Raadsinformatiebrief 2022-42 inzake Stappen naar fusiebesluit archiefdiensten

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1151512

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2022-42

Portefeuillehouder

G. Kuipers

Datum

8 juni 2022

Informatie bij

P. Aipassa

Tel. nr.

(035) 629 2740

Onderwerp De voorgenomen stappen om te komen tot één archiefdienst in de Gooi en Vechtstreek. Kernboodschap In de bijlage bij deze brief wordt het hoe en waarom van de fusie weergegeven en wordt een beeld neergezet van de nieuwe archiefdienst en wat gemeenten daarvan mogen verwachten. De stappen om te komen tot die gefuseerde archiefdienst zijn de volgende: 1. Gezamenlijke informatieve Raadsbijeenkomst (14 juni 2022) 2. Raadsvoorstel + concept gemeenschappelijke regeling inbrengen in Raden voor zienswijze ( aug/sept 2022) 3. Def. besluit colleges, waarin zienswijze is verwerkt ( sept.) 2022) 4. Implementatietraject ( sept – dec. 2022) 5. Fusie archiefdiensten per 1 januari 2023 Ad. 1 In een gezamenlijke bijeenkomst van de betrokken raden, wordt het hoe en waarom van de fusie toegelicht en wordt aandacht besteed aan voorgestelde juridische samenwerkingsvorm. Er is daarbij volop gelegenheid tot het stellen van vragen. Ad.2 Aan alle bij de streekarchieven aangesloten gemeenten wordt gevraagd een zienswijze in te brengen op het voornemen om en fuseren en op de juridische vorm waarin de samenwerking wordt gestoken. Ad. 3 De colleges van de betrokken gemeenten nemen een besluit over de fusie en de samenwerkingsvorm, gehoord hebbende de zienswijze van de raden. Ad.

4 Er wordt een implementatietraject ingezet, waarin de twee archieven komen tot een passende werkwijzen voor de nieuwe gefuseerde organisatie. Ad. 5 De daadwerkelijke fusie zal per 1 januari 2023 gerealiseerd worden. Deze datum geeft niet alleen een duidelijk focus, het maakt het aan alle mogelijk administratieve en financiële verplichtingen te voldoen binnen het boekjaar 2022, zonder dat allerhande overgangsregelingen nodig zijn. De meest cruciale stap in dit proces is het komen tot die nieuwe gefuseerde archiefdienst is het besluit dat alle betrokken gemeenten moeten nemen over de fusie en de daarbij passende juridische samenwerkingsvorm. Uw raad ontvangt ten behoeve van deze stap vanzelfsprekend alle relevante informatie en krijgt alle gelegenheid om uw perspectief op de fusie en wat daarmee beoogd wordt te kennen te geven.

Ook als het gaat om de juridische vorm wordt u in de gelegenheid gesteld hierbij wensen en bedenkingen in te brengen. Aanleiding In de loop van de tijd zijn er in de Gooi en Vechtstreek twee archiefdiensten ontstaan: het archief Gooise Meren en Huizen (in Naarden) en het streekarchief Gooi en Vechtstreek (in Hilversum), dat voor Hilversum, Wijdemeren, Laren en Blaricum archieftaken uitvoert. De taken waar deze diensten zich voor gesteld zien, zijn zo omvangrijk dat ze aanleiding zijn geweest om te onderzoeken of het samengaan van deze diensten een goede optie zou zijn. Het onderzoek naar deze optie laat weinig ruimte voor twijfel: fuseren is een uitgelezen kans om te komen tot een robuuste organisatie die beter toegerust is voor de opgaven van archiefdiensten. In deze brief worden de stappen benoemd die Hilversum en Gooise Meren (als de primair verantwoordelijke gemeenten voor de huidige archiefdiensten) willen nemen om te komen tot één archief dienst in de Gooi en Vechtstreek. Consequenties Met de hierboven genoemde stappen nemen alle bij de archieven betrokken gemeenten op (ongeveer) hetzelfde tijdstip hetzelfde besluit. Daarbij beschikken alle gemeenten over dezelfde informatie, inclusief informatie over kosten en de inbreng die zij hebben in het nieuwe samenwerkingsverband. Vervolgtraject Zie bij ‘kernboodschap’.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n): Visiedocument ontwikkeling archiefdiensten in de Gooi en Vechtstreek Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B en W-vergadering van 7 juni 2022.

Visie op de ontwikkeling van archiefdiensten in de Gooi en Vechtststreek (Bijlage bij Raadsinformatiebrief)

1. Inleiding In de loop van de tijd zijn in de Gooi en Vechtstreek twee archiefdiensten ontstaan. De archiefdienst Gooise Meren/Huizen voert archiefdiensten uit voor Gooise Meren en Huizen. Het streekarchief Gooi en Vechtststreek bedient Hilversum, Wijdemeren, Blaricum, Laren en de samenwerkingsverbanden Regio Gooi en Vechstreek en Veiligheidsregio. De schaalgrootte van de afzonderlijk archiefdiensten blijkt niet meer passend voor de opgaven waar het archief tegenwoordig voor staat, zoals het digitaal opslaan en beheren in een E-depot. Het samengaan van de twee archieven kan bijdragen aan een robuuste archiefdienst dat de opgaven voortvarend kan oppakken. In deze notitie schetsen we een profiel van een gefuseerde archiefdienst en wat deze dienst voor de deelnemende gemeenten en regionale overheden kan brengen.

2. Taken en trends archiefdiensten Taken archiefdiensten De Archiefwet verplicht overheidsorganen tot een zorgvuldig beheer van de archiefbescheiden. De archiefdiensten hebben concreet de volgende taken. 1. Bewaren en beheren (wettelijk) Het bewaren en beheren van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats ingericht conform de eisen van de archiefwet- en regelgeving. Deze taak is inclusief het toegankelijk maken en toegankelijk houden van de informatie. De Archiefwet schrijft voor dat van waarde geachte informatie bewaard moet worden. Archiefbescheiden dienen na een termijn van maximaal 20 jaar over gebracht te worden naar een archiefbewaarplaats. Als de nieuwe archiefwet ingaat wordt de termijn 10 jaar. De Archiefwet maakt geen onderscheid in analoge of digitale informatie, maar wel om het passend bewaren en beheren van beide vormen van informatie. Het fysiek beheer gebeurt in het

archiefdepot. Steeds belangrijker is inmiddels het bewaren en beheren van digitale archiefbescheiden in zogeheten e-Depots. Dit vraagt om extra investering van archiefdiensten. 2. Dienstverlening (wettelijk) Dienstverlening door het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan burgers, ondernemers en maatschappelijke instellingen via het internet of in de studiezaal. 3. Advies en toezicht (wettelijk) Het (interne) toezicht op en advisering over de kwaliteit van de informatiehuishouding van de decentrale overheden. Naast de reeds naar de (statisch) archiefbewaarplaats overgebrachte archieven zijn er in de gemeentelijke organisatie (dynamische) archieven aanwezig. Soms met betrekking op nog lopende zaken, maar ook op zaken die afgerond zijn. De Archiefwet stelt ook regels voor die archieven. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet is geregeld daarover. Steeds vaker gaat het bij dit toezicht om digitale informatie. 4. Cultuur educatieve taken (niet wettelijk) Het beheer van particuliere archieven zoals van kerken, bedrijven en verenigingen is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van particuliere archiefvormers. De archiefinstellingen van de overheid kunnen hierbij ondersteunen, maar ook particuliere archieven in beheer nemen, conform een acquisitieprofiel.

Is een (particulier) archief opgenomen in de archiefbewaarplaats dan moet dit conform de Archiefwet op eenzelfde wijze worden beheerd als een overheidsarchief. Archiefdiensten kunnen een belangrijke rol hebben in het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening, door het ondersteunen en faciliteren en activiteiten van historische kringen en erfgoedinstellingen, door cultuurhistorische educatie onder jeugd en jongeren in samenwerking met scholen, door het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten in samenwerking met musea, historische verenigingen, bibliotheken etc. en door het online bereikbaar en beschikbaar stellen van die informatie tbv historische onderzoek. Trends en opgaven voor het nieuwe archief 1) Er is sprake van een voortdurende schaalvergroting. Het aantal archiefdiensten is de afgelopen jaren sterk afgenomen. Het daalde van 842 in 1980 tot 329 in 2000, naar ongeveer 200 instellingen in 2017. De taak om informatie digitaal te bewaren en te beheren noopt ook tot meer samenwerking. 2) Archieven functioneren steeds meer als adviesorganisatie voor het bewaren van overheidsinformatie. Ze helpen overheden bij het creëren van bewustzijn omtrent archiefvorming en helpen ambtenaren met het omgaan met informatie (bijvoorbeeld: wat wordt wel/niet bewaard?).

Ambtenaren voegen, gedwongen door het systeem, metadata toe aan de bestanden en functioneren zo feitelijk als de nieuwe archivarissen. De medewerkers van archieven komen steeds vaker over de vloer bij overheden. 3) Decentrale overheden digitaliseren in een rap tempo. Digitale informatie geeft de mogelijkheid tot snel delen met partijen waar de decentrale overheden mee te maken hebben. Digitale informatie is echter ook vluchtig. Om de betrouwbaarheid en toegankelijkheid daarvan ook over 5 of 25 jaar te kunnen garanderen, is vanaf het moment van ontstaan actief beheer nodig. Er moet sprake zijn van digitale duurzaamheid. Professioneel beheer van digitale informatie vergt kostbare voorzieningen en kennis die schaars is. Het volume van digitale informatie neemt snel toe en daarmee de kosten van duurzaam beheer en behoud van digitaal erfgoed. 4) Dienstverlening steeds meer via de digitale weg. Het huidige verwachtingspatroon van de burger vraagt om digitale beschikbaarstelling van historische gegevens via internet. Dit vergt speciale bewerking van archieven om deze goed toegankelijk te maken. Studiezalen zullen op 2

5)

6)

7)

8)

middellange termijn blijven bestaan, maar de openingstijden en het aantal bezoeken lopen terug. Gezamenlijke aanpak vanuit meerdere portefeuilles. Bij gemeenten en provincies vormen archieven meestal onderdeel van de portefeuille cultuur. Maar het beleid dat nodig is kan alleen in samenwerking met de afdelingen informatiemanagement, ICT en publiekzaken worden vormgegeven. Gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor het toekomstbestendig positioneren van de archiefinstelling in samenhang met een strategie om duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te bereiken. Ontwikkeling in wetgeving. De wetgeving is in beweging. Onder andere de Wet Hergebruik van Overheidsinformatie (WHO) en strengere regelgeving met de invoering van de AVG leidden tot nieuwe eisen voor de archiefdiensten. In juni 2018 heeft Minister Slob van OCW bekendgemaakt de Archiefwet 1995 te willen moderniseren. De nieuwe archiefwet treedt per 1 januari 2023 in werking. Een belangrijke wijziging is dat de overheidsdocumenten uiterlijk na 10 jaar (ipv 20 jaar) openbaar worden, dus vervroegd naar het archief gebracht worden. Cultuurtaken worden een steeds waardevoller aanvullend specialisme. Naast de rol die archiefinstellingen vervullen in het beheren van analoge archieven en de overbrenging van informatie naar en het beheer van de e-depotvoorziening, komt het accent te liggen op de cultureel-educatieve taken.

Daarbij is lokale binding, al dan niet georganiseerd in samenwerking met musea of bibliotheken, een belangrijke bouwsteen voor de lokale en regionale identiteit. In deze tijd van digitale media en mondiale informatie via internet neemt de waarde toe van lokale en regionale ontsluiting van cultuurhistorische kennis. Dit kan zowel door de decentrale overheden als door de maatschappij zelf ingevuld worden. Er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis, die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Slechts een bepaalde groep is geïnteresseerd om zélf onderzoek te doen. De archivaris geeft betekenis aan de regionale en lokale geschiedenis, en creëert daarmee een eigen historische identiteit voor de inwoners.

Profiel archiefdiensten GM/Huizen en streekarchief Gooi en Vechtstreek en hun opgaven Zoals al in de inleiding gezegd zijn er in de loop van de tijd in de Gooi en Vechtstreek twee archiefdiensten ontstaan. De archiefdienst Gooise Meren/Huizen die archiefdiensten uitvoert voor Gooise Meren en Huizen. De bezoeklocatie is de Cattenhagestraat in Naarden. Het archief kent 1 depot. De cultuurhistorische functie, alsmede de dienstverlenende krijgt veel aandacht. En het streekarchief Gooi en Vechtststreek, dat Hilversum, Wijdemeren, Blaricum, Laren en de samenwerkingsverbanden Regio Gooi en Vechstreek en Veiligheidsregio bedient. Dit archief heeft 4 depots. Het archief is te bezoeken in het stadskantoor van Hilversum. Ook het streekarchief Gooi en Vechtstreek heeft veel aandacht voor haar cultuurhistorische functie. De beide archiefdiensten werken al geruime tijd samen, hebben hetzelfde archiefbewaarsysteem en hebben een gezamenlijke website en zijn nadrukkelijk betrokken bij het voorbereiden van een fusie. Het gemeente archief Gooise Meren en Huizen heeft beperkte mogelijkheden als fysiek depot om te groeien. Het streekarchief Gooi en Vechtstreek heeft meer hiertoe meer mogelijkheden. De inschatting is dat de archieven gezamenlijk voldoende ruimte hebben om de groei op te vangen, gegeven de trend om nieuwe informatie digitaal op te slaan.

Beide archieven kennen achterstanden als het gaat om te bewerken archiefmeters. Daarbij is de achterstand bij het archief Gooi en Vechtstreek groter dan bij het archief Gooise Meren en Huizen. Daar staat tegenover dat het streekarchief Gooi en Vechtstreek, gestart is met het ontwikkelen van een eDepot. Beide archieven hebben meer aspiraties als het gaat om het vervullen van de cultuurhistorische functie, dan dat er tijd voor is. De digitale toegankelijkheid van archiefstukken is voor beide archiefdiensten een blijvend aandachtspunt. De adviesfuncties vraagt aandacht. 3

Opgaven archiefdiensten samengevat • • • •

Voldoen aan wettelijke eisen (geen achterstanden in archiefbewerking; goede adviesfunctie tav gemeentelijk organisatie) Inrichting van een digitale bewaarplaats Verbetering van de digitale dienstverlening Ruimte voor cultuurhistorische functie

3. Naar één archiefdienst Voordelen fuseren Er is lange tijd de wens om te komen tot een archiefdienst in de regio. De eisen wat betreft digitalisering en het gegeven dat Hilversum en Gooise Meren op dit vlak een goede samenwerking zijn aangegaan zijn redenen om de meerwaarde van samenvoeging goed te onderzoeken. Hiertoe is een businesscase uitgevoerd (2017, actualisatie 2020), waarin systematisch is gekeken naar de voor en nadelen (1) en is onderzocht of de opgave van een e-Depot niet beter door een externe organisatie uitgevoerd kan worden (2021) (2). De uitkomsten van deze onderzoeken laten een eenduidig beeld zien:

1. 2.

3.

4.

5.

Van fuseren mag een positief effect verwacht worden op kwaliteit, kosten, kansen en het verminderen van kwetsbaarheid. De fusie van beide archiefdiensten leidt tot de vorming van een stabielere en robuustere archieforganisatie, die in staat is om de drie belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst; (1) voldoen aan de minimale wettelijke taken, (2) verbetering van de digitale dienstverlening, en (3) de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer, o.a. door middel van een verder door te ontwikkelen e-Depot, adequaat op te pakken en uit te voeren. Onderzocht is of het uitbesteden van het e-Depot voordelen kan hebben in termen van kwaliteit en kosten, door na te gaan of aansluiting bij het Noord-Hollands archief aan goed optie is. De nadelen hiervan blijken (te) groot: aansluiting bij Noord Holland betekent heeft als gevolg dat er twee systemen ontstaan, hetgeen de doorzoekbaarheid van het archief voor zowel medewerkers als geïnteresseerden niet ten goede komt. Daarbij blijkt aansluiting bij het archief Noord-Holland voor het e-Depot niet goedkoper dan het zelf doen. Eén archief kan beter invulling geven aan de unieke mogelijkheid de geschiedenis van de regio Gooi en Vechtstreek te ontsluiten, reconstrueren en uit te dragen.

Een regionale archiefdienst kan de integraliteit en diversiteit van het archief versterken, en zo ook bijdragen aan een betere ontsluiting op specifieke lokale thema’s. Daarmee geeft het regionaal archief invulling aan de belangrijke educatieve-, cultuur- en erfgoedtaken. Een samenvoeging levert financieel voordeel op t.o.v. zelfstandig voorbestaan van beide archiefdiensten afzonderlijk, waarbij de beide archieven hoe dan ook voor de taak staan zich te ontwikkelen tot archief dat digitaal bij de tijd is en geen achterstanden kent. Het gezamenlijk aanpakken van de transitie naar een duurzaam digitaal archiefbeheer levert de belangrijkste schaalvoordelen op.

4

4. Visie op één archief Gooi en Vechtststreek

Een organisatie die archieffunctie voor gemeenten in samenhang vormgeeft De archieffunctie voldoen aan wettelijke eisen, vervult de digitalisering opgave adequaat, en helpt de aangesloten gemeenten goed te ondersteunen ook ten behoeve van de doorzoekbaarheid van het zogenaamde dynamisch archief. Dienstverlening vanuit twee plekken Uitgegaan wordt van de openstelling twee studiezalen, zowel in Hilversum als in Gooise Meren (Naarden). Het archief in het voormalige Burgerweeshuis van Naarden vormt een onderzoekplek, een ontmoetingsplaats van historisch geïnteresseerden. De locatie en het gebouw dragen zelf bij aan de kennis van de regionale geschiedenis. In verband met de bereikbaarheid van de opvraagfunctie voor burgers uit deelnemende gemeenten blijft ook de studiezaal in Hilversum beschikbaar. De historischeducatieve functie krijgt in de nieuwe constructie de nodige aandacht. E-Depod in eigen beheer De nieuwe organisatie zal het e-Depod zelf (door) ontwikkelen en in beheer nemen. Hierdoor ontstaat er een digitaal doorzoek systeem van website en archief bescheiden. Centrumgemeente met invloed van participanten De nieuwe archieforganisatie heeft een passende juridische vorm. Deze biedt alle waarborgen biedt om de doelstellingen van de dienst te bereiken en om de taken adequaat uit te voeren en ook om goed in te kunnen spelen op de wensen en behoeften van de participanten.

De constructie die hierbij het beste past is die van een centrumgemeente, waarbij Hilversum als grootste gemeenten deze rol vervuld. Het kost relatief weinig energie om zo’n constructie te realiseren. En het is voor de inrichting van processen en procedures wenselijker de organisatorische inbedding van de archieftaken zo dicht mogelijk bij het primaire proces te organiseren waar de informatie ontstaat. De gelijkwaardigheid tussen de samenwerkende gemeenten kan binnen deze constructie goed worden geborgd. Middels een begeleidingscommissie worden bovendien extra waarborgen ingebouwd. De begeleidingscommissie stemt af en adviseert over beleid, financiële aangelegenheden en (jaar)plannen. Alle deelnemende gemeenten en organisaties hebben zitting in de begeleidingscommissie. Formatie De beoogde archiefsamenwerking heeft gevolgen voor het personeel. Veranderingen zijn er voor (een deel van) het personeel qua werkgever, werkplek en functie. Uitgangspunt is dat er voor iedere huidige medewerker een waardevolle plek is in de toekomstige archieforganisatie, conform het principe “mens volgt werk”. Voor het proces om te komen tot een nieuwe organisatie in personele zin wordt daartoe een zorgvuldig proces gevolgd. We willen uitgegaan van een startdatum van de nieuwe organisatie op 1 januari 2023. De samengestelde formatie van beide archiefdiensten is nu 8,29 fte.

Gezien de omschakeling naar duurzaam digitaal bewaren, wordt uitgegaan van een basis-streefformatie van 9,45 fte. In het verdere proces van vormgeven van de archiefdienst zal de precieze invulling, harmonisatie en de inschaling van de formatie bepaald worden en ook moeten worden bezien of hiermee de historische-educatieve functie voldoende invulling kan krijgen. 5

Archiefbewaarplaatsen De huidige archiefbewaarplaatsen blijven in gebruik. De beschikbare archiefmeters van beide archieven kunnen gezamenlijk gebruikt worden, en zijn waarschijnlijk afdoende voor de nog te verwachten hoeveelheid papieren archief. Lagere kosten voor deelnemers De kosten bij een fusie zullen lager uitvallen dan wanneer de afzonderlijke diensten zelfstandig aan de opgaven moeten werken. De bijdrage van de 6 deelnemende gemeenten zullen bij voorkeur op basis inwoneraantal bepaald worden, waarbij de bijdragen van de gemeenten per inwoner gelijk zullen zijn. Daarmee worden de lasten eerlijk verdeeld. Uitgegaan wordt van een startdatum 1 januari 2023. Daarbij is 2022 een voorbereidingsjaar waarin de organisaties gezamenlijk een werkwijze ontwikkelen en de nodige voorbereiding getroffen worden voor de feitelijk samenvoeging. Dit zal vragen om incidentele bijdragen. De structurele bijdragen die van gemeenten gevraagd zal worden op het moment van een definitieve fusie, waarbij 1 jan. 2023 de streefdatum is, zijn nog niet exact aan te geven. Bijgevoegd is de begroting op basis van financiële gegevens uit 2021. Daarbij komen we uit op een bijdrage van alle participanten van € 4, 37 per inwoner.

6