Normen (-en toetsings)kader - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1553972

afdelingsnaam:

Directie

steller:

Ali Sheck

telefoonnummer

0618878441

onderwerp:

Vaststellen normen (-en toetsings) kader 2024 gemeente Hilversum

Voorstel 1.

Het normen (-en toetsings) kader 2024 gemeente Hilversum, als onderdeel van het Controleprotocol 2023 - 2026, vast te stellen.

Planning Titel

Toelichting

Normen (-en toetsings) kader

Het normen (-en

2024

toetsings) kader

wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad

BEELDVORMING Audit en Rekeningcommissie 27 november 2024

OORDEELSVORMING Gemeenteraad 18 december 2024

BESLUITVORMING Gemeenteraad 18 december 2024

Commissie Bestuur en Economie 27 november 2024

Samenvatting

Het college dient met ingang van 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. In onze controleverordening is, als gevolg van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording (wetswijziging), opgenomen dat de accountant de getrouwheid van de jaarrekening controleert inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college. Overeenkomstig de kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV dient jaarlijks een normen (-en toetsings) kader (hierna: normenkader 2024) te worden opgesteld en door de raad te worden vastgesteld. Het normenkader 2024 is opgesteld op basis van de laatste stand van zaken met betrekking tot de geldende wet- en regelgeving. Niet meer geldende wet- en regelgeving is verwijderd en nieuwe wet- en regelgeving is toegevoegd in het normenkader 2024. De accountant heeft primair de taak om te toetsen of de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Voor deze verantwoording en controle dient jaarlijks het normenkader te worden geactualiseerd. Verordeningen en/of nota’s zijn toegevoegd welke vanaf het boekjaar 2024 van toepassing zijn. De verordeningen en nota’s die in 2024 niet meer van kracht zijn, zijn verwijderd.

Inleiding

De rechtmatigheidsverantwoording versterkt de rol van de raad in het bepalen van kaders en het controleren van het college. Het is belangrijk dat de raad actief met deze versterkte rol omgaat. 1

Kaderstellen De raad speelt een belangrijke rol in het vaststellen van de financiële regels voor de gemeente, zoals bijvoorbeeld hoeveel er geïnvesteerd mag worden. Dit verschilt per gemeente, omdat een bedrag van € 1 miljoen voor de ene gemeente klein kan zijn, maar voor een andere gemeente groot. De raad stelt ook de verantwoordingsgrens vast, die aangeeft vanaf welk bedrag fouten en onduidelijkheden moeten worden gerapporteerd. De raad moet een balans vinden tussen deze grens en de hoeveelheid werk die het ambtelijk apparaat heeft om fouten te voorkomen en te rapporteren. De raad stelt ook het normenkader vast, dat bestaat uit een overzicht aan regels waaraan de gemeente zich moet houden op het gebied van financiële beheersing, zoals Europese aanbestedingsregels of gemeentelijke verordeningen. Niet alle regels (zoals privacyregels) zijn hierbij van belang voor de rechtmatigheidsverantwoording, alleen die financiële regels die invloed hebben op de financiële beheersing. Controleren Na het vaststellen van kaders, controleert de raad het college. Dit gebeurt vooral bij de beoordeling van de jaarstukken, maar kan ook op andere momenten. Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over het gevoerde beleid en de raad beoordeelt dit. Bij de bespreking van de jaarstukken kan de raad vragen stellen over geconstateerde fouten en wat het college doet om deze op te lossen.

Het gaat vaak om maatregelen om structurele problemen te voorkomen. Ter voorbereiding en ondersteuning van de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening en de accountantscontrole hierop dient de raad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren normenkader. Het controleprotocol 2023-2026 is op 15-11-2023 met een raadsbesluit vastgesteld. Voor nu ligt enkel het geactualiseerde normenkader 2024 ter vaststelling voor. Na vaststelling door uw raad is het normenkader 2024 voor het college uitgangspunt voor de rechtmatigheidsverantwoording en voor de accountant uitgangspunt voor de controle van de jaarrekening.

Probleemstelling/doel

De raad kaders te laten stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole op de jaarrekening 2024. Het normenkader 2024 dient primair als kader voor het college met betrekking tot de controle op het voorwaardencriterium. Impliciet is het normenkader 2024 belangrijk voor de accountant als norm voor de rechtmatigheidsverantwoording. Doelstelling: • Voldoen aan het BBV en de uitgangspunten in de kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV ten aanzien van de jaarlijkse accountantscontrole; • Richtlijnen bepalen voor het college welke wet- en regelgeving (extern en intern) moet worden betrokken in de rechtmatigheidsverantwoording 2024 in de vorm van een normenkader 2024.

Argumenten

1. Het normenkader 2024 bakent de onderzoeksopdracht van de accountant af. Het normenkader 2024 betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante landelijke wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen en regelgeving voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. De regelgeving, die niet in het normenkader 2024 is opgenomen, wordt dus expliciet niet gecontroleerd. Daarmee is het onderzoekskader voldoende gespecificeerd en afgebakend. 2. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording 2024 door het college.

2

Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk dat de geldende wet- en regelgeving duidelijk vastligt. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante weten regelgeving. Hiervoor wordt jaarlijks een zogenaamd normenkader opgesteld met alle belangrijke weten regelgeving (extern en intern). Overeenkomstig voorgaande jaren dient dit normenkader jaarlijks te worden goedgekeurd door de raad.

Kanttekeningen

1. Het vaststellen van het normenkader 2024 door de raad is een wettelijk voorschrift. Het niet vaststellen van het normenkader 2024 zou formeel in tegenspraak zijn met de wettelijke voorschriften. Inhoudelijk zou de raad zich dan de gelegenheid ontnemen om invulling te geven aan een onderdeel van haar kaderstellende rol. Het operationaliseren van het normenkader 2024 is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader.

Financiën, middelen & capaciteit

De kosten en financiële dekking van het onderzoek van de accountant over de getrouwheid van de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in de programmabegroting.

Uitvoering

Het operationaliseren van het normenkader 2024 is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader. Het door uw raad vast te stellen normenkader 2024 zal worden toegepast bij de controles die we over het boekjaar 2024 uitvoeren, om te kunnen komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

5 november 2024 de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n)

1. Normen (-en toetsings)kader 2024 gemeente Hilversum 2. Nadere toelichting wijzigingen normen (-en toetsings) kader 3. Memo advies accountant

3