Raadsinformatiebrief 2021-26 inzake Vaststellen “Protocol Ambtelijke welstandstoets”

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

749887

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2021-26

Portefeuillehouder

F.G.J. Voorink

Datum

25 maart 2021

Informatie bij

Bas van Steen

Tel. nr.

(035) 629 2242 / 0634342143

Onderwerp Vaststellen “Protocol Ambtelijke welstandstoets” Kernboodschap Voorafgaand aan de voorstellen voor het aanpassen van het “Reglement van Orde van de Commissie voor Welstand en Monumenten” (hierna CWM) en de “technische herziening van de welstandsnota” die nog aan de raad worden voorgelegd, informeren wij u over het collegebesluit van 16 maart waarin het “Protocol Ambtelijke welstandstoets” is vastgesteld. Deze drie voorstellen tezamen zullen een snellere en efficiëntere afhandeling van de aanvragen omgevingsvergunning en aanverwante voorstellen bewerkstelligen. Het Protocol voorziet in de ambtelijke afhandeling van eenvoudige plannen die toetsbaar zijn aan de objectcriteria in de welstandsnota. De ambtelijke welstandstoets zal worden uitgevoerd door medewerkers van het secretariaat van de Commissie voor Welstand en Monumenten. Aanleiding Een kortere afhandelingstermijn bewerkstelligen voor eenvoudige aanvragen voor omgevingsvergunningen als het gaat om de welstandsbeoordeling. Met gelijkblijvende capaciteit en kwaliteit. In 2016 is het voorstel “ambtelijk horen in bezwaarprocedure” vastgesteld door de raad. Dit is, vergelijkbaar, financieel- en capaciteit neutraal uitgevoerd. Consequenties Nu moet voor elke aanvraag omgevingsvergunning –van dakkapel tot flatgebouw- een advies aan de CWM worden gevraagd. De CWM vergadert om de 14 dagen.

In 2019 ging het in totaal om 588 aanvragen en 962 adviezen (over een deel van de aanvragen wordt vaker dan één keer advies uitgebracht). Hierdoor komt de behandeling van aanvragen omgevingsvergunning binnen de wettelijke termijn in gedrang. Eenvoudige aanvragen omgevingsvergunning vormen een groot deel van de aanvragen. Door deze aanvragen ambtelijk te laten beoordelen, kan de welstandsbeoordeling worden versneld. In de objectcriteria uit de welstandsnota zijn relatief eenvoudige en meetbare criteria opgenomen, op basis waarvan het secretariaat van de CWM de adviezen kan geven. Hiermee blijft de kwaliteit van de advisering gewaarborgd en levert de gemeente een snellere dienst aan de inwoners. Vervolgtraject Het Protocol Ambtelijke welstandstoets zal 1 april 2021 in werking treden.

Jaarlijks wordt deze werkwijze geëvalueerd met een selecte groep aanvragers, de Commissie voor Welstand en Monumenten, het cluster stedenbouw, het cluster bouwplantoetsers en het secretariaat van de CWM. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

D. Emmer

P.I. Broertjes

Bijlage(n): 1. Protocol Ambtelijke welstandstoets Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B&W-vergadering van 23 maart 2021.

Protocol ‘ambtelijke welstandstoets’ 2021

Dit protocol bevat de afspraken en regels die van toepassing zijn bij het ambtelijk toetsen van aanvragen omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen aan de eisen van de welstandsnota (conform bouwverordening bijlage 9, artikel 21). Bouwverordening bijlage 9, artikel 21 ambtelijke afdoening welstandsbeoordeling Burgemeester en wethouders kunnen, zodra dit wettelijk is toegestaan, categorieën van aanvragen omgevingsvergunning aanwijzen waarbij de welstandsbeoordeling ambtelijk zal plaatsvinden, door medewerkers van het commissiesecretariaat of hun plaatsvervangers.

1. Welke aanvragen betreft het? Voor ambtelijke welstandstoets komen aanvragen in aanmerking die betrekking hebben op; a. de welstandscriteria voor objecten van de welstandsnota 2014 voor de gebieden met Luw, Gewoon en Bijzonder welstandsniveau, alsmede de welstandscriteria voor dakkapellen en zonnepanelen in Beschermd stadsgezicht met een bijzonder welstandsniveau;1 b. herhalingsplannen, zoals benoemd in hoofdstuk 5, Objecten, van de Welstandsnota; c. aanvragen waarvan de mening van de commissie als bekend kan worden verondersteld doordat in een commissieadvies concrete aanwijzingen voor kleine aanpassingen zijn gegeven waaraan is voldaan. Als de aanvraag betrekking heeft op een monument dan vinden (in afwijking van het vorenstaande) de welstandsadvisering en advisering over de monumentenaanvraag plaats in de CWM. Ook als een aanvrager nadrukkelijk aangeeft behandeling door de CWM te wensen dan vindt behandeling plaats door de CWM.

2. Welke ambtenaren worden er mee belast De welstandstoets van aanvragen, die vallen onder punten 1a/1b/1c van dit document, gebeurt primair door de medewerkers van het secretariaat van de CWM of hun plaatsvervangers. Bij ontstentenis van deze medewerkers gebeurt deze taak door de CWM. Als de betrokken ambtenaar twijfelt of een plan past binnen de welstandscriteria laat hij/zij de advisering over aan de CWM.

3. Periodieke evaluatie Na een jaar vindt in overleg tussen (een vertegenwoordiger van) de CWM, het commissiesecretariaat en de teammanager Advies & Ondersteuning van de afdeling Publiekszaken een eerste evaluatie plaats van de resultaten van de werkwijze van deze ambtelijke welstandstoets. Tevens zal steekproefsgewijs met aanvragers van desbetreffende omgevingsvergunningen geëvalueerd worden op het doorlopen welstandstraject. Daarna vindt jaarlijks een dergelijke evaluatie plaats. Zo nodig kan aan de hand daarvan bijstelling van de afspraken plaatsvinden.

4. Verslaglegging voor jaarverslag welstand en welstandsnota Het commissiesecretariaat stelt ten behoeve van het jaarverslag welstand voor het college een verslag op van de ambtelijk behandelde plannen en van de bevindingen van deze werkwijze. Hierin wordt ook verslag gedaan van de periodieke evaluatie en van de in overleg met het college mogelijk aangebrachte aanpassingen in de werkwijze. Ook houdt het secretariaat aantekeningen bij van mogelijk gebleken tekortkomingen of andere verbeterpunten van de welstandsnota, voor de eerstvolgende aanpassing daarvan.

Secretariaat Commissie voor Welstand en Monumenten, gemeente Hilversum maart 2021 1 aanvragen omgevingsvergunning binnen beschermde stadsgezichten (uitgezonderd dakkapellen en

zonnepanelen in de beschermde stadsgezichten Oost en Zuid) kunnen niet ambtelijk getoetst worden.

1