Raadsinformatiebrief 2021-97 inzake Nota Financieel beleid 2022

8.2.

De gemeentesecretaris stelt hiertoe vast wat de belangrijke processen en projecten zijn. Tot de belangrijke processen behoren in elk geval: - Vaststelling van vergoedingen aan personeel en voormalig personeel - Verstrekking van bijstandsuitkeringen - Subsidieverstrekking - Inkoop en aanbesteding - Betaling - Heffen van belastingen - Opleggen van leges - Innen van vorderingen - Financiering (treasury) - Planning en control

Dit artikel regelt dat het duidelijk is welke processen en projecten in de organisatie gelden als ‘belangrijk’ (vanuit het perspectief van beheersing), en wie er voor verantwoordelijk is dat die duidelijkheid er is (nl degene die verantwoordelijk is voor de gehele organisatie).

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat er van de volgende zaken altijd een actueel overzicht is en dat de verantwoordelijkheid van de respectievelijke administraties eenduidig in de organisatie belegd is: - Materiële vaste activa met maatschappelijk nut - Gronden en terreinen - Gebouwen - Machines - Voertuigen - ICT-apparatuur

Dit artikel geeft de gemeentesecretaris opdracht om namens het college zichtbaar uitvoering te geven aan art 22 lid 1 sub b van de financiële verordening Hilversum 2018. ‘Eénduidig’ betekent: er is, per onderdeel, één verantwoordelijke in de organisatie, onder de gemeentesecretaris.

8.3.

Garantstelling en leningverstrekking scheren we hier over één kam, omdat de gemeente in beide gevallen hetzelfde risico loopt, namelijk het moeten opdraaien voor rente en aflossing als de geldnemer dat zelf niet meer doet.

Dit artikel geeft uitvoering aan fin verordening, art 22, lid 1, sub a. Dit artikel zorgt dat tenminste voor de belangrijkste processen en projecten in de organisatie de risico’s in kaart worden gebracht en dat duidelijk is wie daarvoor verantwoordelijk is (nl degene die verantwoordelijk is voor de gehele organisatie).

Gezien het niet-toetsbare karakter van kwalificaties als ‘belangrijk’ (‘majeur’, ‘materieel’, ‘significant’, enz.) is deze afspraak noodzakelijk als aanvulling op 8.1. Onder ‘vergoedingen aan personeel en voormalig personeel’ vallen zowel vergoedingen in geld (salaris, reiskosten, wachtgeld, afkoopsom e.d.), als vergoedingen in natura (bijvoorbeeld een indirecte inkomensverzekering door middel van een leveringscontract). Met het proces van ‘planning en control’ wordt gedoeld op het productieproces van de kadernota, begroting, bestuursrapportages, tussenrapportages en jaarstukken, zowel afzonderlijk als in samenhang.

Onder ‘personeel niet in dienst’ vallen tenminste: ingehuurd personeel, personeel bij de gemeente Hilversum gedetacheerd door andere overheden, en stagiairs.

16

-

Inventaris Vorderingen Garanties Schulden Contracten Personeel in dienst Personeel niet in dienst

8.4.

De gemeentesecretaris legt de verantwoordelijkheid voor de bij 8.3. Dit artikel bevordert de functiescheiding tussen de controlfunctie en de registratiefunctie. De controlfunctie moet onafhankelijk kunnen genoemde administraties in elk geval niet bij de controlfunctie. adviseren over hoe de administratie (registratie) van zaken verbeterd kan worden. Die onafhankelijkheid is er niet als zij zelf de administratie over een zaak voert.

HST 9. 9.1.

FINANCIËLE ORGANISATIE De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat er een overzicht is van alle Dit artikel concretiseert artikel 23 lid 1 sub a en sub d van de financiële verordening gemeente Hilversum 2018. door de gemeentelijke organisatie te leveren prestaties en de daartoe uit Dit artikel faciliteert eveneens de toewijzing van budgetten aan organisatie-onderdelen, c.q. de leidinggevenden van die organisatiete voeren taken, van de toewijzing van de verantwoordelijkheid voor die onderdelen, volgens het principe ‘geld volgt inhoud’. prestaties en taken aan de organisatie-onderdelen, van de toewijzing van de voor die taken benodigde bevoegdheden, en van de resulterende verantwoordelijkheidsrelaties. Hij zorgt er voor, dat dit overzicht inzichtelijk is voor alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie.

9.2.

Bezuinigingsopdrachten tellen ook als prestaties zoals bedoeld bij 9.1.

Dit artikel beoogt te voorkomen dat bezuinigingsopdrachten blijven zweven als stelposten in het financiële systeem. Voor een bezuinigingsopdracht moet een ambtelijk verantwoordelijke worden aangewezen, die de opdracht uitwerkt tot een reëel bezuinigingsplan, en, na goedkeuring hiervan, zorgt dat de relevante budgetten worden afgeraamd en de stelpost uit de financiële administratie verwijderd wordt.

9.3.

De gemeentesecretaris zorgt dat het beginsel van ongedeelde verantwoordelijkheid onverkort in de organisatie wordt doorgevoerd.

Dit artikel werkt artikel 23 lid 1 sub d van de financiële verordening gemeente Hilversum 2018 gedeeltelijk uit. Het beginsel van ongedeelde verantwoordelijkheid stelt dat er voor elke prestatie, elke taak, elk budget, er jegens één opdrachtgever altijd maar één opdrachtnemer kan en mag zijn. Dit voorkomt dat verantwoordelijkheid vervliegt omdat die gedeeld is over twee of meer personen, die naar elkaar wijzen als er iets mis gaat (de prestatie niet geleverd, de taak niet uitgevoerd, het budget overschreden).

9.4.

De gemeentesecretaris zorgt er voor dat voor elk onderdeel van de financiële begroting dat niet één op één aan een te leveren prestatie of uit te voeren taak te verbinden is, maar waarover het college bij de jaarrekening wel verantwoording aflegt, er tenminste twee maal per jaar aan hem wordt gerapporteerd over de financiële stand van zaken. Hij zorg dat er in elk geval aan hem wordt gerapporteerd over: - De begrotingsprogramma’s; - De taakvelden; - Een eventuele hulpkostenplaats en de versleuteling daarvan over de taakvelden

Dit artikel concretiseert het onderdeel ‘rapportage over de […] uitputting van middelen’ van artikel 23 lid 1 sub e van de financiële verordening, voor zover daar niet in is voorzien door 9.1 hierboven. Dit artikel voorkomt dat op bepaalde (financiële) onderdelen van de begroting waar wel politieke verantwoording over wordt afgelegd, door het jaar heen niet gestuurd of zelfs maar gemonitord wordt, omdat er, onder de gemeentesecretaris, geen ambtelijke eigenaar is. Dat dit geregeld moet worden, is gebaseerd op drie uitgangspunten: - Het feit dat je achteraf verantwoording aflegt over X, betekent dat je in de periode daarvoor moet sturen op X; - Er wordt niet gestuurd op X als er geen eigenaar is aangewezen voor X. - Sturen op de onderdelen van X volstaat niet om te sturen op X als geheel (wie eigenaar is van een deel van X is niet eigenaar van X als geheel; vergelijk art 9.3). Voor de begrotingsonderdelen bedoeld in dit artikel, is de gemeentesecretaris de enige ambtelijke eigenaar, indien hij ze niet toewijst aan specifieke medewerkers in overeenstemming met art 9.3. Indien en zo lang dit het geval is, moet er over deze begrotingsonderdelen dus direct aan de gemeentesecretaris gerapporteerd worden. In artikel 3.3 wordt de minimale inhoud van de bestuursrapportage bepaald. In dat artikel worden ook de begrotingsprogramma’s, taakvelden, een eventuele hulpkostenplaats genoemd.

Daarmee wordt praktisch aan de in dit artikel (9.4) gestelde eis voldaan, aangezien het de gemeentesecretaris is die de bestuursrapportage aan het college aanbiedt.

HST 10.

INTERNE EN EXTERNE CONTROLE 17

10.1.

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat er een algemeen controleplan is. In dit plan wordt tenminste beschreven: Wat de doelen van de interne controle zijn, hoe de interne controle plaats vindt, wat de standaarden voor die controle zijn, welke controleniveaus er zijn, en wie in de organisatie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van de interne controle.

Dit artikel regelt dat er op gestructureerde, planmatige en toetsbare wijze aan interne controle wordt gedaan.

10.2.

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat het college alle verplichtingen jegens de raad en/of de door de raad aangestelde accountant, die voortvloeien uit de Controleverordening (verordening ex art 213 Gemeentewet), nakomt.

Dit artikel draagt de gemeentesecretaris op om er, zonder tussenkomst van het college, onder meer voor te zorgen dat de raad assistentie krijgt bij de aanbesteding voor een accountant en dat de accountant gefaciliteerd wordt bij zijn controles.

10.3.

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college ziet de gemeentesecretaris toe op het herstel van de in het verslag van bevindingen genoemde tekortkomingen, alsmede op herstel van de door de accountant gerapporteerde bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

Dit artikel zorgt dat er geen collegebesluit nodig is om herstelwerkzaamheden uit te voeren op grond van bevindingen van de accountant.

HST 11. 11.1.

INWERKINGTREDING EN OVERGANGSBEPALINGEN Dit financieel uitvoeringsbeleid treedt in werking op 18 april 2018.

Voor investeringskredieten die voor 1-1-2018 door de raad zijn geautoriseerd, gelden onverkort de nieuwe activeringsregels.

Met ‘controleniveau’ wordt gedoeld op het verschil tussen ‘eerste lijns’, ‘tweede lijns’, enz., controles.

Dit uitvoeringsbeleid wordt van kracht op de dag na de vaststelling door het college. Idealiter was het van kracht geworden tegelijk met de inwerkingtreding van de financiële verordening (1-1-2018). Door vertraging lukte dat echter niet. Het uitvoeringsbeleid wordt niet met terugwerkende kracht vastgesteld, omdat het ten dele beperkend werkt ten opzichte van de verordening (sommige dingen die onder de verordening mogen, mogen onder het uitvoeringsbeleid niet meer). Procedureel voorkomt dit artikel discussies over welke kostensoorten er geboekt mogen worden op investeringskredieten die zijn geautoriseerd voor 1-1-2018. Inhoudelijk voorkomt dit artikel dat er na 1-1-2018 kostensoorten worden geactiveerd waarvan het juist de bedoeling is dat ze per 1-1-2018 van de balans verdwijnen.

18