Nazorgonderzoek vastgoed Rekenkamer Hilversum - Raadsvoorstel

VOORSTEL zaaknummer:

1299323

afdelingsnaam:

Rekenkamer Hilversum

steller:

Dorien Verloop

onderwerp:

Nazorgonderzoek Vastgoed

Voorstel De raad besluit: Beslispunt I: de volgende conclusies over te nemen: Hoofdconclusie Sinds het rekenkameronderzoek naar vastgoed in 2017 heeft de gemeente vorderingen gemaakt in de ontwikkeling van het vastgoedbeleid en de optimalisatie van het vastgoedbeheer. Desondanks maken deze vorderingen het nog onvoldoende mogelijk voor de raad om te sturen op de doeltreffendheid en doelmatigheid van het vastgoed. Dit komt door: 1. Het ontbreken van koppelingen tussen beleidsdoelen en vastgoedobjecten. 2. Het ontbreken van geautomatiseerde koppelingen tussen het nieuwe vastgoedbeheersysteem en andere systemen zoals Key2Finance en de onderhoudsplanning, waardoor de kans op fouten in (handmatig) gegenereerde overzichten blijft bestaan. De volledigheid, betrouwbaarheid en actualiteit van de informatievoorziening over de vastgoedportefeuille aan de raad kan hiermee niet gegarandeerd worden; 3. De (verdere) uitwerking van het vastgoedbeleid en de rolverdeling tussen raad en college over de aan- en verkoop van vastgoed blijft onduidelijk. Deelconclusies De bovenstaande hoofdconclusie is gebaseerd op de volgende deelconclusies: 1. Er is nog veel onduidelijkheid over een (verdere) uitwerking van het vastgoedbeleid. 2. Er bestaat nog altijd onduidelijkheid over de rolverdeling tussen de raad en het college. 3. Het vastgoedbeheersysteem moet verder worden verbeterd. 4.

Er is onduidelijkheid over de verduurzaming van het vastgoed Beslispunt II: de volgende aanbevelingen over te nemen: 1. Raad en college: spreek met elkaar af hoe de raad bij de verdere uitwerking van het vastgoedbeleid betrokken dan wel geïnformeerd wordt en wat onder verdere uitwerking wordt verstaan. 2. Raad en college: ga opnieuw met elkaar in gesprek over de momenten en de manier waarop de raad geïnformeerd wordt over de vastgoedportefeuille. 3. College: herijk periodiek de bijdrage van vastgoed aan beleidsdoelen en maak afwegingen inzichtelijk.

4. College: optimaliseer het vastgoedbeheersysteem (VSB) verder 5. Raad: ga met het college in gesprek over doelstellingen voor verduurzaming vastgoed Samenvatting Om de effectiviteit van de rekenkamer te bevorderen voert zij periodiek onderzoek uit naar de doorwerking van haar onderzoeksresultaten; een zogenaamd nazorgonderzoek. Met een nazorgonderzoek onderzoekt de rekenkamer of de aanbevelingen van een eerder rekenkameronderzoek daadwerkelijk effect hebben gehad. Daarnaast ziet de rekenkamer het uitvoeren van nazorgonderzoek als een belangrijk instrument om de controlerende taak van de raad te ondersteunen. In de periode van februari 2022 tot en met februari 2023 heeft de rekenkamer een nazorgonderzoek naar vastgoed uitgevoerd. De rekenkamer was benieuwd of de effectiviteit en doelmatigheid van het vastgoed - vijf jaar na het eerdere rekenkameronderzoek naar vastgoed in 2017 - verbeterd is. De rekenkamer komt op basis van dit nazorgonderzoek tot de hoofdconclusie dat de gemeente vorderingen heeft gemaakt in de ontwikkeling van het vastgoedbeleid en de optimalisatie van het vastgoedbeheer. Desondanks maken deze vorderingen het nog onvoldoende mogelijk voor de raad om te sturen op de doeltreffendheid en doelmatigheid van het vastgoed. Ter aanvulling op deze hoofdconclusie, heeft de rekenkamer vier deelconclusies geformuleerd.

Vervolgens heeft de rekenkamer vijf aanbevelingen geformuleerd om tot een verdere verbetering van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het vastgoed te komen. Inleiding De rekenkamer Hilversum heeft op 30 maart 2023 het feitenrapport van Necker van Naem, de bestuurlijke nota van de rekenkamer, de bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders en het nawoord van de rekenkamer aangeboden aan de griffier. Op grond van de gemaakte werkafspraken met de rekenkamer leidt de griffier de rapporten van de rekenkamer door naar de gemeenteraad, voorzien van een raadsvoorstel. Probleemstelling/doel De rekenkamer onderzoekt de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. De uitkomsten van de onderzoeken ondersteunen de raad bij het uitvoeren van de controlerende en kaderstellende taak, waarbij het accent ligt op het mogelijk lerend effect dat van de uitgebrachte onderzoeken kan uitgaan. De rekenkamer trekt op grond van het verrichte onderzoek conclusies en verstrekt vervolgens aanbevelingen aan de raad voor de toekomst. De griffier biedt vanuit zijn rol de raad een raadsvoorstel aan, waarin de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer zijn opgenomen. Op grond van dit raadsvoorstel besluit de raad over de afdoening van het rapport van de rekenkamer. Hilversum, 30 maart 2023 De griffier, A.J.

van Meerveld CMC Bijlage(n) 1. 2. 2. 3. 4.

Feitenrapport Necker van Naam Bestuurlijke nota van de Rekenkamer Hilversum Bestuurlijke reactie college van burgemeester en wethouders Nawoord rekenkamer Hilversum