Raadsinformatiebrief 2022-66 inzake Geactualiseerd normenkader 2022 gemeente Hilversum

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1219155

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2022 - 66

Portefeuillehouder

K.J. Walters

Datum

15 november 2022

Informatie bij

Michiel van Oosterom

Tel. nr.

(035) 629 2945

Onderwerp Geactualiseerd normenkader 2022

Kernboodschap De voorbereidingen voor het opstellen van de jaarstukken 2022 zijn gestart. Onderdeel hiervan is het actualiseren van het normenkader 2022. Het normenkader is de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De eigen regelgeving betreft verordeningen en beleidsregels. Dit wordt jaarlijks voor de controle van de jaarrekening geactualiseerd. Hiermee weet de accountant welke verordeningen en beleidsregels zij moeten meenemen voor de controle van de rechtmatigheid. Dit jaar hebben wij deze opgesteld op basis van de in november 2022 geldende wet- en regelgeving, verordeningen en regelingen waarin financiële bepalingen zijn opgenomen. De wijzigingen ten opzichte van 2021 zijn als bijlage bij deze brief opgenomen. Het college heeft op 15 november 2022 het geactualiseerd normenkader 2022 vastgesteld.

Aanleiding Van een gemeente wordt verwacht dat aan de accountant die de opdracht krijgt de jaarrekening te controleren, een volledig overzicht van de relevante wet- en regelgeving wordt gegeven, het zogenaamde normenkader. Het normenkader is de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf (verordeningen, financiële beleidsregels) met financiële beheershandelingen. Het normenkader moet aansluiten op de relevante regelgeving en daartoe actueel zijn. Voor de controle van de jaarrekening 2022 hebben we het normenkader geactualiseerd. Het normenkader is een uitvloeisel van het controleprotocol wat opgesteld is ter ondersteuning van de accountantscontrole. In het controleprotocol zijn de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties vastgelegd. De raad heeft als opdrachtgever van de accountant op 29 januari 2019 het controleprotocol vastgesteld voor de jaarrekening 2019, 2020, 2021 en 2022. Het controleprotocol sluit aangaande de goedkeuringstoleranties nog steeds aan op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Het oordeel over de rechtmatigheid maakt onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant. In het normenkader is de relevante wet- en regelgeving voor deze rechtmatigheidscontrole opgenomen.

Deze relevante regelgeving bevat externe wet- en regelgeving van hogere overheden en ('interne') regelgeving van de gemeente zelf. De gewijzigde begroting 2022 maakt inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen onderdeel uit van het normenkader.

Consequenties De accountant dient voor de controle van de rechtmatigheid over 2022 te beschikken over een actueel overzicht, normenkader, van de voor 2022 geldende wet- en regelgeving. Hiertoe actualiseren we jaarlijks het normenkader. Voor de accountant is hiermee inzichtelijk welke regelgeving onderdeel moet zijn van de controlewerkzaamheden. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving door de gemeente en moet permanent zicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Het is daarom de taak van het college om het normenkader op te stellen en actueel te houden. Het college dient daarom ieder jaar: • het geactualiseerde normenkader binnen de kaders van het door de raad vastgestelde controleprotocol 2019-2022 vast te stellen en; • dit geactualiseerde normenkader ter kennisneming aan de raad voor te leggen. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat met ingang van het boekjaar 2022 door het college een verantwoording van de rechtmatigheid zou moeten plaatsvinden. De wetgeving heeft vertraging opgelopen waardoor het college nu met ingang van 2023 een rechtmatigheidsverklaring moet afgeven.

Met betrekking tot het controleprotocol 2019-2022 en het normenkader 2019 heeft de raad op 29 januari 2019 besloten: “Géén consequenties te verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekeningen 2019 t/m 2022, indien en voor zover het interne regelgeving betreft en deze tevens strenger is dan de geldende landelijke, dan wel Europese regelgeving”. Dit besluit is en blijft van toepassing op het thans door het college vastgestelde geactualiseerde normenkader 2022. Een separaat raadsbesluit ter zake is dientengevolge niet nodig.

Vervolgtraject Op basis van het door het college vastgestelde geactualiseerde normenkader 2022 kan de externe accountant de jaarrekeningcontrole 2022 ter hand nemen. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n): 1. Controleprotocol 2019-2022 gemeente Hilversum Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B en W-vergadering van 15 november 2022.

Controleprotocol 2019-2022 met geactualiseerd normenkader 2022

Datum:

24 oktober 2022

Opsteller:

Ali Sheck

Afdelingsnaam:

Concerncontrol en Concern Audit

Inhoud 1 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding Doelstelling Wettelijke kader Procedure Inwerkingtreding en duur

3 3 3 3 3

2

Algemene uitgangspunten voor de controle (Getrouwheid en rechtmatigheid)

4

3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5

Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht Goedkeuring- en rapporteringtoleranties SISA Rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing Interne controle

5 5 6 7 8 8 8 9 9

4 4.1 4.2

Accountant Communicatie en periodiek overleg Rapportering door accountant

10 10

Normenkader 2022 Normenkader begrotingsrechtmatigheid 2022

11 12

Bijlage 1 2

2

1

Inleiding

De gemeenteraad heeft aan Publieke Sector Accountants B.V. opdracht gegeven om de accountantscontrole, zoals bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente Hilversum uit te voeren voor de jaren 2018 t/m 2022. Ter voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole is een controleprotocol opgesteld, waarin nadere aanwijzingen gegeven worden aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Er worden nadere aanwijzingen gegeven over de geldende normenstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Dit controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van verslagjaren 2019 t/m 2022. In het controleprotocol 2019-2022 is ten opzichte van 2021 inhoudelijk geen wijzigingen. Enkel het geactualiseerde interne normenkader 2022 en de geactualiseerde SiSa regelingen 2022 zijn als bijlage opgenomen. Daarom is opnieuw vaststellen van controleprotocol 2019-2022 door de raad niet nodig.

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hilversum.

1.2 Wettelijke kaders

De Gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijke Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Aan de accountant dient bovendien inzichtelijk gemaakt te worden welke wet- en regelgeving van toepassing is.

1.3 Procedure

In de controleverordening is de afstemming met de accountant geregeld door het instellen van een audit- en rekeningcommissie. De commissie bestaat uit leden van de gemeenteraad. De leden worden door de gemeenteraad benoemd. De taken van de audit- en rekeningcommissie zijn opgenomen in de ‘Verordening op de Audit-en rekeningencommissie Hilversum 2018’.

1.4 Inwerkingtreding en duur

Dit controleprotocol trad in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2019. Het controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van de verslagjaren 2019 t/m 2022.

3

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle door de accountant van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; • De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten); • De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

4

3

Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht

3.1

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties

In de volgende paragrafen wordt ingegaan op onderwerpen als goedkeuring- en rapporteringstoleranties, de SISA, de rechtmatigheidstoetsing van de accountant en de rechtmatigheidscriteria.

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (statistische) deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente.

Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad de volgende wettelijke minimumeisen zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten:

Fouten in de jaarrekening (% van lasten) Onzekerheden in de controle (% van lasten)

Goedkeurend

Met beperking

Afkeurend

> 1% < 3%

Oordeelont houding -

≤ 1% ≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

≥ 3%

De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie heeft de gemeente Hilversum gesteld dat de accountant elke fout ≥ € 125.000, - rapporteert.

5

3.2

SiSa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SISA-systematiek. SISA oftewel Single information, single audit betekent ‘eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole’. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente. De verantwoording via SISA is vastgelegd in de Financiële verhoudingswet (FVW), hoofdstuk 3; Besluit financiële verhoudingswet (BFV), art. 27 en art. 28a; Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) met name art. 3a en art. 5, vierde lid. Voor de in de SISA-bijlage opgenomen verantwoordingsinformatie gelden de in het BAPG voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering, te weten: a. € 10.000 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 100.000 zijn; b. 10% indien de lasten groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; c. € 100.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Op basis van de verantwoordingslijst 2022 (https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl) moet Gemeente Hilversum vooralsnog de volgende regelingen voor het jaar 2022 verantwoorden (op basis van stand medio oktober 2022):

3.3

Rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria

Bij rechtmatigheid gaat het om de naleving van kaders uit wetten en gemeentelijke regelgeving. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Onder rechtmatigheid wordt mede begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen indien zij "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ". 6

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden, interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daarbuiten. Deze interne regels kunnen wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. Het normenkader met relevante wet- en regelgeving (bijlage 1) wordt jaarlijks ter vaststelling aan het college voorgelegd. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: Rechtmatigheidscriteria a b 1 Begrotingscriterium x 2 Voorwaardencriterium x 3 Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium x 4 Calculatiecriterium x 5 Valuteringscriterium x 6 Adresseringscriterium x 7 Volledigheidscriterium x 8 Aanvaardbaarheidscriterium x 9 Leveringscriterium x a =Afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel.

b = Niet afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel. Blijkens bovenstaande tabel wordt in het kader van het getrouwheidsonderzoek al aandacht besteed aan de meeste van de rechtmatigheidscriteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal echter extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. Het voorwaardencriterium. Deze 3 criteria worden hieronder nader beschreven:

7

3.3.1

Begrotingscriterium In de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetscriterium. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) wordt begrotingsrechtmatigheid als volgt gedefinieerd: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. De budgettaire norm voor het bepalen van begrotingsrechtmatigheid wordt afgeleid uit: • programmabegroting en toelichting; • begrotingswijzigingen op programmaniveau met toelichting zoals blijkend uit de Turap’s en raadsbesluiten. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is - voor zover het begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten.

Het bepalen welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Voor de bepaling hiervan is in bijlage 2 een normenkader voor de begrotingsrechtmatigheid opgenomen. Hierbij is aangesloten bij het voorgeschreven normenkader uit de kadernota rechtmatigheid oktober 2018 en Addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 zoals zijn opgesteld door de commissie BBV. 3.3.2 Voorwaardencriterium Baten, lasten en balansmutaties door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de eigen gemeentelijke regelgeving. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het in dit controleprotocol vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. 3.3.3 Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Gemeenten moeten een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik hebben.

In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&Obeleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Door de raad zijn in verordeningen en besluiten verschillende aspecten van M&O opgenomen. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures al (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Het M&O-beleid financiële rechtmatigheid betreft met name de verstrekte sociale uitkeringen.

Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te 8

brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd.

3.4

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: • De naleving van (externe) wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; Externe regelgeving (nationaal en indien van toepassing Europees) en wetten maken dus onderdeel uit van het normenkader. • De naleving van interne kaders. Deze zijn in het normenkader van gemeente Hilversum opgenomen en zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit controleprotocol. Voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt, conform de Kadernota van de commissie BBV, uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen. Aan de accountant dient voorafgaand aan de accountantscontrole een actueel normenkader van de gemeente gegeven te worden. Het normenkader dient ieder jaar te worden geactualiseerd. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door het college en ter kennisneming voorgelegd aan de raad. Indien het college verordeningen of andere door de raad vastgestelde regels uitsluit van het normenkader zal de raad deze uitsluiting expliciet dienen vast te stellen. Mede om die reden werd het controleprotocol 2019-2022 destijds in 2019 aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Voor de jaarrekeningen 2019 t/m 2022 zal de accountant géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekening van voorgenoemde verslagjaren voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Bij de interne controlewerkzaamheden zal wel op de naleving van interne regelingen worden getoetst, en waar nodig over worden gerapporteerd. Eventueel gevonden financiële fouten zullen niet meegenomen worden in het rechtmatigheidsoordeel van de externe accountant over de jaarrekening over verslagjaren 2019 t/m 2022. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien het opstellen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, toetst de accountant alleen of het collegebesluit ook daadwerkelijk is genomen. Worden er ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit gesteld, dan controleert de accountant ook of hieraan is voldaan.

3.5

Interne controle

Bij de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de controle, wordt (voor zover mogelijk) gebruik gemaakt van de werkzaamheden die zijn uitgevoerd met betrekking tot de (verbijzonderde) interne controle.

9

4

Accountant

4.1

Communicatie en periodiek overleg

De gemeenteraad geeft aan de accountant opdracht om de accountantscontrole, zoals bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente Hilversum uit te voeren. Na afloop van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant de bevindingen. Ook vindt er tussentijds overleg plaats.

In de controleverordening gemeente Hilversum artikel 7 lid 4 de volgende zin opgenomen: “De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad”. De accountant wordt door de gemeenteraad benoemd en vormt in feite een belangrijk instrument van de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. Dit wordt op de volgende wijze gestalte gegeven: • De accountant heeft geregeld en periodiek overleg met de audit- en rekeningcommissie. In deze overleggen brengt de accountant de raad op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen die rondom gemeenten in algemene zin spelen, maar ook van zaken die tijdens de interim-controle en de jaarrekeningcontrole zijn geconstateerd. • De accountant rapporteert minimaal twee keer per jaar (naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole schriftelijk aan de raad over haar bevindingen. • Naast de wisselwerking met de raad zelf, is het van groot belang dat de accountant goed communiceert met het college en de ambtelijke organisatie. Dit betekent dat duidelijk op voorhand inzicht gegeven wordt in het beoogde controleplan en de timing die daarmee samenhangt, maar vooral ook dat de geconstateerde bevindingen goed worden afgestemd binnen de organisatie alvorens deze worden gerapporteerd.

Dit betekent dat de geconstateerde bevindingen die door de accountant worden gerapporteerd, zijn voorzien van commentaar vanuit de ambtelijke organisatie, de Concerncontroller en de desbetreffende vak afdelingen in het bijzonder.

4.2

Rapportering door accountant (rapportagemomenten)

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant minimaal als volgt: • Managementletter In het najaar jaar wordt door de accountant de tussentijdse controle (interim-controle) uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare informatievertrekking mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om de onderwerpen: risicomanagement, interne beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (Managementletter) aan het college en in afschrift aan de raad. • Verslag van bevindingen Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: BBV), of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. De gemeentewet eist dat de accountant omtrent de controle een verslag van bevindingen uitbrengt aan de raad en in afschrift aan het college.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. • Controleverklaring In de controleverklaring wordt de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. De accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de jaarrekening kan vaststellen die door het college is opgesteld.

10

Bijlage 1 Normenkader 2022 interne kaders

11

Bijlage 2

Normenkader begrotingsrechtmatigheid 2022

Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:

1

2

3

4

5

6.1 6.2

7.1 7.2

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn.

Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen ofwel totaal geautoriseerd krediet) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel

X

X

X

X

X

X X

X X

12