Raadsinformatiebrief 2021-100 inzake digitale transitie bedrijfsvoering

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1075452

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

100

Portefeuillehouder

K.J. Walters

Datum

10 december 2021

Informatie bij

Jan Braat

Tel. nr.

(035) 629 2485

Onderwerp Digitale transitie in dienstverlening en bedrijfsvoering en ophoging investeringskrediet kantoorautomatisering Kernboodschap Bij de uitwerking van de vastgestelde Informatie visie (I-visie) (zie RIB 2020-53) en de begroting 2021, zijn een aantal investeringsprojecten in de begroting opgenomen om de digitale dienstverlening aan burgers en de ICT-bedrijfszekerheid in de organisatie te innoveren te verbeteren en te continueren. De voortgang op deze projecten loopt goed (zie onderstaande tabel). Echter bij de aanbesteding van één van deze projecten, kantoorautomatisering, worden we geconfronteerd met hogere prijzen. Om de aanbesteding te kunnen afronden dient het investeringskrediet opgehoogd te worden met € 575.000. Aanleiding Als uitwerking van vastgestelde I-visie (zie RIB 2020-53) zijn een aantal projecten onder handen om de IT- bedrijfszekerheid in de organisatie en digitale dienstverlening aan burgers, bedrijven, het bestuur en de organisatie te innoveren te verbeteren. Hiervoor zijn in de begroting 2021 een aantal projecten en investeringsbudgetten opgenomen, welke nu in uitvoering zijn. Sommige projecten staan in tijd en financiën onder druk door de Corona en mondiale materiaalschaarste. De voortgang van deze digitale projecten in het jaar 2022 verloopt goed. Een aantal projecten is gereed of komt dit kwartaal tot een afronding.

Het nieuwe zaaksysteem is live gegaan en gebruikers hebben succesvol digitaal trainingen gevolgd. Er worden raamcontracten afgesloten voor levering van kantoorsoftware en hardware. De vervanging van de website en software voor financieel -en sociaal domein is gestart en zal in 2022 worden opgeleverd. Ook is Office 365 (inclusief Teams ) beschikbaar gesteld en zijn gebruikers getraind.

Voortgang digitalisering projecten Project

Status per 1 december 2021

Afwijking per 1 december 2021

Vervanging zaaksysteem

Succesvol aanbesteed en per 1 januari geheel live gegaan

Door Corona later en mogelijk hogere implementatie kosten (€40.000,-)

Standaard Kantoor software

Aanbesteding gedaan. Nieuwe raamcontract geeft meer snelheid en flexibiliteit

Geen

Office 365

Live. De uitrol en opleiden van Teams is gaande

Geen

Kantoor automatisering (hardware opslag en netwerk)

Aanbesteding loopt.

Door hogere marktprijzen € 575.000,hogere implementatie kosten

Vervanging Financiële administratie software

Bestek wordt opgesteld

Geen

Vervanging Sociaal Domien software

Aanbesteding gestart en per 1 januari 2023 live

Geen

Vervanging website gemeente Hilversum

Aanbesteding gestart en zomer 2022 live

Geen

Telefooncentrale

Aanbesteding gedaan. De technische implementatie afgebroken. Juridisch proces naar leverancier is gestart.

Nader te bepalen

Digitale hulpmiddelen organisatie en bestuur

De uitlevering van 750 Smart Phones aan organisatie gedaan.

Vertraging uitlevering ivm mondiale chiptekorten. Geen financiële afwijking vooralsnog.

Bestelling laptops gestart en in 2e kwartaal 2022 uitlevering aan gebruikers Uitlevering aan Raad en College : 21 maart 2022

In de begroting is een gezamenlijk investeringsbudget opgenomen van € 925.000 om de bestaande kwetsbare kantoorautomatisering (virtuele werkplek) te vervangen. Deze hardware-vervanging (bestaande uit: servers, opslag, grafische capaciteit, virtualisatie en gegevensdiensten) is noodzakelijk om bedrijfszekerheid te borgen door het risico op uitval van het netwerk door verstoringen te voorkomen. Gedurende de Europese aanbesteding van de kantoorautomatisering blijkt in november 2021 dat het investeringskrediet van dit project niet meer toereikend is. Oorzaken hiervoor zijn; • • •

de verhoogde marktprijzen als gevolg van Covid-19 ; de verhoogde energieprijzen als gevolg van de energiecrisis; de mondiale schaarste in ICT-materialen.

Prijzen zijn hierdoor in 2021 met 50% tot 60 % gestegen. Bij de aanbesteding is kritisch gekeken naar de kwaliteit, wat nodig is, maar om de huidige digitale dienstverlening te kunnen continueren dient het investeringskrediet verhoogd te worden met € 575.000 naar € 1.500.000. De afschrijvingstermijn is 5 jaar waarmee de impact op exploitatielasten over 5 jaar € 119.000 per jaar aan kapitaallasten is. Tijdens de vragenronden in de aanbesteding kwam deze autonome prijsstijging aan het licht. In eerste instantie kregen we diverse aanbieders die een significant hogere prijs vroegen. Na onderhandeling en kritisch gekeken te hebben naar de investering is het investeringskrediet van € 1.500.000 het minimale wat nodig is en zijn we met dit bedrag verzekerd van een aanbieder. Op dit moment zit de Europese aanbesteding in de gunningsfase en om succesvol te kunnen aanbesteden is het noodzakelijk dat vooruitlopend op goedkeuring door de raad bij de aanmelding in de voorjaarsnota 2022 het investeringskrediet nu opgehoogd wordt. Gunning kan dan in 2021 plaatsvinden en de implementatie in 2022 Consequenties Over de voortgang van alle digitalisering projecten wordt verslag gedaan in de bedrijfsvoeringspargraaf van de jaarrekening 2021. Vervolgtraject Het voorstel voor de noodzakelijke ophoging van investeringskrediet zal worden verwerkt in de voorjaarsnota 2022.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage(n): n.v.t. Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B&W-vergadering van 24 december 2021.