Instructie voor de griffier - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1367040

datum:

6-10-2023

afdelingsnaam:

Griffie

steller:

Anita van Meerveld

telefoonnummer

06-81133908

onderwerp:

Instructie voor de griffier

Voorstel De “Instructie voor de griffier 2023” vast te stellen onder intrekking van de “Instructie voor de griffier” van 5 februari 2003. Samenvatting Op 5 februari 2003 heeft de gemeenteraad van Hilversum de instructie voor de griffier vastgesteld. Dit naar aanleiding van de toenmalige invoering van de wet dualisering gemeentebestuur. In juni 2023 is een nieuwe versie van de modelinstructie gepubliceerd. De raad wordt voorgesteld deze modelinstructie over te nemen en hiermee de instructie van de griffier actueel en passend te maken. Inleiding In de gemeentewet is opgenomen dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier (art. 107a, lid 2). Op 5 februari 2003 heeft de gemeenteraad van Hilversum de instructie voor de griffier vastgesteld. Dit naar aanleiding van de toenmalige invoering van de wet dualisering gemeentebestuur In de afgelopen 20 jaar heeft het werk van de griffier, en daarmee ook de griffie, een enorme ontwikkeling doorgemaakt. En deze ontwikkelingen gaan nog steeds door. In de onlangs verschenen brief van de Minister van Binnenlandse Zaken1 aan de Tweede Kamer schetst zij de noodzaak voor de versterking van decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen.

Eén van de lijnen en maatregelen die zij aankondigt, is om te investeren in toereikende en adequate ondersteuning van raden en staten, waaronder de ondersteuning vanuit de griffies. De komende jaren zal deze ontwikkeling zich verder doorzetten. De nieuwe model instructie voor de griffier past bij deze ontwikkelingen. Het mag duidelijk zijn: de instructie uit 2003 is niet meer actueel en passend. De werkzaamheden die de griffier uitvoert, doet hij/zij altijd in opdracht van de gemeenteraad. Het is daarom belangrijk vast te leggen hoe en welke taken de raadsgriffier in opdracht en namens de gemeenteraad uitvoert. De nieuwe instructie voor de griffier legt deze werkzaamheden en verantwoordelijkheden vast.

1 Brief 4 september 2023 “versterking decentrale volksvertegenwoordigers en besturen”

De modelinstructie is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden in samenwerking met de Vereniging voor Griffiers, en beschrijft de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de raadsgriffier. De modelinstructie is verspreid via de werkgeverscommissies van de griffiers. In de werkgeverscommissie is gesproken over de nieuwe modelinstructie en het belang van een actuele en passende instructie voor de griffier in Hilversum. De werkgeverscommissie stelt u voor de instructie voor de griffier uit 2003 in te trekken en de nieuwe modelinstructie toe te gaan passen. Argumenten Voor de werkgeverscommissie is het belangrijk dat er een actuele passende instructie voor de griffier van toepassing is. Dit voorkomt dat er onduidelijkheid is over rol en verantwoordelijkheid van de griffier. Daarmee kan de werkgeverscommissie ook haar rol beter uitvoeren als werkgever namens de raad van de griffier. Probleemstelling/doel De huidige instructie voor de griffier in Hilversum is verouderd. Doel is om een actuele instructie voor de griffier vast te stellen. Kanttekeningen De werkgeverscommissie is zich ervan bewust dat de griffie, op dit moment, nog niet voldoende geoutilleerd is om alle taken, rollen en verantwoordelijkheden, zoals genoemd in de instructie, uit te voeren.

De intentie is dat de griffie van Hilversum de taken zoals benoemd in de modelinstructie, verder gaat ontwikkelen en oppakken. In het, nog op te stellen, griffieplan wordt hier de komende tijd aandacht aan besteed. Financiën, middelen & capaciteit Op dit moment zijn de financiële gevolgen (nog) niet voldoende duidelijk. Na vaststelling van de instructie van de griffier door de gemeenteraad, worden de taken, rollen en verantwoordelijkheden uit de instructie vertaald in een concept griffieplan. Deze wordt besproken met de werkgeverscommissie en vervolgens met de fractievoorzitters. In dit griffieplan volgt een vertaalslag van de werkzaamheden en de gevolgen hiervan voor de griffie. Uitvoering De instructie voor de griffier wordt, na vaststelling, gepubliceerd. De besluiten treden in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking. De voorzitter van de werkgeverscommissie van de gemeente Hilversum, H.H. Fennema Bijlage(n) 1. “Instructie voor de griffier 2023” van de gemeente Hilversum 2.

“Instructie voor de griffier 2003”, vastgesteld 5 februari 2003 van de gemeente Hilversum