Gemeenteraad Nota Concept begroting 2023

Nota Besluitvorming Gemeenteraad Hilversum

Nota nummer 2022-11-07 Datum

28 oktober 2022

1. Onderwerp Concept Begroting 2023 2. Opsteller Fiona van ‘t Hullenaar – Conrector Bedrijfsvoering 3. Afgestemd met: Ilja Klink – Rector Simone Kamman – Conrector Onderwijs MR 4. Paraaf Bestuur Daan Nollen 5. Kader van de bespreking Financiën 6. Concept besluit De Gemeenteraad besluit tot 1. 2.

Het vaststellen van de concept begroting van 2023 Met inachtneming van een negatief resultaat van €107.000 ten laste van de bestemmingsreserve afvloeiing personeel.

7. Wat zijn de kosten (uit welk budget/financieringsbron en voor welke periode) De kosten worden gedekt door de bekostiging vanuit de overheid, overige baten zoals ouderbijdrage en subsidies. De baten zijn overgeslagen naar kalenderjaar waar van toepassing. De kosten voor afvloeiing personeel gaan ten laste van de bestemmingsreserve afvloeiing personeel in het eigen vermogen. Het eigen vermogen blijft hierna ruim positief. 8. Vervolgactie Maandelijks een maandrapportage met actuals, per kwartaal een forecast. Monitoren en sturen. 1 maal per kwartaal financiële bespreking met het bestuur. Einde van het jaar verantwoording in de jaarafrekening. 9. Hoe vindt de communicatie rond het besluit plaats? Beperkt. Terugkoppeling aan Bestuur, Schoolleiding en MR.

Voorblad nota

Concept Begroting Gemeentelijk Gymnasium Hilversum 2023 1. Inleiding Ons lange termijn doel is een zo optimale leer-, werk- en doceer omgeving te realiseren binnen de strategische, financiële en operationele kaders en doelen. Aan de hand van de strategische kaders en doelen uit het schoolplan is een begroting opgesteld waarin deze uitgewerkt zijn. Dit brengt een aantal keuzes met zich mee die in dit document uiteengezet worden om tot onderbouwde besluitvorming te komen, leidende tot een Concept begroting. Dit document bevat voorts het vaststellingsproces, de uiteenzetting van de baten en lasten, een risico analyse en een overzicht hoe de aansluiting aan de begroting en doelen te monitoren en sturen. 2. Vaststellingsproces Het vaststellingsproces van de conceptbegroting naar een vastgestelde begroting kent een aantal fases. Fase 1: [Schoolleiding] SEPTEMBER Terugkijkend op de begroting van 2021/de actuals en ontwikkelingen in en rond onze organisatie worden inzichten en trends vastgesteld die ook zijn vastgelegd in het Schoolplan of het activiteitenplan (naar gelang het punt in die cyclus). Een schets begroting met verschillende keuze scenario’s wordt opgesteld. Strategische richting en een afwegingskader worden uitgevraagd bij het Bestuur en worden meegenomen. Een beeldvorming sessie met de MR wordt gehouden om gedachten uit te wisselen.

Dit resulteert in Conceptbegroting versie 1. Fase 2: [Bestuur] OKTOBER Conceptbegroting wordt voorgelegd aan het Bestuur ter goedkeuring in een bestuursvergadering. Eventuele aanpassingen en wijzigingen worden verwerkt naar Conceptversie 2. Fase 3: [MR] OKTOBER Conceptbegroting versie 2 wordt besproken met de MR ter informatie. Eventuele wijzigingen die hieruit voorkomen worden verwerkt in Concept begroting versie 3. Als er aanzienlijke wijzigingen worden voorgesteld wordt versie 3 nogmaals met het bestuur besproken. Vervolgens wordt de Conceptbegroting versie 3 de definitieve Begroting. Fase 4: [Medewerkers] NOVEMBER De medewerkers worden in een financiële Algemene Vergadering geïnformeerd over de hoe de strategische keuzes uit het schoolplan zijn geland in de definitieve begroting. Fase 5: [Gemeente Hilversum] DECEMBER De gemeenteraad stelt de definitieve begroting vast in de Gemeenteraad begin december. Dit besluit het vaststellingproces.

Bladzijde 1

3. Relatie Strategie en Begroting De in het schoolplan opgenomen strategie van het GGH wordt weerspiegeld in de begroting. Zo komen strategische thema’s als Goed Werkgeverschap, Passend Onderwijs, Zorg, Cultuur, Bèta-profilering en een brede vakkenkeuze terug in de begroting. Ook bedrijfsvoeringzaken zoals efficiëntie, veiligheid, duurzaamheid, werving/communicatie en goede ICT ondersteuning zijn herkenbaar. In deze begroting is een duidelijke keuze voor doelen gemaakt, ipv middelen. Dat betekent dat sommige doelen dit jaar ondersteund worden door andere/goedkopere middelen (bv personeelsactiviteiten meer in-house maar wel sterk inzetten op ons doel van meer verbinding en ontmoeting. ICT pakket-analyse op redundantie (minder pakketten maar de bestaande pakketten uitgebreider benutten maar wel betere ICT ondersteuning, etc.) 4. Baten In de bijlage zit de Conceptbegroting in Excel. De highlights worden hier uitgelicht en meer gedetailleerde informatie bevindt zich in de tabbladen in het Excel bestand. •

Het leeuwendeel van onze baten is afkomstig van de bekostiging van de overheid. Deze zijn gerelateerd aan het leerlingaantal van [peildatum Oktober Jaar-1] en betreffen in kalenderjaar 2023 816 leerlingen. Dit is aanzienlijk minder dan in kalenderjaar 2022 (888 leerlingen) en onderdeel van een dalende trend de afgelopen jaren. Zie figuur 1.

•

Daarnaast zijn baten afkomstig van de vrijwillige ouderbijdrage. Deze zijn lager begroot aangezien er gebleken minder draagkracht en draagvlak is voor de ouderbijdrage sinds deze vrijwillig is geworden en de inflatie en particuliere energielasten sterk zijn gestegen.

•

Als laatste kunnen er subsidies worden toegekend, bv de beschikking van €25.000 voor Niet-Zittenblijven beleid. Er komen over het algemeen subsidies binnen in een jaar, echter deze zijn moeilijk te voorspellen en kennen in de regel een gelijke hoeveelheid kosten, dus deze post is voorzichtig begroot.

Leerling aantal 2018 - 2025 1100 1000 900 800 700 600 18/19

19/20

20/21

21/22

22/23

150

125

100

23/24

24/25

Figuur 1. Verloop leerling-aantallen van 2018 tot 2025 geprojecteerd

Bladzijde 2

5. Lasten Als de baten afnemen zullen de lasten ook moeten afnemen. De volgende maatregelen zijn genomen om de lasten in lijn met de baten te brengen. Hierbij hebben we ons gericht op het behouden van het curriculum, het behalen van onze doelen met goedkopere en efficiëntere middelen en het oplossen via natuurlijk verloop. Onze maatregelen worden weergegeven in blauw. 5.1 Personeelslasten Voor H1 van kalenderjaar 2023 is extra NPO bekostiging beschikbaar. Dit is terug te zien in de formatie. Voor H2 valt deze bekostiging met uitzondering van de LOS-uren (Leerling, Ouder, School gesprekken) en de schoolpsycholoog weg. Dit leidt tot een afname van de formatie met 1.4fte die zal worden opgelost door natuurlijk verloop. Door het afnemen van de leerlingaantallen zullen er minder lessen gegeven worden. Ook zullen we inzetten op iets grotere klassen. Dit betekent een afname van de formatie van 4 fte die zal worden opgelost door natuurlijk verloop. Docenten worden veelvuldig ingezet voor schooltaken en deze zijn ook opgenomen in hun formatie-kaart. Door de vermindering van het aantal klassen zijn er minder taakuren nodig. Sommige taken worden opgepakt door OOP ipv OP aangezien het OP tweemaal duurder is. Dit betekent een afname in de formatie van 1 fte die zal worden opgelost door natuurlijk verloop.

Bij natuurlijk verloop van het OOP gaan we niet meer automatisch vervangen maar kijken of de taken geabsorbeerd kunnen worden binnen de huidige medewerkerspoule. Dit is beperkt mogelijk en vraagt het afstoten en prioriteren van taken. Dit betekent een afname in de formatie van 1 fte die zal worden opgelost door natuurlijk verloop. We kiezen er in deze begroting voor om de kosten van twee vertrekkende medewerkers ten laste van de voorziening Afvloeiregeling Medewerkers te laten vallen. Dit zal leiden tot een negatief resultaat van €107.000 op de begroting, ten laste van de bestemmingsreserve afvloeiing personeel in het eigen vermogen. Het aanspreken van de daartoe bedoelde bestemmingsreserve voor deze eenmalige kosten zorgt ervoor dat het curriculum behouden kan worden en daardoor ook de werkgelegenheid. 5.2 Inflatie en energielasten Aan de lastenkant is opvallend dat een aantal vaste taken behoorlijk onderhavig is aan de sterk stijgende inflatie. Aan huisvestingszijde: Schoonmaak, huisvesting-investeringen, papier/repro, energie en waterlasten etc. Dit werkt ook door in hogere afschrijvingen. Er zijn flinke bezuinigingsdoelstellingen gezet op beïnvloedbare posten zoals klein onderhoud, energielasten etc. Ook zijn een aantal MJOP zaken naar achter geschoven door over te gaan op TAO (Toestand Afhankelijk Onderhoud) i.p.v. PO (Periodiek onderhoud).

Administratieve kosten: administratieve ondersteuning (salaris admin en accountant) laat een flinke stijging zien oiv de inflatie. Dit is maar zeer beperkt beïnvloedbaar. We gaan onze interne mensen opleiden tot Controller om zo deze kosten in het nieuwe schooljaar te bezuinigen.

Bladzijde 3

Bezuinigingen Op de bedrijfs-voeringslasten is een spend-analyse uitgevoerd en een actieplan opgesteld. Dit betreft bv licenties, contributies en abonnementen, maar ook drukwerk, representatiekosten en personeelskosten op het gebied van catering en uitjes. Op verschillende grootboekposten is een bezuinigingsdoelstelling gezet. In algemene zin zal er zeer strak op kostenbeheersing worden gestuurd en worden doorlopend kosten vs baten afwegingen gemaakt. Marketing Als enige niet organische verhoging zien we het marketing budget. Dit is opgehoogd om de trend van het dalende leerlingaantal en marktaandeel te keren. We monitoren dit via DataDriven marketing en zorgen zo voor efficiënte en effectieve inzet van onze middelen.

6. Balanspositie Op dit moment wordt er aan de definitieve cijfers van de jaarafsluiting nog gewerkt maar de voorlopige stand van onze balans is op 12 jan 2023 als hieronder. Op hoofdlijnen: Het nemen van de NPO baten in 2021 waarbij de kosten in 2022 vallen en een wat hogere ziekte-vervanging door Corona heeft een daling van ons beschikbare eigen vermogen opgeleverd maar met een voldoende positief saldo tot gevolg. Onze solvabiliteit incl. voorzieningen is met 0.52 ook nog ruim boven de signaleringswaarde van 0.3. We zijn een financieel gezonde organisatie met voldoende mogelijkheden om de dalende leerlingaantallen enerzijds te keren en anderzijds op te vangen met een efficiëntere en kleinere organisatie en bedrijfsvoering. Het onttrekken van 107K in 2023 van de bestemmingsreserve afvloeiing personeel is daarom met inachtneming van de andere bezuinigen een redelijke keuze. Naar aanleiding van onze aanmeldingen in maart 2023 zullen eventuele bijstellingen in formatie of uitgaven worden gedaan zodat er meerjarig gewerkt wordt aan het opbouwen van een hoger weerstandsvermogen.

Figuur 2: voorlopige balanspositie t.b.v. de jaarafsluiting 2022

Bladzijde 4

7. Risico Analyse Een aantal grote risico’s kunnen worden herkend (LIKELYHOOD en IMPACT): 1.

2.

3.

4.

5.

Dalende leerling aantallen en verlies van marktaandeel (HOOG EN HOOG) a. Extra aandacht voor marketing en communicatie, kwaliteit van onderwijs en docententeam is nodig voor mitigatie. Inflatie en Energielasten (HOOG en MEDIUM) a. Goede contracten afsluiten op het juiste moment en diensten prioriteren b. Energielasten worden gemitigeerd door lagere temperaturen in de school, investeren in isolatie, PV panelen en andere verduurzamings-maatregelen. Weerstandsvermogen en Solvabiliteit (HOOG en MEDIUM) a. Eventuele tegenslagen in 2023 gaan ten laste van het eigen vermogen. Dit is geen onrealistische situatie nu Corona nog niet weg is. Op de korte termijn (komende jaren) is dit geen onoverkomelijk probleem echter dit is geen houdbare lange termijn strategie. In 2023 zal worden gestart met een proactief herstelplan. Bedrijfsvoering (HOOG en LAAG) a. De bedrijfsvoeringformatie zit op/onder de ijzeren voorraad. Voor elke functie is hooguit 1 parttime medewerker, met 1 backup bij een andere functie. Mocht er een medewerker uitvallen is de bedrijfscontinuïteit direct verstoord. Dit levert een financieel risico door het moeten inhuren van zzp-krachten. Nieuwe strategie bedrijfsvoering uitwerken en uitvoeren met daarin redundantie en taakprioritering Arbeidsmarkt (LAAG en MEDIUM) a. De arbeidsmarkt voor leraren is nog steeds overspannen en dit zal verder verergeren.

Aangezien we in een formatiekrimp situatie zitten zal het effect hiervan komend jaar waarschijnlijk meevallen.

8. Monitoring en Sturing Sturing De begroting geeft richting en leiding maar laat ook ruimte voor verschillende invulling op het gebied van Curriculum en formatie. Deze scenario’s worden door de schoolleiding de komende maanden samen uitgewerkt met de medewerkers. In Maart dienen deze gereed te zijn voor een keuze zodat we in april de formatie kunnen vastklikken en een ieder duidelijkheid kunnen geven over taak en toekomst voor schooljaar 2023-2024. Op deze datum is ook de instroom voor klas 1 bekend, wat een rol speelt in de formatie. Monitoring Gezien het risico met het oa weerstandvermogen en de grote bezuinigingsdoelstellingen zijn er ook een aantal Planning en Control processen die zullen veranderen. Niet alleen zullen we werken met maandrapportages met de actuals, maar per kwartaal ook met forecasts en bestuursoverleg over de stand van oa de financiën irt de strategische doelen. We zullen budgethouders aanwijzen per cluster van grootboeken en die verantwoordelijk maken voor de uitnutting versus de realisatie van onze jaardoelen. Mochten daar onverwachte negatieve resultaten uitkomen zullen we prioriteren en keuzes maken om zaken eventueel te stoppen of niet meer te starten.

Bladzijde 5