Leidraad 2018 (oud) “Betrek de Omgeving”
Tekst van het document
Betrek de omgeving Leidraad Participatie voor een aanvraag van een omgevingsvergunning
Inhoudsopgave
Voor wie is deze leidraad?
Voor wie is deze leidraad?
Participatie betekent dat belanghebbenden1 in een vroegtijdig stadium worden betrokken bij de besluitvorming over een plan of project.
3
Waarom participeren? 3 Hoe organiseert u participatie?
4
Wat is de rol van de gemeente?
6
Tips bij participatie
7
U, als initiatiefnemer van zo’n plan, hebt de verantwoordelijkheid om belanghebbenden tijdens het maken van uw plan te betrekken op een passende manier. Deze leidraad is daarom bedoeld voor iedereen met een plan of initiatief in de fysieke leefomgeving van Hilversum. En specifiek in die gevallen waar toestemming van de gemeente (een omgevingsvergunning) noodzakelijk is.
Waarom participeren?
2
Initiatiefnemers die iets willen ontwikkelen in de leefomgeving van Hilversum, hebben de verantwoordelijkheid dit zorgvuldig te doen. Het betrekken van belanghebbenden is daar een belangrijk onderdeel van. En het levert ook iets op! Vele ervaringen wijzen uit dat een goed participatieproces leidt tot een beter plan. Dat heeft een paar redenen: 1. 2. 3.
Door met elkaar in gesprek te gaan worden bestaande zorgen bij belanghebbenden vaak omgezet in creatieve oplossingen. Plannen worden breder gesteund doordat belanghebbenden zich vanaf een vroeg stadium betrokken voelen. Vooraf betrekken betekent minder bezwaren achteraf.
Is participatie verplicht? In de toekomst onder de Omgevingswet (invoering in 2021) moet elke initiatiefnemer in de aanvraag voor een omgevingsvergunning aangeven of en hoe er overleg is geweest met belanghebbenden. Nu hoeft dat nog niet, maar de gemeente Hilversum wil alvast met deze werkwijze gaan experimenteren. 1) Met belanghebbenden bedoelt de wet burgers, vertegenwoordigers van bedrijven, professionals van maatschappelijke organisaties en bestuurders van overheden.
3
Hoe organiseert u participatie? Plannen en projecten verschillen van elkaar en dus is er niet één goede manier om participatie te organiseren. Uiteindelijk bepaalt u als initiatiefnemer zelf hoe u het aanpakt. Een aantal stappen die u zou kunnen doorlopen zijn:
4
Stap 4. Dien aanvraag in bij gemeente Maak uw conceptplan en het participatieverslag definitief na de opmerkingen van de belanghebbenden. Deel dit pakket met iedereen die u hebt betrokken. Dien vervolgens de aanvraag voor een omgevingsvergunning in en voeg het definitieve plan en het participatieverslag toe.
Stap 1. Breng in beeld Breng alle belanghebbenden in beeld zodat u weet wie er betrokken moeten worden. Maak onderscheid tussen belanghebbenden die direct betrokken zijn en die minder/ anders betrokken zijn. Breng daarnaast de relevante weten regelgeving in beeld, om te weten waaraan het plan moet voldoen.
Stap 2. Ga in gesprek en maak goede afspraken Leg contact met alle belanghebbenden. Doe dit in een open en actief gesprek. Maak goede afspraken samen met de belanghebbenden over de informatie die u bij hen wilt ophalen, over wat u met die informatie gaat doen en wanneer zij weer van u horen.
5
Stap 3. Deel, werk uit en toets Wissel alle opgehaalde ideeën, overeenkomsten en knelpunten uit met de belanghebbenden. Werk met die informatie uw eerste plan verder uit tot een conceptplan. Beschrijf daarnaast in een participatieverslag wat u heeft gedaan met de opgehaalde ideeën en belangen. Laat het conceptplan en participatieverslag aan de gesproken belanghebbenden lezen en verwerk eventuele opmerkingen. Soms is het nodig deze laatste stap te herhalen.
Wat is de rol van de gemeente?
Tips bij participatie
De gemeente Hilversum kan u eventueel adviseren voor en tijdens het proces. Een toegewezen contactpersoon bij de gemeente kan samen met u nadenken over bijvoorbeeld het in beeld brengen van belanghebbenden en de relevante wet- en regelgeving.
De leidraad is samengesteld op basis van gesprekken binnen en buiten de gemeente Hilversum. Daarbij zijn gaandeweg veel praktische tips opgedaan. Een verzameling daarvan volgt hieronder.
Soms is de gemeente Hilversum ook zelf een belanghebbende en dus een deelnemer in het participatieproces. Dit is bijvoorbeeld het geval als het initiatief raakt aan belangrijke doelstellingen van de gemeente (denk aan onderwerpen als duurzaamheid, verkeer of werkgelegenheid).
6
Wat doet de gemeente met de opbrengst van het participatieproces? Het college van Burgemeester en Wethouders beslist of de omgevingsvergunning kan worden verleend of niet. Hierbij betrekt zij naast de inhoud van het plan ook de opbrengst uit het participatieverslag. Gekeken wordt daarbij welke belanghebbenden u een plek heeft gegeven en hoe u dat heeft gedaan. Van de gemeente krijgt u bericht of de vergunning wordt verleend en hoe dat besluit tot stand is gekomen.
De zes principes van participatie: 1. 2. 3. 4.
5.
6.
Wees transparant: gebruik begrijpelijke taal en communiceer open en eerlijk. Wees volledig: betrek een mix van alle mogelijke betrokkenen uit de omgeving. Geef zowel voor- als tegenstanders de ruimte: het gesprek met tegenstanders kan andere creatieve oplossingen doen ontstaan. Duidelijk zijn over zeggenschap: laat weten waarover belanghebbenden over kunnen meebeslissen, meepraten en adviseren. En wees ook duidelijk waarover dit niet kan. Creëer samenspraak: plannen die op basis van een uitwisseling van argumenten ontstaan of aangescherpt worden, zijn vaak het breedst gedragen. Heb vertrouwen: participatie werkt alleen op basis van vertrouwen in elkaars goede intenties.
Praktische tips voor een participatiebijeenkomst • • • •
• • • •
Experimenteer met verschillende manieren van participatie en reserveer zo nodig wat budget voor participatie. Maak de uitnodiging persoonlijk. Benut de mogelijkheden van sociale media. Kies voor een aantrekkelijke locatie voor een participatiebijeenkomst en zorg voor iets lekkers en voor leuke aankleding. Doe iets actiefs: vermijd lange presentaties. Zorg voor een verrassing of een cadeautje, iets dat bijblijft. Laat mensen met elkaar het gesprek voeren, elkaar overtuigen van hun belangen, en gezamenlijk belangen afwegen. Houd voor, tijdens en na het project contact met belanghebbenden, stel ze van eventuele wijzigingen op de hoogte.
7
Ter inspiratie Participatie inspiratiegids: https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/ thema/inspiratiegids/ OpenStad maakt digitale tools voor laagdrempelige participatie, zodat meer Amsterdammers kunnen meedenken en beslissen over wat er in de stad gebeurt. Wellicht inspirerend voor uw eigen initiatief. https://www.amsterdam.nl/bestuur-organisatie/meedenken/openstadonline/ Locali is een app waarmee jij en je buren ideeën voor de wijk delen met de gemeente. Samen ga je met het plan aan de slag. https://api.locali.nu/manual
UITGAVE GEMEENTE HILVERSUM VORMGEVING: GEMEENTE HILVERSUM, AUGUSTUS 2018 DRUKWERK: DRUKKERIJ DE BONDT ILLUSTRATIES: A. VAN SISSEREN