Raadsinformatiebrief 2021-101 inzake Reserve Covid-19 Gemeentelijke organisatie

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1079168

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

RIB2021- 101

Portefeuillehouder

K.J. Walters

Datum

15 december 2021

Informatie bij

Cindy de Vries

Tel. nr.

(035) 629 2363

Onderwerp Reserve Covid-19 aanvullende maatregelen gemeentelijke organisatie

Kernboodschap Op vrijdag 12 en 26 november zijn nieuwe landelijke maatregelen afgekondigd om de verspreiding van het coronavirus in te perken en zo een zorginfarct te voorkomen. De afgekondigde maatregelen hebben opnieuw mogelijk grote gevolgen voor ondernemers en instellingen in Hilversum. Echter ook binnen de gemeentelijke organisatie moeten diverse maatregelen worden voortgezet of opnieuw ingezet. De hiermee gepaard gaande kosten komen ten laste van de Reserve Covid-19. Dit voorstel richt zich op de effecten voor de interne organisatie. Effecten buiten de organisatie zullen indien noodzakelijk separaat voorgelegd worden.

Consequenties Bij het instellen van de reserve heeft de raad het college mandaat verleend om binnen het doel en het saldo van de bestemmingsreserve uitvoering te geven aan maatregelen ter bestrijding van de gevolgen van de coronacrisis en tot besteding over te gaan. De hier gepresenteerde kosten treden deels op in 2021 en deels (doorlopend) in 2022. 1. Beveiliging hal stadskantoor In verband met de COVID-19-maatregelen is de dienstverlening op het Stadskantoor beperkt tot de essentiële producten en diensten (paspoorten, rijbewijzen, enz.). Om de dienstverlening voor burgers en medewerkers COVID-19-proof te laten plaatsvinden, zijn allerhande maatregelen getroffen, zoals het plaatsen van schermen en het aangeven van verplichte looprichtingen. Om de veiligheid van burgers en medewerkers te waarborgen, zijn diverse maatregelen getroffen in het Stadskantoor. Eén hiervan is de professionele beveiliging van de hal. Die is gestart in juli 2020, en gestopt op 1 oktober 2021, met de intrekking van mondkapjesplicht in publieke ruimtes door het Rijk per 25 september 2021. De beveiliging is weer opgestart per 8 november 2021, na de herinvoering van de mondkapjesplicht in publieke ruimtes per 6 november. De einddatum van de huidige maatregelen is onbekend. We moeten er echter rekening mee houden dat de maatregelen tot in 2022 gaan duren.

Er wordt voorgesteld de beveiliging in 2021 en 2022 voort te zetten, zolang de COVID-19-maatregelen van het Rijk van kracht zijn en de kosten te blijven dekken uit de COVID-19-reserve. In de 4e Verzamel RIB financiële afwijkingen als gevolg van coronacrisis was reeds een bedrag opgenomen van €52.000. De verwachte extra kosten bedragen voor 2021 € 19.000 en voor 2022 € 20.000.

2. Inhuur klantcontactcentrum Het ziekteverzuim in team KCC is op dit moment hoog. Uiteraard wordt alles in het werk gesteld om de re-integratie van de betrokken medewerkers te bevorderen en het verzuim terug te dringen. Het doel is de dienstverlening op zodanig peil te houden en daarmee de inwoners zo goed mogelijk van dienst te zijn, waarbij het werkbaar blijft voor de medewerkers en dat het verzuim niet via verhoogde werkdruk tot nog meer verzuim leidt. Daartoe is het noodzakelijk het verzuim tenminste ten dele te compenseren met inhuur. In de 4e Verzamel RIB financiële afwijkingen als gevolg van coronacrisis was reeds een bedrag opgenomen van €64.000. De verwachte extra kosten voor 2021 bedragen € 53.000, daarmee komen de totale kosten op €117.000. We houden er rekening mee dat deze kosten doorlopen in 2022 en in ieder geval € 35.000 bedragen. 3. Inhuur burgerzaken Er zijn achterstanden in de dienstverlening bij burgerzaken. Eerder leek het alsof een deel van de inwoners het vernieuwen van paspoorten en ID’s uitstelde, bijvoorbeeld omdat reizen naar het buitenland tijdelijk niet mogelijk was. Daarnaast zijn de loketten beperkt open geweest door de landelijke coronamaatregelen, maar ook door ziekteverzuim. We merken nu dat veel mensen graag een afspraak willen maken.

Nu het breed bekend is dat afspraakmogelijkheden voor het verlengen van reisdocumenten schaars kunnen zijn, verwachten we dat het ‘uitstel-effect’ weg is en iedereen nu de kans zal grijpen om een afspraak te maken, zodra die mogelijkheid er is. We weten echter niet, hoe veel inwoners wachten op een kans om een afspraak te maken. We houden rekening met extra werkdruk in de periode van december 2021 tot maart 2022, door de parkeervergunningverlengingen, gemeentebelastingen en de verkiezingen. De extra kosten hiervoor bedragen naar verwachting voor 2021 €36.000 en voor 2022 € 116.000. 4. Inhuur communicatie Ten behoeve van de coronacrisis is er veel extra inzet nodig op het gebied van communicatie. Voor de eerste helft van 2021 is al € 138.000 onttrokken aan de reserve Covid ten behoeve van de inhuur van extra communicatieadviseurs. Daarnaast is er € 25.000 onttrokken ten behoeve van communicatiemiddelen zoals filmpjes en fotografie. Voor de 2e helft van 2021 blijkt dat, door het voortduren van de crisis, er nog € 35.000 nodig is voor de inhuur van communicatieadviseurs. Zij worden ingezet op zowel interne als externe communicatie. De verwachting is dat de problematiek rond corona in 2022 voortduurt. En ook in de eerste maanden extra inzet – intern en extern – noodzakelijk is. De kosten hiervoor bedragen naar verwachting € 25.000. 5.

Digitale ondersteuning tijden commissie- en raadsvergaderingen Als gevolg van de coronacrisis wordt er ook door de raad en het college (deels of geheel) digitaal vergaderd in Zoom. Nu het digitaal vergaderen door verlenging van de maatregelen sinds november 2021 nog langer noodzakelijk blijft, blijft ook deze digitale ondersteuning gedurende de digitale vergaderingen nodig. De afgelopen coronaperiode in 2021 is deze ondersteuning ook verzorgt door de inzet van meerdere trainees. Voorgesteld wordt de inhuur van trainees hierop te verlengen met een half jaar en de kosten hiervan voor 50% ten laste te brengen van de Covid-19 reserve. De overige kosten worden door het team gedekt, omdat de trainees ook voor ander werk worden ingezet. Voorzien wordt een extra inhuur (traineeship) voor de periode 1 jan 2022 tot en met 1 jul 2022. Mocht dit korter zijn door afschaffen coronamaatregelen en fysieke vergaderen raad dan wordt er geen onttrekking gedaan uit de reserve Covid-19. De extra kosten voor 2022 bedragen €25.000.

6. Zoom-licenties De noodzaak om digitaal te blijven vergaderen via Zoom, zowel door het bestuur als binnen de organisatie, in de komende periode waar thuiswerken en vergaderen de norm is blijft onverminderd. Om dit mogelijk te maken is een verlenging van de licenties voor Zoom nodig. Deze extra kosten zijn niet in de begroting 2022 opgenomen, vanwege de verwachting dat het om een tijdelijke situatie zou gaan. Er is voor 2022 binnen de budgetten-ICT geen ruimte is om deze kosten op te vangen. De extra kosten voor een half jaar bedragen €27.000 voor 2022. Het totaal van de afwijkingen hebben wij samengevat in onderstaande tabellen. Dit voor de jaren 2021 en 2022. -= voordeel/+ = nadeel Lasten Baten Saldo 19 19 53 53 36 36 35 35 143 0 143 -143 -143 143 -143 0

2021 1 2 3 4

Omschrijving Beveiliging hal stadskantoor Inhuur klantcontactcentrum Inhuur burgerzaken Inhuur communicatie Totaal bedrag Onttrekking uit reserve Totaal wijzinging

2022 1 2 3 4 5 6

Omschrijving Beveiliging hal stadskantoor Inhuur klantcontactcentrum Inhuur burgerzaken Inhuur communicatie Digitale ondersteuning tijden commissie- en raadsvergaderingen Zoom licenties Totaal bedrag Onttrekking uit reserve Totaal wijzinging

Lasten 20 35 116 25 25 27 248 248

Baten

-248 -248

Saldo 20 35 116 25 25 27 248 -248 0

Vervolgtraject De onttrekkingen aan de reserve voor het jaar 2021 vinden plaats bij het opstellen van de jaarrekening, op basis van de werkelijk gemaakte kosten, tot maximaal het geraamde bedrag. De onttrekkingen voor 2022 worden ter vaststelling voorgelegd bij de voorjaarsnota 2022. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage(n): n.v.t. Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B&W-vergadering van 14 december 2021.