of omgeving in beeld gebracht. Vooronderzoeken worden binnen een termijn van 6 weken afgehandeld. Bijdragen leveren aan de Ieefomgevingskwaliteit van wijken in samenwerking met bewoners en andere betrokkenen Effectief en efficiënt toezicht doormiddel van integraal- en signaaltoezicht. Toezicht en handhaving op basis van risico en naleeftekort. Rechtsgelijkheid waarborgen. Zonder handhaving hebben overtreders een oneigenlijk voordeel ten opzichte van mensen die zich wel aan de regels houden.
Geloofwaardigheid van de wet- en regelgeving in stand houden en versterken Programmatisch werken in transparante processen met meetbare doelen, monitoring, evaluatie en bijsturing om ook op langere termijn over een adequaat VTH-beleid te beschikken. Duidelijke afspraken over de samenwerking tussen betrokken disciplines en organisaties 80% van de MOR-meldingen (Melding Openbare Ruimte) die binnen de reikwijdte van het VTH-beleid vallen, worden binnen 6 weken afgehandeld. Bezwaarschriften, gericht tegen besluiten die zijn genomen in het kader van VTH omgevingsrecht, leiden in tenminste 80% van die gevallen tot een ongegrondverklaring. -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
In hoofdstuk twee worden de bovengenoemde doelstellingen geëvalueerd. Vervolgens worden er in hoofdstuk drie een aantal aanbevelingen gedaan. Vervolgens zijn er 4 bijlagen toegevoegd.
4
2. Evaluatie van de doelstellingen 2.1 Vergunningen worden afgehandeld binnen (wettelijk) gestelde termijnen. De afhandeling binnen de wettelijk gestelde termijn voor vergunningen is op twee verschillende manieren geraadpleegd. Voor de leesbaarheid is in de bijlage (1 tot en met 4) de volledige tabel van het aantal vergunningen toegevoegd. Per type aanvraag is uitgesplitst hoeveel er op tijd, te laat verleend of ingetrokken zijn. Voor de jaren 2016 en 2017 is dit uit het zaaksysteem gehaald. Sinds 2018 is er een WABO-monitor waaruit alle vergunningen op te vragen zijn. Dit komt het proces ten goede. Het verwerken van de informatie uit het zaaksysteem om te komen tot een overzichtelijk Excel-bestand vergt veel tijd. Vervolgens zullen de gegevens nog verwerkt moeten worden om tot ‘toetsbare’ gegevens te komen. In 2018 is het raadplegen van statistieken mogelijk via de WABO-monitor. Door het goed invoeren in het zaaksysteem worden de gegevens direct gekoppeld aan de WABO-monitor en zijn deze direct te raadplegen via grafieken en tabellen. Het aantal vergunningen is tussen 2016 en 2017 bijna verdubbeld. Tussen 2017 en 2018 is dit iets teruggezakt en in 2019 is gelijk gebleven ten opzichte van 2018. Opvallend is wel dat er veel vergunningaanvragen worden ingetrokken. Dit is steeds ongeveer een derde van het totaal aantal aanvragen.
Bij het overzicht hoeveel vergunningen op tijd zijn geweigerd of verleend zijn de ingetrokken vergunningen buiten beschouwing gelaten. In 2017 is er wel een daling zichtbaar in het aantal vergunningen dat op tijd is verleend. In 2016 was dit 50,7% van de geweigerde en verleende vergunningen. In 2017 is dit percentage 48,3%. Vanaf 2018 is wel een stijgende lijn zichtbaar in het aantal op tijd vergunde vergunningen. 63% van de behandelde vergunningen is binnen de wettelijk gestelde termijn behandeld. In 2019 is er sprake van 77% van de behandelde vergunningen binnen de wettelijke termijn. Hierbij is dus duidelijk sprake van een positief stijgende lijn, maar de doelstelling is nog niet volledig behaald. De aanvragen die niet binnen de wettelijke termijn zijn behandeld zijn primair vergunningen waarvan de termijn opgeschort is geweest (verzoek om aanvulling dan wel opschorting in overeenstemming met de aanvrager).
2.2 De gemeente heeft de ambitie om burgers! bedrijven geen informatie! onderzoeken te vragen die de gemeente al heeft. Onder de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) is dit een vereiste. Waar we weten dat informatie al voorhanden is, bijvoorbeeld in een andere aanvraag, geven we aan dat we de informatie voor dit doel hergebruiken. Toch wordt dit niet actief gecontroleerd en geregistreerd. Dit zou verbeterd kunnen worden door bij het indienen van de aanvraag, de aanvrager te laten aangeven of de aanvrager al informatie aan ons geleverd heeft bij een andere aanvraag. Informatiehuishouding is een onderdeel van de Omgevingswet. Er wordt meer data aan elkaar gekoppeld en hergebruikt. Dit wordt onder de Omgevingswet gedaan door het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Gemeenten leveren informatie aan die in het DSO opvraagbaar en herbruikbaar is. Doel is dat iedereen dezelfde informatie tot zijn beschikking heeft en daarmee een transparanter, goedkoper en sneller proces ontstaat. Dit doel wordt onder de Omgevingswet verder uitgewerkt.
5
2.3 Niet meer dan 20% van alle termijnen voor aanvragen om een omgevingsvergunning verlengen. Uit de beschikbare gegevens van 2016 en 2017 is het niet mogelijk de koppeling te maken of de termijn van een omgevingsvergunning is verlengd. Bij de invoering van de kwaliteitsmonitor WABO in 2018 is dit wel na te gaan. In de figuren 1 en 2 is per jaar het aantal vergunningen gesplitst in de verlengde termijn en zonder verlenging. Hieruit blijkt dat het percentage voor het aantal verlengde termijnen in 2018 lager is dan de gestelde 20% met 15,2%. In 2019 is de doelstelling niet gehaald met een percentage van 33%.
Verlenging- aantal
o Met verlengi... o Zonder verle_.
167 927
Figuur 1: aantal verlengde termijnen 2018 Verlenging- aantal O Met verlengi. O Zonder verle...
330 670
Figuur 2: aantal verlengde termijnen 2019
2.4 Begrijpelijke brieven schrijven (Taalniveau Bi) Deze doelstelling sluit goed aan bij het nieuws van oktober 2019 dat overheden complexe brieven schrijven die voor veel burgers niet te begrijpen zijn. Het ministerie van Binnenlandse Zaken wil dat overheden brieven makkelijker en toegankelijker maken voor de burger. De brieven voor vergunningen worden op dit moment herschreven door de gemeente Hilversum en in het goede format gezet. Deze eerste nieuwe conceptversie wordt aan Loo van Eck Communicatie gestuurd die deze versie controleert en waar nodig aanpast met betrekking tot het taalniveau. Op basis van deze versie wordt er nog een reviewronde gedaan bij de gemeente Hilversum. Na deze ronde wordt de brief nogmaals naar Loo van Eck gestuurd, en hieruit volgt een definitieve versie. Deze versie wordt dan de standaard brief. Deze dient als voorbeeld en uitgangspunt voor vergunningen. Daarnaast wordt er voor werknemers van de gemeente Hilversum een training georganiseerd om heldere brieven en e-mails te schrijven. Deze training zorgt ervoor dat de lezer binnen 10 seconden de inhoud van de brief weet, medewerkers in korte tijd een brief of e-mail kan schrijven en inzicht geeft bij wat en hoe iets vertelt moet worden. Daarbij is de benadering lezersgericht en geeft ruimte voor service. Deze training moet ook periodiek worden aangeboden in de Organisatie.
Daarnaast is het goed om een schrijfwijzer op het intranet te zetten zodat hierop kan worden teruggevallen bij het schrijven van brieven. Interne bekendheid is hierbij belangrijk en dit kan nog beter geborgd worden. Bij veel afdelingen binnen Publiekszaken wordt al gewerkt met het ‘4-ogen principe’. Hierbij feest en controleert een andere collega de brief voordat deze wordt verzonden.
6
2.5 Heldere en makkelijk te vinden informatie op www.hilversum.nl De website is ingericht naar hoe een inwoner zijn informatie nodig heeft. Samen met inwoners en ondernemers is er in 2017 gekeken naar de informatie die beschikbaar is op de website. Er was veel informatie beschikbaar, maar door de vele beschikbare informatie verdween het overzicht op de website. Door met ondernemers en inwoners te kijken waar de behoefte ligt voor informatie en te kijken vanuit hun perspectief is de website opnieuw ingericht. Op de website staat nu minder informatie, maar de informatie die beschikbaar is dekt al wel de meeste vragen van de inwoner of ondernemer. Er is een systeem met content beheerders die per onderwerp de website actueel houden. Per team is hiervoor iemand aangewezen in de Organisatie.
2.6 Bij verzoeken om van een bestemmingsplan af te wijken brengt(en) de aanvrager(s) de belangen van buren/omwonenden/buurt in beeld. Sinds 1,5 jaar wordt dit actief vermeld in het Omgevingsteam bij behandeling van een vooronderzoek. Het is echter nog geen indieningsvereiste en kan dus ook niet goed geëvalueerd worden. Onder de Omgevingswet zal het participatieproces verder worden vormgegeven. Daarin wordt onder meer ook gevraagd naar de belangen van de omgeving.
2.7 Complete vooronderzoeken worden binnen 6 weken behandeld Bij het aanvragen van een vooronderzoek via de gemeentelijke website is aangegeven dat er, mits de aanvraag volledig is, er gestreefd wordt binnen 6-8 weken een reactie vanuit de gemeente wordt gegeven. Indien het vooronderzoek ook bij het Omgevingsteam behandeld moet worden, is het streven om binnen 2 weken een advies te geven. Echter is dit een intern streven en is geen doelstelling. Wanneer er in het belang van de initiatiefnemer een langere behandeltijd benodigd is, kan er ook van de 6 8 weken worden afgeweken omdat er geen fatale termijn aan gekoppeld is. —
Over het jaar 2019 zijn er 383 adviezen gevraagd bij het Omgevingsteam. Hiervan zijn 364 adviezen afgedaan. Daarbij was er een piek in april, juni/juli (voor de bouwvak) en oktober. Dit is een toename ten opzichte van 2018 waar dit enkel in september / oktober. Het aantal vooronderzoeken wat binnen het Omgevingsteam behandeld wordt is gelijk gebleven ten opzichte van 2018. De verhouding ten opzichte van aanvragen en legalisaties is daarin gelijk gebleven. Er zijn in 2019 10% meer adviesvragen gekomen ten opzichte van 2018. Wel is de doorlooptijd van de adviezen gestegen. Na één week is 50% van alle adviesvragen afgedaan, 63% na twee weken en 72% na drie weken. De adviezen die langer blijven liggen zijn veelal ook de complexere zaken.
2.8 Bijdragen aan de leefomgevingskwaliteit van wijken in samenwerking met bewoners en andere betrokkenen. Een integraal- en signaal toezicht. In het kader van een betere leefomgevingskwaliteit is er gebiedsgericht toezicht wat buurt- en wijkgericht wordt uitgevoerd door buitengewoon opsporingsa mbtena ren (BOA’s). Door wijkgericht toezicht kunnen toezichthouders door hun aanwezigheid in en betrokkenheid bij wijken signalen van overlast direct opvangen en meldingen voorkomen. Speerpunten hierbij zijn betrokkenheid en de eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid van inwoners, bedrijven en instellingen. 7
Momenteel vindt de monitoring van gebiedsgericht toezicht nog niet afdoende plaats. Dit wordt momenteel verbeterd en hiervoor is onlangs de module “signaalgericht toezicht” van Sigmax aangeschaft. Deze module kan inventariseren en monitoren. Door registratie in dit systeem kan men efficiënter en wijkgerichter handhaven. De rapportages die voortkomen uit deze meldingen en analyses daarvan geven een beter beeld van de aandachtsgebieden binnen de gemeente. Door sturing hierop zal het effect van toezicht en handhaving moeten resulteren in een veilige leefo mgevi ng. Vanuit milieu wordt integraal met de politie en brandweer gebiedsgerichte controle opgepakt. Hiervan zijn echter geen cijfers. Vanaf 2020 zijn ook weer de controles individueel door milieu opgepakt. Door het toevoegen van extra capaciteit is dit weer mogelijk gemaakt. Bij gebiedscontroles door milieu wordt gekeken of bedrijven of activiteiten gaande zijn die niet bekend zijn binnen de gemeente Hilversum. Wanneer deze bedrijvigheid of activiteiten niet bekend zijn worden zij daarop aangesproken. Daarnaast is ook buiten de reguliere werktijden toezicht op bedrijven. Dit heeft een positief effect op het naleven van de regels. Het integraal- en signaaltoezicht vindt plaats op afspraak bij objectcontroles. Dit gebeurt naar aanleiding van vergelijkingen van de jaarplanningen.
Zijn er eventuele gebreken geconstateerd bij de objectcontrole worden de bedrijven aangeschreven. Wanneer ook constateringen zijn geweest namens de brandweer, worden deze ook meegenomen in de aanschrijving inclusief het stellen van termijnen voor het voldoen aan de naleving. Deze integrale samenwerking wordt verbeterd door afstemming van jaarprogramma’s en tussentijdse werkoverleggen. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de website digitalechecklisten.nl. Dit is een webbased programma met checklisten die gebaseerd zijn op het integraal toezicht protocol.
2.9 Toezicht en handhaving op basis van risico en naleeftekort. Doel- en effectgericht. Toezicht en handhaving is geen doel op zich. Toezicht en handhaving wordt bepaald op basis van de risicoanalyse. Uit de risicoanalyse blijkt waar de grootste risico’s zijn op het niet naleven van wet- en regelgeving. De prioriteiten worden aan de hand daarvan bepaald. Dit bepaalt de frequentie en diepgang van de controle. Op basis van die gegevens wordt vervolgens de planning bepaald. De werkzaamheden worden goed uitgevoerd op basis van het risico en het naleeftekort. Het is alleen niet duidelijk of de gestelde planning ook behaald wordt. Dit bepaald uiteindelijk of het toezicht ook voldoende effect heeft en risico’s worden voorkomen.
2.10 Rechtsgelijkheid waarborgen door handhaving. Geloofwaardigheid van wet- en regelgeving in stand houden en versterken. De geloofwaardigheid van de wet- en regelgeving wordt behouden door het toezichthouden en het
handhaven. Daarom wordt er op basis van het bedrijven bestand een jaarlijkse planning opgesteld voor de controles.
8
Het bedrijvenbestand zit in de Key2 applicatie MPM. Hieruit volgt onze jaarlijkse planning. Bij afronding van een controle wordt op basis van de milieucategorie een nieuwe controle ingepland. Categorie 3 bedrijven worden eens in de 3 of4 jaar gecontroleerd. Lichtere categorieën (0, 1 en 2) eens in de 5 jaar of alleen op klachtenbasis. De risicoafweging zit dus alleen in de milieucategorie. Dit is voldoende bij de bedrijven die wij zelf controleren. Risicovolle branches, zover die er al zijn in Hilversum, vallen onder de basistaken en worden daarom gecontroleerd door de Omgevingsdienst OFGV. Er vindt niet afdoende monitoring plaats om de controlefrequenties aan te passen naar naleefgedrag. Hier zal ook niet heel veel winst te behalen zijn. De meest geconstateerde overtredingen zijn snel op te lossen of van administratieve aard (bijvoorbe&d het te laat uitvoeren van verplichte keuringen). Het regelmatig contoleren (minimaal eens per 5 jaar) heeft vooral zijn meerwaarde in het weer op scherp zetten van bedrijven ten aanzien van de regelgeving, bijpraten met bedrijven en monitoren van de energiebesparingen. Bij reguliere controles wordt een klanttevredenheidsonderzoek meegezonden. Deze kan dan online of per post worden ingevuld. De reactie per post worden door de gemeente Hilversum zelf alsnog bij het onlineportal ingevuld. De uitkomsten wordt jaarlijks een overzicht gemaakt.
2.11 Programmatisch werken in transparante processen met meetbare doelen, monitoring, evaluatie en bijstu ring om ook op langere termijn over een adequaat VTH-beleid te beschikken. Het proces door programmatisch te werken met meetbare doelen evaluatie en bijsturing is de gehele BIG-8 cyclus. Deze worden vertaald in het VTH beleid wat zijn doorwerking vindt in het uitvoeringsprogramma. De gegeven doelstellingen het VTH-beleid zijn echter niet allemaal meetbaar. Doordat deze niet SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) zijn, is voor een aantal doelstellingen niet of lastig te bepalen of de doelstelling daadwerkelijk gehaald is. Dit heeft ook effect voor de monitoring, evaluatie en uiteindelijk de bijsturing. Voor het nieuwe beleid is het dan ook van belang om doelstellingen smart te formuleren en deze te koppelen aan het uitvoeringsprogramma en de prioriteitenmatrix. In het VTH-beleid is duidelijk onderscheid gemaakt tussen Vergunningverlening, Handhaving en Toezicht. Per onderdeel is inzichtelijk gemaakt hoe de werkprocessen zijn vormgegeven. Dit geeft duidelijk weer waar per onderdeel bijgestuurd kan worden.
2.12 Duidelijke afspraken over de samenwerking tussen betrokken disciplines en organisaties. Er is een convenant tussen de handhavingspartners en de gemeente Hilversum, daarbij zijn Regio (GAD, GGD), Veiligheidsregio (brandweer), Natuurmonumenten, Goois Natuurreservaat bij aangesloten. In praktijk is deze samenwerking ad hoc en niet structureel. Het bestaan van dit convenant is bij veel partijen niet meer algemeen bekend. Met de GAD bestaat de samenwerking voornamelijk uit signaaltoezicht. Met de brandweer worden samen controles gedaan. Dit is in 9
beginsel verwaterd maar daar wordt nu weer actiever op samengewerkt. Dit komt mede door de recent afgesloten dienstverleningsovereenkomst. Het regelmatig overleggen en samenwerken worden weer opgestart. Aanvullend daarop is een periodiek casusoverleg opgestart met Goois Natuur Reservaat (GNR) en Natuurmonumenten, maar dit is geen actieve samenwerking. Vanuit deze organisaties wordt wel gevraagd naar een samenwerking op projectbasis. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de jaarlijkse Handhavingsestafette (HHE). Deze estafette is bedoeld om elkaar te leren kennen, waar je elkaar voor kan inschakelen en daardoor beter met elkaar te gaan samenwerken. Deze estafettes hebben geleid tot een convenant met andere handhavingsorganisatie. Met de OFGV zijn werkafspraken gemaakt over het over en weer aanleveren tijdens een proces. Deze samenwerkingsafspraken zijn gemaakt op medewerkersniveau. De samenwerking is verder alleen projectmatig. Het bovengenoemde convenant dat is voortgekomen uit de Handhavingsestafettes moet leiden tot een betere samenwerking. Echter is de structurele samenwerking met deze andere organisaties nog steeds ondermaats met de meeste van deze partijen. ie zou idealiter naast een convenant ook het uitvoeringsprogramma met elkaar moeten bespreken en waar nodig deze op elkaar moeten afstemmen. De daartoe ingezette lijn is stijgend, maar het proces is langzaam.
Daarnaast is de mate van samenwerking ook verschillend per organisatie. Deze samenwerking is niet overzichtelijk vastgelegd met daarin de afspraken wie waarvoor verantwoordelijk is. In de toekomst is het van belang om de samenwerkingspartners met bijbehorende afspraken beter en structureler vorm te geven en vast te leggen. Er zijn intern ook verbeteringen doorgevoerd in de organisatie. Er wordt integraal geadviseerd over vergunningaanvragen, vooronderzoeken en legalisatieverzoeken in het Omgevingsteam. In 2019 is ook gestart met het werken met Omgevingsregisseurs. Met initiatiefnemers wordt gewerkt met o.a. verhalen van ambtelijke kosten, o.a. met anterieure overeenkomsten (overeenkomsten vooruitlopend op de ontwikkeling).
2.13 Toezicht: 80% van de MOR-meldingen (Melding Openbare Ruimte) die binnen de reikwijdte van het VTH-beleid vallen, worden binnen 6 weken afgehandeld. De bovenstaande doelstelling is gebaseerd op een oude situatie met één MOR-type. Op dit moment zijn er vier verschillende zaaktypen: verzoek tot handhaving, MOR complex, MOR kort en MOR lang. Door het uitsplitsen van de MOR-typen is er meer onderscheid in taken en geeft een beter inzicht in de meldingen. Hieronder een overzicht van de verschillende zaaktypen en waarvoor deze bedoeld zijn.
Zaaktype
Bestemd voor
Verzoek tot handhaving
Dit zijn meldingen waarbij het team Toezicht als eerst beoordeeld. Denk hierbij aan zaken zoals overlast tijdens bouwwerkzaamheden
10
Periode om zaaktype af te ronden is 2 weken. Binnen 1 dag bericht naar melder, daarna actie, na afronden actie een resultaatbericht naar meld er. MOR complex
Meldingen waarbij verschillende afdelingen betrokken worden of waarvan niet direct duidelijk is door wie het afgehandeld wordt. Voorbeelden hiervan zijn: illegale bouw, illegale sloop en overlast wonen De periode om het zaaktype af te ronden is 40 dagen. Binnen 2 dagen ter plaatse controleren, daarna bericht versturen, dan actie en aan het eind weer een resultaatbericht sturen.
MOR kort
Dit zijn meldingen voor bijvoorbeeld: overlast straatfeesten, dumping van gevaarlijke stoffen en bodemverontreiniging. De periode om zaaktype af te ronden is 5 dagen. De actie binnen 1 tot 5 dagen met aan het eind een resultaatbericht
MOR lang
Dit zijn ook verzoeken voor de openbare ruimte. Maar is niet van toepassing op het VTH. De periode om dit zaaktype af te ronden is 14 dagen. Het zijn voornamelijk meldingen die van toepassing zijn op voorzieningen in de openbare ruimte. Denk hierbij aan straatverlichting, speelvoorzieningen .e.d.
In de periode van 2016 tot en met 2019 zijn er in totaal voor alle zaaktypen 24.447 meldingen gedaan. Bij de zaaktypen complex en verzoek tot controle / handhaving is een toename te zien op het aantal meldingen. De zaaktypen MGR Kort en Lang zijn relatief gelijk gebleven. Zie hiervoor ook tabel 4. Omdat zaaktype MOR lang niet van toepassing is op toezicht is deze voor de verdere evaluatie buiten beschouwing gelaten. Om een goed totaalbeeld te geven van het aantal MGR-melding is deze in figuur 4 wel meegenomen. —
Jaar registratie
‘
•2016 •2017
ii MELDING OPENBARE RUIMTE COMPLEX -
iiI MELDING MELDING OPENBARE OPENBARE RUIMTE KORT RUIMTE LANG -
-
uh :::
MELDING OPENBARE RUIMTE VERZOEK CONTROLE -
Figuur 3: Overzicht conto! MOR meldingen periode 2016 —2019
11
In de onderstaande tabel zijn de aantal meldingen per zaaktype van de afgelopen vier jaar samengevoegd. De afhandeltermijn is gekoppeld aan de maximale periode om een zaaktype af te ronden. Op basis van deze van dit overzicht kan worden gesteld of de doelstelling van 80% gehaald is. Type melding
[j
Melding openbare ruimte Melding openbare ruimte
-
-
complex
op tijd 3259
te laat 543
Kort
11181
3273
14454
77,4%
3600 18040
800 4616
4400 22656
81,8%
Meldingopenbareruimte-Verzoekcontrole Eindtotaalj
Eindtotaal Percentage doelstelling 3802 85,7%
Tabel 1: Overzicht meldingen en behalen doelstellingen
Uit de bovenstaande tabel blijkt dat voor twee van de 3 zaaktypen de doelstelling is behaald.
2.14 80% van bezwaarschriften voor een omgevingsvergunning leidt tot ongegrondverklaring Op basis van de onderstaande tabel is te concluderen dat tijdens de periode 2016 het percentage ongegrondverklaringen van 80% is behaald.
2016
aantal gegrond 80J 8
ongegrond 7
nietontvankelijk 4
2017
105
647
14
2018
102
23
8
r_____
‘iz9
ingetrokken tegemoet gekomen 16 21
ingetrokken andere redenen 21
totaal afgedaan
—
2019 in alle jaren
afgehandeld 24
}
56
25
103
2
26[
85
17
percentage gegrond 10 5,7 -
6,8 io,s
Tabel 2: Overzicht bezwaarschrift gegrond verklaard
12
3. Aanbevelingen 1. Houd het VTH-beleid actueel Bij het opstellen van nieuw beleid wat consequenties heeft voor de fysieke leefomgeving zal de relatie gezocht moeten worden met de VTH-cyclus. Door de verbinding te zoeken kunnen gevolgen met betrekking tot prioritering en capaciteit voldoende worden ingebed in de VTH-cyclus. Hierbij zal vanuit beleid met Vergunningverlening, handhaving en toezicht gesproken moeten worden.
2. Maak de doelstellingen SMART De huidige doelstellingen zijn in sommige gevallen niet concreet en meetbaar. Dit zorgt ervoor dat onduidelijk is wat het doel is van de doelstelling, maar ook is deze lastig te evalueren. Maak de doelstellingen smart. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Door iedere doelstelling vanuit dit concept te benaderen zal de evaluatie sneller en eenvoudiger worden. 3. Zorg voor goede verwerking van doelstellingen in de zaaksystemen Naast dat de doelstellingen smart geformuleerd moeten worden, is deze informatie ook niet altijd op een duidelijke manier verwerkt in het zaaksysteem. Tijdens de evaluatie was niet alle informatie snel en op een efficiënte manier uit het zaaksysteem te halen. Door bij het formuleren van de doelstellingen dit af te stemmen met de beheerder van het zaaksysteem kan de wijze van registratie aansluiten bij de doelstelling en vice versa.
4. Herijk de prioriteiten matrix De huidige prioriteitenmatrix is ongeveer 10 jaar geleden opgesteld, wel bijgewerkt maar niet volledig vernieuwd. Het is aan te raden deze te herijken en vervolgens jaarlijks te actualiseren op actuele thema’s. Bij het opstellen van het nieuwe beleid kan bij het opstellen van de nieuwe doelstellingen ook urgentie bepaald worden op basis van de herijkte prioriteitenmatrix. Dit zorgt voor een goede aansluiting tussen de verschillende processen binnen de VTH-cyclus.
5. Maak een plan om de doorlooptijd van vergunningen in te korten De gemiddelde doorlooptijd van vergunningen binnen de gemeente Hilversum is langer dan de 8 weken voor een reguliere procedure. In 2019 was 77% van de gestelde aanvragen binnen de gestelde termijn. (De aanvragen die niet binnen de wettelijke termijn zijn behandeld zijn primair vergunningen waarvan de termijn opgeschort is geweest (verzoek om aanvulling dan wel opschorting in overeenstemming met de aanvrager)). De politieke wens is om 90% van de vergunningen binnen 8 weken af te ronden. Het is van belang om inzichtelijk te maken wat nodig is om deze wens te realiseren. Denk hierbij onder andere aan interne processen die gelinkt zijn aan het vergunningentraject en wat voor gevolgen deze hebben op de termijn en de benodigde ambtelijke capaciteit. 6. Betrek de eindgebruiker bij het VTH-beleid De huidige evaluatie is erg gericht op het interne proces, maar de VTH-cyclus is juist gericht als dienstverlenend naar externe partijen. Met de komst van de Omgevingswet wordt participatie belangrijker en krijgen externe partijen een belangrijkere rol. Het is daarom van belang om bij het actualiseren van het VTH-beleid ook de eindgebruiker mee te nemen.
13
—
Overzicht 2016
355 Totaal aantal vergunningen op tijd en te laat behandeld 50,70% van vergunningen op tijd geweigerd of verleend
Aantal van Aard aanvraag
14
Kolondabels j Totaal Eindtotaal Totaaltelaat 3 Totaaloptijd zJtelaat _doptijd Ingetrokken Verleend Vergunningyij Geweigerd Verleend ijbbels 1 Geweigerd 2 1 1 1 1 Aanlegvergunning 3 1 1 2 2 Algemeen 322 80 80 117 103 14 121 125 4 Bouwen 1 1 1 bouwen en aanleggen 5 1 1 2 2 2 1 1 bouwen en kappen 36 6 6 20 20 10 10 bouwen en overig 9 4 4 2 2 3 3 bouwen en slopen 14 9 9 5 5 brandweer gebruik bouwwerken 25 21 21 2 3 1 1 1 Kappen 3 3 3 Milieu 3 3 3 MOABodem 35 17 17 11 11 7 7 Monumenten 67 87 67 4 1 2 1 14 16 2 Ontheffing bestemmingsplan 7 3 3 2 1 1 2 2 Reclame 32 28 28 2 2 2 2 Sloop 22 8 8 7 9 2 5 5 Uitwegen 18 18 18 Welstand 624 269 269 175 2 154 19 180 172 8 Eindtotaal
1 Tabel afhandehng vergunningen binnen gestelde termijn
Bijlagen
[]
Kolonabek Eloptijd Geweigerd
1
1 3 5
3
10 27 3 2 8 358
2
10 22 2 2 7
330
1
5 1
27
1
1
55
2
1 1
1
2 1 18 5 10
41
263 2 2 18 5 10
244
1
5
18
Overzicht 2017
39 5 2 2 10
325
3
383
41 10 7 2 12
4
3
1 2
3 3 258 2 3 33 4 1
3 3 217 2 2 32 4 1 1 8 4 10 1 29 5 5 28 91 5 33 9 22 385
4 1 129
1 8 4 10 1 29 5 5 28 91 5 33 9 22 385
4 1 129
Totaal Totaalte laat S Totaaloptjjd i3te laat Ingetrokken Geweigerd Vergunningyjj Verleend
—
5
Vergunningyijj Verleend
741 Totaal aantal vergunningen op tijd en te laat behandeld 48,3 1% van vergunningen op tijd geweigerd of verleend
EÎidtotaal
Aanlegvergunning Algemeen Bouwen bouwen en aanleggen bouwen en kappen bouwen en overig bouwen en slopen brandweer gebruik bouwwerken brandweer preventie Kappen Milieu MOABodem Monumenten Ontheffing bestemmingsplan Reclame Sloop Uitwegen Welstand
Rijlabels
Aantal van Aard aanvraag
2 Tabel afhandeling vergunningen binnen gestelde termijn
15
12 4 650 4 6 59 13 21 1 36 5 5 79 128 15 37 29 22 J.126
Emdtotaal
1
—
nrnreg lierLf8y9!s
20 -
no rm4ebreId(6eke.L
40
Maand
e Regulier Uitgebreid
60
—
,—
Aanta aanvragen
—‘ — ç
P ra ced u re
0
Overzicht 2018
80
\‘Veken
—
Aantal
6emiddelde doorlooptijd
688van 1094 op tijd
Aanvraag
3 Afhandehng vergunningen binnen gestelde termijn
Maand
e Regulier Uitgebreid
Procedure
16
10
20
30
Wek en
niorm
-,
77%
0
60
100
Aantal
_
—
Maand
.
Regulier Uitgebreid
Procedure
,9ç
%;
Aantal aanvragen
Overzicht 2019
_%
-
—
Gemiddelde doorlooptijd
779 van 1,000 op tijd
Aanvraag
4 Afhandeling vergunningen binnen gestelde termijn
M aan d
‘
Regulier Uitgebreid
Procedure
17