Raadsinformatiebrief 2021-78 inzake Financiële impact activering SaaS kosten uit investeringsprogramma 2019-2021

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouders/Burgemeester

Zaak nr.

1049406

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2021 - 78

Portefeuillehouder

K.J. Walters

Datum

13 oktober 2021

Informatie bij

M. Frenk

Tel. nr.

(035) 629 2677

Onderwerp Financiële impact activering SaaS kosten uit investeringsprogramma 2019-2021 Kernboodschap In de jaarrekening 2020 heeft de externe accountant PSA een fout in getrouwheid en daarmee rechtmatigheid van de financiële administratie van het ICT- investeringsprogramma 2019-2021 geconstateerd. De oorzaak van de fout is onderzocht en er zijn voor de toekomst afdoende beheersmaatregelen getroffen. Met het ICT investeringsprogramma met een omvang van € 1.450.000 in 2020 worden de uitvoeringskosten van de digitale ambities uit de gemeentelijke I-visie op dienstverlening, innovaties en organisatie bekostigd. Sommige digitale ontwikkelingen aan burgers en bedrijven worden technische ondersteund met Cloud -en SaaS software. Toelichting Cloud en SAAS De Cloud is een netwerk dat, met alle aangesloten computers, een soort wolk van informatiesystemen vormt. De gebruikers zijn hiermee geen eigenaar meer van hard-en software en verzorgen zelf niet het onderhoud daarop. De Cloud is een techniek waarmee schaalbare online diensten kunnen worden aangeboden. Software as a service, vaak afgekort als SaaS, ook weleens software on demand genoemd, is software die via het Internet als een online dienst wordt aangeboden. De software staat niet meer op een eigen computer. Als gebruiker hoef je de software niet aan te schaffen, maar sluit je bijvoorbeeld een contract per maand per gebruiker.

Ten onrechte is in de jaarrekening onder de materiële vaste activa een bedrag van € 327.000 aan SaaSoplossingen (Software-as-a-Service) administratief geactiveerd, terwijl deze SaaS-oplossingen niet (meer) voldoen aan de activeringscriteria. Activeren hiervan is namelijk in strijd met het per 2020 gewijzigde Besluit Begroting en Verantwoording (hierna genoemd BBV) omdat het bij SaaS-oplossingen gaat om een abonnement. Omdat de gemeente Hilversum zelf geen eigenaar wordt van de applicatie mogen de kosten van bijv. de migratie van data, de projectleiding, opleidingen en specialistische advies niet als IP worden opgenomen, maar moeten ze in de exploitatie worden verwerkt. De post hoefde niet onmiddellijk te worden gecorrigeerd omdat de omvang binnen de jaarstukken 2020 toegestane foutmarge van € 2.749.000 viel. Door middel van deze RIB wordt voorgesteld om met terugwerkende kracht de kosten van de SaaS oplossing te corrigeren en juist weer te geven in de financiële administratie. De correcties zijn: 1) de kosten van de SaaS-oplossingen vanaf 1-1-2020 niet meer te activeren, maar direct als kosten ten laste van het resultaat te brengen. 2) in de realisatie voor 2021 met terugwerkende kracht de SaaS kosten voor 2020 op te nemen

3) de begrote software kosten in 2021 met de SaaS te verhogen en de kredieten uit het IP voor 2021 te bij de jaarrekening af te sluiten. 4) de investeringen in het IP vanaf 2022 vooralsnog ongewijzigd te laten, omdat op dit moment nog niet bekend is of die naar SaaS software of aan te schaffen software zullen gaan. Dit is als risico opgenomen in de paragraaf weerstandvermogen in de begroting 2022. Aanleiding In de jaarrekening 2020 heeft de externe accountant PSA een fout in getrouwheid en daarmee rechtmatigheid geconstateerd in de financiële administratie van het ICT investeringsprogramma. Ten onrechte is in de jaarrekening onder de materiële vaste activa geactiveerd, terwijl deze SaaS-oplossingen niet voldoen aan de activeringscriteria. Bij de realisatie van digitale ambities op dienstverlening, innovaties en organisatie kunnen leveranciers gekozen worden die een SaaS-oplossing aanbieden. In 2020 en 2021 is dit bijvoorbeeld voor het nieuwe E-HRM en het Zaaksysteem gedaan. Bij het opstellen van de begroting en het investeringsprogramma in het jaar daarvoor is op voorhand niet bekend of het een het SaaS-oplossing wordt of niet. Deze beslissing wordt op basis van de technische-, gebruikers- en informatieveiligheid specificaties, het markt aanbod en de beste partij de gunning gekozen.

Omdat het bij SaaS-oplossingen gaat om een abonnement en de gemeente Hilversum zelf geen eigenaar wordt van de applicatie mogen de kosten van bijv. de migratie van data, de projectleiding, opleidingen en specialistische advies niet als investeringsprogramma (hierna genoemd IP) worden opgenomen, maar moeten ze rechtstreeks in de exploitatie worden verwerkt. Consequenties van de toename van SaaS oplossingen Consequenties voor verslaggeving Het overgaan op een SaaS-oplossing betreft een technische wijziging van de verantwoording van de lasten binnen IP of exploitatie. Het betekent een verschuiving van de lasten in de jaren. De lasten van een SaaS-oplossing moeten in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht in het jaar van uitgave. Dat levert een nadeel op in de exploitatie in de eerste jaren. Op termijn vallen daarentegen de kapitaallasten vanuit het IP vrij, wat in de jaren twee tot vijf na aanschaf zorgt voor een voordeel. Financiële consequenties voor de begroting 2021 De financiële gevolgen voor de begroting 2021 zijn als volgt: • de zekere (en in 2021 nog te corrigeren) kosten over 2020 (€ 327.000). Deze kosten zijn niet gecorrigeerd in de jaarrekening 2020 omdat deze later zijn geconstateerd en het binnen de foutmarge van € 2.749.000,- viel.

De kosten gaan in 2021 onder andere over het E-HRM (personeelsmanagement systeem), Burgerzaken (persoonsregistratie), E-dienstverlening (zaaksysteem) en Topdesk. • De prognose over te corrigeren kosten over 2021 is € 692.000,-, dit is gebaseerd op peildatum 1 september. Er is een voorbehoud voor het IP kosten van de telefooncentrale (€ 300.000,-) omdat het nog niet zeker is of deze dienst in 2021 wordt geleverd. De IP kosten van de telefooncentrale maken onderdeel uit van de prognose over de te corrigeren kosten over 2021 van € 692.000,-. Dit wordt verwerkt in de tweede Turap, welke gepland staat voor de raad van december 2021. • Dit betreft de werkelijke uitgaven, de openstaande verplichtingen, dan wel de nog te verwachten kosten dit jaar. De te verwachten kosten zijn nog onzeker. Bij de jaarrekening 2021 worden de werkelijke financiële lasten vastgesteld. Het voorlopige totaal bedrag is € 1.019.000,-.

Verwerking van de nadelen in de exploitatie 2021: Applicatielasten

1. Suites Sociaal Domein 2. e-HRM, Zaaksysteem, Topdesk en Telefooncentrale 3. Modules Basisregistratie en Frontoffice CMS + KCC & Intranet) totalen:

oorspronklijke begroting

Prognose

0 0 0 0

60.000 720.000 239.000

nadeel

Programma

-60.000 -720.000 -239.000

3 4 4

1.019.000 -1.019.000

Effect op IP's Applicatielasten

1. Suites Sociaal Domein 2. e-HRM, Zaaksysteem, Topdesk en Telefooncentrale 3. Modules Basisregistratie en Frontoffice CMS + KCC & Intranet) totalen:

aframing IP budget

Voordeel

-60.000 voordeel -720.000 voordeel -239.000 voordeel -1.019.000

De aframing van de IP budgetten leidt tot uiteindelijk tot lagere kapitaallasten in de exploitatie de komende jaren.

Het betreft nu een prognose, op basis van de huidige informatie per 5 oktober 2021. De werkelijkheid kan gedurende het resterende jaar nog op onderdelen gaan afwijken van deze eindejaar prognose. Dit zal dan blijken bij de opstelling van de jaarrekening 2021. De nu bekende afwijkingen worden verwerkt in de 2e tussenrapportage van 2021 die ter besluitvorming aan de raad zal worden voorgelegd. De begroting 2021 wordt met de besluitvorming over de 2e tussenrapportage gewijzigd. In het IP investeringsprogramma 2022 zit een tweetal zekere SaaS-software oplossingen, naast mogelijk nog andere (bijvoorbeeld vervanging Belastingpakket). Voor de uiteindelijk gekozen SaaS-oplossingen zullen de investeringen en kosten dan nogmaals moeten worden gecorrigeerd. De eerste inschatting van te corrigeren lasten over 2022 bedragen voorlopig € 464.000,-. Deze correcties zullen in de Voorjaarsnota 2022 terugkomen. De financiële consequenties van 2021 en 2022 worden in de latere jaren gecompenseerd door een vrijval en een andere verdeling van de kapitaallasten. Vervolgtraject In 2022 worden de nieuwe aanbestedingen voor IT oplossingen voorbereid en de impact op begroting conform BBV nauwlettend gemonitord. Als er gekozen wordt voor een SaaS-oplossing in een aanbesteding, zal de impact in de financiële administratie in de jaarrekening en via de tussenrapportages aan de raad worden gemeld.

Voor toekomstige aanbestedingen is het nu nog onzeker of een aanbesteding leidt tot een SaaSoplossing of niet, aangezien de aanbesteding nog moet plaatsvinden en of de beste oplossing vanuit technische gebruikers en veiligheid specificaties een SaaS-oplossing wordt of niet. Daarom zijn de te corrigeren lasten van eventuele SaaS-oplossingen in 2022 nog niet exact bekend. Dit komt terug in de voorjaarsnota. In de begroting 2022 is in paragraaf 5.2 Investeringen opgenomen dat de impact van de SaaS-oplossingen nog niet is meegenomen. Daarnaast is dit risico in paragraaf weerstandsvermogen van de begroting 2022 opgenomen.

Voor de jaren 2023 -2027 moet nog nader inzicht verkregen in de verdeling klassieke software/SaaS Software. De financiële effecten in deze jaren worden in de aankomende voorjaarsnota aangemeld. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. de Groot, ls.

P. Broertjes

Bijlage(n): n.v.t. Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B&W-vergadering van 12 oktober 2021.