Gemeenteraad Notitie Conceptbegroting 2024 Gemeentelijk Gymnasium Hilversum (2)

Nota Besluitvorming Gemeenteraad Hilversum

Nota nummer 2023-12-21 Datum

21 december 2023

1. Onderwerp Concept Begroting 2024 2. Opsteller Fiona van ‘t Hullenaar – Conrector Bedrijfsvoering 3. Afgestemd met: Ilja Klink – Rector Simone Kamman – Conrector Onderwijs MR 4. Paraaf Bestuur Daan Nollen 5. Kader van de bespreking Financiën 6. Concept besluit De Gemeenteraad besluit tot 1. Het vaststellen van de concept begroting van 2024 2. Met inachtneming van een taakstellende bezuinigingsdoelstelling van ruim 400.000 euro op personeel. 7. Wat zijn de kosten (uit welk budget/financieringsbron en voor welke periode) De kosten worden gedekt door de bekostiging vanuit de overheid, overige baten zoals ouderbijdrage en subsidies. De baten zijn overgeslagen naar kalenderjaar waar van toepassing. De eventuele kosten voor afvloeiing personeel gaan ten laste van de bestemmingsreserve ‘afvloeiing personeel’ in het eigen vermogen. Het eigen vermogen blijft hierna positief. 8. Vervolgactie Maandelijks een maandrapportage van de schoolleiding naar het stichtingsbestuur met actuals, per kwartaal een forecast vanuit de schoolleiding naar het stichtingsbestuur. 1 maal per kwartaal financiële bespreking met het stichtingsbestuur. Einde van het jaar verantwoording in de jaarafrekening. 9. Hoe vindt de communicatie rond het besluit plaats? Terugkoppeling aan Bestuur, Schoolleiding en MR.

Voorblad nota

Concept Begroting Gemeentelijk Gymnasium Hilversum 2023 1. Inleiding Ons lange termijn doel is een zo optimale leer-, werk- en doceeromgeving te realiseren binnen de strategische, financiële en operationele kaders en doelen van de school. Aan de hand van de strategische kaders en doelen uit het schoolplan is een begroting opgesteld waarin deze uitgewerkt zijn. Dit brengt een aantal keuzes met zich mee, die in dit document uiteengezet worden om tot onderbouwde besluitvorming te komen, leidende tot een conceptbegroting. Dit document bevat voorts het vaststellingsproces, de uiteenzetting van de baten en lasten, een risicoanalyse en een overzicht van hoe de aansluiting aan de begroting en doelen te monitoren en sturen. 2. Vaststellingsproces Het vaststellingsproces van de conceptbegroting naar een vastgestelde begroting kent een aantal fases. Fase 1: [Schoolleiding] SEPTEMBER Terugkijkend op de begroting van 2022, de actuals en ontwikkelingen in 2023 en rond onze organisatie worden inzichten en trends vastgesteld die ook zijn vastgelegd in het Schoolplan of het activiteitenplan (naar gelang het punt in die cyclus). Een schetsbegroting met verschillende keuze scenario’s wordt opgesteld. Strategische richting en een afwegingskader worden uitgevraagd bij het Bestuur en worden meegenomen. Een beeldvormingsessie met de MR wordt gehouden om gedachten uit te wisselen.

Dit resulteert in Conceptbegroting versie 1. Fase 2: [Bestuur] OKTOBER Conceptbegroting wordt voorgelegd aan het Bestuur ter goedkeuring in een bestuursvergadering. Eventuele aanpassingen en wijzigingen worden verwerkt naar conceptversie 2. Fase 3: [MR] OKTOBER Conceptbegroting versie 2 wordt besproken met de MR ter informatie. Eventuele wijzigingen die hieruit voorkomen worden verwerkt in conceptbegroting versie 3. Als er aanzienlijke wijzigingen worden voorgesteld, wordt versie 3 nogmaals met het bestuur besproken. Vervolgens wordt de conceptbegroting versie 3 de definitieve conceptbegroting. Fase 4: [Medewerkers] NOVEMBER De medewerkers worden in een financiële Algemene Vergadering geïnformeerd over de hoe de strategische keuzes uit het schoolplan zijn geland in de definitieve begroting. Fase 5: [Gemeente Hilversum] DECEMBER De definitieve conceptbegroting wordt aan de Gemeente gestuurd. In een vergadering van de gemeenteraad zal de Conceptbegroting vastgesteld worden. Dit besluit het vaststellingproces.

Bladzijde 1

3. Relatie Strategie en Begroting De in het schoolplan opgenomen strategie van het GGH wordt weerspiegeld in de begroting. Zo komen strategische thema’s als Goed Werkgeverschap, Passend Onderwijs, Zorg, Cultuur, Bèta-profilering en een brede vakkenkeuze terug in de begroting. Ook bedrijfsvoeringszaken, zoals efficiëntie, veiligheid, duurzaamheid, werving/communicatie en goede ICTondersteuning zijn herkenbaar. Deze begroting borduurt voort op de begroting van 2023, waarin een duidelijke keuze voor bezuinigen op materiele lasten is gemaakt en een aanzet tot het “right-sizen” van de personele inzet t.o.v. de leerlingaantallen. Deze begroting laat een duidelijke keuze zien voor het in lijn brengen van onze strategie met onze bekostiging. Door de CAO-stijging van de personeelslasten (90% van onze kosten) in de 3 afgelopen jaren met bijna 18% en het afnemen van ons leerlingaantal met 20%, is een herbezinning nodig. Deze is de afgelopen maanden afgerond en resulteert in een licht aangepaste strategie waarin de identiteit en aanbod van het GGH zoveel mogelijk gestand blijven, echter efficiënter en met een kleiner personeelsbestand. 4. Baten In de bijlage zit de conceptbegroting in Excel. De highlights worden hier uitgelicht en meer gedetailleerde informatie bevindt zich in de tabbladen in het Excel bestand. •

Het leeuwendeel van onze baten is afkomstig vanuit bekostiging van de overheid. Deze zijn gerelateerd aan het leerlingaantal van [peildatum Oktober Jaar-1] en betreffen in kalenderjaar 2024 838 leerlingen. Hiermee wordt de dalende instroomtrend gekeerd. In september start een nieuw cursusjaar met nog onbekende instroom. Omdat er nog twee kleine leerjaren door de school heenlopen en er twee grote cohorten zullen uitstromen de komende twee jaar, stijgt het totale leerlingaantal niet direct evenredig mee. Voor nu is er daarom voor H2 2024 op gelijkblijvende leerlingaantallen begroot. Zie figuur 1 voor het verloop van de leerlingaantallen.

•

Daarnaast zijn baten afkomstig van de vrijwillige ouderbijdrage. Deze zijn lager begroot aangezien er gebleken minder draagkracht en draagvlak is voor de ouderbijdrage, sinds deze vrijwillig is geworden per augustus 2021 en de inflatie en particuliere energielasten sterk zijn gestegen.

•

Ook kunnen er subsidies worden toegekend, bv de beschikking van €25.000 voor Niet-Zittenblijven beleid. Er komen over het algemeen subsidies binnen in een jaar, echter deze zijn moeilijk te voorspellen. Aankomend kalender jaar wordt ingezet op nadruk en focus op het ondersteunen door subsidies waardoor het bedrag hoger is begroot.

•

ANBI. De school zit in het traject op benoemd te worden tot een Algemeen Nut Beogende Instelling. Mocht deze toegekend worden, zet de school in op het verwerven van fondsen, giften en sponsoring via dit fiscale instrument. Dit is niet meebegroot.

Bladzijde 2

Figuur 1. GGH- Leerlingaantallen

5. Lasten De strategie is in lijn gebracht met de bekostiging. Hierbij hebben we ons gericht op het behouden van het curriculum en onze onderwijskwaliteit, houden aandacht voor leerlingwelzijn, het behalen van onze doelen met efficiëntere middelen, focus op de activiteiten die baten opleveren voor de leerlingen, medewerkers en de school en het inzetten van de juiste mensen op de juiste taken. Vanwege de sterke stijging van de personeelslasten door de Caostijging van bijna 15% in de afgelopen anderhalf jaar, is het op dit moment niet zeker of dit kan via natuurlijk verloop. Dit wordt in het eerste kwartaal van 2024 duidelijk. 5.1 Personeelslasten Er zijn met name teveel docenten per leerling op het moment. Ook hebben de docenten relatief gezien veel taken en minder lestaken. Ons lessenaanbod in de onderbouw is zeer fors, ruim boven het wettelijk minimum. Dit legt druk op de organisatie en de leerlingen. 1. We brengen de lesuren in de onderbouw terug naar de norm. Dit geeft lucht aan de leerlingen en minder benodigde inzet van personeel. 2. We zetten onze docenten meer in op lessen en ons ondersteunend (goedkoper) personeel in op taken. We stoppen met een aantal taken. 3. Voor de langere termijn zullen we onze functie-mix naar een goedkopere balans brengen, iom de MR en het personeelsbestand, die hier met 2/3 e meerderheid voor moeten kiezen. 4.

Resultaat: Er is structureel een taakstellende bezuiniging van ~400.000 euro opgenomen op personeelslasten. Onze personeelssterkte neemt af met 4-8fte.

5.2 Bedrijfsvoeringslasten Huisvesting en evenementen Een aantal vaste bedrijfsvoeringstaken is behoorlijk onderhevig aan de sterk stijgende inflatie: Schoonmaak, huisvesting-investeringen, papier/repro, energie en waterlasten etc. Er zijn flinke bezuinigingsdoelstellingen gezet op beïnvloedbare posten zoals klein onderhoud, papier, personeelszaken, catering, evenementen. Deze worden gecontinueerd in 2024. Het nieuwe MJOP gebaseerd op Toestand Afhankelijk Onderhoud ipv Periodiek onderhoud is gereed in het voorjaar. Alle bedrijfsvoeringslasten zijn onderhevig aan efficiëntie en bezuiniging met behoud van resultaat. Met uitzondering van energie, zie onder. Energie Het verbruik van energie/gas/water is flink gedaald door mechanische, organisatorische en constructieve ingrepen. Echter, ons lage vaste contract is verlopen, de energiebelasting is flink

Bladzijde 3

gestegen en het nieuwe contract kent hogere tarieven. Zie figuur 2 voor illustratie verbruik gas de afgelopen 6 jaar.

Figuur 2. Jaarlijks gasverbruik

Als uitzondering op de dalende huisvestingslasten worden de lasten voor energie/water wel verhoogd ondanks fors minder verbruik. Boeken In 2023 is aan het licht gekomen dat de leermiddelen onjuist geregistreerd staan op de balans. Hier is een correctie uitgevoerd. Dat betekent dat de 1-jarige leermiddelen en licenties voor methodes niet geactiveerd worden maar door de exploitatie lopen. ‘ De afschrijvingen verminderen hiermee fors, echter de jaarlijkse exploitatielasten stijgen met een evengroot bedrag. (dit is toeval overigens en zal in de jaren fluctueren afhankelijk van de instroom en doorstroom).

6. Balanspositie Op dit moment wordt er aan de definitieve cijfers van de jaarafsluiting nog gewerkt, de voorlopige stand van onze balans op 30-11-2023 is als hieronder in figuur 3.

Figuur 3: voorlopige balanspositie ovv jaarafsluiting 2023

De voorziening voor onderhoud is op dit moment rond de 700.000 euro. Nieuwe wet en regelgeving maakt dat dit bedrag nog zou moeten stijgen. De voorziening staat niet in verhouding tot de conditie van onze huisvesting en de toekomstige onderhoudslast. Op voorspraak van de accountant heeft het GGH besloten voorziening per 1-1-2024 vrij te laten vallen in het eigen vermogen en over te gaan op de Activatie-methode. Het eigen vermogen stijgt dan met 700.000 en de voorzieningen dalen met dat bedrag. Een bestemmingsreserve op het Eigen Vermogen van 400.000 euro wordt gevormd voor toekomstig onderhoud. Een

Bladzijde 4

bestemmingsreserve van 300.000 euro wordt gevormd voor Afvloeiing personeel. Zoals in september 2022 gepresenteerd zal 2024 eindigen met een nul begroting met structureel lagere personeelslasten en zal in 2025 begonnen worden met het opbouwen van een hoger weerstandsvermogen. 7. Risico Analyse Een aantal grote risico’s kunnen worden herkend (LIKELYHOOD en IMPACT): 1.

2.

3.

Weerstandsvermogen en Solvabiliteit (MEDIUM en HOOG) a. Eventuele tegenslagen in 2024 gaan ten laste van het eigen vermogen. Het herstelplan loopt zoals beoogd, echter de 10% salarisverhoging die in het najaar van 2023 werd afgekondigd is een flinke klap. Verdere salarisverhogingen van die orde leveren een risico voor de zelfstandigheid van het GGH, aangezien ingrijpen lopende het cursusjaar zo goed als onmogelijk is. De verwachting is dat er in oktober nogmaals een stijging van 5-6% wordt toegekend. Deze is ingecalculeerd in de het “right-sizing” plan. Bedrijfsvoering (MEDIUM en MEDIUM) a. De bedrijfsvoeringformatie zit op/onder de ijzeren voorraad. Voor elke functie is hooguit 1 parttime medewerker, met 1 backup bij een andere functie. Mocht er een medewerker uitvallen is de bedrijfscontinuïteit direct verstoord. Dit levert een financieel risico door het moeten inhuren van zzp-krachten. De nieuwe manier van werken is ingevoerd, redundantie is in opbouw, echter gezien de schaarste in de markt en het aankomende pensioen van een aantal medewerkers blijft dit een aandachtspunt Arbeidsmarkt (LAAG en MEDIUM) a. De arbeidsmarkt voor leraren is nog steeds overspannen en dit zal verder verergeren. Aangezien we in een formatiekrimp situatie zitten, zal het effect hiervan komend jaar waarschijnlijk meevallen.

8. Monitoring en Sturing Sturing De begroting geeft richting en leiding, maar laat ook ruimte voor verschillende invulling op het gebied van curriculum en formatie. Deze scenario’s worden door de schoolleiding de komende maanden samen uitgewerkt met de medewerkers. In maart dienen deze gereed te zijn voor een keuze, zodat we in april de formatie kunnen vastklikken en een ieder duidelijkheid kunnen geven over taak en toekomst voor schooljaar 2024-2025. Op deze datum is ook de instroom voor klas 1 bekend, wat een rol speelt in de formatie. Monitoring Gezien het risico met het oa weerstandvermogen en de grote bezuinigingsdoelstellingen is er verhoogde betrokkenheid van het bestuur. Naast de maand en kwartaal afsluitingen wordt er maandelijks een bestuursoverleg gehouden met de schoolleiding, de voorzitter en de penningmeester. We hebben budgethouders aangewezen en bespreken per kwartaal ook met hen de uitnutting versus de realisatie van onze jaardoelen. Mochten onverwachte tegenvallers optreden, prioriteren we direct en maken keuzes om dat effect te mitigeren.

Bladzijde 5