Inkoopbeleid 2022 - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1055318

afdelingsnaam:

IA/JIS

steller:

Caroline Werff, van der

telefoonnummer

035 629 2185/06-10028997

onderwerp:

Inkoopbeleid 2022

Voorstel 1. Het (regionaal afgestemde) Inkoopbeleid 2022 vaststellen en integraal van toepassing verklaren op alle overheidsopdrachten van de gemeente Hilversum. 2. De inwerkingtreding van het Inkoopbeleid 2022 te bepalen op 1 januari 2022. 3. Het Inkoopbeleid 2017-2021 per 1 januari 2022 intrekken.

Planning Titel

Toelichting

BEELDVORMING

OORDEELSVORMING

BESLUITVORMING

Inkoopbeleid 2022

Het huidige Inkoopbeleid loopt tot eind 2021. Dat en enkele ontwikkelingen maken dat het Inkoopbeleid geactualiseerd moet worden.

in de commissie 17 november 2021

in de commissie 17 november 2021

in de raad 8 december 2021

Samenvatting Het huidige Inkoopbeleid 2017-2021 loopt tot eind 2021. Dat en enkele andere ontwikkelingen maken dat het inkoopbeleid geactualiseerd moet worden. Zo is per 1 juni 2019 de gemeente Weesp ambtelijk gefuseerd met de gemeente Amsterdam en zal zij vanaf 1 maart 2022 bestuurlijk fuseren met de gemeente Amsterdam. Op 1 januari 2022 zal de gemeente Weesp daarom geen deelnemer meer zijn in de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek. Daarnaast is de Wet Bibob gewijzigd, hebben de regiogemeenten verdere stappen gezet met betrekking tot circulariteit, zijn sociale voorwaarden opgenomen (o.a. om fairtrade toe te passen) en zijn er landelijk nieuwe inkoopvoorwaarden op het gebied van ICT vastgesteld, die de regiogemeenten in de praktijk al hanteren. Dit alles heeft geleid tot het onderhavige voorgestelde Inkoopbeleid 2022, dat net als voorgaande jaren met de regiogemeenten en de Regio Gooi en Vechtstreek is opgesteld. Het Inkoopbeleid maakt zowel

voor de markt, als voor de interne organisatie inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor de inkopen en aanbestedingen binnen de gemeente en voor het uitvoeren van de afgesloten contracten. Om het Inkoopbeleid op 1 januari 2022 in werking te laten treden, moet het uiterlijk 8 december 2021 in uw raad worden behandeld.

Inleiding

De regiogemeenten en de Regio Gooi en Vechtstreek hebben inkoopbeleid ontwikkeld. Dit regionale afgestemde inkoopbeleid is bedoeld om vast te laten stellen door iedere regiogemeente afzonderlijk als lokaal inkoopbeleid. Het huidige inkoopbeleid dat eind 2021 afloopt, was ook samen met de regiogemeenten en de Regio opgesteld. Aanleiding voor het regionaal opstellen van het inkoopbeleid was destijds (en is nog) dat één van de doelstellingen van de Aanbestedingswet 2012 is het streven naar zoveel mogelijk uniformering van de aanbestedingspraktijk. Gelet hierop ligt het ook voor de hand om het regionaal opgestelde en afgestemde inkoopbeleid niet alleen toe te passen op regionale overheidsopdrachten, maar ook op lokale overheidsopdrachten. Daarmee wordt in de regiogemeenten uniform beleid en uniforme aanbestedingsprocedures gevoerd. Dit is ook voor ondernemers een groot voordeel. Dit is ook nu nog steeds aan de orde, vandaar dat het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 regionaal is opgesteld. Het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 voldoet, net als het huidige, aan de Europese en nationale kaders voor inkopen en aanbesteden en aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Wijzigingen Het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 zet het Inkoopbeleid uit de vorige periode voort en is waar nodig geactualiseerd. De wijzigingen in het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 zijn hier en daar tekstueel van aard.

Verwijzingen naar wijzigingen uit 2016 in de Aanbestedingswet 2012 zijn komen te vervallen, omdat die wijzigingen inmiddels bestendige praktijk zijn. Hier en daar zijn wat paragrafen op een logischere plek gezet. Nieuw is dat de beleidsuitgangspunten die in het Inkoopbeleid zijn opgenomen, zijn ingedeeld in (1) beleidsuitgangspunten met een verplichtend karakter, voortvloeiend uit wet- en regelgeving of uit lokale en regionale bestuursbesluiten, die algemeen van toepassing zijn en worden opgenomen in het gemeentelijk normenkader en (2) beleidsuitgangspunten zonder verplichtend karakter, die slechts uitgangspunten zijn en die een streven inhouden en niet voortvloeien uit wet- en regelgeving en die worden opgenomen in het gemeentelijk normenkader. Deze uitgangspunten worden door het college meegenomen in de afwegingen om zo de doelstelling beste prijs-kwaliteitverhouding in te vullen. Dit wordt per individueel inkooptraject bepaald. In het huidige inkoopbeleid was deze indeling via een addendum aan het Hilversumse inkoopbeleid toegevoegd. In het voorgestelde regionaal afgestemde inkoopbeleid is die indeling door de andere gemeenten overgenomen in het beleid zelf.

Inhoudelijke wijzigingen betreffen met name de paragraaf over circulair inkopen die is aangepast aan de ontwikkelingen op dit gebied en de toevoeging van vier nieuwe paragrafen: ‘mandaat en volmacht’, ‘overheidsopdrachten en subsidies’, ‘(ongeoorloofde) staatssteun’ en ‘pilots’. Deze onderwerpen zijn actueel in de inkooppraktijk en passen in het inkoopbeleid. In Bijlage 2 is een overzicht gegeven van de wijzigingen in het voorgestelde Inkoopbeleid 2022.

Probleemstelling/doel Doel Vaststellen van het Inkoopbeleid 2022 als kader voor het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Argumenten 1.1 Aansluiting bij de ontwikkelingen Het Inkoopbeleid moet geactualiseerd worden om beter aan te sluiten bij de praktijk. In het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 zijn dan ook de huidige ontwikkelingen verwerkt. Dit schept duidelijkheid binnen de organisatie bij het inkopen van diverse goederen, diensten en werken en bevordert een juiste naleving van de wet, zodat risico’s van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk worden beperkt. Het schept ook duidelijkheid voor de markt. 1.2 Uniformiteit binnen de Regio In de regiogemeenten is al sinds de invoering van de Aanbestedingswet (2013) gezamenlijk uniform beleid ontwikkeld. De regiogemeenten, inclusief Hilversum hebben sindsdien het regionaal afgestemde beleid overgenomen als hun eigen beleid. Dit gezamenlijke beleid werkt in de praktijk heel goed. De uniformiteit die hierdoor binnen de Regio ontstaat, bevordert de onderlinge samenwerking en kennisdeling en het realiseren van efficiënte inkoop, omdat iedereen met dezelfde uitgangspunten werkt en er wordt tegelijkertijd tegemoet gekomen aan het streven van de wetgever naar uniformering van de aanbestedingspraktijk. Daarnaast is het ook gemakkelijker om met een uniform inkoopbeleid te werken wanneer met één of meerdere gemeente(n) wordt samengewerkt.

1.3 Voordeel ondernemers Ook voor de ondernemers is het een groot voordeel, omdat er nu in een grote regio uniform wordt gewerkt, waardoor zij zich niet telkens in ander beleid, uitgangspunten en voorwaarden hoeven te verdiepen. 1.4 Lokale flexibiliteit op onderdelen Daarnaast kunnen per gemeente door het college op onderdelen nadere regels worden gesteld. In de praktijk wordt ook daar onderling overleg over gevoerd binnen de regionale inkoopsamenwerking. Zo werken ook alle regiogemeenten met dezelfde algemene inkoopvoorwaarden. Ook bv. op het gebied van Social Return hebben de regiogemeenten in het verleden de zogenaamde Bouwblokkenmethode gezamenlijk ontwikkeld en vastgesteld per gemeente. De invulling van Social Return per aanbesteding is aan iedere gemeente zelf. 1.5 Regionaal beleid in lijn met (eerder) Hilversums beleid Als er alleen lokaal Hilversums beleid zou worden vastgesteld, zou dit volledig aansluiten op het nu voorliggende regionaal afgestemde beleid. Toen werd begonnen met het eerste regionaal afgestemde beleid, was dit ook al bijna geheel hetzelfde als het daaraan voorafgaande Hilversumse beleid. Het is dan ook zinvol om door te gaan op de ingeslagen weg en ook nu weer het regionaal afgestemde inkoopbeleid vast te stellen als Hilversums inkoopbeleid.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën, middelen & capaciteit Er zitten geen financiële aspecten aan het vaststellen van het inkoopbeleid.

Uitvoering Na de vaststelling van het Inkoopbeleid 2022, wordt dit beleid bekend gemaakt. De interne organisatie wordt via intranet en presentaties op de hoogte gebracht.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage(n) 1.

1. Inkoopbeleid 2022

2.

2. Wijzigingen Inkoopbeleid 2022 t.o.v. Inkoopbeleid 2017-2021