Raadsinformatiebrief 2023-23 inzake Aanvullende wijzigingen statuten Uitvaartstichting Hilversum

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1068973

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2023-23

Portefeuillehouder

A. Scheepers

Datum

16 maart 2023

Informatie bij

Marc Dols

Tel. nr.

(035) 629 22 37

Onderwerp Aanvullende wijzigingen statuten Uitvaartstichting Hilversum

Kernboodschap De gemeente Hilversum heeft sinds 2016 een samenwerkingsovereenkomst met de Stichting Begraafplaatsen en Crematorium Hilversum, beter bekend als de Uitvaartstichting Hilversum (USH), voor de exploitatie, beheer en onderhoud van de gemeentelijke begraafplaatsen van Hilversum. Op 8 november 2022 heeft het college goedkeuring gegeven over de gewijzigde statuten en samenwerkingsovereenkomst (zie hilversum.bestuurlijkeinformatie.nl, agendapunt 9). Deze stukken zijn vervolgens door de USH ingediend bij haar notaris en besproken in aanwezigheid van de directeur van de USH en de portefeuillehouder begraafplaatsen. In het gesprek met de notaris zijn nog enkele aanscherpingen aangebracht in de statuten door de notaris. Deze wijzigingen zijn verwerkt in de statuten en liggen nu nogmaals ter goedkeuring voor.

Aanleiding Eind september 2021 is er in overleg met de Uitvaartstichting Hilversum (USH) gekozen om de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Hilversum te herzien en te verlengen. De gewijzigde statuten en samenwerkingsovereenkomst zijn goedgekeurd in de collegevergadering van 8 november 2022. Naar aanleiding van de behandeling van de statuten en samenwerkingsovereenkomst bij de notaris van de USH zijn enkele aanvullende wijzigingen voorgesteld door de behandelende notaris.

Consequenties De wijzigingen betreffen (los van tekstuele wijzigingen): -

Verduidelijkingen ten aanzien van (toekomstige) versies van de statuten en samenwerkingsovereenkomst (artikel 3);

-

Verdere gelijktrekking met de begripsformuleringen uit het onderliggende directiereglement (artikel 5);

-

Nadere uitwerking over waarneem-handelingen bij ‘belet of ontstentenis van de directeur bestuurder’ (artikel 6 lid 5);

-

Nadere uitwerking ten aanzien van aanwijzing en intrekking van de aanwijzing van de (register)accountant (artikel 7 lid 5b);

-

Nadere uitwerking doorwerking ‘beperking van bevoegdheid van het bestuur’ (artikel 7 lid 5, laatste paragraaf);

-

Verduidelijking omtrent unanimiteit van besluitvorming door Raad van toezicht (artikel 8, lid 4);

-

Nadere uitwerking afspraken rondom oproeping en verslaglegging van vergadering, meerderheid van besluitvorming, elektronische besluitvorming en tegenstrijdigheid van belangen (artikel 11, lid 3, lid 4b, lid 5, 7, 8 en 9);

-

Nadere duiding van bevoegdheid bij wijziging statuten (artikel 15, lid 6).

De wijzigingen zijn verduidelijkend van aard en brengen geen fundamentele wijzigingen aan. Ook treden er geen wijzigingen op in de risicopositie en de verantwoordingsrelatie tussen de USH en de gemeente

Vervolgtraject Na vaststelling van dit collegevoorstel zal de USH worden geïnformeerd over het besluit om de overeenkomst en statuten te herzien en te verlengen. In overleg met de USH zal vervolgens een afspraak worden gemaakt om de nieuwe statuten formeel te ondertekenen. Namens de gemeente zal de wethouder begraafplaatsen dit document ondertekenen. Na ondertekening en inwerkingtreding van de nieuwe statuten vervolgt de USH de werving voor een nieuwe onafhankelijke voorzitter voor de Raad van Toezicht. Bij het aantreden van deze nieuwe voorzitter treedt de wethouder begraafplaatsen formeel terug als voorzitter van de Raad van Toezicht van de USH. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlagen: n.v.t. Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B en W-vergadering van 14 maart 2023.