Raadsinformatiebrief 2022-63 inzake Verlenging en herziening samenwerkingsovereenkomst Uitvaartstichting Hilversum (USH)

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1068973

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2022 - 63

Portefeuillehouder

A. Scheepers

Datum

8 november 2022

Informatie bij

Marc Dols

Tel. nr.

(035) 629 22 37

Onderwerp Verlenging en herziening samenwerkingsovereenkomst Uitvaartstichting Hilversum

Kernboodschap De gemeente Hilversum heeft sinds 2016 een samenwerkingsovereenkomst met de Stichting Begraafplaatsen en Crematorium Hilversum, beter bekend als de Uitvaartstichting Hilversum (USH), voor de exploitatie, beheer en onderhoud van de gemeentelijke begraafplaatsen van Hilversum. Doel van de herziening is een verdere verzelfstandiging van de stichting met borging van de gemeentelijke belangen. Middels voorliggend voorstel wordt de overeenkomst geëvalueerd en wordt een herziene samenwerkingsovereenkomst vastgesteld voor een periode van 10 jaar (november 2022 t/m oktober 2032.

Aanleiding Eind september 2021 is er in overleg met de Uitvaarstichting Hilversum (USH) gekozen om de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Hilversum te herzien en verlengen. Conform de huidige samenwerkingsovereenkomst is de USH sinds 1 juli 2016 verantwoordelijk voor de exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen en het crematorium in Hilversum. De exploitatie voert de USH zonder gemeentelijke subsidie uit. Bij oprichting van de USH zijn twee doelstellingen geformuleerd: 1. Het behoud en het versterken van de kwaliteit van de monumentale begraafplaatsen; 2. Het betaalbaar houden van de tarieven voor begraven en cremeren. Bij oprichting van de stichting is de afspraak gemaakt om ‘Na afloop van een periode van 10 jaar of zoveel eerder als wenselijk [..] in samenspraak met de stichting de exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen en het crematorium te evalueren’. Aan deze afspraak is uiting gegeven middels het besluit van het college om de door de gemeente uitgevoerde evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst vast te stellen. De evaluatie (zie bijlage 1) is vormgegeven aan de hand van de jaarstukken, een schouw van de begraafplaatsen en gesprekken over groenonderhoud en het personeelsbestand. De evaluatie wordt afgesloten met een reactie van de directeur van de USH op de bevindingen uit de evaluatie.

In de evaluatie is aandacht gegeven aan de doelstellingen en rafelranden die zijn vastgesteld bij de oprichting van de USH, alsook nieuwe ontwikkelingen die sindsdien hebben plaatsgevonden. Uit de evaluatie blijkt dat de USH goed uitvoering heeft gegeven aan de doelstellingen die bij de oprichting zijn geformuleerd en dat de stichting een stevige en duurzame basis heeft gelegd voor een gezonde toekomst. Daarmee heeft de stichting zich goed weten te positioneren in een moeilijke markt, ondanks groeiende concurrentie vanuit andere crematoria en begraafplaatsen. Tot slot geeft de directeur van de USH aan het einde van de evaluatie in een reactie aan zich te herkennen in de bevindingen van de evaluatie.

Consequenties Op basis van de evaluatie en de daarover gevoerde gesprekken zijn de statuten (bijlage 2) en de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de USH (bijlage 3) herzien (zie ook bijlage 4). Op hoofdlijnen wijzigen de overeenkomst en statuten op de volgende drie punten: •

•

•

De rol van de voorzitter van de RvT: professionaliseren van de governance om meer recht te doen aan de onafhankelijkheid van de USH waarbij de controle en verantwoordingsfunctie naar het college van B&W in stand wordt gehouden middels de goedkeuring van het college van de jaarrekening, meerjarenbegroting en de tarievenlijst. De USH zal deze voortaan onafhankelijk en extern van de gemeente werven. Het college dient nog steeds goedkeuring te geven over deze benoeming. Door het onafhankelijk werven van een voorzitter wordt een eventuele schijn van tweepettenproblematiek weggenomen. Duur van de overeenkomst: De overeenkomst wordt opnieuw aangegaan voor een periode van 10 jaar. Na 5 jaar wordt de overeenkomst opnieuw geëvalueerd en bij een positieve evaluatie opnieuw verlengd voor een periode van 10 jaar. Daarmee wordt de overeenkomst opnieuw aangegaan voor een nieuwe periode tot 30 oktober 2032. Op deze wijze kan de USH langdurigere contracten aangaan met uitvaartondernemers en andere (nieuwe) partijen. Tevens is het voor de USH ook mogelijk langdurigere onderverhuur contracten aan te gaan; Detacheringen vanuit de gemeente: Afgelopen jaar zijn de drie resterende gedetacheerde personeelsleden vanuit de gemeente in wederzijdse overeenstemming overgenomen door de USH, dan wel met vroegpensioen gegaan.

Gelijktijdig met de herziening kunnen de volgende zaken worden geformaliseerd of gewijzigd: - de actuele financiële situatie; - het actuele bestuursmodel met één bestuurder; - de ingebruikname van de Bosdrift als kantoor; - de opgestelde demarcatielijst; - de aangepaste wetgeving rondom inzage van persoonsgegevens; - de geldende reglementen voor de begraafplaatsen. Er vindt geen verandering plaats over de eigendomsafspraken tussen de gemeente en de USH. Een belangrijke voorwaarde voor de verzelfstandiging van de begraafplaatsen en het crematorium blijft daarmee in stand. Ook blijft de gemeentelijke beheersverordening van toepassing. De USH blijft verantwoording afleggen over haar bedrijfsvoering aan het college middels haar jaarrekening, meerjarenbegroting en tarievenlijst. Het college geeft hierover goedkeuring af. Daarnaast bepaalt het college in samenspraak met de USH het maximaal aantal crematies per jaar en de kwaliteitseisen die daaraan worden gesteld.

Vervolgtraject Na ondertekening en inwerkingtreding van de nieuwe samenwerkingsovereenkomst start de USH de werving voor een nieuwe onafhankelijke voorzitter voor de Raad van Toezicht. Bij het aantreden van

deze nieuwe voorzitter treedt de wethouder begraafplaatsen formeel terug als voorzitter van de Raad van Toezicht van de USH. Als gevolg van het terugtreden van de wethouder begraafplaatsen als voorzitter bij de Raad van Toezicht treedt ook de ambtelijke ondersteuning als notulist van de Raad van Toezicht terug. De ambtelijke ondersteuning van de wethouder begraafplaatsen blijft in stand. De USH blijft daarna op de formele momenten verantwoording afleggen via de jaarrekening, meerjarenbegroting en de tarievenlijst. Na 5 jaar wordt de nieuwe overeenkomst opnieuw tussentijds geëvalueerd. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n): geen Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B en W-vergadering van 8 november 2022.