Raadsinformatiebrief 2021-10 inzake Spoorboekje P&C 2021

Spoorboekje P&C Cyclus 2021

Kadernota

Jaarstukken

Turap II

Begroting

Turap I

1

Inleiding Het spoorboekje planning & control 2021 geeft inzicht in de bestuurlijke planning voor het komende jaar, waarbij wordt weergegeven wanneer het college de verschillende documenten ter vaststelling aan de raad aanbiedt. In het vervolg van dit spoorboekje wordt voor de verschillende P&C documenten aangegeven hoe deze zich tot elkaar verhouden en wanneer besluitvorming plaatsvindt. Een P&C cyclus omvat voor de gemeente Hilversum de kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken. Deze documenten worden zo opgesteld, dat ze zowel financieel als inhoudelijk op elkaar aansluiten. Het bestuurlijke besluitvormingsproces in 2021 kan worden opgedeeld in drie onderdelen van de P&C cyclus. In de jaarstukken 2020 wordt verantwoording afgelegd over het in de begroting 2020 vastgestelde beleid en de gerealiseerde financiën van het afgelopen jaar. Besluitvorming door de raad over de jaarstukken vind plaats in juni 2021. Gelijktijdig met de besluitvorming over het voorgaande jaar wordt ook vooruitgekeken naar de komende jaren in de kadernota 2021. In deze kadernota wordt het beleid en financiële kader voor de komende begroting 2022-2025 voorgelegd aan de raad. Na besluitvorming over de kadernota wordt de begroting opgesteld. Daarin worden alle keuzes uitgewerkt in beleid voor de komende vier jaar en de daarvoor benodigde financiën.

Besluitvorming over de begroting vind plaats in november 2021. Gedurende het lopende jaar wordt met twee tussenrapportages (Turap I & II) de raad geïnformeerd over de financiële afwijkingen van het lopende jaar. Het eerste moment van verantwoording zal gelijktijdig met de kadernota worden aangeboden en behandeld. Besluitvorming over tweede en daarmee laatste rapportage van 20021 vindt plaats in december. Bij het opstellen van de verschillende P&C documenten worden de kaders zoals opgenomen in de Financiële verordening gemeente Hilversum 2018 uitgevoerd. Een evaluatie van deze financiële verordening wordt in 2021 door het college aan de raad aangeboden. Drie jaar na in werking treden van deze verordening is het van belang knelpunten op te lossen en wijzigingen die in de huidige tijd nodig zijn met de raad te bespreken. Hierna wordt per P&C document een korte omschrijving gegeven van het doel en de inhoud, met daarnaast de bestuurlijke planning. In die planning zijn de data voor de raadsbehandeling indicatief opgenomen. De raad bepaalt zelf de wijze en datum van behandeling.

2

Jaarstukken 2020 Doel: Verantwoorden Met de jaarstukken legt het college verantwoording af aan de raad over het in de begroting vastgestelde beleid en de realisatie van het voorgaande kalenderjaar. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag omvat de verantwoording in de programma’s en de paragrafen. De jaarrekening daarentegen bevat de financiële verantwoording in het overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie. De programmaverantwoording bestaat uit de beleidsinhoudelijke verantwoording over de realisatie van de in de programma’s opgenomen doelen. Daarnaast worden de financiële afwijkingen toegelicht. Het college geeft hier inzicht in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd, wat het college daarvoor heeft gedaan en welke financiële verantwoording hierbij hoort. De paragrafen bevatten de verantwoordingsinformatie met betrekking tot de beheersmatige onderwerpen. Inmiddels is gebleken dat de verantwoording van de Regio Gooi en Vechtstreek over de zorg in natura 2020 (WMO en Jeugd) is vertraagd en pas 1 juni beschikbaar zal zijn. Bij het opstellen van de planning van jaarrekening 2020 gingen wij nog uit van 1 mei. Als gevolg van deze vertraging kan de raadsbehandeling van de jaarrekening 2020 niet plaatsvinden op 2 juni.

Daarom wordt, in overleg met de griffie, voorgesteld deze te verplaatsen naar 7 juli 2021. Voor de vertraging geeft de Regio Gooi en Vechtstreek de volgende redenen:    

Algemene beperkingen rondom COVID-19 De afhankelijkheid van zorgaanbieders Extra verantwoording over continuïteitsbijdragen (extra werkzaamheden) Vertraging landelijk protocol (afspraken en verplichtingen bij productieverantwoording en controle) waardoor de deadline van de zorgaanbieders (1 april) niet haalbaar is.

Gelijktijdig met het vaststellen van de jaarstukken wordt de resultaatsbestemming vastgesteld. De vastgestelde jaarstukken dienen voor 15 juli aan de provincie aangeleverd te worden.

April Aanbieden jaarstukken aan griffie Technische toelichting aan raad Indienen technische vragen Beantwoording technische vragen Verzenden jaarstukken incl. Regioverantwoording aan griffie

Gezamenlijke commissie Gecombineerde raad

Mei

Juni

Juli

15 22 4 19 16 1 7

3

Kadernota 2021 Doel: Kaders stellen, plannen en begroten In de financiële verordening is opgenomen dat voorafgaand aan de begroting het college, ter vaststelling, aan de raad een nota aanbiedt met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Met het vaststellen van de kadernota worden de kaders voor het later in het jaar op te stellen begroting vastgesteld. De kadernota is richtinggevend, zowel beleid als financiën, voor de invulling van de begroting. De kadernota laat zien voor welke ontwikkelingen onze gemeente staat de komende jaren. Het college presenteert de plannen en het daarbij horende financieel meerjarenbeeld. Hiermee krijgt de raad, voorafgaand aan de begroting inzicht in de financiële mogelijkheden, maar ook de mogelijke knelpunten. In de kadernota worden de autonome ontwikkelingen in kaart gebracht, maar daarnaast ook de voorstellen van het college voor nieuw beleid en heroverwegingen van het bestaande beleid. Indien bij de kadernota tekorten dreigen worden bezuinigingsvoorstellen aan de raad voorgelegd. Bij het opstellen van het meerjarenbeeld wordt rekening gehouden met de vast te stellen uitgangspunten, zoals loon- en prijsontwikkelingen, areaaluitbreiding en wetswijzigingen.

Daarnaast kan het voorkomen dat structurele effecten uit de jaarstukken en de tussenrapportages invloed hebben op de voorgestelde bijstellingen in deze kadernota.

Mei Aanbieden kadernota aan griffie Gezamenlijke commissie Gecombineerde raad

Juni

4 26 9

4

Begroting 2022 - 2025 Doel: Kaders stellen, plannen en begroten De begroting geeft de beleidsmatige en financiële kaders voor het komende jaar en het meerjarenbeeld voor de drie daaropvolgende jaren. De begroting wordt opgesteld binnen de bij de kadernota vastgestelde richtinggevende kaders. Per programma worden de concrete doelstellingen en de daarbij behorende budgetten uitgewerkt. Ieder programma is opgebouwd uit meerdere thema’s, met de daarbij behorende ambities, indicatoren en activiteiten. Deze worden smart geformuleerd met als doel om achteraf bij de jaarstukken de realisatie van het beleid en de geleverde prestaties te kunnen toetsen. Programma’s: 1. Wonen en leven 2. Zorg 3. Werken 4. Bestuur 5. Financiën en grondexploitaties Daarnaast bevat de begroting ook de paragrafen Lokale heffingen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Grondbeleid en de financiële begroting. Met het vaststellen van de begroting geeft de raad het college het mandaat om de gestelde doelen, binnen de financiële kaders voor het komende jaar te realiseren. De vastgestelde begroting dient voor 15 november aangeleverd te worden aan de provincie. Voorgaande jaren is er een technische presentatie gegeven om de hoofdlijnen van de begroting aan de raad te presenteren.

Bij deze begroting zal de dag voor de deadline van het aanleveren van de technische vragen een technisch vragenuurtje georganiseerd worden. Hier zal ruimte zijn om mondeling technische vragen te stellen.

Sept.

Aanbieden begroting aan griffie Technisch vragenuurtje Indienen technische vragen Beantwoording technische vragen Gezamenlijke commissie Gecombineerde raad

Okt.

Nov.

30 12 13 27 3 10

5

1e en 2e tussenrapportage 2021 Doel: Bijsturen De tussenrapportage geeft een overzicht van de financiële afwijkingen en vraagt de raad om hiervoor de begroting te wijzigingen en laat het integrale financiële beeld zien van alle wijzigingen tot dat moment inclusief de voorgestelde wijzigingen in de tussenrapportage. In de financiële verordening 2018 is o.a. vastgelegd dat het college verplicht is om bij een verwachte over- of onderschrijding van € 250.000 of meer van de lasten of baten van een programma of investeringskrediet de raad te informeren. Het college informeert de raad gedurende het jaar middels raadsinformatiebrieven over de over- of onderschrijding. De tussenrapportage geeft een overzicht van de financiële afwijkingen, die in de raadsinformatiebrieven zijn gemeld en vraagt de raad deze vast te stellen. De eerste tussenrapportage wordt gelijktijdig met de kadernota aan de raad gezonden en gaat tenminste over de eerste 4 maanden van het lopende jaar. De tweede tussenrapportage betreft tenminste de eerste 9 maanden van het jaar.

Mei Aanbieden 1e tussenrapportage aan griffie Commissievergadering Raad 1e tussenrapportage Aanbieden 2e tussenrapportage aan griffie Commissievergadering Raad 2e tussenrapportage

Juni

Nov.

Dec.

4 26 9 4 17 8

6

Acties P&C cyclus 2021

Evaluatie financiële verordening Bij het opstellen van de verschillende P&C documenten worden de kaders zoals opgenomen in de Financiële verordening gemeente Hilversum 2018 uitgevoerd. Een evaluatie van deze financiële verordening wordt in 2021 door het college aan de raad aangeboden. Drie jaar na in werking treden van deze verordening is het van belang knelpunten op te lossen en wijzigingen die in de huidige tijd nodig zijn met de raad te bespreken.

April Commissievergadering Gemeenteraad

7 21

7

Maart Jaarstukken Aanbieden jaarstukken aan griffie Technische toelichting aan raad Indienen technische vragen Beantwoording technische vragen Gezamenlijke commissie Gecombineerde raad Kadernota Aanbieden kadernota aan griffie Gezamenlijke commissie Gecombineerde raad Begroting Aanbieden begroting aan griffie Technische toelichting aan raad Indienen technische vragen Beantwoording technische vragen Gezamenlijke commissie Gecombineerde raad Tussenrapportages Aanbieden 1e tussenrapportage aan griffie Commissievergadering Raad 1e tussenrapportage Aanbieden 2e tussenrapportage aan griffie Commissievergadering Gemeenteraad 2e tussenrapportage Evaluatie financiële verordening Commissievergadering Gemeenteraad

April

Mei

Juni

Juli

Rec es

September

Oktober

November

December

15 22 4 19 1 7 4 26 9 30 12 13 27 3 10 4 26 9 4 17 8 7 21

8

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

732930

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2021-10

Portefeuillehouder

K. Walters

Datum

3 februari 2021

Informatie bij

C. de Vries

Tel. nr.

(035) 629 2363

Onderwerp Spoorboekje P&C 2021 Kernboodschap Bijgaand sturen wij u het spoorboekje P&C 2021. Dit spoorboekje bevat het tijdschema voor het vaststellen van de P&C producten in 2021, te weten de jaarstukken 2020, kadernota 2021, begroting 2022 en de twee tussenrapportages. Aanleiding Het is een wettelijke verplichting dat de jaarstukken en de begroting worden vastgesteld door de raad. Daarnaast is in de financiële verordening 2018 vastgesteld dat de raad de kadernota en twee maal per jaar een tussenrapportage vaststelt. Hiermee heeft de raad de mogelijkheid zijn kaderstellende en controlerende functie goed te kunnen uitoefenen. Inmiddels is gebleken dat de verantwoording van de Regio Gooi en Vechtstreek is vertraagd en pas 1 juni beschikbaar zal zijn. Als gevolg van deze vertraging kan de raadsbehandeling van de jaarrekening 2020 niet plaatsvinden op 2 juni. Daarom wordt, in overleg met de griffie, voorgesteld deze te verplaatsen naar 7 juli 2021. Consequenties Met het vaststellen van het spoorboekje P&C verbindt het college zich aan de data die genoemd zijn in deze kalender. Vervolgtraject Het vervolg van dit traject is het daadwerkelijk vaststellen van de jaarstukken 2020, kadernota 2021, begroting 2022 en de twee tussenrapportages conform de planning. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

D. Emmer

P.I. Broertjes

Bijlage(n): 1. Spoorboekje P&C 2021 Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B&W-vergadering van 2 februari 2021.